Ist KI Ihr echter Assistent? Wie ONLYOFFICE und KI zueinanderfanden

Von einem einzelnen ChatGPT-Plugin bis hin zu einem umfassenden KI-Ökosystem: Die Geschichte, wie ONLYOFFICE künstliche Intelligenz Schritt für Schritt in seine Editoren und seine Kollaborationsplattform integriert hat, ohne dabei die Kontrolle aufzugeben.

Jeder Wissensarbeiter kennt diesen Frust: Sie arbeiten an einem Dokument, müssen einen Absatz umformulieren, einen zu schnell geschriebenen Abschnitt korrigieren, einen Satz übersetzen oder eine Formel zum Laufen bringen. Also öffnen Sie einen weiteren Tab, wechseln das Tool, kopieren den Text hinaus, holen sich die Antwort, kopieren ihn zurück – und haben den Faden verloren.

Das ist eine kleine Unterbrechung. Aber sie passiert Dutzende Male am Tag. Und genau an diesen sich summierenden kleinen Unterbrechungen geht die meiste Produktivität verloren.

KI in Bürosoftware verspricht, diese Unterbrechungen zu beseitigen. Doch allzu oft sitzt die KI neben dem Tool, nicht in ihm – ein Chatbot in der Seitenleiste, ein Button, der ein neues Fenster öffnet, ein weiterer Kontextwechsel, der sich als Lösung tarnt.

Als ONLYOFFICE mit der KI-Integration begann, war uns eines klar: Wenn die KI nicht im Dokument arbeitet, löst sie nicht das eigentliche Problem. Das haben wir erreicht – und hier stehen wir heute.

2023. Der erste Schritt: ein ChatGPT-Plugin

Die Geschichte der KI-Integration in ONLYOFFICE-Editoren reicht bis ins Jahr 2023 zurück, als das Team ein ChatGPT-basiertes KI-Plugin veröffentlichte. Es war ein bewusster erster Schritt und keine komplette Lösung. Das Plugin verband die ONLYOFFICE-Editoren mit der OpenAI-API, sodass Benutzer ausgewählten Text an ChatGPT senden und eine Antwort innerhalb der Dokumentenumgebung erhalten konnten.

Die Funktionalität war begrenzt, aber die Architektur war absichtlich. Anstatt einen KI-Dienst fest in das Produkt einzuarbeiten, baute das Team die KI-Funktionalität als Plugin, was bedeutete, dass es bei Bedarf installiert, entfernt und unabhängig von den Kern-Editoren aktualisiert werden konnte. Diese Entscheidung, die bei der ersten Veröffentlichung getroffen wurde, definierte die Philosophie, die bis heute die KI-Strategie von ONLYOFFICE prägt.

Die erstellte Funktionen waren einfach: Fragen Sie ChatGPT, einen Absatz umzuformulieren, einen Abschnitt zusammenzufassen oder einen ersten Entwurf zu erstellen. Der Text kam wieder ins Dokument. Keine separate Registerkarte. Kein Kopieren und Einfügen. Die Reibung wurde verringert, auch wenn die Funktionen begrenzt waren.

Dasselbe Jahr zeigte, dass das Plugin-Modell sehr unterschiedliche Märkte bedienen kann. Im Herbst 2023 wurde das ZhiPu Copilot-Plugin im Plugin-Marktplatz veröffentlicht, entwickelt von Lin Jianbo im Rahmen des ONLYOFFICE Open Source Promotion Plans. Es bietet dieselben Funktionen wie das ChatGPT-Plugin, ist aber speziell auf die Zusammenarbeit mit chinesischer KI ausgerichtet und nutzt dafür die Modelle von ZhiPu. Zu den verfügbaren Funktionen gehören das Zusammenfassen, Erklären und Übersetzen von ausgewähltem Text – in Chinesisch und sechs weiteren Sprachen. Für Nutzer in China, wo der Zugang zu OpenAI eingeschränkt ist, war dies die KI-Integration, die tatsächlich funktionierte. Später erweiterte Linji Zhang das Plugin um zusätzliche Funktionen und Leistungsverbesserungen; es ist weiterhin im Plugin-Marktplatz verfügbar.

2024. Von einem Modell zu vielen

Die erste Version des Plugins hatte eine schnell offensichtliche Einschränkung: Sie band Benutzer an einen einzigen KI-Anbieter. Für Organisationen mit Anforderungen an die Datenverwaltung war die Verwendung von OpenAI häufig keine Option. Für Benutzer, die ein anderes Modell bevorzugten, gab es keine Wahl. Für Teams in Regionen, in denen der Zugang zu OpenAI eingeschränkt war, war das Plugin einfach nicht verfügbar.

Der Umbau 2024 sprach dies direkt an – er brachte vollständig aktualisierte und flexiblere KI-Funktionalität in die Editoren. Das Team verbesserte die Funktionalität des Plugins erheblich und machte es mit allen bekannten KI-Modellen und -Anbietern kompatibel, nicht nur mit OpenAIs ChatGPT, wodurch die Philosophie der Nutzung von KI in Bürossoftware neu definiert wurde.

Das Update im Dezember 2024 war der entscheidende Moment. Die aktuelle Version des Plugins ermöglicht es den Benutzern, sich auf einen bestimmten KI-Anbieter zu verlassen. Die Benutzer konnten jetzt ihren eigenen API-Schlüssel von jedem unterstützten Anbieter verbinden, ihr Modell auswählen und es innerhalb der Editoren verwenden, ohne dass ONLYOFFICE in den Datenfluss integriert war. Für Organisationen, die Ollama lokal betrieben, wurde sogar eine vollständig netzwerkisolierte Bereitstellung möglich: KI, die niemals mit einem externen Server kommuniziert.

Dies war sowohl ein philosophischer als auch ein technischer Wandel. ONLYOFFICE sah es nicht als eine Aufgabe an, zu entscheiden, welches KI-Modell für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Organisation geeignet war. Das Plugin wurde zur Infrastruktur für KI und nicht zu einer spezifischen KI-Implementierung.

Bis Ende 2024 umfassten die unterstützten Anbieter OpenAI, Anthropic (Claude), Google Gemini, Mistral, Groq und lokale Modelle über Ollama. Das Plugin konnte einmal konfiguriert und gleichzeitig in den Dokumenteneditor, den Tabellenkalkulationseditor, den Präsentationseditor und den PDF-Editor verwendet werden.

2025. Der Inline-Agent: KI, die im Dokument lebt

Das Update des KI-Plugins, das im August 2025 veröffentlicht wurde, führte ein Feature ein, das das Nutzungserlebnis der KI erheblich veränderte: der KI-Inline-Agent.

Der KI-Inline-Agent ist ein kontextueller Assistent, der in den ONLYOFFICE-Editoren über ein schwebendes Panel verfügbar ist. Er ermöglicht es den Benutzern, in natürlicher Sprache zu kommunizieren, um gängige Aufgaben ohne Menüs zu suchen.

Der praktische Unterschied zum Standard-Plugin ist erheblich. Mit dem Plugin wählen Sie Text aus, klicken mit der rechten Maustaste, wählen eine Aktion und das Ergebnis ersetzt oder erscheint unter der Auswahl. Mit dem Inline-Agenten drücken Sie Ctrl+/Anywhere im Dokument, geben eine Anfrage in natürlicher Sprache ein, wie „Machen Sie diesen Absatz kürzer“, „Konvertieren Sie diese Liste in eine Tabelle“, „Fügen Sie eine Spalte hinzu, die die prozentuale Änderung berechnet“, und der Editor wird aktualisiert. Der Agent speichert den Gesprächsverlauf, sodass Sie die Ergebnisse Schritt für Schritt verfeinern oder komplexe Anfragen fortsetzen können.

Er ermöglicht die Textgenerierung und -umformulierung, Formatierung ohne Menüs zu durchsuchen, Datenanalyse und -visualisierung in Tabellenkalkulationen sowie die Erstellung von Diagrammen in Präsentationen, alles integriert in den Arbeitsablauf.

Frühes 2025. Das Plugin reift: benutzerdefinierte Assistenten und Spracheingabe

Die Updates 2025 brachten zwei Funktionen mit sich, die die Interaktion der Benutzer mit KI in Dokumenten veränderten.

Die erste war benutzerdefinierte KI-Assistenten. Anstatt dieselben Eingaben wiederholt einzugeben: „Vereinfachen Sie dies für ein nicht-technisches Publikum“, „Extrahieren Sie die wichtigsten Daten aus diesem Abschnitt“, „Formulieren Sie dies als formellen Brief um“, konnten Benutzer jetzt benannte Assistentenfunktionen mit benutzerdefinierten Eingaben definieren und diese in die Symbolleiste anheften. Ein Klick, angewendet auf den ausgewählten Text, führt dazu, dass die Ergebnisse direkt eingefügt werden. Die wiederholte Eingabe wurde zu einer Schaltfläche.

Die zweite war Spracheingabe. In der Webversion konnten Benutzer ihre Eingaben sprechen, anstatt sie einzugeben, was auf Mobilgeräten nützlich ist, für Benutzer mit Zugänglichkeitsanforderungen von Vorteil ist und einfach für die Geschwindigkeit der gesprochenen Sprache, wenn Sie genau wissen, was Sie fragen möchten.

Das Update im April 2025 fügte OCR hinzu, die Fähigkeit, Text aus gescannten PDFs mithilfe von KI zu extrahieren, wodurch zuvor nicht bearbeitbare Dokumente sofort durchsuchbar und modifizierbar wurden. Die Text-zu-Bild-Generierung kam für visuelle Inhaltsbedürfnisse in Präsentationen.

Die Grammatik- und Rechtschreibprüfung via KI kam in Docs 9.2 im Dezember 2025 an, die Funktion, die voraussichtlich die tägliche Nutzung für die breiteste Benutzergruppe beeinflussen wird. Sie lief über den Dokumenteneditor und den Formeleditor und bot eine zweite Überprüfung der geschriebenen Inhalte, die über den Standard-Diktionär hinausging.

Mitten 2025. Der KI-Agent kommt in die Editoren

Das aktualisierte ONLYOFFICE KI-Plugin brachte einen smarten KI-Agenten, der derzeit in der Beta verfügbar ist und das Plugin in einen leistungsstarken Dokumentenassistenten verwandelte.

Der Unterschied zwischen einem Plugin und einem Agenten ist nicht nur technisch. Ein Plugin reagiert auf explizite Anfragen; Sie wählen Text aus, stellen eine Frage, erhalten eine Antwort. Ein Agent kann Aktionen durchführen, den Kontext über eine Konversation hinweg aufrechterhalten und im Dokumentenraum arbeiten, anstatt nur darin. Der KI-Agent in ONLYOFFICE-Editoren bietet allgemeine Unterstützung, Datei- und Dokumentenmanagement, Interaktion mit Dateiinhalten, Dokumentenanalyse und Formularfüllung.

Hier ist KI in ONLYOFFICE von „einem nützlichen Werkzeug“ zu „einem Assistenten, der das Dokument kennt“ übergegangen.

Dezember 2025. DocSpace erhält seine eigene KI-Ebene: die Agenten kommen

Während die Editoren das Plugin-Ökosystem ausbauten, entwickelte ONLYOFFICE DocSpace eine parallele und ergänzende KI-Architektur. Diese beiden Ansätze konvergierten mit DocSpace 3.6, das im Dezember 2025 veröffentlicht wurde.

DocSpace 3.6 führte KI-Agenten ein: eine große Verbesserung, die ein neues Niveau intelligenter Unterstützung direkt in die täglichen Aufgaben brachte. Während das Editor-KI-Plugin an den Dokumenteninhalten arbeitete, arbeiteten die DocSpace-KI-Agenten an dem Arbeitsbereich selbst: Organisieren von Dateien, Erstellen und Strukturieren von Räumen, Verwalten von Benutzern, Analysieren von Dokumenten, die im Speicher sind, und Bereitstellen kontextualisierter Unterstützung über die gesamte Zusammenarbeit hinweg.

Die KI konnte eine Vielzahl von Aufgaben durchführen: Dateien auf Genauigkeit analysieren und Verbesserungsvorschläge machen, DocSpace verwalten, indem sie Dateien organisiert und Räume strukturiert, Benutzer hinzufügt, den Arbeitsbereich organisiert und zugänglich hält und direkt im KI-Agenten-Chat mit Teamkollegen zusammenarbeitet.

Zu den unterstützten Anbietern bei der Einführung gehörten OpenAI, Anthropic, TogetherAI und OpenRouter, mit weiteren, die für zukünftige Versionen angekündigt wurden.

Der KI-Agent in DocSpace war kein Chatbot, der an die Benutzeroberfläche angebunden war. Er war über den ONLYOFFICE MCP-Server mit dem Arbeitsbereich verbunden, was bedeutete, dass er echte Aktionen durchführen konnte: einen Raum erstellen, eine Datei verschieben, einen Benutzer einladen, als Antwort auf eine natürliche Spracheingabe. Der Arbeitsbereich wurde etwas, mit dem man sprechen konnte.

2026. Das Ökosystem ist vollständig: DocSpace 3.7 und Docs 9.4

Der aktuelle Stand der KI in ONLYOFFICE, bis Mitte 2026, stellt die vollständigste Integration dar, die die Plattform bisher hatte. Die beiden Stränge: KI in den Editoren und KI in DocSpace haben sich zu einem einheitlichen Ökosystem vereint.

In DocSpace 3.7:

Benutzer können jetzt DOCX-Dateien, PDF-Formulare und PPTX-Präsentationen direkt aus dem KI-Agenten-Chat generieren und sofort zur Bearbeitung öffnen. Das Gespräch erzeugt nicht nur Text, sondern ein fertiges Dokument, ohne Zwischenschritte, keine Formatkonvertierung, kein Kontextwechsel.

Drei neue KI-Anbieter: DeepSeek, xAI und Google AI wurden hinzugefügt, wodurch die Gesamtsumme auf sieben erhöht wurde, die zu den bestehenden Anbietern Anthropic, OpenAI, OpenRouter und Together AI sowie zu allen benutzerdefinierten Anbietern, die Sie konfigurieren, hinzukommen.

Wichtig ist, dass ein standardmäßiger Anbieter und ein Modell, die in DocSpace ausgewählt wurden, automatisch mit den Editoren synchronisiert werden können, sodass separate Konfigurationen entfallen. Ein Setup, überall. Die Trennung zwischen „KI für Dokumente“ und „KI für den Arbeitsbereich“ verschwindet effektiv.

In Docs 9.4:

Mistral wurde als unterstützter Anbieter für mobile Geräte hinzugefügt. Die KI-Grammatik- und Rechtschreibprüfung wurde auf zusätzliche Editor-Typen ausgeweitet. Das KI-Plugin in den Desktop-Editoren synchronisiert sich automatisch mit der DocSpace-Konfiguration. Und die Funktion zur Makroerstellung, die bereits vorhanden war, wurde verfeinert, um komplexere VBA-Konvertierungsszenarien zu bewältigen.

Für Entwickler und Selbst-Hoster:

Der MCP-Server, der separat veröffentlicht wurde, ermöglicht es KI-Agenten, programmatisch mit DocSpace über das Model Context Protocol zu interagieren und jeden kompatiblen KI-Client (Claude, ChatGPT, Cursor, VS Code) zu verbinden, um Arbeitsbereichaktionen auszuführen. Das gesamte System ist konfigurierbar, die Anbieter sind benutzergewählt und der Datenfluss ist transparent.

Die Philosophie, die sich nicht geändert hat

Über drei Jahre und viele Veröffentlichungen hinweg bleibt ein Prinzip konstant: KI in ONLYOFFICE ist opt-in, anbieterunabhängig und datentransparent.

KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert. Sie aktivieren sie, wann immer Sie sie benötigen. Sie wählen Ihren Anbieter, was bedeutet, dass Sie entscheiden, wo Ihre Daten hingehen und welches Modell sie verarbeitet. Sie können ein lokales Modell über Ollama verwenden und alles innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur halten. Wenn die KI deaktiviert ist, wird der Chatverlauf gespeichert, aber keine KI-Verarbeitung findet statt. Nichts wird irgendwohin gesendet, wo Sie nicht beschlossen haben, es zu senden.

Dies ist keine Marketingposition. Es ist eine architektonische Entscheidung, die bei der ersten Plugin-Veröffentlichung im Jahr 2023 getroffen wurde und seitdem konsequent beibehalten wird. In einer Landschaft, in der die meisten KI-Integrationen undurchsichtig bezüglich der Datenflüsse sind und an bestimmte Anbieter gebunden sind, ist ONLYOFFICEs Ansatz bemerkenswert, weil er das Gegenteil ist.

Wie es heute in der Praxis aussieht

Ein Forscher, der an einem Förderantrag arbeitet, wählt einen dichten technischen Absatz aus und bittet die KI, ihn für ein nicht spezialisertes Bewertungsgremium zu vereinfachen. Die Überarbeitung erscheint an Ort und Stelle. Sie akzeptieren es und machen weiter. Fünfzehn Sekunden.

Ein Mitglied des Finanzteams beschreibt in einfacher Sprache die Formel, die sie für den vierteljährlichen Vergleich über variable Datumsbereiche benötigen. Die KI generiert sie. Sie wenden sie auf die Tabellenkalkulation an. Kein Stack Overflow, kein Grübeln über die Syntax.

Ein HR-Manager in einer mehrsprachigen Organisation wählt einen Absatz aus einem Richtliniendokument aus und bittet die KI, ihn ins Französische für das Büro in Lyon zu übersetzen. Es erscheint unter dem Original. Beide Versionen sind im Dokument, als separate Änderungen verfolgt.

Ein DocSpace-Administrator gibt im KI-Agenten-Chat ein: „Erstellen Sie einen neuen Raum mit dem Namen Q3 Reporting, fügen Sie das Finanzteam hinzu und setzen Sie die Berechtigungen so, dass nur Redakteure Dateien hochladen können.“ Es geschieht. Drei Aktionen, ein Satz.

Ein Lehrer, der eine Kursbewertung erstellt, schreibt eine Eingabe im KI-Agenten: „Erstellen Sie ein ausfüllbares PDF-Formular für eine 10-Fragen-Selbstbewertung der Schüler, mit einem Textfeld für jede Frage und einem Unterschriftenfeld am Ende.“ Das Formular öffnet sich im PDF-Editor und kann sofort angepasst werden.

Keine dieser Szenarien erfordert einen Wechsel von Werkzeugen. Keine erfordert das Kopieren von Text in einen Chatbot, das Erhalten einer Antwort und das manuelle Zurückintegrieren. Die KI ist dort, wo die Arbeit ist, was der einzige Ort ist, an dem sie tatsächlich nützlich ist.

Was als Nächstes kommt

Der Fahrplan für KI in ONLYOFFICE folgt natürlich dem, wo die aktuelle Architektur angekommen ist. Der KI-Assistent und der KI-Agent sind jetzt Teil desselben Konfigurationsökosystems. Der nächste Schritt besteht darin, diese Integration tiefer und kontextualer zu gestalten, eine KI, die nicht nur das Dokument versteht, an dem sie arbeitet, sondern auch den Raum, in dem sie sich befindet, das Projekt, zu dem sie gehört, und die Geschichte, wie sie dorthin kam.

Erweiterte Denkansätze sind bereits in DocSpace 3.7 für komplexe Anfragen sichtbar und weisen auf Agenten hin, die über mehrstufige Probleme nachdenken, anstatt einzelne Fragen zu beantworten. Die Möglichkeit, Bilder in den KI-Chat hochzuladen, öffnet Arbeitsabläufe, die visuelle Dokumente, Diagramme und annotierte Screenshots betreffen. Die Dateigenerierung direkt aus KI-Gesprächen ist der Beginn eines breiteren Musters: der Arbeitsbereich, der seine eigenen Artefakte aus natürlicher Sprache erstellt.

Die Grundlage ist anbieterunabhängig, opt-in, lokal einsetzbar und transparent, und das wird sich nicht ändern. Was darauf aufbaut, wird es jedoch.

 

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