Come designermakersCIO ha semplificato collaborazione e governance con ONLYOFFICE DocSpace

L’organizzazione benefica designermakersCIO dal Regno Unito deve bilanciare impatto e operazioni semplici e veloci: ecco dove entra in gioco ONLYOFFICE DocSpace. Leggi questa storia per scoprire perché hanno scelto ONLYOFFICE, come lo usano quotidianamente e i benefici misurabili che hanno osservato – dalla maggiore sicurezza dei documenti e collaborazione più semplice, fino a un carico amministrativo ridotto e decisioni più rapide.

Chi sono designermakersCIO e designermakers21

designermakersCIO è un’organizzazione benefica con sede a Diss, Norfolk, Regno Unito, impegnata a promuovere l’artigianato come espressione fondamentale della creatività umana. I valori che guidano ogni programma e decisione sono: integrità, inclusività, eccellenza e comunità.

La loro sede è il centro designermakers21, che accoglie visitatori da tutta la regione per apprendere dagli artigiani residenti, assistere a dimostrazioni pubbliche e esplorare (o acquistare) un’ampia gamma di opere fatte a mano di alta qualità. L’organizzazione facilita:

• studi artistici, gallerie e spazi per workshop per una comunità di creatori;
• laboratori ed eventi ad accesso aperto per sviluppare competenze artigianali tradizionali e contemporanee;
• opportunità educative pensate per ispirare la creatività in tutta l’East Anglia e oltre.

Gli obiettivi dell’organizzazione girano intorno alla promozione, il miglioramento e l’avanzamento dell’educazione nelle arti e nell’artigianato tramite l’apprendimento pratico. Con i fiduciari che supervisionano governance e operazioni, una collaborazione digitale affidabile è essenziale per mantenere progetti e conformità sulla giusta strada.

La sfida: lavoro collaborativo e sicuro senza sovraccarico

Prima di adottare ONLYOFFICE, designermakersCIO affrontava le sfide comuni per le nonprofit: come condividere, modificare e approvare documenti tra i fiduciari senza infinite catene di continue, confusione sulle versioni o rischi per la sicurezza. Nello specifico cercavano:

• una suite office collaborativa non proprietaria;
• forti garanzie di sicurezza per documenti legalmente sensibili archiviati online;
• accesso semplice per i fiduciari senza inviare allegati pesanti via email;
• un modo per collaborare su bozze, commentare e tracciare le modifiche;
• la possibilità di annullare modifiche in caso di errori.

Con un supporto amministrativo limitato, qualsiasi strumento doveva essere facile da apprendere e leggero nella manutenzione, pur supportando l’intero ciclo di vita dei documenti.

Uno dei fiduciari, venendo a conoscenza di ONLYOFFICE DocSpace, lo consigliò come adatto alle esigenze della missione. Durante la valutazione, la sicurezza è stato il fattore decisivo. Archiviare online documenti di conformità e governance richiedeva risposte chiare e credibili sulla protezione dei dati e il controllo degli accessi. ONLYOFFICE offriva tutte le garanzie necessarie, insieme a un’esperienza di editing familiare e ricca di funzionalità progettata per la collaborazione.

ONLYOFFICE DocSpace nell’uso quotidiano

designermakersCIO centralizza i documenti dei fiduciari in ONLYOFFICE DocSpace così ogni membro del consiglio può accedere alle versioni più aggiornate senza cercare tra le email. Questo semplice cambiamento ha eliminato una grande fonte di attrito.

Ecco come i fiduciari lavorano insieme in DocSpace:

• Archiviazione centralizzata per materiali del consiglio. I fiduciari conservano documenti essenziali come politiche, verbali, piani e file di conformità in stanze condivise. Tutti sanno dove trovare l’ultima versione.
• Redazione collaborativa. Modificano insieme i documenti in tempo reale, utilizzano il tracciamento delle modifiche e aggiungono commenti su contenuti e sintassi. Questo accelera lo sviluppo di politiche, domande di finanziamento, comunicazioni e documenti di riunione.
• Attenzione mirata con link sicuri. Quando un documento necessita di revisione, un fiduciario può condividere un link invece di allegare un file. Riduce il disordine nelle caselle email e garantisce che tutti vedano la stessa versione.
• Storico versioni e rollback. Se viene introdotto un errore, possono tornare a una versione precedente. Questo permette al team di collaborare liberamente senza paura di perdere lavoro.
• Accesso senza colli di bottiglia amministrativi. Poiché non c’è segreteria o amministratore retribuito, ogni fiduciario può operare autonomamente, trovare, rivedere e aggiornare documenti quando necessario, mantenendo i progetti in movimento tra le riunioni.

Il risultato: meno tempo speso a gestire file e più tempo dedicato a creare valore per i makers e la comunità.

Marco Rayment, fiduciario, tesoriere:

ONLYOFFICE ha aperto un mondo di possibilità per il consiglio dei fiduciari; la modifica collaborativa ci ha permesso di creare documenti essenziali senza dover tenere riunioni di persona. Possiamo condividere documenti di conformità in sicurezza e i documenti pre-riunione possono essere consultati da tutti i fiduciari prima degli incontri. Ora abbiamo più tempo per concentrarci sulle cose importanti.