Kako je ONLYOFFICE osnažio Tehnički univerzitet Liaoning da poboljša saradnju na dokumentima

Tehnički univerzitet Liaoning je integrisao ONLYOFFICE Docs kako bi digitalizovao i poboljšao protok dokumenata: izradu ugovora, zajedničko uređivanje i praćenje verzija unutar svoje poslovno-finansijske platforme. Idemo dublje u detalje.

O Tehničkom univerzitetu Liaoning

Tehnički univerzitet Liaoning, osnovan 1949. godine, je prioritetni univerzitet u provinciji Liaoning. Na univerzitetu studira više od 40.000 studenata, a zapošljava 2.000 nastavnika. Izvrsan je u oblasti inženjeringa i ima više nacionalnih istraživačkih platformi u oblasti energije, hitne sigurnosti i geospatialnog merenja.

Izazov: timski rad i prebivalište podataka

Kako je univerzitet unapređivao informatizaciju na kampusu, suočio se sa nekoliko ključnih izazova u postojećim kancelarijskim praksama:

• Protokol deljenja dokumenata oslanjao se na offline kopiranje i alate za poruke, što je ometalo efikasnost timskog rada.
• Praćenje promena i kontrola verzija bila su nedosledna, što je dovodilo do haotičnih verzija dokumenata.
• Kampus platforma nije imala online pregled i uređivanje, što je zahtevalo od korisnika da više puta preuzimaju i ponovo otpremaju fajlove.
• Javne usluge u oblaku su podizale zabrinutost zbog bezbednosti podataka i nisu mogle da ispune zahteve univerziteta za lokalnu implementaciju.

Rešenje: ONLYOFFICE Docs

Nakon procene nekoliko alternativa, univerzitet je utvrdio da su mnoge rešenja bila skupa, nisu imala opcije lokalne implementacije, nudila su ograničenu integraciju, imala lošu kompatibilnost sa formatima dokumenata i nisu podržavala napredne funkcije saradnje.

Univerzitet je izabrao ONLYOFFICE Docs uglavnom iz sledećih razloga:

• Kompatibilnost sa Microsoft Office formatima omogućava korisnicima da zadrže svoje postojeće navike rada sa dokumentima.
• Open-source arhitektura omogućava besprekornu integraciju sa sistemima upravljanja kampusom, oblacima za skladištenje i obrazovnim platformama.
• Uređivanje u realnom vremenu, kontrole pristupa i uređivanje PDF-ova pokrivaju svakodnevne potrebe.
• Lokalna implementacija za potpunu kontrolu podataka i bezbednost.



Rezultati: efikasan i bezbedan protok

Integracijom ONLYOFFICE Docs u upravljanje ugovorima, univerzitet je spojio sisteme nabavke, finansija i imovine—povećavajući efikasnost obrade ugovora od početka do kraja. Omogućava im:

• Pregled i uređivanje ugovora direktno u pregledaču bez preuzimanja ili otpremanja.
• Saradnju u realnom vremenu i praćenje istorije verzija.
• Rad u integrisanom okruženju za saradnju na dokumentima online.

Pored svoje funkcionalnosti, ONLYOFFICE se usklađuje sa strogim zahtevima univerziteta za bezbednost podataka i usklađenost:

• Lokalno skladištenje čuva sve osetljive podatke lokalno, uključujući ugovore, sprečavajući da podaci dođu do javnih oblaka.
• Kontrole pristupa zasnovane na rolama dodeljuju diferencirani pristup (pregled, uređivanje, komentarisanje) prema poziciji.
• Potpuni revizijski tragovi svih akcija pomažu univerzitetu da se uskladi sa pravilnicima o bezbednosti informacije na kampusu, internim revizijama i upravljanju evidencijama.

Toplo preporučujemo ONLYOFFICE drugim obrazovnim institucijama i partnerima. Lokalna implementacija obezbeđuje bezbednost podataka i usklađenost. Korisnički interfejs se besprekorno integriše sa našim sistemima. 

Funkcije poput uređivanja u realnom vremenu, istorije verzija i kontrole pristupa podržavaju scenarije poput administrativnog rada, podučavanja, i upravljanja ugovorima, čineći ovo rešenje pogodnim za obrazovne i partnerske organizacije.