On-premise vs cloud: come scegliere il modello giusto nel 2026

Nel 2026, fare la scelta giusta tra on-premise e cloud dipende da quanto controllo ti serve sui tuoi sistemi, dagli obblighi di conformità e da quanto devono essere prevedibili i costi a lungo termine. Scegli il cloud se cerchi flessibilità, e l’on-premise se controllo e proprietà sono le tue priorità principali.

Questo articolo spiega come si sono evoluti entrambi i modelli, quali cambiamenti sono avvenuti prima del 2026 e come le aziende possono scegliere la strategia di distribuzione più adatta, soprattutto per software di produttività e applicazioni d’ufficio.

Che cos’è l’on-premise e che cos’è il cloud computing?

Capire la differenza tra i due modelli di distribuzione parte da chi possiede, controlla ed è responsabile dell’infrastruttura dei dati.

Che cos’è un software on-premise?

Il software on-premise viene installato e utilizzato su server situati all’interno dell’infrastruttura dell’organizzazione. L’azienda gestisce l’hardware, fornisce gli aggiornamenti, controlla gli accessi e decide come archiviare e proteggere i dati.

I fattori chiave includono:

• Proprietà del sistema.
• Localizzazione dei dati.
• Controllo interno completo.

Questo modello di distribuzione è ben noto per software aziendali come piattaforme ERP, sistemi di gestione dei documenti e software d’ufficio on-premise per le imprese.

Storicamente, le aziende che utilizzavano software d’ufficio sviluppavano e distribuivano soluzioni on-premise per mantenere un controllo rigoroso sull’accesso ai documenti, sull’archiviazione dei dati e sul movimento interno delle informazioni, un aspetto essenziale quando si gestiscono dati sensibili.

Che cos’è il cloud computing?

Il cloud computing fornisce software e servizi online, di solito tramite un modello in abbonamento. Invece di gestire server interni, le organizzazioni si affidano a fornitori esterni per eseguire, gestire e scalare l’infrastruttura secondo le necessità.

Quando si confrontano soluzioni cloud e on-premise, le piattaforme cloud risultano in vantaggio grazie alla rapidità di implementazione, alla collaborazione integrata e al facile accesso per i team remoti. Le piattaforme SaaS di produttività beneficiano della co-modifica in tempo reale, degli aggiornamenti immediati e dell’accesso fluido da diverse sedi.

Le moderne suite d’ufficio basate su cloud consentono la collaborazione in tempo reale tra team distribuiti, ma introducono nuove considerazioni legate alla residenza dei dati e alla conformità.

Per comprendere meglio i fondamenti del cloud, fai riferimento a questo articolo del blog per una panoramica sul cloud computing.

On-premise vs cloud: differenze chiave a colpo d’occhio

La scelta tra distribuzione on-premise e cloud dipende dai requisiti, dai costi e dagli obiettivi dell’organizzazione. Di seguito un confronto per chiarire la decisione.

Criterio	Cloud	On-premise
Velocità di distribuzione	Implementazione rapida	Implementazione pianificata
Proprietà dell’infrastruttura	Gestita dal fornitore	Di proprietà dell’organizzazione
Posizione dei dati	Data center esterni	Server interni
Scalabilità	Elastica	Dipendente dall’hardware
Distribuzione di software d’ufficio aziendale	Accesso immediato per i team	Proprietà completa dei dati
Strumenti di produttività d’ufficio	Collaborazione più rapida	Controllo totale dei dati

 

Sicurezza on-premise vs cloud: cosa è cambiato prima del 2026?

Prima dell’arrivo del 2026, il dibattito sulla sicurezza di cloud e on-premise si è spostato da quale modello sia più sicuro a chi mantiene il potere decisionale sui controlli di sicurezza.

Implicazioni di sicurezza per gli strumenti di produttività aziendale

Per le aziende che gestiscono documenti sensibili, contratti e report interni, il modello di distribuzione di una suite d’ufficio gioca un ruolo fondamentale nell’architettura complessiva della sicurezza.

Le considerazioni principali includono:

• Dove vengono archiviati i documenti.
• Chi controlla le chiavi di crittografia.
• Come vengono applicate le policy di accesso interne.

Con una soluzione basata su cloud, crittografia e accesso sono controllati dal fornitore. In una configurazione on-premise, le organizzazioni mantengono la piena autorità su questi elementi.

Questa differenza è rilevante quando si confronta la sicurezza cloud e on-premise per strumenti di produttività che gestiscono informazioni sensibili come proprietà intellettuale, documenti legali o dati finanziari riservati.

Considerazioni sui costi: oltre il mito “il cloud è più economico”

L’idea che la distribuzione cloud sia più economica non è vera su scala enterprise.

Costi del software di produttività su larga scala

Prezzi SaaS per utente

• I prezzi cloud si basano su abbonamenti SaaS per utente che crescono con l’organizzazione.
• Le distribuzioni on-premise richiedono un investimento iniziale in infrastruttura.

Licenze a lungo termine

• La distribuzione cloud può comportare costi a lungo termine superiori alle aspettative, soprattutto per storage, conformità e funzionalità di sicurezza avanzate.
• I modelli on-premise prevedono una licenza una tantum o annuale, prevedibile nel tempo.

Ammortamento dell’infrastruttura

• L’infrastruttura cloud è gestita dal fornitore, quindi non richiede investimenti iniziali.
• I costi infrastrutturali sono più elevati all’inizio nei modelli on-premise, perché l’organizzazione deve acquistare e mantenere i server, ma questi costi possono essere ammortizzati nel lungo periodo.

Costi di conformità

• Le responsabilità di conformità nel cloud possono richiedere strumenti o audit aggiuntivi.
• La distribuzione on-premise di software di produttività può essere conveniente perché i costi di infrastruttura, hosting interno e licenze per utente sono facilmente gestibili.

Per le grandi aziende, gli strumenti d’ufficio cloud possono diventare più costosi nel tempo rispetto alle distribuzioni on-premise con costi di licenza e infrastruttura prevedibili.

Cloud privato vs on-premise: non sono la stessa cosa

Spesso si pensa erroneamente che le distribuzioni cloud siano simili agli ambienti on-premise.

Suite d’ufficio in cloud privato

Con un modello di cloud privato, le aziende eseguono software d’ufficio in ambienti cloud dedicati, presso il proprio data center o tramite fornitori fidati.

Questo approccio supporta flussi di lavoro documentali ibridi e consente una gestione centralizzata, mantenendo un isolamento dei dati più forte rispetto ai servizi cloud pubblici.

Alcune organizzazioni distribuiscono suite d’ufficio aziendali in ambienti di cloud privato per combinare gestione centralizzata e maggiore isolamento dei dati.

Perché le grandi aziende stanno tornando all’on-premise? Una nuova tendenza nell’era del cloud

Dopo anni di adozione “cloud-first”, molte grandi aziende stanno rivalutando il loro approccio.

Controllo sui documenti critici per il business

Per un’organizzazione che gestisce informazioni sensibili è fondamentale mantenere una governance efficace e la tracciabilità.

L’uso di software specializzati per la gestione documentale e la collaborazione fa una grande differenza. Soluzioni progettate appositamente, come ONLYOFFICE Docs, sono pensate per funzionare senza problemi sia in ambienti cloud che on-premise. Offrono modifica sicura dei documenti, collaborazione in tempo reale e controllo completo sui dati, garantendo affidabilità, efficienza e conformità indipendentemente da dove è ospitata l’infrastruttura.

Che sia distribuito on-premise o come soluzione cloud, ONLYOFFICE Docs consente alle aziende di mantenere il controllo completo su archiviazione, accesso e flussi di lavoro dei documenti, riducendo la dipendenza da fornitori esterni.

• Documenti interni: i file di lavoro quotidiano beneficiano di controllo centralizzato degli accessi, cronologia delle versioni e proprietà, garantendo l’allineamento con i protocolli di sicurezza interni.
• Report finanziari: questi dati richiedono accessi limitati e tracciabilità accurata; ONLYOFFICE supporta la sicurezza nella gestione dei report mantenendo conformità e responsabilità.
• Flussi di lavoro legali: i documenti legali richiedono governance rigorosa e policy di conservazione. Il controllo completo dell’ambiente documentale consente di soddisfare facilmente i requisiti normativi e di conformità.

Per le aziende che gestiscono documenti sensibili, contratti e report interni, piattaforme come ONLYOFFICE Docs permettono ai team di avere il pieno controllo sull’archiviazione e sull’accesso ai documenti, sia in ambienti on-premise che in cloud privato.

ONLYOFFICE Docs si distingue per le sue numerose capacità di integrazione. Progettato come piattaforma collaborativa flessibile, ONLYOFFICE Docs può essere integrato senza problemi con qualsiasi software aziendale, consentendo alle imprese di incorporare creazione, modifica e co-authoring dei documenti direttamente nei flussi di lavoro esistenti.

Questo lo rende la scelta ideale per le aziende che utilizzano sistemi come CRM (ad es. Salesforce), ERP (ad es. SAP, Microsoft Dynamics), DMS (ad es. Alfresco, SharePoint), piattaforme di apprendimento (LMS) e strumenti personalizzati specifici per settore, senza interrompere le interfacce già familiari. Grazie al suo ampio ecosistema di connettori, le organizzazioni possono adattare le integrazioni a contesti diversi.

Conformità e sovranità dei dati

Con l’aumento della pressione normativa, le organizzazioni devono avere la certezza che i loro sistemi documentali soddisfino requisiti di conformità globali e locali non negoziabili.

• ISO, SOC, GDPR e normative di settore: questi standard e regolamenti specifici sono fondamentali nelle decisioni di distribuzione. È più facile soddisfare gli obblighi di conformità con un ambiente on-premise, poiché i dati sensibili sono gestiti direttamente dall’organizzazione.
• Policy di conservazione dei documenti: le regole su residenza e conservazione dei dati richiedono un controllo preciso su durata e posizione di archiviazione. Con le distribuzioni on-premise è semplice applicare policy di conservazione, soprattutto in regioni con requisiti legali locali.

Cloud vs on-premise per la produttività e la collaborazione aziendale

Gli strumenti di sicurezza enterprise combinano collaborazione, sicurezza e integrazione dei sistemi.

Suite d’ufficio cloud vs on-premise

Quando si confrontano suite d’ufficio cloud e on-premise, le aziende valutano la scelta in base a diverse dimensioni:

• Collaborazione vs controllo: il cloud punta sulla collaborazione in tempo reale e sull’accesso semplice per team distribuiti, mentre le soluzioni on-premise consentono un controllo rigoroso su dati e flussi di lavoro.
• Aggiornamenti vs stabilità: le suite cloud ricevono aggiornamenti automatici e continui, mentre il software on-premise offre un contesto prevedibile con cicli di rilascio definiti.
• Personalizzazione: le soluzioni cloud sono spesso limitate a configurazioni standard, mentre le distribuzioni on-premise permettono una personalizzazione più profonda e aderente ai processi interni.
• Integrazione con i sistemi interni: le soluzioni cloud possono richiedere strumenti aggiuntivi per un’integrazione completa, mentre il software on-premise si integra in modo nativo con sistemi interni e applicazioni legacy.

Oggi il confronto tra cloud e on-premise non riguarda la sostituzione di un modello con l’altro, ma la scelta della soluzione più adatta alle priorità di business dell’organizzazione.

Quando le aziende scelgono una suite d’ufficio a doppia distribuzione

Alcune suite d’ufficio enterprise, come ONLYOFFICE Docs, sono disponibili sia in cloud che on-premise. Questo consente alle organizzazioni di allineare gli strumenti di produttività a requisiti di sicurezza, conformità e infrastruttura senza imporre un approccio unico per tutti.

Per le aziende che cercano una suite d’ufficio versatile e sicura, ONLYOFFICE Docs offre la flessibilità di un modello a doppia distribuzione. Che tu voglia ospitarla sui tuoi server per il massimo controllo o usare il cloud per un accesso semplice e una collaborazione senza manutenzione, ONLYOFFICE Docs si adatta perfettamente al tuo flusso di lavoro. Offri al tuo team una piattaforma tutto in uno: collaborazione in tempo reale, modifica dei documenti e integrazione fluida.

DISTRIBUISCI ON-PREMISE PROVA NEL CLOUD

Cloud vs on-premise per casi d’uso aziendali specifici

Dipende da quale modello di distribuzione interessa all’azienda per il proprio flusso di lavoro. I vantaggi variano in base al modello scelto.

Documentazione di conformità e reportistica interna

Le aziende che gestiscono informazioni sensibili necessitano di sistemi avanzati per gestire i registri di conformità e la reportistica interna. Le suite d’ufficio cloud o on-premise aiutano a gestire i documenti e a mantenere la responsabilità.

• Controllo dei documenti: un controllo più rigoroso su chi può accedere, modificare o condividere i documenti aiuta a mantenere standard di conformità e sicurezza.
• Audit trail: registri dettagliati delle attività sui documenti garantiscono tracciabilità, facilitando la dimostrazione della conformità durante gli audit.
• Versioni: la gestione di più versioni dei documenti previene la perdita di dati, supporta la tracciabilità e consente di ripristinare le modifiche quando necessario.

Nel valutare sistemi di gestione della documentazione di conformità cloud e on-premise, le aziende dovrebbero bilanciare accesso semplice e collaborazione con controllo, personalizzazione e integrazione con i sistemi interni.

Modelli ibridi

Molte aziende adottano modelli ibridi in cui la collaborazione avviene nel cloud, mentre i documenti sensibili e i flussi di lavoro interni restano on-premise, soprattutto quando supportati da piattaforme d’ufficio flessibili. Questo approccio riflette la realtà concreta dell’IT aziendale moderno, invece di aderire rigidamente a un unico modello.

Per sistemi core come le suite d’ufficio enterprise, la flessibilità di distribuzione è diventata un vantaggio strategico più che un dettaglio tecnico.

Punti chiave

Nel 2026, fare la scelta giusta tra on-premise e cloud dipende da quanto controllo ti serve sui tuoi sistemi, dagli obblighi di conformità e da quanto devono essere prevedibili i costi a lungo termine. Scegli il cloud se cerchi flessibilità, e l’on-premise se controllo e proprietà sono le tue priorità principali.