Come Soziale Bildung e.V. ha semplificato il lavoro di squadra con ONLYOFFICE Docs e HumHub

Per molte organizzazioni non profit, supportare team distribuiti proteggendo al contempo dati sensibili è una sfida costante. Soziale Bildung e.V. ha affrontato la stessa necessità di strumenti flessibili e focalizzati sulla privacy e ha trovato una soluzione integrando ONLYOFFICE Docs con HumHub per migliorare la collaborazione e semplificare i flussi di lavoro interni.

Promuovere l’educazione sociale e politica

Soziale Bildung e.V. è un’associazione di carità dedicata che opera in diversi ambiti comunitari vitali in Germania. I loro sforzi quotidiani spaziano dal lavoro sociale, lavoro sociale scolastico, programmi aperti per bambini e giovani, all’educazione politica.

Al momento l’organizzazione impiega un team diversificato di 40 professionisti. Poiché il loro personale opera in diverse discipline e spesso lavora sul campo, il flusso si basa fortemente su soluzioni di lavoro mobile. Tuttavia, la mobilità non può compromettere la coerenza o la sicurezza: l’organizzazione pone un’enorme enfasi su processi digitali efficienti e una collaborazione fluida, specialmente per i loro team distribuiti.

Per supportare il loro lavoro comunitario vitale, Soziale Bildung e.V. investe attivamente in soluzioni software che siano flessibili, moderne e completamente conformi alle normative sulla protezione dei dati. Trovare una piattaforma che rispondesse a tutte queste esigenze è diventata una priorità assoluta.

La ricerca di un’alternativa sicura

Il team dirigenziale sapeva di aver bisogno di un ambiente digitale robusto. Attraverso ricerche online e raccomandazioni positive dalla comunità, hanno scoperto ONLYOFFICE Docs.

I seguenti fattori hanno guidato la loro decisione di adottare la suite:

• Alta compatibilità: Necessitavano di software che funzionasse bene con partner esterni. ONLYOFFICE offre un’eccezionale compatibilità con i formati Microsoft Office, garantendo che i file appaiano esattamente come dovrebbero quando condivisi all’esterno dell’organizzazione.
• Facile integrazione della piattaforma: L’organizzazione non profit utilizzava già HumHub come piattaforma di comunicazione interna. Avevano bisogno di un editor di documenti che si integrasse direttamente in questo ecosistema esistente senza causare attriti.
• Licenze trasparenti: Come non profit, la prevedibilità del budget è fondamentale. Il modello di licenza chiaro e trasparente offerto da ONLYOFFICE ha reso la pianificazione finanziaria molto più semplice.
• Sovranità dei dati: Un obiettivo importante per Soziale Bildung e.V. era diventare meno dipendente dai fornitori di software basati negli Stati Uniti. Scegliendo ONLYOFFICE, hanno compiuto un passo significativo per rafforzare la loro sovranità sui dati e mantenere le informazioni sensibili sotto controllo locale.

Integrazione senza soluzione di continuità con HumHub

Soziale Bildung e.V. utilizza HumHub come il loro hub digitale centrale. Integrare ONLYOFFICE Docs in questa piattaforma è stato sorprendentemente semplice e si è dimostrato altamente stabile fin dal primo giorno.

Poiché l’integrazione funziona senza problemi, ONLYOFFICE è ufficialmente diventato la soluzione d’ufficio standard per l’intera forza lavoro. Questo adattamento fluido nel loro sistema esistente ha consentito all’organizzazione di semplificare significativamente i flussi di lavoro. I membri del personale non devono più passare tra diverse applicazioni per completare il proprio lavoro; tutto avviene all’interno di un unico, unificato ambiente digitale.

Trasformare le operazioni quotidiane con funzioni essenziali

Oggi, ONLYOFFICE è una parte integrante della routine quotidiana dell’organizzazione. Il personale utilizza ampiamente la suite per creare, modificare e condividere documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

Per un team distribuito in diverse sedi, le robuste funzionalità di collaborazione di ONLYOFFICE Docs offrono un valore immenso. Fanno affidamento su diverse funzioni chiave:

Collaborazione in tempo reale

Invece di inviare file allegati via email avanti e indietro, i membri del team possono aprire un documento e lavorarci contemporaneamente. Questo elimina i problemi di gestione delle versioni e mantiene tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

Feedback immediato tramite commenti

Quando sorgono domande, i membri del personale utilizzano il sistema di commenti integrato per discutere paragrafi o punti di dati specifici direttamente all’interno del documento. Questo mantiene le conversazioni contestuali e attuabili.

Massima trasparenza con Track Changes

Redigere domande di finanziamento e proposte progettuali complesse richiede più giri di revisione. La funzione di monitoraggio delle modifiche fornisce la massima trasparenza, permettendo al team di vedere esattamente chi ha modificato cosa e quando.

Controlli delle autorizzazioni dettagliati

Poiché l’organizzazione gestisce dati sensibili del lavoro sociale, il controllo rigoroso degli accessi è non negoziabile. ONLYOFFICE consente agli amministratori di impostare autorizzazioni dettagliate, garantendo che i file siano accessibili solo alle persone giuste.

Risultati reali e flussi di lavoro più rapidi

Implementare ONLYOFFICE ha portato a miglioramenti rapidi e misurabili per la non profit. I flussi di lavoro documentali sono ora altamente ottimizzati e la comunicazione interna avviene in modo molto più naturale.

L’organizzazione evidenzia alcuni risultati significativi da quando ha effettuato il passaggio:

• Flussi di lavoro documentali più veloci: Collaborando simultaneamente, il team completa relazioni, proposte e compiti amministrativi quotidiani in tempi record.
• Nessuna attesa: Poiché più persone possono modificare un unico documento contemporaneamente, i tradizionali colli di bottiglia e i loop di attesa sono scomparsi.
• Migliore comunicazione interna: Astensione e coordinazione sono molto più trasparenti. Tutti comprendono lo stato di un documento senza necessità di una riunione di aggiornamento.
• Migliore collaborazione sui progetti: Gestire progetti complessi e domande di finanziamento è ora molto più semplice. La chiara visibilità delle modifiche e delle revisioni elimina lo stress nella scrittura collaborativa.

Un partner affidabile per il futuro

Soziale Bildung e.V. ha trovato uno strumento digitale che si adatta perfettamente alla loro missione. Ora raccomandano ONLYOFFICE ad altre organizzazioni, in particolare quelle che danno priorità alla sovranità dei dati, flessibilità e una potente alternativa alle suite software proprietarie.

Christian Baarck, che gestisce Finanza e Amministrazione per l’associazione, riassume l’impatto positivo che il software ha avuto sulle loro operazioni quotidiane:

ONLYOFFICE ha migliorato in modo sostenibile il nostro modo di lavorare. La combinazione di facilità d’uso, funzionalità potenti e integrazione flessibile lo rende uno strumento indispensabile nel nostro lavoro quotidiano.