Kako SCIP unapređuje saradnju i kontinuirano poboljšanje uz ONLYOFFICE Docs i Nextcloud

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), kompanija posvećena registraciji i upravljanju domenima, kao i pružanju hosting usluga, integriše ONLYOFFICE Docs u svoje Nextcloud okruženje kako bi unapredila saradnju među timovima. Pročitajte ovaj blog post i saznajte kako ONLYOFFICE Docs pravi razliku u radnim procesima kompanije.

O SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) je kompanija koja se bavi registracijom i upravljanjem domenima, kao i pružanjem dodatnih usluga, poput web hostinga i internet konekcije. Njen glavni cilj je da obezbedi bezbedno, agilno i pouzdano upravljanje životnim ciklusom domena, uz alate koji klijentima i partnerima olakšavaju rad i upravljanje digitalnom infrastrukturom.

Tim kompanije čini oko 50 zaposlenih koji rade u oblastima tehničke podrške, operacija, administracije, usklađenosti sa propisima, proizvoda i razvoja. Istorija kompanije počela je pre više od jedne decenije, sa idejom da se ponudi transparentnija i efikasnija usluga na tržištu domena, uz poseban fokus na automatizaciju, bezbednost i personalizovanu podršku.

Ključni izazov za multidisciplinarni tim

U kompaniji SCIP glavni izazov bio je objedinjavanje toka rada sa dokumentima u bezbednom, privatnom i centralizovanom okruženju. Zaposleni su želeli da:

• Eliminišu decentralizaciju fajlova;
• Smanje upotrebu priloga u imejlovima;
• Omoguće istovremenu saradnju između različitih odeljenja na tehničkim, operativnim, pravnim i administrativnim dokumentima.

Kako bi odgovorili na ovaj izazov, kompanija je započela potragu za rešenjem koje bi zaposlenima omogućilo potpunu kontrolu nad podacima, rad na sopstvenim serverima i strogo poštovanje regulatornih zahteva okruženja za registraciju domena.

Rešenja poput Google Workspace-a i Microsoft 365 bila su razmatrana, ali su odbačena uglavnom iz sledećih razloga:

• Potreba za suverenitetom podataka i kontrolom, što je ključno u domenskom sektoru;
• Interni zahtevi za samostalnim upravljanjem, prilagođavanjem i radom u okviru sopstvene infrastrukture;
• Troškovi i ograničenja povezana sa okruženjima kojima u potpunosti upravljaju treće strane.

ONLYOFFICE Docs i Nextcloud kombinacija

Tokom potrage za idealnim rešenjem, zaposleni u kompaniji SCIP su otkrili ONLYOFFICE Docs i Nextcloud kroz open-source zajednicu i preporuke iz tehnološkog sektora. Kombinacija ova dva alata pružila im je upravo ono što im je bilo potrebno: naprednu saradnju, uređivanje u realnom vremenu, samostalno upravljanje, integraciju sa postojećim okruženjem i fleksibilnost.

Kao autoritet za registraciju domena, SCIP mora da poštuje stroge zahteve u vezi sa bezbednošću, revizijom, sledljivošću i zaštitom podataka. Pored toga, kompanija prati najbolje ICANN prakse, interne standarde sajber-bezbednosti i kontrole pristupa zasnovane na ulogama. Mogućnost da Nextcloud i ONLYOFFICE Docs rade unutar sopstvene infrastrukture i primenjuju detaljne bezbednosne politike bila je još jedan važan faktor za SCIP.

Efikasna saradnja i upravljanje dokumentima

Trenutno SCIP timovi koriste kombinaciju ONLYOFFICE Docs i Nextcloud-a za sledeće zadatke:

• Izradu i ažuriranje operativnih dokumenata, tehničkih priručnika i internih procedura.
• Saradnju na ugovorima, regulatornoj komunikaciji i sporazumima sa trećim stranama i korporativnim klijentima.
• Upravljanje dokumentacijom u administrativnim i finansijskim sektorima.
• Koordinaciju internih projekata putem deljenih foldera i kontrole verzija.

Integracija ONLYOFFICE Docs u Nextcloud dovela je do povećane efikasnosti saradnje, veće bezbednosti i sledljivosti, kao i smanjenja broja imejl priloga i dupliranih verzija dokumenata.

Trenutni status projekta i planovi za budućnost

Projekat se trenutno nalazi u fazi funkcionalnog proširenja. Kompanija je obučila sve zaposlene i migrira važnu dokumentaciju u novo okruženje. Glavni izazovi bili su početni otpor prema promenama i potreba za prilagođavanjem naprednih dozvola, ali su oba problema postepeno rešena.

U budućnosti, SCIP planira da integriše automatizovane tokove rada i šablone povezane sa procesima registracije i verifikacije.

Juan Riera Pol, direktor tehnologije (CTO):

Za organizacije kojima su potrebni potpuna kontrola nad podacima, moderna saradnja i usklađenost sa bezbednosnim standardima, kombinacija ONLYOFFICE + Nextcloud je veoma preporučljiva. U našem slučaju, pokazala se kao robusno i fleksibilno rešenje koje je u potpunosti usklađeno sa potrebama industrije registracije domena.