Como a ONLYOFFICE capacitou a Universidade Técnica de Liaoning a melhorar a colaboração em documentos

A Universidade Técnica de Liaoning integrou o ONLYOFFICE Docs para digitalizar e agilizar o fluxo de trabalho de documentos: redação de contratos, edição colaborativa e rastreamento de versões dentro de sua plataforma de negócios e finanças. Vamos entrar em mais detalhes.

Sobre a Universidade Técnica de Liaoning

A Universidade Técnica de Liaoning, fundada em 1949, é uma universidade prioritária na província de Liaoning. A universidade matricula mais de 40.000 alunos e emprega 2.000 docentes. Ela se destaca em engenharia e abriga várias plataformas de pesquisa de nível nacional em energia, segurança de emergência e levantamento geoespacial.

O desafio: trabalho em equipe e residência de dados

À medida que a universidade impulsionava a informatização do campus, enfrentou vários desafios principais com as práticas de escritório existentes:

• O fluxo de compartilhamento de documentos dependia de cópias offline e ferramentas de mensagens, dificultando a eficiência do trabalho em equipe.
• O rastreamento de alterações e o controle de versões eram inconsistentes, causando versões caóticas de documentos.
• A plataforma do campus carecia de pré-visualização e edição online, exigindo que os usuários baixassem e re-enviaram arquivos repetidamente.
• Os serviços de nuvem pública levantaram preocupações sobre segurança de dados e não poderiam atender aos requisitos de implantação on-premises da universidade.

A solução: ONLYOFFICE Docs

Após avaliar várias alternativas, a universidade constatou que muitas soluções eram caras, careciam de opções de implantação on-premises, ofereciam integração limitada, tinham compatibilidade ruim com formatos de documentos e não suportavam recursos avançados de colaboração.

A universidade escolheu ONLYOFFICE Docs principalmente pelas seguintes razões:

• A compatibilidade com o formato do Microsoft Office permite que os usuários mantenham seus hábitos existentes de documentos.
• A arquitetura de código aberto possibilita uma integração perfeita com sistemas de gerenciamento de campus, armazenamento em nuvem e plataformas de ensino.
• A edição colaborativa em tempo real, os controles de acesso e a edição de PDF atendem às necessidades diárias.
• Implantação on-premises para controle total de dados e segurança.

Os resultados: workflow efetivo e seguro

Integrando o ONLYOFFICE Docs na gestão de contratos, a universidade combinou sistemas de compras, finanças e ativos—aprimorando o processamento de contratos de ponta a ponta. Isso permite que eles:

• Visualizem e editem contratos diretamente no navegador, sem downloads ou uploads.
• Colaborem em tempo real e rastreiem o histórico de versões.
• Trabalhem em um ambiente integrado de colaboração de documentos online.

Além de sua funcionalidade, o ONLYOFFICE alinha-se com os rigorosos requisitos de segurança de dados e conformidade da universidade:

• O armazenamento on-premises retém todos os dados sensíveis localmente, incluindo contratos, impedindo que os dados cheguem a nuvens públicas.
• Controles de acesso baseados em função atribuem acesso diferenciado (visualização, edição, comentários) por posição.
• Rastreios completos de todas as ações ajudam a universidade a cumprir com as regras de segurança da informação do campus, auditoria interna e gerenciamento de registros.

Recomendamos fortemente o ONLYOFFICE para outras instituições de ensino e parceiros. A implantação on-premises assegura segurança de dados e conformidade. A interface amigável integra-se perfeitamente aos nossos sistemas.

Recursos como edição colaborativa em tempo real, histórico de versões e controle de permissões suportam cenários como trabalho administrativo, ensino, e gestão de contratos, tornando esta solução adequada para instituições de ensino e organizações parceiras.