Il primo editor di documenti: una scommessa semplice ma rischiosa

Con il compimento dei suoi 16 anni questo luglio, ONLYOFFICE ripercorre le decisioni che ne hanno plasmato l’evoluzione. Questa storia inizia ancora prima del nome, prima della licenza open source e prima di raggiungere 21 milioni di utenti. Nasce da un team talmente frustrato da decidere di costruire qualcosa che nessun altro aveva mai provato a realizzare.

Prima dell’editor c’era un problema

Era il 2010. Il team di Ascensio System SIA, che all’epoca lavorava a una piattaforma di collaborazione chiamata TeamLab, aveva bisogno di consentire agli utenti di lavorare con i documenti direttamente all’interno del prodotto. La piattaforma includeva strumenti di project management, CRM, un wiki, blog e uno spazio di archiviazione condiviso. Tuttavia, quando qualcuno aveva bisogno di modificare un documento Word, il flusso di lavoro era, per usare un eufemismo, tutt’altro che elegante.

La prima soluzione adottata per la modifica dei documenti era un vero incubo. Facendo clic su Open file, veniva scaricato sul PC un file .exe. Si trattava di OpenOffice con un plugin preinstallato. Il documento presente nel portale veniva aperto in OpenOffice e, una volta modificato, salvato nuovamente nel cloud.

Nel 2010 la modifica dei documenti sul web funzionava così. Si usciva dal browser. Si apriva un’applicazione desktop. Si apportavano le modifiche. Si salvava il file. Poi si tornava a ciò che si stava facendo prima. Ogni passaggio introduceva attrito. Ogni passaggio poteva trasformarsi in un punto di errore: la versione sbagliata, il formato sbagliato, la copia della persona sbagliata.

Il team odiava questo sistema. Non nel senso professionale e misurato del tipo “potremmo migliorarlo”, ma in modo viscerale, quotidiano, quasi imbarazzante. Così prese una di quelle decisioni che possono definire il destino di un’azienda o distruggerla: sviluppare un editor proprietario.

La scommessa: HTML5 Canvas

Nel 2010 creare un editor di documenti direttamente nel browser non sembrava una scelta ragionevole. Google Docs era stato lanciato nel 2006 ed era il punto di riferimento più ovvio, ma funzionava lasciando al browser il compito di renderizzare il documento tramite HTML standard. Questo significava che ciò che veniva stampato poteva apparire diverso da ciò che si vedeva sullo schermo. La formattazione variava da browser a browser. I layout complessi si rompevano facilmente. In poche parole, il web non era ancora pronto a replicare la precisione di un elaboratore di testi desktop.

Il team di ONLYOFFICE scelse un approccio radicalmente diverso. Invece di chiedere al browser di renderizzare il documento, avrebbe gestito direttamente il rendering, disegnando ogni singolo pixel tramite l’elemento HTML5 Canvas.

Canvas è una componente di HTML5 che consente di creare un rendering dinamico e programmabile di forme bidimensionali e immagini bitmap. Questa tecnologia è nota per preservare la formattazione originale indipendentemente dal browser o dal sistema operativo utilizzato.

Le implicazioni erano enormi. Disegnando il documento pixel per pixel, si ottiene il controllo totale sul suo aspetto in qualsiasi browser e su qualsiasi sistema operativo, sia che venga visualizzato sullo schermo, esportato in PDF o inviato a una stampante. L’input corrisponde sempre all’output: il file mantiene stile, paragrafi, simboli e spaziatura delle righe. Quello che vedi è esattamente quello che ottieni.

Ma il rischio tecnico era reale. HTML5 Canvas non era stato progettato per la modifica dei documenti. Nessuno aveva mai tentato qualcosa del genere. Il team non stava adattando una tecnologia esistente: ne stava costruendo una nuova. Se non avesse funzionato con le prestazioni e la scalabilità richieste da una vera suite per ufficio, due anni di lavoro ingegneristico sarebbero andati perduti.

Curiosità: Canvas non fu il primo tentativo. Prima di adottare HTML5 Canvas, il team sperimentò CKEditor, un editor di testo avanzato basato sul browser e costruito sul rendering HTML tradizionale. Il risultato fu deludente per lo stesso motivo per cui l’approccio di Google Docs non era sufficiente: il semplice HTML non riusciva a garantire il livello di precisione nella formattazione e la coerenza tra browser richiesti dal team.

Il team ama sottolineare un’ironia interessante: “Google e Microsoft sono passate alla stessa tecnologia che utilizziamo noi, forse prendendo spunto dal nostro lavoro”. Che si sia trattato di una coincidenza o di una naturale convergenza tecnologica, il settore è arrivato alla stessa conclusione raggiunta da ONLYOFFICE nel 2010. Semplicemente, ONLYOFFICE ci è arrivata prima.

Dato di fatto: nel maggio 2021, quasi dieci anni dopo il debutto di ONLYOFFICE al CeBIT, Google annunciò che Google Docs sarebbe passato dal rendering basato su HTML a quello basato su Canvas, citando migliori prestazioni e maggiore coerenza tra piattaforme diverse. La scommessa fatta da ONLYOFFICE nel 2010 era ormai diventata uno standard del settore, almeno per uno dei due principali protagonisti del mercato.

CeBIT 2012: la prima apparizione pubblica

Nel marzo 2012 il team decise di presentare pubblicamente la propria scommessa. Al CeBIT di Hannover, una delle più grandi fiere tecnologiche al mondo, TeamLab mostrò i primi editor di documenti basati su HTML5. La versione beta era disponibile per i test all’indirizzo html5.teamlab.com.

Con questa innovazione, TeamLab introdusse il primo editor di documenti HTML5 nel settore dei software per ufficio. Grazie a questa tecnologia all’avanguardia, i file venivano visualizzati correttamente in qualsiasi browser e sistema operativo, anche durante la stampa o l’importazione. Inoltre, il prodotto offriva funzionalità avanzate per la gestione delle tabelle, l’interlinea, gli elenchi multilivello e gli stili di testo e titoli.

In questa fase il prodotto era esclusivamente un editor di documenti. Nessun foglio di calcolo, nessun editor di presentazioni. Solo un editor di testo basato su Canvas, progettato per dimostrare che l’approccio funzionava davvero.

Il team comprese anche che la collaborazione non era una funzionalità aggiuntiva, ma la vera ragione per cui stava costruendo un editor basato sul browser. Un documento che appare identico su ogni schermo è utile solo se più persone possono lavorarci contemporaneamente. Per questo venne introdotta la modalità di co-editing Strict, in cui la sezione del documento su cui si sta lavorando viene bloccata e nessuno può vedere ciò che si sta scrivendo finché non si preme Salva. Questa modalità era pensata per i team che avevano bisogno di collaborare sullo stesso documento senza rischiare di sovrascrivere le modifiche altrui.

Il foglio di calcolo da cui è iniziato tutto

Si tratta di una tappa particolare che le cronologie ufficiali tendono spesso a trascurare. L’editor di documenti si prende la scena e il CeBIT 2012 rappresenta il debutto pubblico ufficiale. Tuttavia, la vera origine degli editor di ONLYOFFICE è più insolita e meno lineare di quanto si possa pensare.

Il progetto non nacque come editor di documenti, ma come editor di fogli di calcolo, e inizialmente non utilizzava ancora Canvas. La prima versione eseguiva il calcolo delle formule sul server, generando una serie di problemi prestazionali. Prima ancora che l’editor di documenti fosse completato, il progetto venne completamente abbandonato. Come ha ricordato Alex, responsabile dello sviluppo: “Era finita, non ci stavamo più lavorando”.

Quello che accadde in seguito è il tipo di dettaglio che spesso viene eliminato dalle storie ufficiali. Il team continuò a lavorare in silenzio dietro le quinte, correggendo i bug che avevano portato all’abbandono del progetto. Alla fine il lavoro riprese ufficialmente. E solo allora comparve l’editor di documenti, il prodotto destinato a diventare il fulcro di tutto ciò che sarebbe arrivato dopo.

La scommessa su Canvas era audace. Ma la storia che la accompagna comprende una partenza, una pausa, una continuazione silenziosa e un rilancio di cui gran parte del settore non è mai venuta a conoscenza. È questa la versione meno visibile di come gli editor di ONLYOFFICE siano realmente nati.

Quando gli editor furono lanciati per la prima volta, il team marketing di ONLYOFFICE utilizzò uno slogan che descriveva il posizionamento del prodotto meglio di qualsiasi specifica tecnica: “E se Google Docs e Microsoft Office avessero un figlio? Si chiamerebbe TeamLab”.

Era una sintesi efficace di ciò che l’approccio basato su Canvas offriva realmente: la natura collaborativa e accessibile via browser di Google Docs combinata con la precisione di formattazione di Microsoft Office. Nessuno dei due approcci, preso singolarmente, era sufficiente. La scommessa su HTML5 Canvas nacque proprio dal tentativo di unire entrambi i vantaggi.

2013: addio ai formati proprietari

La scommessa su Canvas era di natura tecnica. Quella del 2013 riguardava invece la compatibilità e, sotto molti aspetti, si rivelò ancora più determinante.

All’epoca ONLYOFFICE utilizzava formati proprietari interni (.doct, .xlst, .pptt). Nel 2013 il team decise di abbandonarli completamente e adottò OOXML, lo standard Office Open XML alla base dei formati DOCX, XLSX e PPTX.

Non era una scelta scontata. Adottare i formati Microsoft significava accettarne tutta la complessità: ogni caso limite presente in un documento Word vecchio di dieci anni, ogni formula poco comune di Excel, ogni animazione di PowerPoint dovevano essere riprodotti correttamente, perché gli utenti avrebbero caricato file creati con Microsoft Office aspettandosi che funzionassero senza problemi. L’alternativa, costringere gli utenti a convertire i propri documenti, era una strada senza uscita. Il mondo utilizza DOCX e XLSX, e ONLYOFFICE doveva essere in grado di lavorare con i documenti che le persone già possedevano.

È proprio per questo che TechCrunch, in un articolo del gennaio 2014, scrisse che TeamLab “afferma di combinare il meglio delle funzionalità collaborative online di Google con l’elevata qualità di formattazione di Microsoft Word”, mentre il titolo sosteneva che il prodotto “vuole costringere Microsoft Office 365 a tornare al tavolo da disegno”.

2014: la scelta open source e il nuovo nome

A metà del 2014 il team disponeva ormai di una suite completa: documenti, fogli di calcolo e presentazioni eseguibili direttamente nel browser, compatibili con i formati Microsoft Office e dotati di co-editing in tempo reale. Erano passati quattro anni dalla decisione iniziale di ricominciare tutto da zero.

Nel luglio 2014 TeamLab Office cambiò nome in ONLYOFFICE e il codice sorgente venne pubblicato su GitHub e SourceForge con licenza AGPLv3. Il nuovo nome rifletteva chiaramente l’obiettivo del progetto: only office. La pubblicazione del codice trasformò una scommessa proprietaria in una scommessa aperta, trasparente e sicura, accessibile a chiunque volesse esaminarla.

Guardando indietro, questa decisione rappresentò anche il fondamento di tutto ciò che sarebbe arrivato in seguito. I 40+ connettori per integrazioni, i plugin per Moodle, il connettore per Confluence e il server MCP di DocSpace affondano tutti le proprie radici nel giorno in cui il codice divenne pubblico.

La riscrittura del server di cui quasi nessuno parla

La scommessa su Canvas è quella che riceve la maggior parte dell’attenzione. Tuttavia, nello stesso periodo venne presa un’altra decisione tecnica che, a suo modo, fu altrettanto radicale.

Quando il team iniziò a sviluppare la collaborazione in tempo reale nel browser, emerse un nuovo problema, facilmente trascurabile quando si racconta la storia degli editor. Il Document Server originale era basato su .NET, la stessa tecnologia utilizzata dal resto di TeamLab. Per un prodotto collaborativo basato sul browser e progettato per il co-editing in tempo reale, quell’architettura non sarebbe stata sufficiente.

Così, nel 2014, il team decise di eliminare completamente il server su cui aveva lavorato per quattro anni e di riscriverlo da zero utilizzando Node.js, una tecnologia che all’epoca era quasi sconosciuta per applicazioni di produzione su larga scala. Come spiegò Alex, responsabile dello sviluppo: “La scelta di Node.js era strana quanto quella di Canvas. Nessuno costruiva applicazioni ad alto carico con questa tecnologia”.

La riscrittura venne completata da un singolo sviluppatore in appena quattro mesi. La versione di Node.js utilizzata era la 0.10–0.12, una release che, come osservò ironicamente il team, portava ancora uno zero iniziale che sembrava dire: “Non aspettatevi nulla di troppo serio, ragazzi”.

Due scommesse tecnologiche non convenzionali, prese nello stesso anno da un team che aveva ormai esaurito la pazienza verso le soluzioni tradizionali.

2016: Fast co-editing e gli editor desktop

Altri due importanti traguardi completarono il primo capitolo della storia degli editor.

La modalità Fast co-editing arrivò nel 2016 con l’obiettivo di offrire una collaborazione realmente efficace. Se la modalità Strict bloccava un paragrafo durante la modifica e mostrava le modifiche solo dopo il salvataggio, la modalità Fast le rendeva visibili in tempo reale, esattamente come gli utenti si aspettano oggi da un editor collaborativo. ONLYOFFICE offriva così entrambe le opzioni: una modalità controllata e deliberata e una modalità simultanea e in tempo reale. La scelta dipendeva dal flusso di lavoro del team, non da limitazioni tecnologiche.

Sempre nel marzo 2016, gli sviluppatori di ONLYOFFICE rilasciarono l’applicazione desktop ONLYOFFICE Desktop Editors, proposta come alternativa open source a Microsoft Office. Lo stesso editor HTML5 Canvas che funzionava nel browser venne racchiuso in un’applicazione nativa per Windows, Linux e macOS. L’approccio tecnologico nato come scommessa esclusivamente web era ormai diventato multipiattaforma.

Mobile: lo stesso editor, ovunque

L’applicazione desktop del 2016 portò l’editor Canvas oltre i confini del browser. Le applicazioni mobili spinsero questa evoluzione ancora più avanti, raggiungendo i dispositivi su cui una parte sempre più importante del lavoro documentale veniva ormai svolta.

ONLYOFFICE Documents per iOS e Android ha portato lo stesso motore di editing su smartphone e tablet: modifica completa di file DOCX, XLSX e PPTX, co-editing in tempo reale, monitoraggio delle modifiche e commenti. Non un semplice visualizzatore con funzioni di modifica di base, ma lo stesso editor, adattato all’utilizzo touch. La versione 9.4 del 2026 ha introdotto il supporto a Mistral AI sui dispositivi mobili, il controllo manuale del salvataggio dei documenti nel cloud, una scheda dedicata alle formule nell’editor di fogli di calcolo per Android e l’inserimento multiplo di immagini su iOS. L’approccio Canvas, nato come una scommessa per il browser nel 2010, oggi funziona su ogni piattaforma che un utente possa realmente utilizzare.

Come appariva davvero questa scommessa

A distanza di quattordici anni è facile descrivere la scelta di HTML5 Canvas come una visione lungimirante. All’epoca, però, sembrava semplicemente un rischio enorme assunto da un team che aveva perso la pazienza con tutte le alternative disponibili.

Nel 2010 le opzioni erano tre: utilizzare OpenOffice con un plugin (ci avevano provato e lo odiavano), adottare un approccio basato sul rendering del browser come Google Docs (incoerente tra browser diversi e limitato nella formattazione) oppure creare una soluzione proprietaria che richiedesse l’installazione di un’applicazione desktop (contraddicendo lo scopo stesso di una piattaforma cloud). Nessuna di queste alternative era sufficientemente valida. Così il team decise di costruire una quarta opzione che ancora non esisteva.

Il rischio tecnico era concreto. Il rendering basato su Canvas richiede notevoli risorse computazionali. Rendere questa tecnologia abbastanza veloce per la modifica reale di documenti complessi, con tabelle avanzate, immagini incorporate, formule e co-editing in tempo reale, ha richiesto anni di lavoro sull’ottimizzazione delle prestazioni, ben oltre la prima dimostrazione al CeBIT.

ONLYOFFICE ha sviluppato un’architettura che garantisce una connessione leggera e in tempo reale tra i partecipanti, riducendo al minimo il carico sul server. Questa architettura, progettata per gestire l’editing simultaneo senza creare colli di bottiglia prestazionali, costituisce ancora oggi la base del sistema di co-editing di ONLYOFFICE.

Da un singolo editor a una suite di sette strumenti

Il team che al CeBIT 2012 presentò la beta di un unico editor di documenti oggi distribuisce sette diversi editor integrati nella suite ONLYOFFICE Docs: Editor di documenti, Editor di fogli di calcolo, Editor di presentazioni, Editor PDF, Creatore di moduli, Visualizzatore di diagrammi e il livello di assistenza basato sull’intelligenza artificiale che opera in tutti gli strumenti.

Il prodotto è stato costruito utilizzando Canvas, una componente di HTML5 che consente il rendering dinamico e programmabile di forme bidimensionali e immagini bitmap. I formati principali utilizzati da ONLYOFFICE Docs restano quelli basati su OOXML (DOCX, XLSX e PPTX). Questo non è cambiato. L’approccio di rendering scelto nel 2010 è ancora alla base di ogni documento aperto oggi in ONLYOFFICE, in qualsiasi browser, su qualsiasi dispositivo e in ognuna delle 45 lingue dell’interfaccia disponibili.

La scommessa era semplice: creare un editor in grado di visualizzare i documenti esattamente come devono apparire, su qualsiasi piattaforma e in qualsiasi situazione. Il rischio era reale: nessuno aveva mai tentato una soluzione del genere e realizzarla ha richiesto anni di lavoro. Quattordici anni dopo, un documento appare identico sia che venga modificato da un browser in Francia, da un desktop in Giappone, da uno smartphone in Kenya o stampato da un server nel seminterrato di un ospedale tedesco.

L’editor PDF: un formato che non era mai stato pensato per essere modificato

Una delle evoluzioni più significative di questa scommessa iniziale non è stata la creazione di un nuovo tipo di editor, ma la trasformazione di un formato esistente.

I PDF sono stati progettati nel 1993 per essere definitivi e immutabili. Il punto di arrivo di un documento, non una fase del suo ciclo di vita. Per decenni lavorare con un PDF ha significato visualizzarlo, stamparlo o convertirlo in qualcos’altro. L’editor PDF di ONLYOFFICE ha messo direttamente in discussione questa idea.

Oggi l’editor PDF supporta la modifica diretta di testo e immagini senza conversione, annotazioni complete con forme e timbri, oscuramento permanente di contenuti sensibili, firme digitali in tre modalità, moduli PDF compilabili con campi basati sui ruoli, gestione delle pagine tramite riordinamento drag-and-drop, OCR per documenti scansionati e annotazioni collaborative in tempo reale. Non si tratta di un visualizzatore a cui sono state aggiunte alcune funzioni di modifica: è un ambiente di editing completo per un formato che il settore considerava esclusivamente di lettura.

L’editor PDF è incluso in ONLYOFFICE senza costi aggiuntivi, senza la necessità di una licenza Adobe separata e senza abbonamenti supplementari. Questa decisione segue la stessa logica della scommessa su Canvas: se esiste un formato documentale, le persone dovrebbero poterci lavorare correttamente all’interno dello stesso ambiente utilizzato per tutto il resto.

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Questo articolo è il secondo capitolo della nostra serie composta da 16 articoli dedicata al 16° anniversario di ONLYOFFICE. Nei prossimi episodi approfondiremo le tappe principali, le decisioni di prodotto e gli altri momenti che hanno contribuito a plasmare ONLYOFFICE. Ripercorriamo insieme questa storia.

Non perdere il terzo articolo della serie!