20 migliori app di produttività basate su cloud per team

Gestire documenti, scadenze e comunicazione del team su più progetti può diventare rapidamente complicato. Le app di produttività basate su cloud aiutano a tenere tutto organizzato, dando ai colleghi accesso condiviso a file, compiti e conversazioni ovunque si trovino a lavorare.

Questa guida presenta 20 strumenti di produttività per l’editing di documenti, la gestione dei progetti, la comunicazione, la pianificazione e altro ancora. Ne esploriamo le funzioni principali, i prezzi, i vantaggi e i limiti, per aiutarti a trovare la soluzione giusta per il tuo team.

Cosa sono le app di produttività basate su cloud

Le app di produttività basate su cloud permettono di creare documenti, gestire compiti e condividere informazioni online. A differenza del software desktop tradizionale, che si basa soprattutto su file salvati in locale, questi strumenti rendono i contenuti condivisi accessibili da dispositivi diversi e permettono ai colleghi di lavorare insieme in tempo reale.

Vengono usate sia dai team in ufficio che da quelli da remoto, con funzioni che vanno dall’editing collaborativo e l’archiviazione dei file al monitoraggio dei progetti e alle riunioni online.

Tipi di app di produttività basate su cloud

Applicazioni diverse rispondono a esigenze diverse. La tabella qui sotto offre una panoramica delle categorie principali e degli strumenti trattati in questa guida.

Categoria	App
Suite per ufficio basate su cloud	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Gestione di progetti e compiti	Asana, Trello, ClickUp
Comunicazione del team	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Videoconferenza	Zoom, Google Meet, Webex
Archiviazione cloud	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Gestione del tempo	Toggl Track, Clockify, Calendly
Strumenti di produttività AI	ChatGPT, Notion AI

Suite per ufficio basate su cloud e collaborazione sui documenti

Le suite per ufficio basate su cloud permettono ai colleghi di creare e revisionare documenti insieme, con funzioni di editing condiviso, commenti e gestione dei file.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE offre un set completo di editor per documenti, fogli di calcolo, presentazioni, PDF e moduli compilabili, dando ai team tutto il necessario per lavorare con i file d’ufficio in un unico posto. Gli utenti possono modificare i documenti in tempo reale, lasciare commenti e tracciare le modifiche, il che rende la collaborazione più semplice e trasparente. Oltre agli strumenti di editing, ONLYOFFICE offre uno spazio di lavoro condiviso in cui i team possono organizzare i documenti in stanze e gestire i permessi di accesso in modo sicuro.

Il supporto ai formati Microsoft Office più diffusi rende semplice scambiare file con clienti, partner e altri interlocutori esterni, senza preoccuparsi della compatibilità. La World Food Travel Association, ad esempio, usa ONLYOFFICE per collaborare efficacemente attraverso fusi orari diversi e coinvolgere volontari nei propri progetti.

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Pro: editing collaborativo, compatibilità con i formati Office, permessi di condivisione flessibili, distribuzione cloud o self-hosted.

Contro: pianificazione dei progetti e messaggistica del team richiedono strumenti a parte.

Prezzi: il piano Cloud Startup è gratuito. Il piano Business è attualmente disponibile a $20 per amministratore al mese.

Ideale per: team che lavorano con documenti Office, e aziende che collaborano regolarmente con partner esterni.

2. Google Workspace

Google Workspace unisce Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive e Calendar in un unico ambiente connesso. Più colleghi possono modificare lo stesso documento, discutere le modifiche nei commenti e accedere sempre all’ultima versione, senza dover scambiare allegati via email.

Le applicazioni funzionano soprattutto nel browser, anche se i file complessi di Microsoft Office possono aver bisogno di aggiustamenti di formattazione quando vengono aperti negli editor Google.

Pro: collaborazione in tempo reale, condivisione file semplice e integrazione tra i servizi Google.

Contro: le funzioni avanzate dei fogli di calcolo e la formattazione complessa di Office possono non trasferirsi perfettamente tra le applicazioni.

Prezzi: Business Starter costa $7 per utente al mese con impegno annuale; Business Standard costa $14.

Ideale per: team che collaborano regolarmente sui documenti e usano già le app aziendali di Google.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 riunisce Word, Excel, PowerPoint e Outlook con servizi di archiviazione e collaborazione online. Le sue applicazioni desktop restano utili per fogli di calcolo dettagliati, documenti complessi e presentazioni che richiedono una formattazione precisa.

I dipendenti possono lavorare in locale o online e condividere file tramite i servizi cloud Microsoft. Le aziende dovrebbero valutare con attenzione gli abbonamenti disponibili, perché le applicazioni desktop, Teams e altri servizi non sono inclusi in ogni pacchetto.

Pro: applicazioni Office avanzate, editing desktop e online, servizi aziendali integrati.

Contro: diverse opzioni di abbonamento e più amministrazione richiesta per implementazioni più grandi.

Prezzi: Business Basic con Teams parte da $7 per utente al mese con fatturazione annuale. Business Standard, che include le app desktop Office, parte da $14.

Ideale per: aziende che già usano prodotti Microsoft e team che lavorano molto con documenti Office.

Gestione di progetti e compiti

Un gestore di compiti offre a tutti un quadro più chiaro delle proprie responsabilità, delle scadenze imminenti e dell’avanzamento dei progetti condivisi.

4. Asana

Asana aiuta i team a coordinare le assegnazioni tramite liste, bacheche, calendari e timeline. I compiti possono includere scadenze, commenti, allegati e dipendenze, il che facilita seguire lavori che coinvolgono più collaboratori.

I team di marketing e operazioni possono usare Asana per mantenere i progetti in movimento tra i vari reparti, con funzioni aggiuntive di reporting e gestione delle risorse disponibili nei piani più alti.

Pro: chiarezza su chi è responsabile di cosa, più visualizzazioni dei progetti e coordinamento tra i team.

Contro: la gestione del portafoglio e del carico di lavoro richiede abbonamenti più costosi.

Prezzi: il piano personale è gratuito fino a due utenti. Il piano Starter costa $10,99 per utente al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: team che gestiscono progetti con più collaboratori e fasi di approvazione.

5. Trello

Trello usa bacheche visive per organizzare il lavoro in liste e schede. Un team editoriale, per esempio, può spostare gli articoli da scrittura a editing e pubblicazione, con scadenze, checklist e file di supporto allegati a ciascuna scheda.

L’interfaccia è facile da imparare e funziona particolarmente bene per progetti con fasi ben definite. Orari e dipendenze dei compiti più complessi possono richiedere funzioni di gestione progetti più avanzate.

Pro: configurazione facile, bacheche personalizzabili e monitoraggio visivo dei progressi.

Contro: funzioni avanzate di pianificazione e reporting limitate rispetto a piattaforme di gestione progetti più complete.

Fonte immagine: Trello

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. Il piano Standard costa $5 per utente al mese con fatturazione annuale; il piano Premium costa $10.

Ideale per: piccoli team, calendari editoriali e flussi di lavoro di progetto semplici.

6. ClickUp

ClickUp combina la gestione dei compiti con documenti, dashboard, monitoraggio del tempo e automazione dei flussi di lavoro. Le agenzie possono usarlo per organizzare più progetti client, tenendo assegnazioni e materiali di supporto nello stesso spazio di lavoro.

I team possono personalizzare le visualizzazioni dei progetti e gli stati dei compiti, ma questa flessibilità richiede anche pianificazione. Uno spazio di lavoro troppo complicato può diventare difficile da mantenere man mano che si aggiungono persone e progetti.

Pro: flussi di lavoro personalizzabili, più visualizzazioni dei progetti e documenti integrati.

Contro: serve più configurazione rispetto a un’app di gestione compiti semplice.

Prezzi: è disponibile il piano Free Forever. Unlimited parte da $7 per utente al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: agenzie e team in crescita che gestiscono più progetti contemporaneamente.

Comunicazione del team

Le app di comunicazione del team offrono uno spazio condiviso per discussioni quotidiane, aggiornamenti sui progetti e domande veloci che non giustificano una riunione formale.

7. Slack

Slack tiene le conversazioni organizzate in canali dedicati a progetti, reparti o argomenti specifici. I dipendenti possono condividere file, scambiare messaggi e ricevere aggiornamenti dalle app aziendali collegate.

Le sue numerose integrazioni lo rendono comodo per i team che lavorano su piattaforme diverse. Tuttavia, decisioni importanti possono perdersi quando le discussioni sono sparse su troppi canali.

Pro: messaggistica organizzata, integrazioni con altri strumenti e collaborazione con partner esterni.

Contro: notifiche eccessive e lunghe catene di messaggi possono rendere più difficile seguire le informazioni.

Fonte immagine: Slack

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. Il piano Pro costa $7,25 per utente attivo al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: team da remoto e aziende che usano diverse app specializzate.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams unisce messaggistica, riunioni e condivisione file. I dipendenti che usano Microsoft 365 possono discutere i progetti in canali dedicati e aprire documenti Office condivisi direttamente dal proprio spazio di lavoro.

Teams è una scelta comoda per le organizzazioni già attive nell’ecosistema Microsoft. Man mano che i progetti aumentano, un’organizzazione coerente dei canali diventa importante per mantenere conversazioni e documenti facili da ritrovare.

Pro: messaggistica integrata, riunioni e collaborazione sui documenti.

Contro: conversazioni e file possono disperdersi tra chat e canali.

Prezzi: Teams Essentials parte da $4 per utente al mese con fatturazione annuale. Teams è incluso anche negli abbonamenti idonei di Microsoft 365.

Ideale per: organizzazioni che usano Microsoft 365 e team che combinano lavoro in ufficio e da remoto.

9. Mattermost

Mattermost offre messaggistica e condivisione file basate su canali, con la possibilità di far girare la piattaforma sull’infrastruttura di un’organizzazione.

La sua flessibilità di distribuzione attira i team di sviluppo e i reparti IT che hanno bisogno di più controllo sul proprio ambiente di comunicazione. Il self-hosting, però, richiede risorse tecniche per installazione, aggiornamenti e manutenzione.

Pro: hosting flessibile, comunicazione organizzata e supporto per flussi di lavoro tecnici.

Contro: le distribuzioni self-hosted richiedono amministrazione continua.

Prezzi: è disponibile una Team Edition gratuita e open source per il self-hosting. I piani Commercial Professional ed Enterprise richiedono un preventivo commerciale.

Ideale per: team di sviluppo, reparti IT e organizzazioni con esigenze specifiche di hosting.

Videoconferenza e riunioni online

Gli strumenti di videoconferenza si usano per tutto, dalle brevi chiamate di team a sessioni di formazione ed eventi virtuali. La durata delle riunioni, i limiti di partecipanti e la compatibilità con i calendari già in uso sono elementi da considerare prima di scegliere una piattaforma.

10. Zoom

Zoom supporta riunioni video, webinar e workshop virtuali. La condivisione dello schermo e le stanze secondarie permettono ai partecipanti di presentare informazioni, tenere discussioni più piccole e tornare poi alla riunione principale.

Zoom Workplace include anche funzioni di messaggistica e collaborazione. Le aziende che pianificano sessioni più lunghe dovrebbero considerare un piano a pagamento, dato che le riunioni di gruppo gratuite hanno un limite di tempo.

Pro: formati di riunione flessibili, stanze secondarie e condivisione dello schermo.

Contro: le riunioni di gruppo gratuite sono limitate a 40 minuti.

Fonte immagine: Zoom

Prezzi: Zoom Workplace Basic è gratuito. Il piano Pro è quotato $15,99 per utente al mese con fatturazione mensile.

Ideale per: riunioni con i clienti, formazione online e workshop virtuali.

11. Google Meet

Google Meet funziona con Google Calendar e le altre app di Workspace, rendendo facile pianificare riunioni e unirsi direttamente dal browser. I partecipanti possono condividere lo schermo e unirsi alle chiamate senza installare software desktop aggiuntivo.

La versione gratuita copre le riunioni di base, mentre la registrazione e altre funzioni avanzate sono disponibili con gli abbonamenti idonei a Google Workspace.

Pro: accesso via browser e integrazione con Google Calendar.

Contro: le riunioni di gruppo gratuite sono limitate a 60 minuti.

Prezzi: è disponibile una versione gratuita. Funzioni aziendali aggiuntive sono incluse nei piani idonei di Google Workspace, a partire da $7 per utente al mese con impegno annuale.

Ideale per: piccole imprese e team che usano già Google Workspace.

12. Webex

Webex, di Cisco, offre riunioni video, messaggistica e condivisione dello schermo. Le aziende con attrezzature per sale riunioni Cisco compatibili possono collegare i dipendenti in ufficio con i colleghi che partecipano da remoto.

La piattaforma copre anche esigenze di comunicazione più ampie, anche se i suoi diversi prodotti per riunioni e chiamate hanno opzioni di licenza separate.

Pro: supporto per riunioni ibride e integrazione con le attrezzature Cisco.

Contro: scegliere il piano giusto richiede di confrontare diversi prodotti per comunicazione e riunioni.

Prezzi: Webex Free supporta riunioni fino a 40 minuti. Webex Meet parte da $12 per utente al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: organizzazioni ibride e aziende che usano sistemi di collaborazione Cisco.

Archiviazione cloud e condivisione di file

L’archiviazione cloud mantiene documenti e altri file aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo. Quando confronti i vari servizi, considera come vengono sincronizzati i file, chi può accedervi e se l’archiviazione è già inclusa nel tuo software per ufficio.

13. Google Drive

Google Drive salva documenti, fogli di calcolo, immagini e altri file online. I dipendenti possono condividere cartelle, gestire i permessi di accesso e aprire i file compatibili direttamente in Google Workspace.

Gli abbonamenti aziendali offrono anche unità condivise, che permettono ai file di progetto di restare disponibili per il team invece di essere salvati solo nell’account di un singolo dipendente.

Pro: condivisione facile, editing collaborativo e archiviazione condivisa per il team.

Contro: l’archiviazione è condivisa tra i servizi Google, e i permessi di condivisione esterna richiedono attenzione.

Prezzi: gli account personali includono 15 GB di archiviazione gratuita. Workspace Business Starter fornisce 30 GB di archiviazione aggregata per utente a $7 per utente al mese con impegno annuale.

Ideale per: team che lavorano molto con documenti Google.

14. Dropbox

Dropbox sincronizza i file tra dispositivi e rende facile condividere materiali con colleghi o clienti. La sua applicazione desktop funziona con le normali cartelle, quindi i dipendenti possono continuare a gestire i file senza cambiare il modo in cui navigano di solito nel proprio computer.

Le agenzie creative possono usare Dropbox per scambiarsi grandi file di design e asset multimediali, anche se modificare documenti Office e gestire progetti complessi potrebbe richiedere applicazioni separate.

Pro: sincronizzazione tra dispositivi, condivisione file comoda e trasferimento di file di grandi dimensioni.

Contro: archiviazione gratuita limitata e meno funzioni di editing native rispetto alle suite per ufficio dedicate.

Prezzi: Dropbox Basic è gratuito con 2 GB di archiviazione. Standard costa $15 per utente al mese.

Ideale per: agenzie creative e aziende che scambiano regolarmente file di grandi dimensioni.

15. OneDrive

OneDrive integra l’archiviazione cloud con Windows e Microsoft 365. I dipendenti possono sincronizzare i file tra dispositivi, condividere documenti e aprire i file compatibili nelle applicazioni Office.

OneDrive viene usato di solito per i file associati ai singoli dipendenti, mentre SharePoint offre librerie di documenti condivise per reparti e team di progetto.

Pro: integrazione con Windows, sincronizzazione dei file e collaborazione su Office.

Contro: i team hanno bisogno di linee guida chiare per organizzare i file tra OneDrive e SharePoint.

Prezzi: OneDrive è incluso in Microsoft 365 Business Basic, a partire da $7 per utente al mese con fatturazione annuale, con 1 TB di archiviazione cloud per utente.

Ideale per: aziende che già usano Microsoft 365.

Gestione del tempo, programmazione e monitoraggio delle ore

Le app per la gestione del tempo aiutano le aziende a registrare le ore lavorate, controllare i costi di progetto e organizzare gli appuntamenti. Gli strumenti che seguono coprono due esigenze distinte: monitorare il tempo dedicato al lavoro, e trovare orari adatti per le riunioni.

16. Toggl Track

Toggl Track registra il tempo dedicato a compiti, progetti e incarichi per i clienti. I dipendenti possono avviare un timer o inserire manualmente le ore, mentre i report aiutano le aziende a controllare il lavoro fatturabile e a preparare stime di progetto più precise.

Pro: registrazione facile del tempo, report di progetto e monitoraggio del tempo fatturabile.

Contro: funzioni avanzate di reporting e gestione del team richiedono abbonamenti a pagamento.

Fonte immagine: Toggl Track

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. Il piano Starter costa $9 per utente al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: freelance, consulenti e agenzie che monitorano le ore fatturabili.

17. Clockify

Clockify combina il monitoraggio del tempo con fogli ore e report di progetto. I dipendenti registrano le proprie ore per singola attività, dando ai manager un quadro più chiaro di quanto tempo viene dedicato a ciascun incarico.

I piani a pagamento estendono queste funzioni con fatturazione, approvazione dei fogli ore e altre opzioni amministrative.

Pro: monitoraggio del tempo gratuito, fogli ore e report di progetto.

Contro: fatturazione e approvazione dei fogli ore richiedono piani a pagamento.

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. Il piano Basic parte da $3,99 per posto al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: piccole imprese e team che hanno bisogno di fogli ore dettagliati.

18. Calendly

Calendly elimina lo scambio di messaggi per fissare gli appuntamenti. Gli utenti condividono un link di prenotazione, e clienti o colleghi scelgono un orario in base alla loro disponibilità e ai calendari collegati.

Reclutatori, consulenti e team di vendita possono usarlo per organizzare colloqui, consulenze e demo di prodotto. Gli abbonamenti a pagamento aggiungono opzioni di pianificazione più avanzate per i team.

Pro: prenotazione automatizzata, integrazioni con i calendari e promemoria per le riunioni.

Contro: più tipi di eventi e pianificazione avanzata per il team richiedono un piano a pagamento.

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. Il piano Standard parte da $10 per posto al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: reclutatori, consulenti e team di vendita che organizzano appuntamenti frequenti.

Strumenti di produttività AI

Gli strumenti AI possono aiutare nella scrittura, nella ricerca e nel recupero di informazioni. Alcuni funzionano come assistenti autonomi, altri sfruttano i contenuti già salvati nello spazio di lavoro collaborativo di un’organizzazione.

19. ChatGPT

ChatGPT può aiutare i dipendenti a preparare scalette di contenuti, riassumere report, analizzare dati e redigere documenti interni. La sua gamma di capacità lo rende utile in diversi reparti, dal marketing alla ricerca fino allo sviluppo software.

Le informazioni generate dall’AI vanno comunque verificate prima di usarle in materiali professionali. Le aziende hanno anche bisogno di impostazioni di privacy adeguate quando lavorano con informazioni riservate.

Pro: assistenza per scrittura, ricerca, analisi e preparazione di documenti.

Contro: le informazioni generate vanno verificate, e i dati riservati richiedono controlli di privacy adeguati.

Prezzi: è disponibile un piano gratuito. I posti per ChatGPT Business Standard partono da $20 per utente al mese con fatturazione annuale.

Ideale per: team di marketing, ricercatori, analisti e altri lavoratori della conoscenza.

20. Notion AI

Notion AI aggiunge scrittura assistita dall’AI, riassunti e ricerca allo spazio di lavoro collaborativo di Notion. I team possono recuperare informazioni dai propri piani di progetto, appunti di riunione e documentazione interna già esistenti, senza passare a un’altra applicazione.

Il suo valore dipende dalla qualità del materiale salvato in Notion, quindi una documentazione coerente conta molto per ottenere risultati affidabili.

Pro: riassunto di documenti, recupero della conoscenza e assistenza AI dentro uno spazio di lavoro già esistente.

Contro: serve una base di conoscenza organizzata e un abbonamento idoneo per sfruttarne appieno le capacità.

Fonte immagine: Notion

Prezzi: Notion offre un piano gratuito con accesso limitato all’AI. L’abbonamento Business include capacità AI più ampie, con prezzi che variano in base all’opzione di fatturazione e alla regione.

Ideale per: team che gestiscono documentazione interna e conoscenza condivisa in Notion.

Come scegliere un’app di produttività basata su cloud

Parti dai compiti a cui il tuo team dedica più tempo. Un’azienda che gestisce contratti e report potrebbe aver bisogno di una suite per ufficio con una compatibilità documentale affidabile, mentre un’agenzia che segue più progetti client potrebbe trarre più beneficio da un software di gestione compiti dedicato.

Controlla gli abbonamenti che hai già prima di aggiungere nuove applicazioni. Google Workspace e Microsoft 365, per esempio, includono già editing di documenti, archiviazione e videoconferenze. Potresti non aver bisogno di uno strumento a parte per ogni attività.

I costi vanno valutati su tutto il team, inclusi archiviazione, funzioni amministrative e accesso per collaboratori esterni. Controlla anche sicurezza e permessi di condivisione, in particolare quando i dipendenti lavorano con documenti riservati.

Prima di impegnarti su una piattaforma, provala con un progetto reale. Coinvolgi i dipendenti che la useranno regolarmente, e verifica quanto sia facile trovare informazioni, completare i compiti e collaborare.

Conclusione

Le app di produttività basate su cloud aiutano i team a gestire documenti, progetti, comunicazione e altre attività quotidiane. Scegliere la combinazione giusta parte dal capire le esigenze del tuo team e dallo sfruttare il software che hai già.

Pochi strumenti scelti bene possono dare a un team tutto ciò di cui ha bisogno, senza aggiungere complessità inutile o abbonamenti in più.