Kako napisati i otkucati pismo na računaru (sa šablonima)

Pisanje pisma na računaru je jednostavno kada znate kakvo pismo vam je potrebno i koliko bi trebalo da bude formalno. Imate nekoliko opcija: desktop programe kao što su Microsoft Word, ONLYOFFICE Desktop Editors ili LibreOffice Writer; alati zasnovani na pretraživaču poput Google Docs-a ili ONLYOFFICE Docs-a; ili gotove šablone koji obrađuju formatiranje umesto vas.

Za brze lične beleške, prazan dokument savršeno odgovara. Ali za formalnu korespondenciju kao što su otkazi, molbe za posao ili zvanični zahtevi, šabloni štede vreme tako što pružaju unapred strukturiran raspored, tako da ne morate da otkrivate gde šta ide.

Kako napisati pismo na računaru: brzi koraci

Otvorite svoj editor dokumenata, a zatim odlučite da li želite da napravite raspored sami ili da koristite šablon. Lična pisma obično ne zahtevaju mnogo strukture, ali formalna korespondencija obično zahteva više detalja, zbog čega je korisno utvrditi tip pisma pre nego što počnete.

Evo tok rada:

1. Otvorite svoj editor dokumenata.
2. Izaberite prazan dokument ili odaberite šablon pisma.
3. Identifikujte tip pisma.
4. Dodajte datum i informacije o pošiljaocu/primaocu gde to ima smisla.
5. Napišite svoje pozdrave i glavnu poruku.
6. Završite sa zatvaranjem i svojim imenom ili potpisom.
7. Lektorišite i proverite formatiranje.
8. Sačuvajte, izvezite kao PDF, štampajte ili pošaljite putem email-a.

Šta možete koristiti za pisanje pisma na računaru?

Postoji više opcija za kucanje pisama. Izbor se svodi na dva pitanja: da li više volite offline desktop aplikaciju ili alat zasnovan na oblaku? I da li želite da formatirate od nule ili da koristite šablon?

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE nudi i desktop i online uređivače, pružajući vam fleksibilnost da radite lokalno ili sarađujete u realnom vremenu putem svog pretraživača. Desktop verzija se bavi DOCX datotekama bez problema s kompatibilnošću, tako da se vaši Word dokumenti otvaraju i edituju bez problema.

Gotovi šabloni ubrzavaju stvari kada vam je vreme ograničeno. Izvoz u PDF je ugrađen, što znači da možete deliti završena pisma bez brige o promenama rasporeda. Za timove, online verzija podržava komentare i ko-urednički rad. AI integracija je dostupna za zadatke poput preformulisanja ili provere jasnoće, iako bi izlaz uvek trebao biti pregledan pre slanja.

BESPLATAN OBLAK       BESPLATNA DESKTOP APLIKACIJA

2. Microsoft Word

Microsoft Word ostaje jedan od najčešće korišćenih tekst procesora, dostupan i kao desktop aplikacija i putem Word-a za web. Nudi opsežne opcije formatiranja koje pokrivaju sve, od osnovnog stilizovanja teksta do naprednih kontrola rasporeda, što ga čini pogodnim za neformalne beleške i formalne poslovne dokumente.

Biblioteka šablona je velika, sa formatima pisama za većinu situacija. Budući da je DOCX Word-ov nativni format, deljenje datoteka sa drugim korisnicima Word-a se obavlja bez problema. Ako već koristite Word za druge poslove, kratak je period prilagođavanja, možete odmah početi da kucate.

3. Google Docs

Google Docs radi u vašem pretraživaču, što ga čini pogodnim ako prelazite između uređaja ili treba da sarađujete bez upravljanja email prilozima. Možete deliti dokumente sa određenim osobama, prikupljati komentare i pratiti promene u realnom vremenu – posebno korisno kada neko treba da pregleda vaše pismo pre nego što ode.

Šabloni su dostupni za uobičajene tipove dokumenata, uključujući pisma, a sve se glatko integriše sa vašim ostalim Google alatima. Pošto se vaš rad čuva online, ne morate brinuti o ručnom čuvanju datoteka, iako možete preuzeti kopije u različitim formatima kad god je to potrebno.

4. LibreOffice Writer

LibreOffice Writer je besplatan, open-source tekst procesor koji dolazi u paketu sa LibreOffice paketom. Kao desktop aplikacija, omogućava rad offline bez potrebe za internet konekcijom ili cloud skladištem.

Program podržava širok spektar formata dokumenata, uključujući DOCX, tako da se datoteke iz Microsoft Word-a i drugih tekst procesora otvaraju bez problema. To je praktičan izbor za svakoga ko traži sposoban softver bez pretplatničkih troškova ili online zavisnosti.

Izvor: zdnet.com

Koju vrstu pisma pišete?

Utvrđivanje svrhe pisma pomaže vam da uspostavite pravu strukturu i ton. Formalna poslovna pisma zahtevaju jasnu strukturu i profesionalan ton, dok lična pisma omogućavaju opušteniji jezik i raspored.

Evo najčešćih tipova:

• Formalno ili poslovno pismo: profesionalna komunikacija sa jasnom svrhom i strukturiranim rasporedom uključujući kontakt informacije, datum, pozdrav, tekst i zatvaranje.
• Lično pismo: neformalne poruke prijateljima ili porodici sa opuštenim jezikom, obično samo datum, pozdrav, poruka i potpis.
• Pismo pratnje: prati molbe za posao kako bi se predstavili i objasnili zašto ste dobar izbor za poziciju. Pregledajte šablone pisama pratnje
• Žalbeno pismo: jasno iznosi probleme sa relevantnim detaljima i specifičnim zahtevima za rešenje. Zadržavanje činjeničnog tona obično najbolje funkcioniše.
• Pismo zahvalnosti: kratko i iskreno, izražava zahvalnost i objašnjava zašto je to bilo važno.
• Pismo molbe ili zahteva: formalno zahteva nešto tako što unapred iznosi svoju svrhu i podržava je dodatnim informacijama. Pregledajte šablone pisama zahteva
• Preporučeno pismo: podržava prijavu druge osobe ističući njihove veštine i iskustvo. Pregledajte šablone preporuka
• Pismo o otkazu: obaveštava vašeg poslodavca da odlazite. Možete koristiti šablon pisma o otkazu kako biste dobili osnovnu strukturu pre dodavanja svojih detalja.
• Pismo o interesovanju: izražava interesovanje za organizaciju čak i kada nema specifičnih oglasa za posao.

Kako strukturirati pismo

Struktura se razlikuje u zavisnosti od onoga što pišete. Lična pisma mogu zahtevati samo pozdrav, nekoliko paragrafa i potpis. Formalna pisma obično uključuju više elemenata.

Informacije pošiljaoca, datum i informacije o primaocu

Postavite svoje ime i kontakt detalje blizu vrha, a zatim datum i ime i adresu primaoca, ako je relevantno. Nije vam potreban svaki detalj za svako pismo, tako da uključite samo ono što odgovara vašoj situaciji.

Pozdrav i uvod

Izaberite pozdrav koji odgovara primaocu i kontekstu. “Poštovani [Ime]” odgovara poslovnim pismima, dok je “Zdravo [Ime]” dovoljno za lične poruke. Vaš uvodni paragraf treba odmah razjasniti svrhu.

Glavni deo i zatvaranje

Podelite svoju poruku u odvojene paragrafe kako biste poboljšali čitljivost, a zatim završite sa zatvaranjem koje odgovara tonu. Koristite “Sa poštovanjem” za formalna pisma i “Najbolje želje” za lična. Dodajte svoje ime ispod zatvaranja, ostavljajući prostor za ručni potpis ako planirate da štampate.

Kako formatirati pismo na računaru

Ne treba vam složen dizajn da biste pismo učinili profesionalnim. Čitljiv font, razumne margine, dosledan razmak i jasna hijerarhija su važniji od dekorativnih elemenata.

Pre završetka, proverite veličinu stranice, margine, veličinu fonta (11 ili 12 pt su standardne), razmak između redova i poravnanje. Veličina papira je važna ako štampate: američko pismo je 8,5 × 11 inča, dok je A4 standard u mnogim drugim zemljama. Koristite pregled štampe kako biste uhvatili neugodne prelome stranica ili tekst koji je previše blizu ivica pre nego što štampate.

Kako napisati pismo koristeći šablon

Šabloni pružaju osnovni raspored tako da se možete fokusirati na sadržaj. Ovo je posebno korisno za formalna pisma kada možda niste sigurni gde bi trebao biti podatak pošiljaoca, informacije o primaocu, datum ili potpis.

ONLYOFFICE nudi kolekciju šablona pisama koja pokriva pisma o otkazu, pisma namere i korespondenciju vezanu za zapošljavanje. Možete ih uređivati online ili preuzeti u DOCX ili PDF formatu. Korišćenje šablona je jednostavno: izaberite jedan, zamenite tekst zamenama vašim detaljima, dodajte svoju poruku i proverite pre čuvanja.

Kako sačuvati i poslati svoje pismo

Sačuvajte kao DOCX da zadržite verziju uređivanje za buduće promene ili ako neko drugi treba da pregleda dokument.

Izvezite kao PDF da biste sačuvali raspored kada pismo bude završeno. Proverite svaku stranicu pre slanja, obraćajući posebnu pažnju na prelome stranica i mesto za potpis.

Štampajte pismo i prvo koristite pregled za štampu kako biste potvrdili da je izabrana ispravna veličina papira i da se celokupno pismo uklapa na stranicu.

Pošaljite ga putem email-a dodajući PDF kada primalac treba da pročita konačnu verziju, ili DOCX datoteku ako treba da je izmeni. Proverite email adresu primaoca, predmet i prilog pre slanja.

Proverite pre slanja

Pročitajte celo pismo nakon što završite uređivanje. Ne oslanjajte se isključivo na proveru pravopisa; proverite detalje ručno. Potvrdite ime primaoca, datum, kontakt informacije i razlog zašto pišete. Uverite se da ton odgovara situaciji, da nema preostalih mesta za zamenom šablona i da je formatiranje dosledno tokom celog pisma.

Ako šaljete PDF ili štampate pismo, proverite konačnu verziju, a ne samo izmenjivi dokument.

Kada sve izgleda ispravno, sačuvajte kopiju koja može da se uređuje i izvezite konačnu verziju u formatu koji vam je potreban. Za formalno pismo, PDF je obično najsigurnija opcija za deljenje jer čuva formatiranje netaknutim. Ako očekujete da napravite izmene kasnije, sačuvajte i originalnu DOCX datoteku.

Ako koristite šablon, ne zaboravite da uklonite sav tekst sa zamenama pre slanja. Nekoliko minuta provedenih u proveri konačnog dokumenta može sprečiti jednostavne greške da učine inače dobro napisano pismo neprofesionalnim.