I clienti che non ci aspettavamo

Quando costruisci una suite per ufficio, hai in mente un certo tipo di utente: un team in sala riunioni, uno studente che scrive un saggio, un contabile alle prese con un foglio di calcolo… E sì, queste persone usano ONLYOFFICE ogni giorno.

Ma in 16 anni è successo qualcosa di bello. I nostri strumenti sono finiti in posti che non avevamo mai previsto, aiutando persone il cui lavoro non assomiglia per niente a un ufficio tradizionale: vigili del fuoco, avvocati per i diritti umani, volontari dei banchi alimentari, persino il gruppo che gestisce uno skate park!

Facciamo quindi un giro tra i clienti che non ci aspettavamo. Sono le storie che ci ricordano perché facciamo questo lavoro.

Quando anche chi salva vite ha bisogno di documenti

I vigili del fuoco corrono verso il pericolo. Non pensavamo che l’editing di documenti facesse parte di questo lavoro. Ci sbagliavamo.

I vigili del fuoco di Abensberg, in Germania, usano ONLYOFFICE Docs insieme a Nextcloud per gestire tutta la burocrazia dietro le loro imprese quotidiane. Turni di servizio, elenchi delle attrezzature, calendari di addestramento, rapporti sugli interventi: tutto deve essere archiviato in modo centralizzato e modificabile dalle persone giuste. Invece di destreggiarsi tra file sparsi, il team condivide e aggiorna tutto da un unico posto sicuro, d’altronde, quando arriva una chiamata, l’ultima cosa che si vuole fare è mettersi a cercare un documento.

Salvare vite, a quanto pare, richiede una quantità sorprendente di coordinamento dietro le quinte. Siamo contenti che i nostri editor aiutino a mandare avanti quella parte senza intoppi.

Open source per chi lotta per i diritti

Alcune delle nostre storie più toccanti arrivano da organizzazioni che si battono per chi ha bisogno di aiuto.

Equal Rights Beyond Borders si occupa di diritti umani e diritto dei rifugiati, gestendo spesso fascicoli estremamente riservati. Ha scelto ONLYOFFICE proprio per poter controllare i propri dati. Per un’organizzazione che difende diritti legali, la riservatezza dei documenti non è un optional: è tutto il punto.

In Vietnam, la Blue Dragon Children’s Foundation usa ONLYOFFICE per sostenere ragazzi che sfuggono alla tratta e alla povertà. Il personale può concentrarsi sulla missione invece che sulle licenze software, lavorando insieme sui documenti che aiutano i più vulnerabili a costruirsi un futuro più sicuro.

Questi gruppi lavorano spesso con budget ridotti e con esigenze di privacy ancora più stringenti. Strumenti open source e self-hosted danno loro una capacità che altrimenti non potrebbero permettersi. Questa combinazione di libertà, sicurezza e assenza di costi è esattamente il motivo per cui sono arrivati da noi.

Sfamare le persone, un file condiviso alla volta

Combattere la fame è un lavoro di logistica. E la logistica significa documenti.

La fondazione benefica Food Bank ha usato ONLYOFFICE per coordinare una campagna che ha raccolto cibo per un valore di 300.000 euro. Dietro quel numero ci sono fogli di calcolo per tracciare le donazioni, documenti per organizzare i volontari e piani per tenere tutti allineati.

In Austria, Foodsharing Austria si affida a ONLYOFFICE e Nextcloud per portare avanti una missione costruita interamente sulla condivisione, ovvero recuperare le eccedenze alimentari prima che vadano sprecate. E il progetto Vegan in Leipzig usa la stessa combinazione per mandare avanti senza intoppi i flussi di lavoro della sua comunità.

Nessuno di questi team era partito con l’idea di diventare un utente esperto di una suite per ufficio. Cercavano solo strumenti affidabili che non intralciassero il loro fare del bene.

I posti che nessuno si aspettava

Ed è qui che le cose si fanno piacevolmente insolite.

Uno skate park. Proprio così. St. Skatepark Zuidlaren, nei Paesi Bassi, usa ONLYOFFICE per organizzare il suo spazio dedicato allo sport e alle attività comunitarie. Pianificazione delle sessioni, eventi, coordinamento: tutto gestito con gli stessi editor che un’azienda potrebbe usare per i report trimestrali.

Poi c’è internet. Un’intera community di meme online, GoodAnimemes, si è rivolta a ONLYOFFICE per mantenere sicuri i propri flussi di lavoro sui documenti. I meme saranno anche uno svago, ma gestire una community così grande richiede organizzazione vera.

Anche gli appassionati di musica hanno la loro storia. ONLYOFFICE ha contribuito a organizzare festival musicali in Germania, districando calendari, contratti e logistica infiniti di un evento dal vivo. Una società sportiva si è appoggiata a ONLYOFFICE per superare le difficoltà della pandemia e tenere uniti i propri soci.

Immagine: u-run.fr

E non dimentichiamo la squadra giovanile di calcio che ha usato ONLYOFFICE per coordinare un team distribuito di dirigenti volontari. Chiunque abbia provato a organizzare un gruppo di volontari sa che a volte è più difficile che vincere la partita.

Al servizio di intere città e nazioni

A volte “inaspettato” significa semplicemente “su vasta scala”.

In Laos, i funzionari governativi modificano e collaborano sui documenti tramite ONLYOFFICE Docs, sostenendo il lavoro amministrativo quotidiano a livello nazionale. Dall’altra parte del Pacifico, l’Università della Polinesia Francese ha reso possibile una collaborazione online senza attriti per staff e studenti su un gruppo di isole in mezzo all’oceano.

Più vicino a casa per alcuni nostri lettori, la città di Hopewell, in Virginia, ha adottato ONLYOFFICE per permettere il lavoro da remoto a 500 dipendenti pubblici proprio nel momento in cui ne avevano più bisogno.

E in Spagna, il comune di Reus ha portato un editing online semplice ma potente nella propria pubblica amministrazione.

Il municipio di Reus (immagine di Josep Llauradó, licenza CC BY-SA 2.1 ES)

Da un piccolo skate park a un governo nazionale, gli stessi strumenti si adattano a ogni scala. Questa flessibilità è qualcosa di cui andiamo, in silenzio, un po’ fieri.

Cosa hanno in comune tutte queste storie

A guardare bene, emerge uno schema. Vigili del fuoco, attivisti, banchi alimentari, festival, municipi. Nessuno di loro è un utente “tipico” da ufficio. Eppure cercavano tutti le stesse cose:

• controllo sui propri dati, soprattutto quando si gestiscono informazioni sensibili o riservate;
• strumenti adatti al proprio budget, che si tratti di un’istituzione globale o di un gruppo di volontari;
• la libertà dell’open source, senza vincoli e senza compromessi;
• una collaborazione vera, che funzioni tra distanze, dispositivi e team diversi.

È questa la magia silenziosa di costruire qualcosa di aperto e universale. Crei uno strumento per “tutti”, e poi tutti si presentano davvero, comprese persone che non avevi mai immaginato.

Pensato per tutti significa davvero tutti

Quando abbiamo iniziato, la nostra missione era semplice: portare le app per ufficio più innovative a tutti. Lo intendevamo come una promessa. Non avevamo capito fino in fondo quanto sarebbe stato ampio quel “tutti”.

Oggi, più di 21 milioni di persone usano ONLYOFFICE. Alcune sono esattamente il pubblico che ci aspettavamo. Molte altre no, e sono proprio quelle le storie che ci fanno più piacere. Un vigile del fuoco che aggiorna un turno. Un avvocato che protegge il fascicolo di un rifugiato. Un volontario che smista cibo donato. Uno skater che organizza il prossimo evento.

Ognuna di queste storie dimostra la stessa cosa: gli strumenti giusti dovrebbero servire qualsiasi missione, grande o piccola, ordinaria o straordinaria che sia.

Quindi ecco la nostra domanda per te: anche tu sei uno dei clienti che non ci aspettavamo?

Se ONLYOFFICE gioca un ruolo sorprendente nel tuo lavoro, nella tua comunità o nella tua causa, ci piacerebbe saperlo. Potresti diventare il nostro prossimo esempio preferito di cosa significhi davvero “per tutti”. Raccontaci la tua storia