Accessibilità e modifica dei documenti: cosa significa l’Atto Europeo sull’Accessibilità per il software e come ONLYOFFICE lo sta affrontando

I requisiti di accessibilità per i prodotti digitali stanno diventando sempre più importanti in tutta Europa. Per le organizzazioni che scelgono il software, l’accessibilità non è più semplicemente una funzione aggiuntiva del prodotto: può far parte dei requisiti di approvvigionamento, delle politiche istituzionali e, a seconda del prodotto o servizio in questione, di veri obblighi legali.

Per il software di modifica dei documenti, la questione è particolarmente complessa. Una suite di produttività si usa per molto più che inserire testo. Gli utenti navigano tra barre degli strumenti e menu, lavorano con tabelle e fogli di calcolo, creano presentazioni, compilano moduli, modificano PDF, collaborano con i colleghi e passano continuamente tra tipi di contenuto diversi. Una barriera di accessibilità in uno solo di questi flussi di lavoro può impedire a qualcuno di portare a termine un compito altrimenti ordinario.

Nell’ambito del suo lavoro continuo sull’accessibilità, ONLYOFFICE sta preparando una Dichiarazione di Conformità all’Accessibilità che descrive le funzioni di accessibilità già disponibili nei suoi editor, le aree in cui il supporto è ancora in espansione e l’approccio dell’azienda alla valutazione formale della conformità. Il documento vuole dare un quadro più chiaro agli utenti e alle organizzazioni che valutano ONLYOFFICE, in particolare a chi ha requisiti di accessibilità specifici.

Cos’è l’Atto Europeo sull’Accessibilità?

L’Atto Europeo sull’Accessibilità (EAA) è la Direttiva (UE) 2019/882, adottata per stabilire requisiti comuni di accessibilità per determinati prodotti e servizi nell’Unione Europea.

La Direttiva copre una gamma definita di prodotti e servizi: hardware informatico di consumo e sistemi operativi, e-book e software dedicato, servizi di e-commerce, servizi bancari al consumo e alcuni servizi di comunicazione elettronica e di trasporto. I requisiti si applicano dal 28 giugno 2025 ai prodotti e servizi che rientrano nel suo ambito.

Lo scopo della normativa va oltre la semplice richiesta che i singoli elementi dell’interfaccia siano accessibili. Mira a ridurre le barriere create da requisiti di accessibilità diversi tra gli Stati membri dell’UE, e a migliorare l’accessibilità di prodotti e servizi per le persone con disabilità.

Se un determinato prodotto software o una sua implementazione rientri davvero nell’ambito dell’EAA dipende dal prodotto, dal servizio, dall’operatore economico e dal caso d’uso specifico. Questo è particolarmente rilevante per software come gli editor da ufficio e di documenti, che possono essere offerti in modi diversi e come parte di servizi diversi.

Per questo le organizzazioni dovrebbero valutare i propri requisiti legali e di approvvigionamento, invece di trattare la presenza di una dichiarazione di accessibilità come prova, di per sé, di conformità legale.

EAA, EN 301 549 e WCAG: qual è la differenza?

Questi termini vengono spesso usati insieme, ma non sono intercambiabili. L’EAA è legislazione europea: stabilisce i requisiti di accessibilità per i prodotti e servizi coperti dalla Direttiva.

EN 301 549 è uno standard tecnico europeo che copre i requisiti di accessibilità per i prodotti e servizi ICT. L’attuale versione armonizzata, EN 301 549 v3.2.1, si basa in larga parte sulle WCAG 2.1, ma include anche requisiti che non fanno parte delle WCAG.

Le WCAG, o Linee Guida per l’Accessibilità dei Contenuti Web, sono un insieme di linee guida sviluppate dal W3C. Le WCAG 2.1 organizzano i requisiti di accessibilità attorno a quattro principi: contenuti e interfacce devono essere percepibili, operabili, comprensibili e robusti.

Questa distinzione conta quando si valuta un software. Soddisfare i singoli criteri WCAG non significa automaticamente che un prodotto abbia dimostrato la conformità a tutti i requisiti applicabili di EN 301 549. Allo stesso modo, pubblicare un elenco di funzioni di accessibilità non equivale a completare un audit formale di accessibilità.

Un processo di conformità utile deve quindi individuare i requisiti applicabili, testare i flussi di lavoro effettivi del prodotto e documentare i risultati.

Perché gli editor di documenti sono una sfida particolare per l’accessibilità

Una suite per ufficio moderna è di fatto una raccolta di applicazioni complesse. Prendiamo un editor di documenti. Un utente potrebbe dover navigare tra intestazioni, tabelle, commenti, link, note a piè di pagina, immagini e altri oggetti. Un foglio di calcolo aggiunge una griglia bidimensionale, formule, grafici, filtri e strutture dati. Un editor di presentazioni introduce diapositive, oggetti, animazioni e note del relatore.

I PDF presentano un altro insieme di sfide, soprattutto quando gli utenti devono annotare documenti, navigare tra le pagine, compilare moduli o lavorare con contenuti scansionati.

Questo significa che l’accessibilità non si può valutare controllando solo se un prodotto ha una “modalità ad alto contrasto” o se un pulsante specifico si può raggiungere da tastiera. Va considerato l’intero flusso di lavoro.

Quali funzioni di accessibilità sono già disponibili in ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE offre già diversi meccanismi pensati per rendere i suoi editor più adattabili a utenti diversi.

Per l’accessibilità visiva, gli editor offrono preimpostazioni di ingrandimento dal 50% al 500%, oltre a opzioni per adattare l’area di modifica alla larghezza della pagina o dello schermo. Gli utenti possono anche nascondere elementi dell’interfaccia come barra degli strumenti, barra di stato e righelli, per ridurre la complessità visiva quando serve.

Gli editor offrono temi di interfaccia chiari e scuri, mentre gli elementi dei grafici possono usare motivi geometrici e altre distinzioni invece di affidarsi solo al colore.

La lingua è un’altra parte dell’accessibilità. ONLYOFFICE supporta oltre 25 lingue di interfaccia, e la lingua dell’interfaccia si può configurare indipendentemente dalla lingua del documento.

Gli editor supportano anche il testo da destra a sinistra e il testo bidirezionale, permettendo di lavorare con lingue come arabo, ebraico, persiano e urdu senza dover riorganizzare i propri contenuti attorno ai limiti di un’interfaccia pensata da sinistra a destra.

L’interazione da tastiera è supportata nelle parti principali degli editor, mentre il plugin di Input Vocale offre un’alternativa per inserire testo.

Su mobile, le funzioni di accessibilità includono il supporto a tecnologie come VoiceOver e Dynamic Type su iOS, e TalkBack su Android.

Queste funzioni, da sole, non stabiliscono la piena conformità a uno standard di accessibilità specifico. Sono singoli tasselli di un approccio più ampio all’accessibilità.

Dove serve ancora lavorare sull’accessibilità?

Una delle parti più importanti di una dichiarazione di accessibilità è documentare ciò che è ancora incompleto.

Per ONLYOFFICE, il supporto ai lettori di schermo resta un’area di sviluppo attivo. L’azienda sta lavorando a un supporto più ampio per NVDA e JAWS su Windows, e per VoiceOver su macOS, nell’editor di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e PDF.

L’accessibilità da tastiera è stata estesa. In particolare, l’editor PDF e le interfacce di compilazione moduli hanno al momento un’accessibilità da tastiera più limitata rispetto agli editor di documenti e fogli di calcolo. Altre aree allo studio includono opzioni di carattere compatibili con la dislessia e impostazioni per ridurre il movimento sullo schermo.

Essere espliciti su questi limiti conta molto per le organizzazioni che valutano il software. I requisiti di accessibilità possono variare parecchio da un utente all’altro, e una funzione sufficiente per un flusso di lavoro potrebbe non bastare per un altro.

Perché ONLYOFFICE sta preparando una valutazione formale della conformità

Il passo successivo è la valutazione formale. ONLYOFFICE sta lavorando a un audit di accessibilità di livello AA WCAG 2.1 per i suoi editor, e sta preparando un VPAT / Rapporto di Conformità all’Accessibilità per usi di approvvigionamento. Un rapporto formale dà un livello di informazione diverso rispetto a una dichiarazione generale di accessibilità.

Invece di dire semplicemente che un prodotto supporta la navigazione da tastiera o i lettori di schermo, un Rapporto di Conformità all’Accessibilità può esaminare i singoli criteri di accessibilità e indicare se sono supportati, parzialmente supportati, non supportati o non applicabili, secondo la metodologia di valutazione usata.

Per le organizzazioni, questo tipo di documentazione rende la valutazione dell’accessibilità molto più concreta. I team di approvvigionamento e IT possono confrontare requisiti specifici con il prodotto, invece di affidarsi a dichiarazioni generiche di accessibilità. Crea anche un obiettivo di sviluppo più chiaro per il team di prodotto.

L’accessibilità è un processo di sviluppo del prodotto

Un motivo per cui il lavoro sull’accessibilità può richiedere tempo in un software complesso per la produttività è che l’accessibilità va considerata ogni volta che il prodotto cambia.

Una nuova funzione dell’editor può introdurre nuove interazioni da tastiera. Una barra degli strumenti ridisegnata può influenzare la navigazione. Una nuova finestra di dialogo può richiedere informazioni aggiuntive per il lettore di schermo. Un nuovo flusso di lavoro PDF può creare nuove esigenze sui moduli e sulla gestione del focus.

L’accessibilità quindi non può essere trattata come una checklist da spuntare una volta sola a fine sviluppo. Deve far parte dell’intero ciclo di vita del prodotto: requisiti, design, implementazione, test, feedback e rilasci successivi.

Questo è anche il motivo per cui il lavoro di conformità formale e il feedback degli utenti si completano a vicenda. Un audit offre una valutazione strutturata rispetto a criteri definiti, mentre gli utenti possono far emergere barriere pratiche che in uno scenario di test limitato potrebbero non risultare evidenti.

Cosa offre la Dichiarazione di Conformità all’Accessibilità

La nuova Dichiarazione di Conformità all’Accessibilità di ONLYOFFICE mette insieme tutti questi elementi.

Documenta le funzioni di accessibilità già disponibili, segnala i limiti noti, descrive le aree in sviluppo attivo e spiega l’approccio dell’azienda alla valutazione formale rispetto agli standard di accessibilità riconosciuti. Non si presenta volutamente come un’affermazione generica di piena conformità.

Per le organizzazioni con requisiti di accessibilità specifici, l’informazione più utile spesso non è se un prodotto ha un’etichetta di accessibilità, ma quali flussi di lavoro sono supportati, quali limiti restano e quali prove sono disponibili. È proprio questo lo scopo della dichiarazione.

Guardando avanti

Il lavoro sull’accessibilità in ONLYOFFICE continuerà oltre la pubblicazione di questo documento.

Le priorità includono un supporto più ampio ai lettori di schermo, un’estensione della navigazione da tastiera, ulteriori opzioni per utenti con esigenze cognitive e visive diverse, e una valutazione formale rispetto ai requisiti di accessibilità pertinenti.

L’obiettivo di fondo resta semplice: le persone dovrebbero poter creare, modificare, rivedere e collaborare sui documenti usando i metodi di interazione e le tecnologie assistive che funzionano meglio per loro.

Per un software usato ogni giorno in ambito educativo, aziendale, governativo e in tante altre organizzazioni, questo non è un dettaglio secondario. È parte di ciò che rende utilizzabile un ambiente di lavoro digitale fin dall’inizio.