Kako je designermakersCIO unapredio saradnju i upravljanje pomoću ONLYOFFICE DocSpace

Dobrotvorna organizacija designermakersCIO iz Velike Britanije mora da balansira između uticaja i racionalnog poslovanja. Tu na scenu stupa ONLYOFFICE DocSpace. Pročitajte ovu priču da biste saznali zašto su izabrali ONLYOFFICE, kako ga koriste svakog dana i koje merljive koristi su primetili – od jače bezbednosti dokumenata i jednostavnije saradnje do smanjenog administrativnog opterećenja i bržeg donošenja odluka.

O designermakersCIO i designermakers21

designermakersCIO je dobrotvorna organizacija sa sedištem u Disu, Norfolk, Velika Britanija, čija je misija da promoviše zanat kao vitalni izraz ljudske kreativnosti. Sledeće vrednosti usmeravaju svaki program i odluku: integritet, inkluzivnost, izvrsnost i zajedništvo.

Njihov dom je centar designermakers21 koji privlači posetioce iz celog regiona da uče od rezidentnih zanatlija, prate javne demonstracije i razgledaju (ili kupe) širok spektar visokokvalitetnih rukotvorina. Organizacija obezbeđuje:

• umetničke ateljee, galerije i radionice za zajednicu stvaralaca;
• radionice i javne događaje otvorenog tipa za razvoj tradicionalnih i savremenih zanatskih veština;
• obrazovne programe osmišljene da inspirišu kreativnost širom Istočne Anglije i šire.

Dobrotvorni ciljevi organizacije fokusirani su na promociju, unapređenje i razvoj obrazovanja u umetnosti i zanatima kroz praktično učenje. Pošto su poverenici zaduženi za nadgledanje upravljanja i operacija, pouzdana digitalna saradnja je ključna za praćenje projekata i usklađenosti.

Izazov: bezbedan, zajednički rad bez dodatnog opterećenja

Pre nego što su usvojili ONLYOFFICE, designermakersCIO se suočavao sa poznatim izazovom za neprofitne organizacije: kako deliti, uređivati i odobravati dokumente među poverenicima bez stalnih lanaca mejlova, zabune oko verzija ili bezbednosnih rizika. Želeli su:

• neproprietarni, kolaborativni kancelarijski paket;
• jake bezbednosne garancije za pravno osetljive dokumente čuvane onlajn;
• jednostavan pristup za poverenike bez potrebe za slanjem velikih mejl priloga;
• način za saradnju na nacrtima, komentarisanje i praćenje izmena;
• mogućnost vraćanja na stariju verziju ako se potkrade greška.

Sa ograničenom administrativnom podrškom, svaki alat koji bi usvojili morao je biti jednostavan za učenje i lak za održavanje, a da istovremeno podržava ceo životni ciklus dokumenata.

Jedan od poverenika znao je za ONLYOFFICE DocSpace i preporučio ga je kao rešenje koje odgovara potrebama organizacije. Tokom procene, security bezbednost je bila presudan faktor. Skladištenje dokumenata o usklađenosti i upravljanju onlajn zahtevalo je jasne i kredibilne odgovore o zaštiti podataka i kontroli pristupa. ONLYOFFICE je obezbedio garancije koje su im bile potrebne, uz poznato i bogato uređivačko iskustvo namenjeno saradnji.

ONLYOFFICE DocSpace u svakodnevnoj upotrebi

designermakersCIO centralizuje dokumente poverenika u ONLYOFFICE DocSpace kako bi svaki član odbora mogao da pristupi najnovijim verzijama bez pretraživanja mejlova. Ova jednostavna promena uklonila je glavni izvor frustracija.

Evo kako poverenici sarađuju unutar DocSpace-a:

• Centralizovano skladištenje materijala odbora. Poverenici čuvaju ključne dokumente poput politika, zapisnika, planova i fajlova o usklađenosti u deljenim prostorijama. Svi znaju gde da pronađu najnoviju verziju.
• Zajedničko kreiranje nacrta. Istovremeno uređuju nacrte dokumenata, koriste praćenje izmena i dodaju komentare na sadržaj i stil. Ovo ubrzava razvoj politika, aplikacija za finansiranje, komunikacija i dokumenata za sastanke.
• Ciljano deljenje putem bezbednih linkova. Kada dokument treba pregled, poverenik može da podeli link umesto da šalje fajl. Ovo smanjuje opterećenje mejla i osigurava da svi vide istu verziju.
• Istorija verzija i vraćanje unazad. Ako se napravi greška, mogu se vratiti na stariju verziju. Ovo timu daje sigurnost da slobodno sarađuje bez straha od gubitka rada.
• Pristup bez administrativnih barijera. Pošto nemaju sekretara ili plaćenu administraciju, svaki poverenik može sam da pronađe, pregleda i ažurira dokumente kada je potrebno, što omogućava da projekti napreduju između sastanaka.

Rezultat: manje vremena potrošenog na upravljanje fajlovima i više vremena posvećenog pružanju vrednosti zanatlijama i zajednici.

Marco Rayment, poverenik, blagajnik:

ONLYOFFICE je otvorio svet mogućnosti za odbor poverenika; zajedničko uređivanje nam je omogućilo da kreiramo ključne dokumente bez potrebe za sastancima uživo. Možemo bezbedno da delimo dokumente o usklađenosti, a dokumenta za sastanke dostupna su svim poverenicima unapred. Sada imamo više vremena da se posvetimo stvarima koje su zaista važne.