Municipalità di Garrel: come una comunità moderna ha digitalizzato i flussi di lavoro con ONLYOFFICE Docs

Modernizzare l’infrastruttura e semplificare i processi di lavoro sono sfide chiave per le amministrazioni pubbliche. Il comune di Garrel, una comunità nel distretto di Cloppenburg della Bassa Sassonia (Germania), dimostra in modo evidente come questa trasformazione possa avere successo. Integrando ONLYOFFICE Docs nel proprio ambiente Nextcloud, il comune ha compiuto un passo decisivo verso un modo di lavorare più digitale e flessibile.

La ricerca di una soluzione office affidabile

Il comune di Garrel, con circa 15.000 abitanti e circa 120 dipendenti distribuiti in vari dipartimenti, è impegnato a modernizzare continuamente i propri processi di lavoro. Una parte fondamentale di questo impegno era incentrato nel trovare un modo affidabile per aprire e modificare i documenti in modo efficiente all’interno dell’ambiente Nextcloud. Un’attenzione particolare era rivolta alla possibilità di prendere appunti in modo flessibile e indipendente dalla posizione.

Attraverso ricerche su Google e YouTube, l’amministrazione ha scoperto ONLYOFFICE Docs. La decisione di adottare la suite office si è basata su diversi fattori: poiché i dipendenti avevano già familiarità con Microsoft Office, l’interfaccia utente simile di ONLYOFFICE ha reso il passaggio molto più semplice. Questo ha ridotto al minimo le esigenze di formazione e garantito un’elevata accettazione da parte del team.

Collaborazione flessibile

Attualmente, il comune di Garrel utilizza principalmente ONLYOFFICE Docs in combinazione con Nextcloud per creare e modificare documenti da qualsiasi luogo. L’integrazione è stata descritta come rapida e semplice, funzionante in modo affidabile sin dalla sua configurazione.

La funzione di collaborazione in tempo reale si è rivelata particolarmente utile. Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, con le modifiche dei singoli editor chiaramente visualizzate tramite un sistema di tracciamento con codifica a colori. Questo ha semplificato e accelerato in modo significativo la collaborazione sui progetti.

I dipendenti al momento utilizzano frequentemente gli iPad come blocchi per appunti digitali durante riunioni e seminari. Gli appunti vengono salvati direttamente in Nextcloud e possono essere elaborati immediatamente sulle postazioni di lavoro, senza bisogno di carta o trascrizioni manuali. Questo ha reso i flussi di lavoro sensibilmente più digitali ed efficienti.

Obiettivi raggiunti e piani futuri

L’obiettivo principale del comune era implementare una soluzione per ufficio semplice che consentisse la modifica dei documenti senza installazioni locali o costose licenze per singolo utente. Questo obiettivo è stato raggiunto con successo grazie alla combinazione di Nextcloud e ONLYOFFICE. Nel lungo periodo, l’amministrazione punta a diventare ancora più indipendente dai tradizionali pacchetti office installati localmente.

L’esperienza positiva ha incoraggiato il comune ad ampliare l’utilizzo di ONLYOFFICE anche ad altri ambiti, in particolare, la futura integrazione con la soluzione di server di posta elettronica dovrebbe favorire ulteriormente la collaborazione flessibile sui documenti, considerata un grande vantaggio per l’intera organizzazione.

Raccomandazione per altre organizzazioni

Sulla base della propria esperienza positiva, il comune di Garrel ha chiaramente raccomandato ONLYOFFICE. Le organizzazioni che cercano una soluzione semplice, affidabile e indipendente dalla posizione per la modifica di documenti digitali trovano in ONLYOFFICE una scelta valida. L’integrazione fluida con sistemi esistenti come Nextcloud e l’elevata facilità d’uso lo rendono una soluzione ideale per modernizzare i processi di lavoro nel settore pubblico e non solo.