Como a designermakersCIO simplificou a colaboração e a governança com o ONLYOFFICE DocSpace

A organização beneficente designermakersCIO, do Reino Unido, precisa equilibrar impacto com operações enxutas. É aí que entra o ONLYOFFICE DocSpace. Leia esta história para descobrir por que eles escolheram o ONLYOFFICE, como o utilizam no dia a dia e os benefícios mensuráveis ​​que observaram – desde maior segurança de documentos e colaboração facilitada até redução da carga administrativa e tomada de decisões mais rápida.

Sobre designermakersCIO e designermakers21

designermakersCIO é uma instituição de caridade com sede em Diss, Norfolk, Reino Unido, cuja missão é defender o artesanato como uma expressão vital da criatividade humana. Os seguintes valores norteiam todos os programas e decisões: integridade, inclusão, excelência e comunidade.

Seu lar é o centro designermakers21, que atrai visitantes de toda a região para aprender com artesãos residentes, assistir a demonstrações públicas e conferir (ou comprar) uma ampla gama de trabalhos artesanais de alta qualidade. A instituição facilita:

• estúdios de artistas, galerias e espaços de oficinas para uma comunidade de criadores;
• oficinas e eventos de acesso aberto que desenvolvem habilidades artesanais tradicionais e contemporâneas;
• oportunidades educacionais projetadas para inspirar a criatividade em East Anglia e além.

Os objetivos beneficentes da organização concentram-se em promover, aprimorar e avançar a educação em artes e ofícios por meio do aprendizado prático. Com curadores supervisionando a governança e as operações, a colaboração digital confiável é essencial para manter os projetos e a conformidade em dia.

O desafio: trabalho seguro e colaborativo sem custos adicionais

Antes de adotar o ONLYOFFICE, a designermakersCIO enfrentava um desafio comum entre organizações sem fins lucrativos: como compartilhar, editar e aprovar documentos entre os administradores sem constantes trocas de e-mails, confusão de versões ou riscos de segurança. Eles queriam:

• um pacote de escritório colaborativo e não proprietário;
• fortes garantias de segurança para documentos legalmente sensíveis armazenados online;
• acesso simplificado para administradores sem a necessidade de enviar anexos grandes por e-mail;
• uma maneira de colaborar em rascunhos, comentar e acompanhar alterações;
• a capacidade de reverter edições caso ocorra um erro.

Com suporte administrativo limitado, qualquer ferramenta adotada precisava ser simples de aprender e de fácil manutenção, além de oferecer suporte ao ciclo de vida completo do documento.

Um dos curadores sabia sobre ONLYOFFICE DocSpace e recomendou-o como adequado às necessidades da instituição de caridade. Durante a avaliação, security foi o fator decisivo. Armazenar documentos de conformidade e governança online exigia respostas claras e confiáveis ​​sobre proteção de dados e controle de acesso. O ONLYOFFICE forneceu as garantias necessárias, além de oferecer uma experiência de edição familiar e rica em recursos, desenvolvida para colaboração.

ONLYOFFICE DocSpace no uso diário

O designermakersCIO centraliza os documentos dos administradores no ONLYOFFICE DocSpace para que todos os membros do conselho possam acessar as versões mais recentes sem precisar vasculhar e-mails. Essa simples mudança eliminou uma grande fonte de atrito.

Veja como os administradores trabalham juntos no DocSpace:

• Armazenamento centralizado para materiais do conselho. Os conselheiros mantêm documentos essenciais, como políticas, atas, planos e arquivos de conformidade, em salas compartilhadas. Todos sabem onde encontrar a versão mais recente.
• Redação colaborativa. Eles coeditam rascunhos de documentos em tempo real, usam alterações rastreadas e adicionam comentários sobre conteúdo e sintaxe. Isso acelera o desenvolvimento de políticas, solicitações de financiamento, comunicações e documentos de reuniões.
• Atenção direcionada com links seguros. Quando um documento precisa ser revisado, um conselheiro pode compartilhar um link em vez de anexar um arquivo. Isso reduz a desorganização da caixa de entrada e garante que todos visualizem a mesma versão.
• Histórico de versões e reversão. Se ocorrer um erro, eles podem reverter para uma versão anterior. Isso dá à equipe a confiança para colaborar livremente, sem o medo de perder trabalho.
• Acesso sem gargalos administrativos. Como não há secretária ou administrador pago, cada conselheiro pode se autoatender, encontrando, revisando e atualizando documentos quando necessário, o que mantém os projetos em andamento entre as reuniões.

O resultado: menos tempo gasto gerenciando arquivos e mais tempo focado em entregar valor aos criadores e à comunidade.

Marco Rayment, Administrador, Tesoureiro:

O ONLYOFFICE abriu um mundo de possibilidades para o Conselho de Curadores; a edição colaborativa nos permitiu elaborar documentos essenciais sem a necessidade de reuniões presenciais. Podemos compartilhar documentos de conformidade com segurança e todos os Curadores podem acessar os documentos pré-reunião antes das reuniões. Agora temos mais tempo para nos concentrar nas coisas que realmente importam.