Come ONLYOFFICE ha permesso alla Liaoning Technical University di migliorare la collaborazione sui documenti

La Liaoning Technical University ha integrato ONLYOFFICE Docs per digitalizzare e semplificare il flusso di lavoro dei documenti: redazione di contratti, editing collaborativo e tracciamento delle versioni all’interno della sua piattaforma business-finance. Approfondiamo i dettagli.

Informazioni sulla Liaoning Technical University

Liaoning Technical University, fondata nel 1949, è un’università della provincia del Liaoning. L’università conta più di 40.000 studenti e impiega 2.000 membri del personale. Eccelle in ingegneria e ospita più piattaforme di ricerca a livello nazionale in energia, sicurezza d’emergenza e rilevamento geospaziale.

La sfida: lavoro di squadra e residenza dei dati

Mentre l’università portava avanti l’informatizzazione del campus, ha affrontato diverse sfide chiave con le pratiche d’ufficio esistenti:

• Il flusso di lavoro di condivisione dei documenti si affidava a strumenti di copia e messaggistica offline, ostacolando l’efficienza del lavoro di squadra.
• Il tracciamento delle modifiche e il controllo delle versioni erano incoerenti, causando versioni di documenti caotiche.
• La piattaforma del campus mancava di anteprima e modifica online, richiedendo agli utenti di scaricare e caricare ripetutamente i file.
• I servizi cloud pubblici sollevavano preoccupazioni per la sicurezza dei dati e non potevano soddisfare i requisiti di distribuzione on-premise dell’università.

La soluzione: ONLYOFFICE Docs

Dopo aver valutato diverse alternative, l’università ha trovato che molte soluzioni erano costose, mancavano di opzioni di distribuzione on-premise, offrivano integrazioni limitate, avevano scarsa compatibilità con i formati di documento e non supportavano funzionalità di collaborazione avanzate.

L’università ha scelto ONLYOFFICE Docs principalmente per i seguenti motivi:

• Compatibilità con il formato Microsoft Office che consente agli utenti di mantenere le loro abitudini documentali esistenti.
• Architettura open source che permette un’integrazione fluida con i sistemi di gestione del campus, lo storage cloud e le piattaforme didattiche.
• Co-editing in tempo reale, controlli di accesso ed editing PDF che coprono le esigenze quotidiane.
• Distribuzione on-premise per il pieno controllo e la sicurezza dei dati.

I risultati: flusso di lavoro efficace e sicuro

Integrando ONLYOFFICE Docs nella gestione dei contratti, l’università ha unito i sistemi di approvvigionamento, finanza e beni migliorando il processo contrattuale end-to-end. Ciò consente loro di:

• Visualizzare e modificare i contratti direttamente nel browser senza scaricare o caricare.
• Collaborare in tempo reale e tracciare la cronologia delle versioni.
• Operare in un ambiente di collaborazione documentale online integrato.

Oltre alla sua funzionalità, ONLYOFFICE è in linea con i rigorosi requisiti di sicurezza dei dati e conformità dell’università:

• Lo storage on-premise mantiene tutti i dati sensibili localmente, inclusi i contratti, impedendo ai dati di raggiungere i cloud pubblici.
• I controlli di accesso basati sui ruoli assegnano accessi differenziati (visualizzazione, modifica, commento) in base alla posizione.
• Le audit trail complete di tutte le azioni aiutano l’università a conformarsi alle normative di sicurezza delle informazioni del campus, audit interno e gestione dei documenti.

Consigliamo vivamente ONLYOFFICE a altri istituti educativi e partner. La distribuzione on-premise garantisce la sicurezza e la conformità dei dati. L’interfaccia user-friendly si integra perfettamente con i nostri sistemi.

Funzionalità come il co-editing in tempo reale, la cronologia delle versioni e il controllo delle autorizzazioni supportano scenari come lavoro amministrativo, insegnamento, e gestione dei contratti, rendendo questa soluzione adatta per le organizzazioni educative e partner.