20 najboljih aplikacija za produktivnost u oblaku za timove

Upravljanje dokumentima, rokovima i komunikacijom među članovima tima kroz više projekata može brzo postati komplikovano. Aplikacije za produktivnost u oblaku pomažu u održavanju svega organizovanim, pružajući kolegama zajednički pristup datotekama, zadacima i razgovorima, gde god da rade.

Ovaj vodič pokriva 20 alata za produktivnost za uređivanje dokumenata, upravljanje projektima, komunikaciju, zakazivanje i još mnogo toga. Istražite njihove ključne karakteristike, cene, prednosti i ograničenja kako biste pronašli pravi alat za vaš tim.

Šta su aplikacije za produktivnost u oblaku?

Aplikacije za produktivnost u oblaku omogućavaju ljudima da kreiraju dokumente, upravljaju zadacima i dele informacije online. Za razliku od tradicionalnog desktop softvera koji se uglavnom oslanja na lokalno smeštene datoteke, ovi alati čine zajednički sadržaj dostupnim na različitim uređajima i omogućavaju kolegama da rade zajedno u realnom vremenu.

Koriste ih i timovi u kancelariji i udaljeni timovi, sa funkcijama koje se kreću od kolaborativnog uređivanja i skladištenja datoteka do praćenja projekata i online sastanaka.

Vrste aplikacija za produktivnost u oblaku

Različite aplikacije služe različitim svrhama. Tabela u nastavku pruža pregled glavnih kategorija i alata obuhvaćenih ovim vodičem.

Kategorija	Aplikacije
Cloud kancelarijski paketi	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Upravljanje projektima i zadacima	Asana, Trello, ClickUp
Timsku komunikaciju	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Video konferenciju	Zoom, Google Meet, Webex
Skladištenje u oblaku	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Upravljanje vremenom	Toggl Track, Clockify, Calendly
Alati za produktivnost sa veštačkom inteligencijom	ChatGPT, Notion AI

Cloud kancelarijski paketi i saradnja na dokumentima

Cloud kancelarijski paketi omogućavaju kolegama da zajedno kreiraju i pregleda dokumente, uz zajedničko uređivanje, komentare i funkcije upravljanja datotekama.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE nudi kompletan skup uređivača za dokumente, tabele, prezentacije, PDF-ove i obrazce, dajući timovima sve što im je potrebno za rad sa kancelarijskim datotekama na jednom mestu. Korisnici mogu u realnom vremenu zajednički uređivati dokumente, ostavljati komentare i pratiti izmene, čineći saradnju lakšom i transparentnijom. Pored alata za uređivanje, ONLYOFFICE nudi zajedničku radnu površinu gde timovi mogu organizovati dokumente u prostorije i sigurno upravljati dozvolama pristupa.

Podrška za popularne Microsoft Office formate olakšava razmenu datoteka sa klijentima, partnerima i drugim spoljim stranama bez brige o kompatibilnosti. World Food Travel Association, na primer, koristi ONLYOFFICE za efikasnu saradnju kroz više vremenskih zona i angažovanje volontera u svojim projektima.

KREIRAJTE BESPLATAN OBLAK

Prednosti: Zajedničko uređivanje, kompatibilnost sa Office formatima, fleksibilne dozvole deljenja, cloud ili samostalno hostovanje.

Nedostaci: Planiranje projekata i ekipna komunikacija zahteva odvojene alate.

Cene: Cloud Startup plan je besplatan. Business plan je trenutno dostupan po ceni od 20$ po administratoru mesečno.

Najbolje za: Timove koji rade sa Office dokumentima i preduzeća koja redovno sarađuju sa spoljnim partnerima.

2. Google Workspace

Google Workspace kombinira Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive i Calendar u jedinstvenom povezanom okruženju. Nekoliko kolega može uređivati isti dokument, diskutovati o izmenama u komentarima i pristupiti najnovijoj verziji bez razmene email priloga.

Aplikacije prvenstveno rade u pretraživaču, iako složene Microsoft Office datoteke mogu zahtevati podešavanja formatiranja kada se otvore u Google-ovim uređivačima.

Prednosti: Saradnja u realnom vremenu, jednostavna razmena datoteka i integracija sa Google uslugama.

Nedostaci: Napredne funkcije tabela i složeno formatiranje Office-a možda neće savršeno preneti između aplikacija.

Cene: Business Starter košta 7$ po korisniku mesečno uz godišnji ugovor; Business Standard košta 14$.

Najbolje za: Timove koji redovno sarađuju na dokumentima i već koriste poslovne aplikacije Google-a.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 kombinuje Word, Excel, PowerPoint i Outlook sa online skladištem i uslugama saradnje. Njegove desktop aplikacije ostaju korisne za detaljne tabele, složene dokumente i prezentacije koje zahtevaju precizno formatiranje.

Zaposleni mogu raditi lokalno ili online i razmenjivati datoteke putem Microsoft cloud usluga. Preduzeća bi trebala pažljivo razmotriti dostupne pretplate, jer desktop aplikacije, Teams i druge usluge nisu uključene u svaki paket.

Prednosti: Napredne Office aplikacije, desktop i online uređivanje, i integrisane poslovne usluge.

Nedostaci: Više opcija za pretplatu i dodatna administracija za veće implementacije.

Cene: Business Basic sa Teams počinje od 7$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje. Business Standard, koji uključuje desktop Office aplikacije, počinje od 14$.

Najbolje za: Preduzeća koja već koriste Microsoft proizvode i timove koji intenzivno rade sa Office dokumentima.

Upravljanje projektima i zadacima

Menadžer zadataka pruža svima jasniju sliku o njihovim obavezama, nadolazećim rokovima i napretku zajedničkih projekata.

4. Asana

Asana pomaže timovima da koordiniraju zadatke putem lista, tabla, kalendara i vremenskih linija. Zadatci mogu uključivati rokove, komentare, priloge i zavisnosti, olakšavajući praćenje rada koji uključuje nekoliko saradnika.

Marketinški i operativni timovi mogu koristiti Asanu za održavanje projekata u pokretu između odeljenja, uz dodatne izveštaje i funkcije upravljanja resursima dostupne na višim planovima.

Prednosti: Jasno vlasništvo nad zadacima, različiti prikazi projekata i koordinacija među timovima.

Nedostaci: Upravljanje portfolijom i opterećenjem zahteva skuplje pretplate.

Cene: Personal plan je besplatan za do dva korisnika. Starter košta 10.99$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Timove koji upravljaju projektima sa više saradnika i fazama odobrenja.

5. Trello

Trello koristi vizualne table za organizovanje rada u liste i kartice. Uređivački tim, na primer, može premestiti članke iz faze pisanja u uređivanje i objavu, sa rokovima, kontrolnim listama i pratećim datotekama priloženim svakoj kartici.

Interfejs je lak za učenje i funkcioniše posebno dobro za projekte sa jasno definisanim fazama. Složeniji rasporedi i zavisnosti zadataka mogu zahtevati dodatne funkcije upravljanja projektima.

Prednosti: Laka podešavanja, prilagodljive table i vizualno praćenje napretka.

Nedostaci: Ograničene mogućnosti naprednog zakazivanja i izveštavanja u poređenju sa sveobuhvatnijim platformama za upravljanje projektima.

Izvor slike: Trello

Cene: Dostupan je besplatan plan. Standard košta 5$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje; Premium košta 10$.

Najbolje za: Male timove, uređivačke kalendare i jednostavne tokove rada.

6. ClickUp

ClickUp kombinuje upravljanje zadacima sa dokumentima, kontrolnim tablama, praćenjem vremena i automatizacijom radnog toka. Agencije ga mogu koristiti za organizovanje više klijentskih projekata, držeći zadatke i prateće materijale u istoj radnoj površini.

Timovi mogu prilagoditi prikaze projekata i statusa zadataka, ali ta fleksibilnost takođe zahteva malo planiranja. Previše komplikovana radna površina može postati teža za održavanje kako se dodaje više ljudi i projekata.

Prednosti: Prilagodljivi radni tokovi, različiti prikazi projekata i integrisani dokumenti.

Nedostaci: Potrebno je više konfiguracije nego sa jednostavnom aplikacijom za upravljanje zadacima.

Cene: Dostupan je besplatan plan. Unlimited počinje od 7$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Agencije i rastući timovi koji upravljaju nekoliko projekata istovremeno.

Timsku komunikaciju

Aplikacije za timsku komunikaciju pružaju zajednički prostor za svakodnevne diskusije, ažuriranja projekta i brza pitanja koja ne zahtevaju formalni sastanak.

7. Slack

Slack organizuje razgovore u kanalima posvećenim projektima, odeljenjima ili specifičnim temama. Zaposleni mogu deliti datoteke, razmenjivati poruke i primati ažuriranja iz povezanih poslovnih aplikacija.

Njegove opsežne integracije čine ga pogodnim za timove koji rade na nekoliko platformi. Međutim, važne odluke mogu se izgubiti kada se diskusije šire po previše kanala.

Prednosti: Organizovana razmena poruka, integracije s drugim alatima i saradnja sa spoljnim partnerima.

Nedostaci: Previše obaveštenja i dugi tokovi poruka mogu otežati praćenje informacija.

Izvor slike: Slack

Cene: Dostupan je besplatan plan. Pro košta 7.25$ po aktivnom korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Udaljene timove i preduzeća koja koriste nekoliko specijalizovanih aplikacija.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams kombinuje razmenu poruka, sastanke i deljenje datoteka. Zaposleni koji koriste Microsoft 365 mogu diskutovati o projektima u posvećenim kanalima i otvoriti zajedničke Office dokumente direktno iz svoje radne površine.

Teams je pogodan izbor za organizacije koje već funkcionišu unutar Microsoft-ovog ekosistema. Kako broj projekata raste, dosledna organizacija kanala postaje važna za lako pronalaženje razgovora i dokumenata.

Prednosti: Integrisano razmenu poruka, sastanke i saradnju na dokumentima.

Nedostaci: Razgovori i datoteke mogu postati raspršeni preko chatova i kanala.

Cene: Teams Essentials počinje od 4$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje. Teams je takođe uključen u odgovarajuće Microsoft 365 pretplate.

Najbolje za: Organizacije koje koriste Microsoft 365 i timove koji kombinuju rad u kancelariji i na daljinu.

9. Mattermost

Mattermost pruža komunikaciju zasnovanu na kanalima i deljenje datoteka, sa mogućnošću pokretanja platforme na sopstvenoj infrastrukturi organizacije.

Njegova fleksibilnost implementacije privlači razvojne timove i IT odeljenja koja trebaju veću kontrolu nad svojim komunikacionim okruženjem. Ipak, samostalno hostovanje zahteva tehničke resurse za instalaciju, ažuriranja i održavanje.

Prednosti: Fleksibilno hostovanje, organizovana komunikacija i podrška za tehničke tokove rada.

Nedostaci: Samostalno hostovanje zahteva kontinuiranu administraciju.

Cene: Dostupan je besplatan, open-source Team Edition za samostalno hostovanje. Komercijalni Professional i Enterprise planovi zahtevaju ponudu za prodaju.

Najbolje za: Razvojne timove, IT odeljenja i organizacije sa specifičnim zahtevima za hostovanje.

Video konferenciju i online sastanke

Alati za video konferenciju koriste se za sve, od kratkih timskih poziva do obuka i virtuelnih događaja. Trajanje sastanka, ograničenja broja učesnika i kompatibilnost sa postojećim kalendarima su bitni faktori koje treba proveriti pre nego što odaberete platformu.

10. Zoom

Zoom podržava video sastanke, vebinare i virtuelne radionice. Deljenje ekrana i breakout sobe omogućavaju učesnicima da prezentuju informacije, održavaju manje rasprave i nakon toga se vrate na glavni sastanak.

Zoom Workplace takođe uključuje funkcije razmene poruka i saradnje. Preduzeća koja planiraju duže sesije treba da razmotre plan sa plaćanjem, kako su besplatni grupni sastanci ograničeni vremenski.

Prednosti: Fleksibilni formati sastanaka, breakout sobe i deljenje ekrana.

Nedostaci: Besplatni grupni sastanci su ograničeni na 40 minuta.

Izvor slike: Zoom

Cene: Zoom Workplace Basic je besplatan. Pro je 15.99$ po korisniku mesečno sa mesečnim plaćanjem.

Najbolje za: Sastanke sa klijentima, online obuke i virtuelne radionice.

11. Google Meet

Google Meet radi sa Google Calendar-om i drugim Workspace aplikacijama, olakšavajući zakazivanje i pridruživanje sastancima direktno iz pretraživača. Učesnici mogu deliti ekrane i pridružiti se pozivima bez instalacije dodatnog desktop softvera.

Besplatna verzija pokriva osnovne sastanke, dok snimanje i druge napredne funkcije su dostupne kroz odgovarajuće Google Workspace pretplate.

Prednosti: Pristup preko pretraživača i integracija sa Google Calendar-om.

Nedostaci: Besplatni grupni sastanci su ograničeni na 60 minuta.

Cene: Dostupna je besplatna verzija. Dodatne poslovne funkcije su uključene u odgovarajuće Google Workspace planove, počinjući od 7$ po korisniku mesečno uz godišnji ugovor.

Najbolje za: Mala preduzeća i timove koji već koriste Google Workspace.

12. Webex

Webex od Cisco-a nudi video sastanke, razmenu poruka i deljenje ekrana. Preduzeća sa kompatibilnom Cisco opremom za sastanke mogu povezati zaposlene koji prisustvuju iz kancelarije sa kolegama koji se pridružuju na daljinu.

Platforma takođe podržava složenije komunikacione zahteve, iako različiti proizvodi za sastanke i pozive imaju odvojene opcije licenci.

Prednosti: Podrška za hibridne sastanke i integracija sa Cisco opremom.

Nedostaci: Odabir odgovarajućeg plana zahteva upoređivanje različitih komunikacionih i sastanaka proizvoda.

Cene: Webex Free podržava sastanke koji traju do 40 minuta. Webex Meet počinje od 12$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Hibridne organizacije i preduzeća koja koriste Cisco sisteme saradnje.

Skladištenje u oblaku i deljenje datoteka

Skladištenje u oblaku omogućava pristup dokumentima i drugim poslovnim datotekama putem različitih uređaja. Kada upoređujete usluge, razmotrite kako se datoteke sinhronizuju, ko može da im pristupi i da li je skladište već uključeno u vaš kancelarijski softver.

13. Google Drive

Google Drive skladišti dokumente, tabele, slike i druge datoteke online. Zaposleni mogu deliti foldere, upravljati dozvolama pristupa i otvarati kompatibilne datoteke direktno u Google Workspace.

Poslovne pretplate takođe obezbeđuju deljene diskove, omogućavajući da projekat datoteke ostanu dostupne timu umesto da budu skladištene isključivo u nalogu pojedinačnog zaposlenog.

Prednosti: Laka razmena, kolaborativno uređivanje i deljeno skladištenje tima.

Nedostaci: Skladištenje je podeljeno među Google uslugama, a dozvole za spoljnu deljenje treba pažljivo upravljati.

Cene: Lični nalozi uključuju 15 GB besplatnog skladišta. Workspace Business Starter obezbeđuje 30 GB zajedničkog skladišta po korisniku za 7$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Timove koji intenzivno rade sa Google dokumentima.

14. Dropbox

Dropbox sinhronizuje datoteke između uređaja i olakšava deljenje materijala sa kolegama ili klijentima. Njegova desktop aplikacija radi sa poznatim folderima, tako da zaposleni mogu nastaviti upravljanje datotekama bez promene načina na koji obično navigiraju svojim računarima.

Kreativne agencije mogu koristiti Dropbox za razmenu velikih dizajnerskih datoteka i medijskih resursa, iako uređivanje Office dokumenata i upravljanje složenim projektima može zahtevati odvojene aplikacije.

Prednosti: Sinhronizacija između uređaja, praktična razmena datoteka i transfer velikih datoteka.

Nedostaci: Ograničeno besplatno skladište i manje funkcija za uređivanje Office-a nego što je to slučaj kod posvećenih kancelarijskih paketa.

Cene: Dropbox Basic je besplatan sa 2 GB skladišta. Standard košta 15$ po korisniku mesečno.

Najbolje za: Kreativne agencije i preduzeća koja redovno razmenjuju velike datoteke.

15. OneDrive

OneDrive integriše skladištenje u oblaku sa Windows-om i Microsoft 365. Zaposleni mogu sinhronizovati datoteke između uređaja, deliti dokumente i otvarati kompatibilne datoteke u Office aplikacijama.

OneDrive se generalno koristi za datoteke povezane sa pojedinačnim zaposlenima, dok SharePoint pruža deljene biblioteke dokumenata za odeljenja i projektne timove.

Prednosti: Integracija sa Windows-om, sinhronizacija datoteka i saradnja u Office-u.

Nedostaci: Timovi trebaju jasne smernice za organizovanje datoteka između OneDrive-a i SharePoint-a.

Cene: OneDrive je uključen u Microsoft 365 Business Basic, počinjući od 7$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje i pruža 1 TB skladišta u oblaku po korisniku.

Najbolje za: Preduzeća koja već koriste Microsoft 365.

Upravljanje vremenom, zakazivanje i praćenje vremena

Aplikacije za upravljanje vremenom pomažu preduzećima da beleže radne sate, pregledaju troškove projekta i zakazuju sastanke. Alati u nastavku pokrivaju dve posebne potrebe: praćenje vremena provedenog na radu i pronalaženje pogodnih vremena za sastanke.

16. Toggl Track

Toggl Track beleži vreme provedeno na zadacima, projektima i klijentskim obavezama. Zaposleni mogu pokrenuti tajmer ili ručno uneti sate, dok izveštaji pomažu preduzećima da pregledaju naplative radove i pripreme tačnija projektna upravljanja.

Prednosti: Jednostavno praćenje vremena, izvještaji o projektima i praćenje naplativog vremena.

Nedostaci: Napredne opcije izveštavanja i timskog upravljanja zahtevaju plaćene pretplate.

Izvor slike: Toggle Track

Cene: Dostupan je besplatan plan. Starter košta 9$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Freelancere, konsultante i agencije koje prate naplatne sate.

17. Clockify

Clockify kombinuje praćenje vremena sa radnim satima i izveštavanjem o projektima. Zaposleni beleže svoje sate protiv pojedinačnih aktivnosti, pružajući menadžerima jasniju sliku o vremenu provedenom na različitim zadacima.

Plaćeni planovi proširuju ove funkcije sa fakturisanjem, odobrenjem radnih sati i dodatnim mogućnostima administracije.

Prednosti: Besplatno praćenje vremena, radne sate i izveštaji o projektima.

Nedostaci: Fakturisanje i odobravanje radnih sati zahteva plaćene planove.

Cene: Dostupan je besplatan plan. Osnovni plan počinje od 3.99$ po mestu mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Mala preduzeća i timove kojima su potrebni detaljni radni sati.

18. Calendly

Calendly eliminiše nesporazume u zakazivanju sastanaka. Korisnici dele link za rezervaciju, a klijenti ili kolege biraju vreme na osnovu njihove dostupnosti i povezanih kalendara.

Regruteri, konsultanti i prodajni timovi mogu ga koristiti za organizovanje intervjua, konsultacija i demonstracija proizvoda. Plaćene pretplate dodaju naprednije opcije zakazivanja za timove.

Prednosti: Automatizovano rezervisanje, integracije sa kalendarima i podsetnici za sastanke.

Nedostaci: Više tipova događaja i naprednog timskog zakazivanja zahteva plaćeni plan.

Cene: Dostupan je besplatan plan. Standard počinje od 10$ po mestu mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Regrutere, konsultante i prodajne timove koji često zakazuju sastanke.

Alati za produktivnost sa veštačkom inteligencijom

AI alati mogu pomoći u pisanju, istraživanju i preuzimanju informacija. Neki funkcionišu kao samostalni asistenti, dok drugi koriste sadržaj koji je već smešten u zajedničkom radnom prostoru organizacije.

19. ChatGPT

ChatGPT može pomoći zaposlenima da pripreme obrise sadržaja, sumiraju izveštaje, analiziraju podatke i sastave interne dokumente. Njegova raznovrsnost čini ga korisnim u različitim odeljenjima, od marketinga i istraživanja do razvoja softvera.

Informacije generisane veštačkom inteligencijom i dalje treba proveriti pre nego što se koriste u profesionalnim materijalima. Preduzeća takođe trebaju odgovarajuće postavke privatnosti kada rade sa poverljivim informacijama.

Prednosti: Pomoć u pisanju, istraživanju, analizi i pripremi dokumenata.

Nedostaci: Generisane informacije zahtevaju verifikaciju, a poverljivi podaci trebaju odgovarajuće kontrole privatnosti.

Cene: Dostupan je besplatan plan. ChatGPT Business Standard mesta počinju od 20$ po korisniku mesečno uz godišnje plaćanje.

Najbolje za: Marketinške timove, istraživače, analitičare i druge radnike znanja.

20. Notion AI

Notion AI dodaje veštačku inteligenciju podržano pisanje, sumiranje i pretraživanje u Notion-ov zajednički radni prostor. Timovi mogu preuzeti informacije iz svojih postojećih planova projekata, beleški sa sastanaka i internih dokumenata bez prelaska na drugu aplikaciju.

Njegova vrednost zavisi od kvaliteta materijala smeštenog u Notion-u, što čini doslednu dokumentaciju važnom za pouzdano preuzimanje informacija.

Prednosti: Sumiranje dokumenata, pristup znanju i podrška veštačke inteligencije unutar postojećeg radnog prostora.

Nedostaci: Organizovana baza znanja i odgovarajuća pretplata su potrebni za punu upotrebu njenih mogućnosti.

Izvor slike: Notion

Cene: Notion nudi besplatan plan sa ograničenim pristupom AI. Njegova poslovna pretplata uključuje proširene AI mogućnosti, sa cenama koje zavise od opcije plaćanja i regiona.

Najbolje za: Timove koji upravljaju internom dokumentacijom i deljenim znanjem u Notion-u.

Kako odabrati aplikaciju za produktivnost u oblaku

Počnite sa zadacima koji uzimaju najviše vremena vašem timu. Preduzeće koje se bavi ugovorima i izveštajima može zahtevati kancelarijski paket sa pouzdanom kompatibilnošću dokumenata, dok agencija koja upravlja nekoliko klijentskih projekata može imati više koristi od specijalizovanog softvera za upravljanje zadacima.

Proverite svoje postojeće pretplate pre nego što dodate nove aplikacije. Na primer, Google Workspace i Microsoft 365 već uključuju uređivanje dokumenata, skladištenje i video konferencije. Možda vam ne treba odvojeni alat za svaku aktivnost.

Troškovi treba da se procene širom tima, uključujući skladištenje, funkcije administracije i pristup za spoljni saradnike. Takođe pregledajte dozvole za sigurnost i deljenje, posebno kada zaposleni rade sa poverljivim dokumentima.

Pre nego što se obavežete na platformu, testirajte je sa pravim projektom. Uključite zaposlene koji će je redovno koristiti i vidite koliko lako mogu pronaći informacije, završiti zadatke i raditi zajedno.

Zaključak

Aplikacije za produktivnost u oblaku pomažu timovima da upravljaju dokumentima, projektima, komunikacijom i drugim svakodnevnim aktivnostima. Odabir pravih alata počinje razumevanjem potreba vašeg tima i korišćenjem softvera koji već imate.

Nekoliko dobro odabranih alata može obezbediti sve što timu treba bez dodavanja nepotrebne složenosti ili dodatnih pretplata.