Opština Garrel: Kako moderna zajednica digitalizuje tokove rada uz ONLYOFFICE Docs

Modernizacija infrastrukture i pojednostavljenje radnih procesa predstavljaju ključne izazove za javne uprave. Opština Garrel, zajednica u okrugu Klopenburg u Donjoj Saksoniji, Nemačka, na impresivan način pokazuje kako ova transformacija može biti uspešna. Integracijom ONLYOFFICE Docs u svoje Nextcloud okruženje, opština je napravila odlučujući korak ka digitalnijem i fleksibilnijem načinu rada.

Potraga za pouzdanim kancelarijskim rešenjem

Opština Garrel, sa oko 15.000 stanovnika i približno 120 zaposlenih raspoređenih u različitim odeljenjima, posvećena je kontinuiranoj modernizaciji svojih radnih procesa. Centralni deo tog napora bilo je pronalaženje pouzdanog rešenja koje omogućava efikasno otvaranje i uređivanje dokumenata unutar Nextcloud okruženja. Poseban fokus bio je na omogućavanju fleksibilnog vođenja beleški, nezavisno od lokacije.

Kroz istraživanje na Google-u i YouTube-u, administracija je otkrila ONLYOFFICE Docs. Odluka o uvođenju ovog kancelarijskog paketa zasnivala se na više faktora. Budući da su zaposleni već bili upoznati sa Microsoft Office-om, sličan korisnički interfejs ONLYOFFICE-a značajno je olakšao prelazak. Time su smanjene potrebe za obukom i obezbeđeno visoko prihvatanje rešenja među zaposlenima.

Fleksibilna saradnja

Trenutno, opština Garrel prvenstveno koristi ONLYOFFICE Docs u kombinaciji sa Nextcloud-om za kreiranje i uređivanje dokumenata sa bilo koje lokacije. Integracija je opisana kao brza i jednostavna, a sistem od samog početka radi pouzdano.

Funkcija saradnje u realnom vremenu pokazala se kao posebno korisna. Više osoba može istovremeno raditi na istom dokumentu, pri čemu su izmene svakog pojedinačnog urednika jasno prikazane pomoću praćenja u različitim bojama. Ovo je značajno pojednostavilo i ubrzalo saradnju na projektima.

Zaposleni danas često koriste iPad uređaje kao digitalne beležnice tokom sastanaka i seminara. Beleške se direktno čuvaju u Nextcloud-u i mogu se odmah dalje obrađivati na radnim stanicama, bez potrebe za papirom ili ručnim prepisivanjem. Ovakav pristup učinio je tokove rada znatno digitalnijim i efikasnijim.

Ostvareni ciljevi i planovi za budućnost

Glavni cilj opštine bio je implementacija jednostavnog kancelarijskog rešenja koje omogućava uređivanje dokumenata bez lokalnih instalacija ili skupih pojedinačnih licenci. Ovaj cilj je uspešno ostvaren kombinacijom Nextcloud-a i ONLYOFFICE-a. Dugoročno, administracija teži da postane još nezavisnija od tradicionalnih, lokalno instaliranih kancelarijskih paketa.

Pozitivno iskustvo podstaklo je opštinu da proširi korišćenje ONLYOFFICE-a i na druge oblasti. Posebno se ističe planirana buduća integracija sa rešenjem za mejl server, koja bi dodatno unapredila fleksibilnu saradnju na dokumentima i predstavlja značajnu prednost za celu organizaciju.

Preporuka za druge organizacije

Na osnovu svog pozitivnog iskustva, opština Garrel daje jasnu preporuku za ONLYOFFICE. Organizacije koje traže jednostavno, pouzdano i lokacijski nezavisno rešenje za uređivanje digitalnih dokumenata nalaze se u dobroj poziciji sa ONLYOFFICE-om. Besprekorno uklapanje u postojeće sisteme kao što je Nextcloud, kao i visok nivo jednostavnosti korišćenja, čine ga idealnim izborom za modernizaciju radnih procesa u javnom sektoru i šire.