Kako zajednički uređivati PDF forme u ONLYOFFICE-u: jednostavan vodič

Ako želite da saznate kako da uređujete PDF obrasce u saradnji sa drugim ljudima u realnom vremenu, došli ste na pravo mesto. U ovom vodiču, naučićete kako da kreirate PDF obrasce i lako ih zajednički uređujete koristeći ONLYOFFICE paket.

Šta vam je potrebno da biste počeli

Najlakši način da počnete sa ONLYOFFICE PDF obrascima je da kreirate besplatan ONLYOFFICE DocSpace nalog i dobijete pristup personalizovanoj platformi za upravljanje dokumentima u cloudu. Ako želite veću sigurnost i ako vam privatnost vaših podataka puno znači, možete postaviti DocSpace na vašem Linux ili Windows serveru:

POČNITE ONLINE       ISPROBAJTE LOKALNO

Alternativno, možete zajednički uređivati PDF forme unutar platforme koju već koristite ako integrišete ONLYOFFICE Docs. Trenutno postoji više od 40 dostupnih integracija, kao što su Nextcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence, Odoo i drugi. Možete dobiti gotov konektor za vašu platformu sa naše veb stranice ili integrisati ONLYOFFICE paket putem API-ja ili WOPI ako još nema integracione aplikacije.

Sada hajde da prođemo kroz proces online saradnje i otkrijemo kako da zajednički uređujemo PDF obrasce na primeru ONLYOFFICE DocSpace.

Korak 1. Napravite PDF obrazac

Pošto je ONLYOFFICE DocSpace platforma za saradnju zasnovana na sobama, prvo treba da kreirate sobu u kojoj ćete raditi na vašim PDF obrascima i pozvati druge korisnike za zajednički rad. Da to uradite, idite u odeljak Sobe i kliknite na + ikonu u gornjem levom uglu.

Nakon toga, potrebno je da izaberete željeni tip sobe. Za saradničke svrhe, idealan tip sobe za saradnju. Da biste napravili jednu, unesite njen naziv, dodajte oznaku ili sliku ako je potrebno i kliknite na Kreiraj.

Kada vaša soba za saradnju bude kreirana, vreme je da napravite PDF obrazac. Možete ili otpremiti datoteku sa svog uređaja ili kreirati novu ako kliknete na + ikonu u gornjem levom uglu i odaberete PDF obrazac. Ako se odlučite za drugu opciju, biće vam ponuđeno da kreirate novi prazan PDF obrazac, da jedan od već postojećih DOCX datoteka pretvorite u obrazac ili da odaberete obrazac iz biblioteke koja je već dostupna.

ONLYOFFICE biblioteka sadrži brojne već gotove PDF šablone za razne poslovne svrhe, od pravnih ugovora i sporazuma do CV-eva i lista zadataka. Ako vam se dopada jedan od dostupnih šablona, kliknite desnim tasterom miša na njega i izaberite Kreiraj iz kontekstualnog menija.

Bez obzira koju opciju izaberete da biste kreirali svoj PDF obrazac, moraćete da unesete njegovo ime i kliknete na dugme Kreiraj. Čestitamo! Upravo ste kreirali svoj prvi PDF obrazac i možete preći na sledeći korak.

Korak 2. Pozovite druge da sarađuju s vama

Sada kada je vaš PDF obrazac spreman, potrebno je da pozovete druge ljude u svoju saradničku sobu. Kada budu pozvani, vaši saradnici će imati pristup svim datotekama smeštenim u vašoj sobi i moći će da izvršavaju radnje u zavisnosti od svoje uloge.

Da biste pozvali nekoga, kliknite na ikonu tri tačke u gornjem levom uglu i odaberite Pozovi kontakte iz kontekstualnog menija. U novom prozoru možete ili pozvati ljude putem linka za samostalnu autorizaciju ili ih pozvati ručno tako što ćete uneti njihovo ime (ako već pripadaju vašem DocSpace-u) ili imejl ako se još nisu registrovali.

U oba slučaja, neophodno je definisati ulogu za svaku pozvanu osobu. U DocSpace-u postoji mnogo uloga:

• Menadžeri soba mogu upravljati svojim sobama, pozivati nove korisnike i dodeljivati uloge;
• Kreatori sadržaja mogu da kreiraju i uređuju kancelarijske fajlove, ali nemaju pristup upravljanju korisnicima i podešavanjima;
• Urednici mogu obavljati sve operacije uređivanja u već postojećim datotekama, ali ne mogu kreirati nove.
• Gledaoci mogu samo da pregledaju dokumente.

Imajte na umu da su neke uloge dostupne na plaćenoj osnovi. Da biste saznali više o DocSpace ulogama, pogledajte ovaj vodič.

Nakon što pozovete sve potrebne osobe i definišete njihove dozvole pristupa, možete započeti proces zajedničkog uređivanja.

Korak 3. Uredite svoj PDF obrazac

Sa ONLYOFFICE PDF Editor-om, možete uređivati svoj PDF obrazac kao jednostavni tekstualni dokument. Možete koristiti razne alate za uređivanje i stilizovanje kako biste vaš obrazac prilagodili prema svojim željama. Možete primeniti različite fontove i promeniti njihovu veličinu, birati iz stilskih unapred postavljenih opcija, umetnuti tabele, slike, oblike i druge objekte, konfigurirati margine, dodati sadržaje i unakrsne reference, i još mnogo toga.

Važno je napomenuti, da ONLYOFFICE alat za kreiranje obrazacaomogućava rad sa različitim tipovima polja. Kada radite na svom obrascu, možete birati između sledećih tipova dostupnih na kartici Obrasci:

• Tekstualna polja;
• Kombinovane kutije;
• Drop-down liste;
• Čekboksovi;
• Radio dugmad;
• Slike;
• Email adrese;
• Brojevi telefona;
• Datum i vreme;
• ZIP kodovi;
• Kreditne kartice;
• Složena polja;
• Polja za potpis.

Svako polje ima neka svojstva, poput Placeholder ili Tip, koja su osmišljena da olakšaju popunjavanje naših gotovih obrazaca. Još jedna korisna funkcija je mogućnost dodeljivanja uloga primaoca. To znači da možete specificirati ko treba da popuni ovo ili ono polje u vašim PDF obrascima. Svaka uloga primaoca je označena bojom, tako da korisnici mogu vizuelno identifikovati sva polja koja treba da popune.

Korak 4. Koristite ONLYOFFICE kolaborativne funkcije

Kada uređujete svoj obrazac sa drugim ljudima, možete koristiti razne funkcije saradnje dostupne na kartici Saradnja kako biste olakšali proces zajedničkog uređivanja. Evo šta možete da uradite u ONLYOFFICE:

1. Prebacite se između dva režima zajedničkog uređivanja. Možete zajednički autorisati forme online u realnom vremenu koristeći Brzi režim, koji prikazuje sve promene odmah nakon što su napravljene, ili raditi privatno u Strogoj režimu i učiniti svoje izmene vidljivim drugima nakon što kliknete na dugme Sačuvaj.

2. Ostavite i upravljajte komentarima. Kada sarađujete, možete ostaviti komentare da biste razgovarali o nečemu i spomenuti druge korisnike u komentarima koristeći @. Takođe možete upravljati komentarima, sortirati ih ili brisati.

3. Komunicirajte sa drugim koautorima. Komunikacija je kamen temeljac uspešne saradnje, tako da ONLYOFFICE omogućava da razgovarate sa svojim timskim članovima direktno u vašem obrascu razmenjujući tekstualne poruke u integrisanom četu. Pored toga, možete omogućiti Jitsi ili Rainbow ekstenzije za videokonferencije u realnom vremenu.

4. Pratite promene u stvarnom vremenu. Sa funkcijom Praćenje izmena, možete pregledati promene koje su napravili drugi saradnici. Prihvatite ili odbijte njihove promene pojedinačno ili sve odjednom.

5. Upravljajte svim verzijama vašeg PDF-a. Uz funkciju Istorija verzija, možete lako proveriti ko je kreirao svaku verziju datoteke i kada je to urađeno. Ako je potrebno, možete povratiti jednu od prethodnih verzija.

Korak 5. Pošaljite svoj obrazac u prostoriju za popunjavanje obrazaca

Sada kada je vaš PDF obrazac spreman, možete ga kopirati u jednu od soba za popunjavanje obrazaca u vašem DocSpace-u. Ova vrsta prostorije olakšava rad sa obrascima koji se mogu popunjavati. Takve prostorije omogućavaju korisnicima da otpremaju ili kopiraju PDF obrasce i šalju ih na dovršavanje. Kada radite sa obrascima u prostorijama za popunjavanje, možete samo popuniti polja i poslati dovršeni obrazac na analizu. Svi rezultati i prikupljeni odgovori automatski se sastavljaju u zasebnoj tabeli. Ova funkcija je korisna za organizovanje i upravljanje zadacima baziranim na obrascima.

Da biste kopirali svoj obrazac u prostoriju za popunjavanje obrazaca, samo treba da kliknete na dugme Podeli za popunjavanje u gornjem desnom uglu. Videćete dve dostupne opcije:

• Sakupljanje podataka putem obrazaca vam omogućava da kreirate novu prostoriju za popunjavanje obrazaca ili da izaberete onu koja već postoji;
• Ispunjavanje na osnovu uloge odnosi se na Virtuelne sobe za podatke (VDR) i mogućnost popunjavanja PDF obrazaca prema korisničkim ulogama.

Izaberite potrebnu opciju, i vaš PDF obrazac će postati dostupan u odgovarajućoj prostoriji, omogućavajući vam da organizujete proces popunjavanja obrasca na način koji želite.

Da biste saznali više o sobama za popunjavanje formi u ONLYOFFICE DocSpace i kako one funkcionišu, molimo vas da pročitate ovaj članak na našem blogu.

Kako zajednički uređivati PDF forme u drugim integracijama

ONLYOFFICE DocSpace nije jedini način da se sarađuje na PDF obrascima. Ako imate ONLYOFFICE Docs instancu povezanu sa poslovnom platformom preko odgovarajućeg konektora, možete to učiniti, ali na malo drugačiji način.

Da biste započeli proces saradnje, potrebno je samo da kreirate PDF obrazac i podelite ga s drugim ljudima koristeći podešavanja deljenja platforme. Na primer, ONLYOFFICE Docs i ownCloud integracija omogućava vam da kreirate prazan PDF obrazac ili otvorite DOCX datoteku i pretvorite je u PDF obrazac. Kada se PDF obrazac kreira, možete ga zajednički uređivati u stvarnom vremenu s drugim korisnicima ownCloud-a koristeći kolaborativne funkcije koje pruža ONLYOFFICE editor.

Saradnja na PDF obrascima u ONLYOFFICE DocSpace-u

Kreirajte sigurno mesto za dokumente sa ONLYOFFICE DocSpace-om i lako zajednički uređujte PDF obrasce i druge kancelarijske datoteke sa svojim timom ili kolegama u realnom vremenu:

KREIRAJ BESPLATAN NALOG