designermakersCIOがONLYOFFICE DocSpaceでコラボレーションとガバナンスを効率化した方法

イギリスのチャリティ団体designermakersCIOは、インパクトと効率的な運営のバランスを取る必要があります。そこで役立つのがONLYOFFICE DocSpaceです。この記事では、なぜこの団体がONLYOFFICEを選んだのか、日々どのように活用しているのか、そして文書セキュリティの強化やコラボレーションの容易化、事務負担の軽減、意思決定の迅速化といった実際の効果をご紹介します。

designermakersCIOとdesignermakers21について

designermakersCIOは、イギリスのノーフォーク州Dissに拠点を置くチャリティ団体で、人間の創造性の重要な表現としてのクラフトを推進することを使命としています。あらゆるプログラムや意思決定は、誠実さ、包括性、卓越性、そしてコミュニティという価値観に基づいています。

彼らの拠点はdesignermakers21センターで、地域全体から訪れる人々が、入居アーティストから学び、公開デモンストレーションを見学し、幅広い高品質のクラフト作品を鑑賞・購入できます。チャリティ団体は次のような活動を支えています:

• アーティストのスタジオ、ギャラリー、ワークショップスペースを提供し、コミュニティの作り手を支援
• 伝統的・現代的なクラフトスキルを育むワークショップや公開イベントを開催
• イーストアングリア全域およびその先で創造性を刺激する教育の機会を提供

団体の慈善目的は、実践的な学びを通じて芸術やクラフトの教育を推進・向上・発展させることにあります。理事がガバナンスと運営を監督しており、プロジェクトやコンプライアンスを円滑に進めるために、信頼できるデジタルコラボレーションが不可欠です。

課題: 余計な負担をかけずに安全で協働的な作業を実現

ONLYOFFICEを導入する前、designermakersCIOは多くの非営利団体が抱える課題に直面していました。それは、理事間でメールのやり取りやバージョン管理の混乱、セキュリティリスクなしに文書を共有・編集・承認する方法です。求めていたのは次のようなものでした:

• 非プロプライエタリで協働的に使えるオフィススイート
• オンラインで保存される法的に重要な文書に対する強力なセキュリティ保証
• 大きな添付ファイルを送らずに理事が簡単にアクセスできる仕組み
• 下書きへの共同編集、コメント、変更履歴の追跡
• 誤りがあった場合に編集を元に戻す機能

限られた事務サポートの中で導入するツールは、学習が容易で、保守負担が少なく、文書ライフサイクル全体をサポートできる必要がありました。

ある理事がONLYOFFICE DocSpaceを紹介し、団体のニーズに合っていると提案しました。評価の際、セキュリティが決め手となりました。コンプライアンスやガバナンス文書をオンラインで保存するには、データ保護やアクセス制御に関する明確で信頼できる回答が必要でした。ONLYOFFICEは必要な保証を提供すると同時に、コラボレーションに最適化された使いやすく高機能な編集環境を提供しました。

日常業務でのONLYOFFICE DocSpace活用

designermakersCIOは理事向け文書をONLYOFFICE DocSpaceに一元化し、理事全員が最新のバージョンにアクセスできるようにしました。このシンプルな変化によって大きな負担が解消されました。

理事たちはDocSpace内で次のように協働しています:

• 理事会資料の一元管理。 方針、議事録、計画、コンプライアンス関連文書を共有ルームに保存し、全員が最新バージョンを確認できます。
• 共同編集。 下書きをリアルタイムで共同編集し、変更履歴を追跡し、コメントを追加。政策策定、助成金申請、広報、会議資料の作成がスピードアップしました。
• 安全なリンク共有。 文書をレビューに回す際はファイル添付ではなくリンクを共有。受信箱の煩雑さを減らし、全員が同じバージョンを閲覧可能です。
• バージョン履歴と復元。 誤りがあれば以前のバージョンに戻せるため、安心して自由にコラボレーションできます。
• 事務局に依存しないアクセス。 秘書や有給スタッフがいないため、各理事が自ら必要な文書を探し、レビューし、更新できます。これにより会議の合間もプロジェクトが進みます。

結果として、ファイル管理に費やす時間が減り、作り手やコミュニティへの価値提供により多くの時間を割けるようになりました。

Marco Rayment（理事・会計担当）:

ONLYOFFICEは理事会に多くの可能性を開いてくれました。共同編集のおかげで、対面会議を開かずとも重要な文書を作成できるようになりました。コンプライアンス文書を安全に共有でき、会議前に理事全員が資料にアクセス可能です。今では本当に重要なことに集中する時間が増えました。