Migliora la collaborazione con la nuova app ONLYOFFICE DocSpace per monday.com

Cerchi un modo efficiente per gestire e collaborare sui documenti all’interno del tuo spazio di lavoro monday? L’app ONLYOFFICE DocSpace è qui per aumentare la produttività del tuo team, colmando il divario tra la gestione delle attività e la collaborazione sui documenti. Questa potente integrazione ti consente di collegare facilmente le tue board di monday a ONLYOFFICE DocSpace, creando una piattaforma unificata per gestire i file d’ufficio. Ecco tutto quello che c’è da sapere sulla nuova app appena rilasciata.

Funzionalità principali e vantaggi

• Integrazione dei documenti fluida. Collega i file d’ufficio dalle tue board di monday.com direttamente alle stanze di ONLYOFFICE DocSpace per una gestione efficiente dei documenti.
• Collaborazione avanzata. Permetti al tuo team di visualizzare, modificare e collaborare sui file in tempo reale, il tutto tramite un’interfaccia intuitiva.
• Accesso basato sui ruoli. Controlla chi può accedere e modificare i file assegnando ruoli come Creatore di contenuti o Visualizzatore in base alle esigenze del team.
• Disponibilità flessibile. Decidi se attivare l’app in tutti gli spazi di lavoro monday o solo in quelli selezionati.
• Configurazione semplificata. Configurazione rapida da parte degli amministratori monday.com con indicazioni per una facile connessione a ONLYOFFICE DocSpace.
• Privacy dei documenti. Invita membri specifici o condividi i file tramite link esterni sicuri – le stanze pubbliche di DocSpace offrono accesso senza compromettere il controllo.

Guarda questo breve video sull’integrazione tra monday.com e ONLYOFFICE per una panoramica rapida:

Team e scenari: a chi è destinata?

Ecco alcuni scenari reali in cui i team di vari settori possono usare l’app ONLYOFFICE DocSpace per monday.com per semplificare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e aumentare la produttività.

• Gestione dei progetti per team remoti. Integrando ONLYOFFICE DocSpace con le board di monday.com, i team remoti possono evitare confusione dovuta a file sparsi. Ogni progetto può essere collegato a una Stanza Pubblica in DocSpace, facilitando l’accesso e la collaborazione su piani e report.
• Collaborazione per campagne marketing. I team marketing possono collegare le board di campagna a uno spazio collaborativo in DocSpace per gestire documenti come mockup pubblicitari, bozze di blog o contratti con influencer.
• Comunicazione interna per i team HR. I team HR possono creare Stanze Pubbliche collegate alle board per onboarding o valutazione delle performance per condividere manuali e documenti di policy con i nuovi assunti.
• Sviluppo prodotto per team software. I team di sviluppo possono collegare board di sprint o funzionalità a stanze dedicate dove gestire la documentazione tecnica, note di rilascio e piani di test.
• Collaborazione con i clienti per le agenzie. Le agenzie possono creare Stanze Pubbliche separate per ogni progetto cliente, collegate alle rispettive board monday, dove caricare contratti, asset creativi e feedback.

Come installare l’app

Per iniziare a usare ONLYOFFICE DocSpace con monday, segui questi semplici passaggi:

1. Accedi al tuo account monday.com come amministratore e vai al monday.com Marketplace.
2. Decidi se installare l’app su tutti gli spazi di lavoro monday o solo su alcuni. Puoi modificare questa preferenza in seguito nella sezione Gestisci app.
3. Clicca su Installa per aggiungere l’app ONLYOFFICE DocSpace al tuo monday.

INSTALLA L’APP

Nota: Solo gli amministratori possono disinstallare l’app se necessario.

Come configurare l’app

Una volta installata l’app, ecco come configurarla per lavorare in modo fluido:

1. Vai allo spazio di lavoro monday dove hai installato l’app e apri una delle board.
2. Clicca sull’icona più (+) e seleziona App dal menù. Trova ONLYOFFICE DocSpace e aggiungila alla board.
3. Vai alla nuova scheda dell’app ONLYOFFICE DocSpace. Accedi inserendo le tue credenziali DocSpace (URL, email e password). Nuovo su DocSpace? Registrati qui gratuitamente.
4. Vai in ONLYOFFICE DocSpace -> Strumenti per sviluppatori -> JavaScript SDK e aggiungi l’URL della tua board monday.com insieme all’indirizzo DocSpace.

Una volta effettuato l’accesso, riceverai una notifica “Benvenuto nella Board DocSpace!” a conferma dell’integrazione avvenuta con successo.

Importante: Gli utenti monday.com normali possono usare l’app solo dopo che un amministratore l’ha configurata completamente.

Come usare l’app

La collaborazione in ONLYOFFICE DocSpace inizia creando una stanza dove il tuo team può conservare e modificare i file. Ecco come funziona:

Dopo la configurazione, l’amministratore di monday.com può cliccare sul pulsante Crea Stanza nella scheda DocSpace.

Una Stanza Pubblica verrà creata automaticamente in ONLYOFFICE DocSpace. Verranno assegnati due tag predefiniti: integrazione monday e ID univoco della board.

In questa stanza, i membri del team possono archiviare, modificare e collaborare su documenti di testo, presentazioni, PDF e fogli di calcolo.

Se decidi di eliminare o archiviare una stanza collegata a una board monday.com, è facile scollegarla. Basta cliccare su Scollega nella scheda dell’app. Puoi creare una nuova stanza in qualsiasi momento.

Comprendere i diritti di accesso

• Gli utenti monday con ruolo Team Member vengono aggiunti automaticamente alla stanza DocSpace con ruolo Creatore di contenuti, ottenendo pieno accesso per visualizzare, modificare, creare e caricare file.
• Gli utenti monday con ruoli Visualizzatore o Ospite non vengono aggiunti automaticamente alla stanza, ma possono visualizzare i file tramite link esterni pubblici.
• Anche se la board è condivisa con un gruppo più ampio (es. “Tutti in Project X”), questi utenti non saranno invitati nella stanza ma potranno comunque vedere i file.
• Hai già un account ONLYOFFICE DocSpace ma sei visualizzatore/ospite in monday? Clicca sull’icona dell’ingranaggio nella scheda dell’app per accedere alle Impostazioni App e accedere con le credenziali DocSpace, anche se non sei amministratore.

Domande frequenti (FAQ)

Ecco le risposte alle domande più comuni sull’integrazione tra ONLYOFFICE e monday.com.

Domanda: L’app ONLYOFFICE DocSpace per monday.com è gratuita?

Risposta: Sì, l’app è completamente gratuita. Puoi installarla dal Marketplace di monday.

Domanda: Serve un account ONLYOFFICE DocSpace per usare l’app?

Risposta: Sì. Puoi usare il tuo account esistente o registrarti gratuitamente.

Domanda: Posso limitare l’app a determinati spazi monday.com?

Risposta: Sì. Durante l’installazione puoi scegliere se abilitare l’app per tutti gli spazi monday o solo per alcuni. Puoi modificare l’impostazione in qualsiasi momento.

Domanda: Perché altri utenti non riescono ad accedere all’app dopo l’installazione?

Risposta: Gli utenti monday normali possono usare l’app solo dopo che un amministratore ha completato la configurazione, incluso l’accesso e la registrazione degli indirizzi.

Domanda: Cosa succede se disinstallo l’app?

Risposta: Disinstallando l’app verrà rimossa la sua funzionalità dalle board monday.com, ma i documenti e le stanze in ONLYOFFICE DocSpace resteranno intatti.