PDF radni tokovi bez Adobe-a: Sve što možete da uradite u ONLYOFFICE-u

Svi smo imali taj trenutak. PDF stigne u vaš inbox i treba da promenite samo jednu stvar. Datum. Ime. Jednu jedinu kutiju koju treba označiti. Ali fajl se ne pomera. Tako da ga štampate, nešto napišete na njemu, skenirate nazad i šaljete email kao da je 2004. godina. Ili krenete u potragu za alatom, a prvi pristojan koji pronađete traži vašu kreditnu karticu pre nego što vam dozvoli da uradite išta.

Pokazaćemo vam kako da preskočite ceo taj ritual. Možete da vodite čitav svoj PDF radni tok unutar ONLYOFFICE-a, uključujući uređivanje, anotacije, obrasce, saradnju i bezbednost, bez potrebe za specijalizovanom PDF pretplatom.

Frustracija PDF-ova koju većina timova poznaje

PDF-ovi tiho upravljaju radnim svetom. Ugovori, fakture, izveštaji, dokumenti o politici, papirologija za zapošljavanje – ako treba da izgleda isto na svakom ekranu i da ostane na mestu, to je PDF. Format je osmišljen da bude fiksiran, što je divno, sve dok ne dođe popodne kada treba da promenite nešto.

Većina timova se susreće sa istim poteškoćama:

• Ne možete ga urediti. PDF stigne, a nema očiglednog načina da se ispravi jedna greška.
• Povratak obrazaca je haos. Pošaljete obrazac i dobijete natrag neusklađen paket skenova, fotografija sa telefona i “da li je ovo prava verzija?” emailova.
• Recenziranje postaje neusaglašeno. Nekoliko ljudi treba da komentariše jedan dokument, i nekako završite sa pet kopija i email prepiskom od četrdeset poruka.

Svaka od tih stvari tiho troši vreme i stvara konfuziju. Dobra vest: sve to može da se dešava na jednom mestu.

Šta je ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE je kancelarijski paket otvorenog koda koji obuhvata dokumente, tabele, prezentacije i PDF-ove, sve pod jednim krovom. PDF Uređivač je deo ONLYOFFICE Docs, tako da ne postoji poseban aplikacija koju treba otvoriti ili učiti. Ista ta mesta gde biste napisali dokument ili izgradili tabelu takođe otvaraju, uređuju i kreiraju PDF-ove.

Radi bilo gde da se nalazite kada se taj nezgodan PDF pojavi: na radnoj površini (Windows, Linux, macOS), u pretraživaču, i na mobilnom.

Uredite PDF-ove direktno

Prva stvar koju ljudi pretpostavljaju da je nedostupna sa PDF-om ispostavlja se kao najkorisnija: uređivanje sadržaja samog dokumenta.

Sa ONLYOFFICE-om, možete:

• Promeniti tekst direktno, kao što je ispravka greške, ažuriranje cifre, ili preformulisanje rečenice
• Dodati, zameniti i promeniti veličinu slika
• Prilagoditi formatiranje poput fontova, veličina i poravnanja
• Uključiti hiperveze

Dakle, kada se ugovor pojavi sa pogrešnim datumom ili adresom, jednostavno ga sami ispravite. Nema potrebe za nezgodnim emailom “da li biste mogli da pošaljete ponovo?”

Anotirajte i recenzirajte

Povratne informacije o PDF-ovima često još uvek putuju email-om: “priložene beleške,” drugi dokument, još jedan alat. Možete preskočiti sve to.

Direktno unutar PDF-a, možete:

• Ostaviti komentare, lepljive beleške i oznake
• Istaknuti, podvući ili precrtati tekst
• Crtati oblike i slobodne oznake
• Odgovarati na komentare i rešavati teme

Budući da se diskusija nalazi odmah pored onoga o čemu se radi, ništa neće biti izgubljeno. I sve ostaje netaknuto kada delite ili eksportujete fajl.

Kreirajte, popunite i prikupite obrasce

Obrasci su deo PDF posla koji štedi najviše vremena. U suštini postoje tri posla ovde: kreiranje obrasca, njegovo popunjavanje i prikupljanje odgovora.

Kreiranje obrasca. Imate tri načina da počnete:

1. Počnite od postojećeg .docx dokumenta
2. Uzmite gotovu šablonsku formu iz ONLYOFFICE biblioteke
3. Kreirajte od nule

Zatim dodajte potrebna polja, npr. tekstualna polja, padajuće liste, kombinovane kutije, radio dugmadi, čekboksove, potpise, itd. Označite obavezna polja, i dodajte formatiranje poput maske datuma kako bi svi unosili datume na isti način.

Popunjavanje obrasca. Ovo je lak deo: otvorite obrazac, popunite polja, sačuvajte i pošaljite.

Prikupljanje odgovora. Umesto da šaljete obrazac email-om i dobijete gomilu skenova, možete ga podeliti kroz sobe za popunjavanje obrazaca u ONLYOFFICE DocSpace-u i prikupiti svaku popunjenu kopiju na jednom mestu. Takođe možete dodeliti uloge, tako da svaka sekcija dopre do prave osobe. To je korisno kada je jedan deo potreban zaposlenom da ga popuni, a drugi zahteva da menadžer odobri.

Upravljanje stranicama

Mala funkcija koja obezbeđuje mnogo: upravljanje stranicama. U panelu stranica, možete:

• Promeniti redosled stranica prevlačenjem na željeno mesto
• Izbrisati stranice koje vam nisu potrebne
• Okrenuti stranice kako biste spasili bočno skeniran dokument
• Uključiti stranice iz drugog PDF-a

Dakle, kada predlog stigne sa njegovim sekcijama u kreativnom redosledu i slučajnom praznom stranicom, možete ga urediti sami – nema potrebe da uznemiravate onoga ko ga je poslao.

Saradnja u realnom vremenu

Sve što je prethodno navedeno radi kada ste sami. Takođe odlično funkcioniše kao tim.

• Podelite PDF direktno iz ONLYOFFICE-a sa dozvolama za gledanje ili komentarisanje
• Dozvolite nekoliko recenzenata da označe isti dokument u isto vreme
• Vidite ko je šta rekao, i kada
• Izvezite jednu čistu, konačnu verziju kada se prašina slegne

Nema više trčanja za “najnovijom” kopijom kroz inbox.

OCR za skenirane PDF-ove

Ponekad je skenirani PDF zapravo samo fotografija teksta. Odabir ne donosi ništa, a prepisivanje ručno nije nikome zabavno.

ONLYOFFICE vam omogućava da povežete AI asistenta, a funkcija koja stvarno donosi vrednost za PDF-ove je OCR (optičko prepoznavanje karaktera). OCR čita stranicu i pretvara tu sliku u tekst koji možete odabrati, pretražiti i uređivati.

Nekoliko brzih stvari koje treba znati:

• Za PDF-ove, OCR funkcioniše kroz AI dodatak, tako da povezujete model koji se bavi vizuelnom analizom.
• Dodatak je besplatan. U zavisnosti od izbora provajdera AI-a, taj provajder može naplatiti korišćenje.

Bezbednost

Ako radite u finansijama, pravnoj oblasti, ljudskim resursima ili zdravstvenoj zaštiti, ovaj deo je najvažniji.

Prava redakcija. Crtanje crnog pravougaonika preko teksta samo ga skriva od pogleda — reči se i dalje nalaze u fajlu, spremne za svakoga ko je dovoljno radoznao da ih kopira. Prava redaktura uklanja sadržaj zauvek. ONLYOFFICE Redact alat tačno to i radi. Možete:

• Označiti tekst ručno
• Pretraživati i redigovati specifične reči ili fraze širom celog dokumenta
• Ukloniti cele stranice ili opsege stranica

Jednom kada ga primenite, informacije su nestale. Ne mogu se povratiti, kopirati ili izvući nazad.

Zaštita lozinkom. Možete zaštititi osetljiv PDF lozinkom pre nego što uopšte napusti vaše ruke.

Samostalno hosting i usklađenost. ONLYOFFICE može biti samostalno hostovan, što znači da vaši dokumenti ostaju na vašoj infrastrukturi bez treće strane uključene. To je tačno ono što želite kada upravljate regulisanim podacima pod GDPR-om ili HIPAA-om. Ukratko: vi odlučujete ko vidi šta i gde vaši podaci žive.

Pogledajte naš besplatan webinar sa uključenom demonstracijom da saznate više:

Koga to koristi?

Jedan paket obavlja iznenađujući broj svakodnevnih poslova širom cele organizacije:

• Finansije uređuju PDF-ove faktura i popunjavaju i vraćaju obrasce dobavljača.
• Ljudski resursi kreiraju i šalju obrasce za zapošljavanje i politiku, a zatim ih sve prikupljaju na jednom urednom mestu.
• Pravni anotiraju ugovore, prikupljaju potpise i obezbeđuju osetljive fajlove sa redigovanjem i lozinkama.
• Prodaja osvežava predloge i prezentacije sačuvane kao PDF-ovi, nekoliko minuta pre poziva sa klijentom.
• Operacije organizuju višestrane procedure u red.

Probajte sami

Evo brzog pregleda: uređivanje, anotiranje, kreiranje i prikupljanje obrazaca, upravljanje stranicama, saradnja i obezbeđivanje vaših fajlova. Sve na jednom mestu, i sve bez specijalizovane pretplate.

Najbolji način da to razumete je da probate. ONLYOFFICE je besplatan za probu i radi na radnoj površini, u vašem pretraživaču i na mobilnim uređajima. Otvorite svoje PDF-ove i stavite sve to na posao. Možda ćete se iznenaditi koliko starog štampanja, pisanja i skeniranja možete ostaviti zauvek iza sebe.

ZAPOČNI ONLINE         PREUZMI DESKTOP APLIKACIJU

Bonus: Ovog leta dobijate besplatan pristup našem 3-nedeljnom kursu o kreiranju i radu sa PDF obrascima. Najbolji učesnici će imati priliku da sarađuju sa nama i zarađuju novac. Počinje 17. avgusta. Ne propustite! Registrujte se sada