Automatizza ONLYOFFICE DocSpace con n8n: crea flussi di lavoro sui documenti senza scrivere una sola riga di codice

Se utilizzi ONLYOFFICE DocSpace come hub documentale della tua azienda, probabilmente ti sarà capitato di ripetere più e più volte le stesse operazioni manuali. Un nuovo cliente firma un contratto: apri DocSpace, crei una stanza, carichi il modello di contratto e inviti il cliente. Arriva un nuovo dipendente: crei il suo account, lo aggiungi alle stanze corrette e gli invii un’email di benvenuto. Ricevi un modulo: lo inoltri nella cartella giusta e avvisi il team. Queste attività non sono complesse, ma sono piuttosto ripetitive. La buona notizia è che da oggi possono essere completamente automatizzate.

ONLYOFFICE DocSpace dispone ora di nodi ufficiali per n8n, la piattaforma open source per l’automazione dei workflow. Puoi collegare DocSpace agli strumenti che il tuo team utilizza già, come Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, il tuo sistema HR o il tuo CRM, ed eliminare la gestione manuale di queste attività.

Che cos’è n8n?

n8n è uno strumento di automazione dei workflow simile, nello spirito, a Zapier o Make, ma open source ed eseguibile sulla propria infrastruttura. Per gli utenti di DocSpace che scelgono il self-hosting per mantenere il pieno controllo sui dati, questo rappresenta un vantaggio significativo.

n8n mette a disposizione un’area di lavoro visuale in cui collegare tra loro diversi nodi, ciascuno dei quali rappresenta un’azione eseguita da un servizio. Quando si verifica un trigger (ad esempio l’arrivo di una nuova email, l’invio di un modulo o l’esecuzione di una pianificazione), il workflow viene eseguito automaticamente, trasferendo i dati da un nodo all’altro fino al completamento dell’operazione. Con oltre 400 integrazioni disponibili, funziona con la maggior parte degli strumenti già utilizzati dal tuo team.

Cosa includono i nodi DocSpace

Il pacchetto comprende due nodi:

• ONLYOFFICE DocSpace: un nodo di azione che consente di eseguire operazioni tramite le API di DocSpace
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: un nodo evento che avvia il workflow quando si verifica un’attività in DocSpace

Operazioni del nodo Action

• File: caricamento, download, spostamento, copia, aggiornamento, eliminazione, creazione, recupero delle informazioni e generazione di link condivisi
• Stanze: creazione, aggiornamento, recupero delle informazioni, ricerca, archiviazione, invito o rimozione di utenti, aggiornamento dei ruoli di accesso e generazione di link condivisi
• Utenti: invito di utenti, recupero di un utente, ricerca, aggiornamento dei ruoli, abilitazione o disabilitazione degli account ed eliminazione
• Cartelle: creazione, recupero delle informazioni, visualizzazione del contenuto, cronologia, recupero del link condiviso, spostamento, copia, aggiornamento ed eliminazione

Eventi del nodo Trigger

Il nodo Trigger consente ai workflow di reagire alle attività di DocSpace senza dover effettuare polling. Gli eventi supportati includono:

• File: Creato, Caricato, Aggiornato, Copiato, Spostato, Spostato nel cestino, Eliminato, Ripristinato
• Cartelle: Create, Aggiornate, Copiate, Spostate, Spostate nel cestino, Eliminate, Ripristinate
• Stanze: Create, Aggiornate, Copiate, Archiviate, Eliminate, Ripristinate
• Utenti: Creati, Invitati, Aggiornati, Eliminati
• Gruppi: Creati, Aggiornati, Eliminati

Ad esempio, il caricamento di un file può attivare una notifica su Slack, la creazione di una nuova stanza può avviare un workflow di approvazione e l’eliminazione di un utente può revocare automaticamente gli accessi nei sistemi collegati.

Cinque workflow che puoi utilizzare fin da oggi

Di seguito trovi cinque workflow pronti da realizzare.

1. Creazione automatica di stanze di collaborazione per i clienti alla chiusura di una trattativa

Quando una trattativa viene contrassegnata come vinta nel tuo CRM, questo workflow crea automaticamente una stanza di collaborazione di DocSpace dedicata al cliente, scarica un modello di contratto dalla tua libreria, lo carica nella stanza, invita il cliente e gli invia un’email di benvenuto contenente il link condivisibile della stanza.

Istruzioni passo dopo passo

1. <Configura qui il nodo Trigger del tuo sistema CRM>
2. ONLYOFFICE DocSpace: Create a room
   • Configura le credenziali di ONLYOFFICE DocSpace (consulta questa documentazione)
   • Puoi personalizzare il titolo della stanza inserendo la variabile contenente il nome del cliente nel parametro Title (ad esempio: “{{ $json.client_name }} — Client Room”)
   • Scegli il tipo di stanza da creare nel parametro Type (per questo workflow consigliamo una Collaboration Room)
3. ONLYOFFICE DocSpace: Download a file
   • Inserisci nel parametro File ID l’ID del modello di contratto da caricare nella stanza del cliente (puoi trovarlo nell’URL del file archiviato in DocSpace, ad esempio https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: Upload a file
   • Inserisci nel parametro Parent ID la variabile contenente l’ID della stanza creata in precedenza (dovrebbe essere simile a {{ $('Create a room').item.json.id }})
   • Puoi personalizzare il nome del file nel parametro File Name (ad esempio {{ $('Edit Fields').item.json.client_name }}_contract.docx)
   • Assicurati che il parametro Binary File sia attivato
5. ONLYOFFICE DocSpace: Invite a user to a room
   • Imposta il parametro Room ID su Manual e inserisci la variabile proveniente dall’INPUT: {{ $('Create a room').item.json.id }}
   • Imposta il parametro User ID su fixed e Manual, quindi inserisci l’indirizzo email del cliente nel parametro User Email
   • Seleziona i permessi del cliente in User Access -> From list
6. ONLYOFFICE DocSpace: Get the shared link of a room
   • Compila il parametro Room ID con la variabile {{ $('Create a room').item.json.id }}
7. Gmail: Send a message
   • Seleziona una credenziale Gmail
   • Inserisci l’indirizzo email del cliente nel parametro To
   • Configura il parametro Subject
   • Scrivi il modello dell’email utilizzando le variabili provenienti dai passaggi precedenti

Il trigger può essere qualsiasi evento del CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), un webhook oppure un’esecuzione manuale. La stanza del cliente sarà pronta prima ancora che qualcuno del tuo team debba occuparsene.

2. Pipeline di acquisizione dei documenti basata sull’AI

Questo workflow monitora una casella Gmail alla ricerca di email con allegati. Quando ne arriva una, carica il file in una cartella DocSpace specificata, ne estrae il testo e lo invia a un modello di AI (per impostazione predefinita GPT-4o mini). Il modello identifica il tipo di documento, estrae mittente, data ed eventuali importi monetari e genera un riepilogo di una frase. Infine, un messaggio Slack contenente tutti i dettagli viene inviato al tuo team.

Istruzioni passo dopo passo

1. Gmail Trigger
   • Configura una credenziale Gmail OAuth2
   • Il filtro è già impostato su `has:attachment`, quindi il workflow si attiverà solo per le email che contengono allegati.
   • L’intervallo di polling è impostato, per impostazione predefinita, a un minuto. Modificalo nelle impostazioni del trigger se necessario.
2. Gmail: Get Message
   • Abilita Download Attachments nella sezione Options per rendere disponibile l’allegato come dato binario per il passaggio successivo.
3. ONLYOFFICE DocSpace: Upload a file
   • • Configura le credenziali di ONLYOFFICE DocSpace (consulta questa documentazione)
     • Imposta il parametro Parent ID sull’ID della cartella di DocSpace in cui devono essere archiviati i documenti in arrivo (puoi trovare l’ID della cartella nell’URL di DocSpace quando la apri).
     • Personalizza il nome del file nel parametro File Name. Ad esempio, `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` assegna a ogni file un nome basato sul mittente e sull’oggetto dell’email.
4. Extract from File
   • Imposta Operation su Extract From PDF per estrarre il testo semplice dall’allegato PDF caricato.
5. OpenAI Chat Model (sotto-nodo di Information Extractor)
   • Configura una credenziale API OpenAI.
   • Per impostazione predefinita viene utilizzato il modello gpt-5-mini. Puoi sostituirlo con qualsiasi altro modello supportato dal tuo account OpenAI.
6. Information Extractor
   • Il parametro Text è già compilato con `{{ $json.text }}`, ottenuto dal passaggio precedente di estrazione del testo.
   • Sono già configurati cinque attributi: document_type, sender_name, document_date, total_amount e summary. Puoi aggiungerli, rimuoverli o rinominarli in base alle esigenze del tuo team.
7. Slack: Send a message
   • Configura una credenziale Slack OAuth2.
   • Imposta il parametro Channel sul canale Slack in cui il tuo team deve ricevere le notifiche.
   • Il modello del messaggio è già compilato con tutti e cinque i campi estratti. Modifica il testo in base al formato che preferisci.

Puoi anche utilizzare il nodo DocSpace Trigger per avviare questo workflow quando un file viene caricato direttamente in DocSpace, eliminando completamente il polling della casella email.

Ogni documento in ingresso (fattura, contratto, NDA, ordine di acquisto) viene automaticamente archiviato e riepilogato. Il tuo team può vedere immediatamente cosa è arrivato senza dover aprire nemmeno un allegato.

3. Creare automaticamente un account DocSpace quando entra un nuovo dipendente

Quando il tuo sistema HR invia un evento relativo a una nuova assunzione tramite webhook, questo workflow crea un account DocSpace per il nuovo dipendente, invia una notifica al reparto IT su Slack e spedisce al nuovo assunto un’email di benvenuto con il link al suo spazio DocSpace.

Istruzioni passo dopo passo

1. Webhook Trigger
   • Copia l’URL del webhook dal nodo e configura il tuo sistema HR affinché invii una richiesta POST ogni volta che viene creato un nuovo dipendente.
   • I campi previsti nel payload sono name, email e department. Il workflow gestisce automaticamente sia payload JSON semplici (`{ "name": "..." }`) sia payload racchiusi in body (`{ "body": { "name": "..." } }`).

   Nota: se il tuo sistema HR dispone di un trigger ufficiale per n8n, è consigliabile utilizzarlo.

2. Edit Fields
   • Questo passaggio normalizza il payload ricevuto nei tre campi fullName, email e department.
   • Se il tuo sistema HR utilizza nomi di campo diversi, aggiorna di conseguenza le espressioni in questo nodo.
3. ONLYOFFICE DocSpace: Invite User
   • Configura le credenziali di ONLYOFFICE DocSpace (consulta questa documentazione).
   • I parametri Email, First Name e Last Name vengono compilati automaticamente con i dati ottenuti dal passaggio precedente.
   • Per impostazione predefinita il parametro Type è impostato su `Room Admin`. Modificalo se i nuovi dipendenti devono essere creati con un ruolo diverso.
4. Slack: Send a message
   • Configura una credenziale Slack OAuth2.
   • Sostituisci il segnaposto dell’ID del canale con l’ID del canale Slack del tuo team IT.
   • La notifica dovrebbe essere compilata automaticamente con il nome, l’email e il reparto del nuovo dipendente utilizzando le variabili provenienti dai passaggi precedenti.
5. Gmail: Send a message
   • Configura una credenziale Gmail OAuth2.
   • Il parametro To viene compilato automaticamente con l’indirizzo email normalizzato.
   • Personalizza l’oggetto e il contenuto dell’email in base allo stile di onboarding della tua azienda.

Questo workflow gestisce sia payload JSON semplici sia payload racchiusi in body, quindi funziona con la maggior parte dei sistemi HR in grado di inviare webhook. Basta configurarlo una sola volta e i nuovi dipendenti avranno già il loro account pronto prima ancora del primo accesso.

4. Pulizia settimanale delle stanze di collaborazione inattive

Con il tempo i team tendono ad accumulare stanze man mano che i progetti terminano e i clienti passano oltre, ma poche persone si prendono la briga di ripulirle. Questo workflow viene eseguito ogni lunedì alle 9:00, recupera tutte le stanze di DocSpace, individua quelle inattive da almeno 90 giorni, le archivia e pubblica un riepilogo su Slack.

Istruzioni passo dopo passo

1. Schedule Trigger
   • Il trigger è già configurato per essere eseguito ogni lunedì alle 9:00. Puoi modificare il giorno, l’orario o la frequenza nelle impostazioni del trigger in base alle esigenze del tuo team.
2. ONLYOFFICE DocSpace: Get All Rooms
   • Configura le credenziali di ONLYOFFICE DocSpace (consulta questa documentazione).
   • L’operazione Search Room recupera tutte le stanze a cui il tuo account ha accesso: non sono richiesti parametri aggiuntivi.
3. Code: Filter Rooms Inactive 90+ Days
   • Questo nodo JavaScript confronta il timestamp `updatedAt` di ciascuna stanza con la data odierna (vedi lo script riportato sotto).
   • Per modificare la soglia di inattività, individua il valore `90` nel codice e sostituiscilo con il numero di giorni desiderato.
   • Le stanze che non soddisfano il filtro vengono scartate automaticamente; il resto del workflow viene eseguito solo per quelle che rispettano i criteri.
4. ONLYOFFICE DocSpace: Archive Inactive Room
   • Il parametro Room ID è impostato su `{{ $json.id }}` e recupera automaticamente l’ID di ciascuna stanza filtrata.
   • Questo nodo viene eseguito una volta per ogni stanza: se ci sono 12 stanze inattive, verrà eseguito 12 volte.
5. Slack: Send Archive Report
   • Configura una credenziale Slack OAuth2.
   • Sostituisci il segnaposto dell’ID del canale con quello del tuo canale Slack amministrativo o operativo.
   • Scrivi un modello di messaggio utilizzando le variabili dei passaggi precedenti.
   • Questo nodo è configurato per essere eseguito una sola volta dopo l’elaborazione di tutte le stanze e pubblica un unico messaggio con l’elenco delle stanze archiviate.

JavaScript per il passaggio 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

La soglia di inattività è rappresentata da un singolo valore nel nodo Code. Sostituisci 90 con 60, 180 o qualsiasi altro numero desiderato. Se non ci sono stanze da archiviare, il workflow viene eseguito senza produrre alcuna azione.

5. Dal modulo di acquisizione dei progetti alla stanza DocSpace del cliente, automaticamente

Questo workflow inizia con un modulo ospitato da n8n che raccoglie nome del progetto, nome del cliente, email e descrizione. Una volta inviato, crea una stanza DocSpace, recupera il link condivisibile, invia al cliente un’email con l’URL diretto del suo spazio di lavoro e notifica il tuo team su Slack.

• n8n Form Trigger
  • Il form ha quattro campi preconfigurati: Project Name (obbligatorio), Your Name (obbligatorio), Email Address (obbligatorio) e Project Description (opzionale)
  • Copia l’URL del form dal nodo e condividilo con i clienti — il form è ospitato direttamente da n8n, non serve alcun servizio esterno
  • Il messaggio di conferma mostrato dopo l’invio è precompilato — modificalo nella sezione Options del nodo trigger
• ONLYOFFICE DocSpace: Create a room
  • Configura le tue credenziali ONLYOFFICE DocSpace (please refer to this documentation)
  • Il parametro Title è impostato su `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}` così ogni room viene nominata automaticamente in base al progetto e al cliente
  • Il tipo di room Type è impostato su Collaboration Room — cambialo se un altro tipo di room è più adatto al tuo caso d’uso
• ONLYOFFICE DocSpace: Get the shared link of a room
  • Il parametro Room ID è impostato su `{{ $json.id }}` e utilizza automaticamente l’ID della room creata nello step precedente
• Gmail: Send a message
  • Configura una credenziale Gmail OAuth2
  • Il parametro To deve essere compilato con la variabile del campo email del form
  • Il Subject deve essere un template di testo con variabili come Project Name e/o Your Name dallo step 1
  • Il link della room dallo step precedente deve essere inserito nel corpo dell’email come `{{ $("Get Room Shared Link").item.json.sharedLink }}`
• Slack: Send a message
  • Configura una credenziale Slack OAuth2
  • Sostituisci il placeholder dell’ID del canale Slack con il canale in cui il tuo team deve essere notificato dei nuovi progetti
  • La notifica deve includere variabili per il nome del progetto, il nome del cliente, l’indirizzo email e un link diretto alla nuova room DocSpace

Inizia subito

Ti servirà un’istanza di n8n (cloud o self-hosted) e un account ONLYOFFICE DocSpace. Per installare il nodo DocSpace puoi cercare “ONLYOFFICE DocSpace” nella ricerca dei nodi.

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L’autenticazione supporta quattro metodi: API Key (consigliata), Basic Auth, OAuth2 e Personal Access Token. Una volta configurate, le credenziali vengono condivise tra tutti i nodi DocSpace nella tua istanza. Consulta la documentazione sulle credenziali di ONLYOFFICE DocSpace per i dettagli di configurazione.

Ricrea uno qualsiasi dei cinque template di workflow seguendo le descrizioni sopra, collega le tue credenziali, sostituisci le giuste cartelle e gli ID dei canali e attiva il tutto.

Cosa costruire dopo

I workflow sopra coprono i casi più comuni. Oltre a questi, gli stessi nodi supportano anche cose come:

• Promemoria di scadenza: scansiona una cartella contratti a intervalli regolari, controlla nomi file o metadati per le date e invia promemoria di rinnovo prima della scadenza
• Audit degli accessi: un report settimanale di tutte le room, i loro membri e i livelli di accesso, inviato a un canale di management
• Archiviazione basata su eventi: usa il nodo Trigger per spostare o archiviare file automaticamente quando raggiungono uno stato specifico
• Gestione del ciclo di vita degli utenti: mantiene gli account DocSpace sincronizzati con il tuo directory service usando eventi trigger

I nodi espongono la maggior parte delle operazioni che faresti nell’interfaccia DocSpace come API. n8n le collega al resto del tuo stack.

Pensieri finali

Se uno qualsiasi dei workflow sopra corrisponde a qualcosa che stai già facendo manualmente, la configurazione è semplice: installa il nodo, collega le credenziali, importa il template e attivalo. Dopo di che, DocSpace si occupa del lavoro di routine al posto tuo.