Kako odbojkaški klub iz Hamburga održava svoje timove usklađenim uz pomoć ONLYOFFICE-a

Vođenje sportskog kluba zahteva više od zviždaljke i dobre usluge. Iza svake utakmice, treninga i ugovora sa sponzorima krije se brdo papirologije, a neko mora sve to da organizuje. Za odbojkaški sektor Niendorfer TSV u Hamburgu, u Nemačkoj, ONLYOFFICE Docs i Nextcloud olakšavaju taj posao. Pogledajmo kako je ovaj klub, koji vodi ekipa volontera, prešao iz haosa e-mailova u glatku, saradničku interakciju u realnom vremenu.

Upoznajte Niendorfer TSV

Niendorfer TSV je deo sportskog života Hamburga od 1919. godine. To je više od jednog veka okupljanja ljudi radi kretanja, takmičenja i zabave. Samo odbojkaški sektor okuplja oko 200 članova raspoređenih u deset timova.

Foto od Çağlar Oskay na Unsplash

Klub funkcioniše na osnovu volonterizma, i ima toplu, poznatu atmosferu. Ljudi se poznaju, pomažu jedni drugima i pridružuju se gde god mogu. Ali taj prijateljski, praktični duh donosi i konkretan izazov: kako održati toliki broj ljudi i toliko informacija u redu bez velikog IT tima iza sebe?

Izazov: previše verzija datoteka, premalo reda

Pre nego što je uveden ONLYOFFICE, najveća glavobolja kluba bila je saradnja. Datoteke su se slale napred-nazad putem e-maila između volontera. Verovatno možete pogoditi šta se desilo nakon toga. Datoteke su se množile, verzije su se sukobljavale, a svi su postavljali isto pitanje: “Čekaj, ko ima najnoviju?”

Pored toga, klub je imao nekoliko jasnih prioriteta koji su pretraživanje boljeg alata učinili specifičnijim:

• Privatnost podataka na prvom mestu. Kao sportski klub, čuvanje podataka članova na sopstvenoj infrastrukturi je veoma važno. Čuvanje osetljivih informacija na američkoj cloud usluzi jednostavno nije odgovaralo tom principu, posebno imajući na umu GDPR.
• Mobilni pristup za volonteru. Mnogi volonteri rade pretežno sa svojih telefona, pa je svako rešenje moralo da bude podjednako udobno na malom ekranu.
• Pouzdana kompatibilnost sa Microsoft Office-om. Klub redovno razmenjuje datoteke sa drugim klubovima, udruženjima i sponzorima, pa su dokumenti morali da se otvore i izgledaju ispravno svaki put.

Ono što su zapravo želeli bilo je jednostavno: pravo simultano uređivanje, bez haosa.

Zašto je ONLYOFFICE pobedio

Klub je prvi put otkrio ONLYOFFICE kroz opcije za kancelariju ugrađene direktno u Nextcloud, koji su već koristili za odbojkaški sektor. Kada tražite način za zajedničko uređivanje dokumenata unutar Nextcloud-a, ONLYOFFICE Docs odmah se ističe, pa je to bilo prirodno mesto za početak.

Međutim, nisu se zaustavili na prvoj opciji. Na stolu su bile dve realistične alternative: Google Drive i Collabora. Google je brzo odbačen. Američka cloud usluga bila je u sukobu sa opredeljenjem kluba da čuva podatke članova na sopstvenim serverima. To je ostavilo dva samostalno hostovana kandidata: Collabora i ONLYOFFICE.

ONLYOFFICE je pobedio iz nekoliko jasnih razloga:

• Odlična kompatibilnost sa Microsoft Office-om, tako da su datoteke deljene sa sponzorima i drugim klubovima uvek izgledale onako kako bi trebale.
• Moderan, poznat interfejs. Većina volontera već poznaje izgled Word-a i Excel-a, što je značilo praktično bez krivulje učenja.
• Čista integracija sa Nextcloud-om koja je sve činila povezanim radnim prostorom.

Za organizaciju koju vode volonteri, ta kombinacija se pokazala najproduktivnijom do sada.

Kako klub koristi ONLYOFFICE svakog dana

Jednom kada je ONLYOFFICE bio uveden, stari ping-pong e-mailova je nestao. Sada volonteri otvaraju dokument i rade na njemu zajedno, u realnom vremenu.

Evo kako to izgleda u praksi:

• Izveštaji sa sastanaka pišu se i pregledaju zajednički, tako da uvek postoji jedna jasna, ažurirana verzija.
• Spiskovi timova ostaju ažurirani bez beskrajnih e-mail lanaca.
• Materijali i koncepti za sponzore rade se zajednički, držeći sve na istoj strani.
• Prezentacije u PPTX se brzo i jednostavno prave, spremne za deljenje.
• Treninzi se kreiraju u saradnji sa različitim trenerima, tako da svako doprinosi istom planu.

Rezultat je zajednički, organizovan prostor gde je prava datoteka uvek prava datoteka, bez potrebe za nagađanjem.

Postavka koja jednostavno funkcioniše

Mislili biste da je samostalno hostovanje složeno, ali klub je otkrio da je to prijatno jednostavno.

Oni pokreću ONLYOFFICE Docs na svom Hetzner serveru, sakrivenom iza Caddy obrnutog proksija, i povezuju ga sa Nextcloud-om koristeći zvaničnu integracionu aplikaciju. Kada je Document Server dostupan preko HTTPS-a, integracija praktično samostalno funkcioniše.

Klub održava i ONLYOFFICE Docs i Nextcloud na najnovijem izdanju, a ažuriranja su bila glatka tokom celog perioda. Nema drastičnih promena, nema iznenađenja, samo pouzdan softver koji obavlja svoj posao.