增强安全协作：ONLYOFFICE 协作空间中的 VDR 如何改变全行业的数据处理

在当今快节奏的社会中，信息已成为极其关键的资源，因此，保护敏感数据至关重要。ONLYOFFICE 最新版本的虚拟数据房间（VDR）提供了一个安全便捷的工作空间，确保文档受到严密保护的同时，也能实现轻松访问与高效协作，这就是虚拟数据室 （VDR） 所能提供的。

本文深入探讨了虚拟数据室 （VDR） 概念的核心方面，探讨了它的优势，并揭示了它对增强各行业安全协作的影响。

VDR 的概念

虚拟数据房间（VDR）是一个安全的数字存储平台，专为存储、管理和共享商业机密信息而设计。在此数字工作区内，授权用户可以协作处理敏感文档，同时确保严格的安全性。

VDR 通常用于需要高安全性和问责制的业务流程，如金融交易、法律事务和公司治理。

VDR 的使用

虚拟数据房间适用于各种行业和场景，包括：

• 并购（M&A）：在尽职调查期间安全共享机密信息。
• 法律诉讼和合规性：律师事务所安全审查和共享案件文件，并生成合规性审计日志。
• 房地产交易：安全共享财产文件，确保讨论顺利进行。
• 金融交易：安全交换 IPO、融资和重组的财务记录。
• 公司治理：安全访问董事会材料，提高问责制和透明度。

VDR 的特点

以下是虚拟数据房间（VDR）的主要特点，这些特点使其成为安全高效协作的理想选择。

• 高度安全性：数据加密、双因素身份验证和用户权限可确保数据高度安全。
• 访问控制权限：根据用户角色设定访问权限，限制下载和编辑等操作。
• 监控活动：使用审计日志跟踪用户操作，确保透明度和合规性。
• 便于协作：支持实时编辑和评论功能，增强团队协作效率，同时不影响安全性。
• 自定义界面：用户可按需组织文件夹、自定义品牌 logo，呈现专业外观。
• 符合法律标准：VDR 严格遵守 GDPR、HIPAA 和 FINRA 等法律标准。
• 可扩展性和可访问性：VDR 适用于各类规模项目需求，并支持全球可访问性。

VDR 对企业的好处

作为传统物理数据房间的替代方案，虚拟数据房间为需要改进工作流程的企业提供了以下优势：

• 在高风险项目中保护关键信息;
• 使用直观的工具简化文档管理;
• 通过详细的跟踪和报告来确保合规性和透明度;
• 消除了打印和管理成本的需求，从而节省了大量成本;
• 通过简化文档审查和共享流程来简化交易周期。

VDR 的缺点

尽管对大多数企业都有好处，但由于以下原因，VDR 技术可能不是最佳选择：

• 并非每个企业都需要 VDR 的高级功能，而这项技术在处理大量敏感信息和数据的行业中效果最佳;
• VDR 软件需要一些设置和配置，这对小型企业来说可能是一个严峻的挑战;
• 虚拟数据房间可能会产生额外的培训成本，因为并非每个员工都熟悉这个概念并知道如何有效地使用它。

现在您知道什么是虚拟数据房间，让我们以 ONLYOFFICE 协作空间为例，看看如何在实践利用它们。

ONLYOFFICE 协作空间中的虚拟数据房间：如何使用及其功能

ONLYOFFICE 协作空间 是一个全面且安全的文档管理和协作解决方案，企业和团队可以创建一个协作工作区，团队成员、客户、合作伙伴和第三方可以在其中实时协作处理文档。

在 ONLYOFFICE 协作空间中，您可以根据需要创建专用空间，也称为房间：

• 协作房间提供了轻松高效的团队合作所需的所有工具，让团队成员实时共同编辑文档、电子表格、演示文稿和 PDF 文件;
• 由于其高级访问设置，自定义房间可以轻松适应特定目的，例如审阅和评论;
• 公共房间使文档和内容共享变得更加容易，您可以与不属于您的协作空间的人互动;
• 当您将协作空间 与 Zoom 集成并在视频通话之间管理您的办公文件时，会议房间就会发挥作用;
• 表单填写房间旨在简化团队和部门的表单填写流程，使其透明和自动化。

除了上述房间类型外，ONLYOFFICE 协作空间还提供虚拟数据房间作为其工具之一。这是一种创新的解决方案，改变了组织管理和共享敏感信息的方式。它确保安全的数据处理，同时促进团队协作，无论您是管理合并、法律文件还是公司决策。

在 ONLYOFFICE 协作空间中，VDR 为管理敏感的业务信息提供了安全高效的解决方案。让我们探索一下这些房间的功能及其突出特点。

VDR 在 ONLYOFFICE 协作空间中的工作方式

目的：VDR 旨在安全存储、共享和管理敏感文件。

访问控制：受邀用户和访客只能访问特定房间。

特定权限的操作：用户根据分配的权限进行操作，例如管理员、房间管理员和内容创作者等。

根据角色进行表单填写：用户根据他们的角色填写与公司组织结构完全一致的 PDF 表单。

在 ONLYOFFICE 协作空间中创建 VDR

在 ONLYOFFICE 协作空间中可轻松创建虚拟数据房间（VDR），以下是简明操作指南：

步骤 1：访问您的协作空间

登录 ONLYOFFICE 协作空间帐户，或免费创建新帐户。

前往管理空间和权限的仪表板。

步骤 2：新建 ONLYOFFICE 协作空间房间

点击”新建房间”，选择“虚拟数据房间”。

此房间专为安全共享和审查敏感文件而设计。

步骤 3：自定义虚拟数据房间

为房间命名，如“ONLYOFFICE 项目 – VDR”。

设置访问规则，明确谁有权访问房间，可授权给特定用户、群组或外部协作者。启用安全功能，例如添加文档水印、限制下载、设置文件有效期和自动索引。

步骤 4：上传文件

将文件添加到 VDR。

拖放文件或手动上传。

将文件归类到文件夹中以便于导航，并检查文件权限，以确保只有目标用户才能访问敏感文件。

步骤 5：邀请联系人

使用“邀请联系人”选项向参与者发送邀请，可通过电子邮件邀请内部成员或外部协作者。

根据需求分配用户可查看、可编辑或内容创作者等权限，参阅本指南了解用户类型及其访问权限。

步骤 6：分享 VDR 房间

如果需要外部访问，请创建安全链接，并确保在共享时启用了密码保护和设置有效期限。

步骤 7：跟踪更改

使用版本历史记录工具跟踪对房间中文档所做的所有更改。这确保了透明度和问责制，并让您在有人出错时恢复以前的版本。

其他提示

• 定期备份您的 VDR 内容以避免数据丢失。
• 注意存储限制以确保顺利运行。
• 使用 ONLYOFFICE 协作空间中提供的协作工具来简化沟通。

ONLYOFFICE 协作空间的虚拟数据房间主要特点

高度安全性：

• 添加水印 – 可防止未经授权的共享。
• 设置文件有效期以限制可访问性。
• 限制复制和下载 – 防止非授权文件共享或复制。

高效组织：

• 使用自动文件索引快速查找和组织文件。
• 跟踪房间活动以确保有效监督。
• 生成有关文件结构的摘要报告，以便详细保存记录。

根据角色进行表单填写：

• 邀请团队成员并为他们设置与公司组织结构完全一致的用户角色。
• 实时跟踪表单完成进度。
• 轻松查看已完成和待处理的表单，并在必要时检索已完成的版本。

无缝集成：

• VDR 可无缝集成到 ONLYOFFICE 协作空间平台，让用户能够在常规协作中也能处理机密商业信息，同时确保安全性。

ONLYOFFICE 协作空间的虚拟数据房间：高效协作体验

VDR 是现代企业在需要确保强大安全性同时不影响正常功能方面的重要工具，也是处理敏感数据不可或缺的工具。

ONLYOFFICE 协作空间优化的 VDR 功能、房间定制、高级文件管理和第三方集成，为打造更安全、更高效和协作的工作空间奠定了基础。

此次更新重新定义了文档管理，着重提升了用户灵活性和合规性。立即试用 ONLYOFFICE 协作空间中的 VDR 功能：

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