Come creare una cartella di lavoro o un foglio di lavoro nei documenti Word

I contenuti interattivi, come fogli di lavoro e cartelle di lavoro, sono ciò di cui tutti gli educatori hanno bisogno per attirare l’attenzione dei loro studenti e ciò di cui i blogger e altri infoimprenditori hanno bisogno per coinvolgere i loro follower sui social media. Tuttavia, la creazione di tali documenti non sembra essere un compito facile. In questo articolo imparerai perché è una buona idea creare una cartella di lavoro digitale per scopi diversi: educativi o altri, e anche come creare un modello compilabile online utilizzando ONLYOFFICE Docs.

Che cos’è una cartella di lavoro/foglio di lavoro?

Le parole “cartella di lavoro” e “foglio di lavoro” abbiano molto in comune e siano solitamente utilizzate per scopi simili e non sono sinonimi. Di norma, un foglio di lavoro è una pagina con spazi vuoti in cui i lettori devono inserire informazioni per completare una determinata attività. Può essere un elenco di domande o un questionario con campi interattivi che è necessario compilare per raggiungere un obiettivo.

Quando si tratta di cartelle di lavoro, è necessario sottolineare che questa è una nozione più complessa. Di solito, si tratta di un documento con diverse pagine che contengono elementi interattivi per aiutare i lettori a saperne di più su un argomento specifico e ad apprendere nuove competenze. In poche parole, è più simile alla versione digitale di un libro cartaceo progettato per migliorare l’esperienza di apprendimento.

In alcuni casi, una cartella di lavoro può anche essere composta da più fogli di lavoro, il che offre ai lettori l’opportunità di interagire con diversi tipi di contenuto digitale all’interno di un unico file.

Perché creare una cartella di lavoro/foglio di lavoro?

Esistono diversi motivi per cui potresti voler creare la tua cartella di lavoro o foglio di lavoro. In generale, gli educatori e gli infoimprenditori realizzano tali contenuti interattivi per visualizzare il messaggio principale che vogliono trasmettere ai loro lettori o follower. Un altro motivo comune è far interagire altre persone con il contenuto consentendo loro di compilare determinati campi, aggiungere immagini o inserire informazioni.

Ad esempio, se devi identificare ed elencare tutte le risorse per realizzare un progetto (ad es. materiali e attrezzature), devi assolutamente sapere come creare un foglio di lavoro del budget. Dopo aver compilato tutti i campi, saprai quante risorse richiede il tuo progetto e quanto è costoso. Altri esempi popolari per adulti e bambini includono:

• fogli di lavoro di personaggi;
• fogli di lavoro di supereroi;
• fogli di lavoro per nuove abitudini;
• questionari;
• calendari;
• orari etc.

Naturalmente, puoi trovare molte librerie di modelli online con fogli di lavoro e cartelle di lavoro pronti per l’uso. Tuttavia, di solito sono pagati e sembrano abbastanza standard. Se desideri contenuti unici, potrebbe essere una buona idea creare il tuo foglio di lavoro e adattarlo in base a ciò di cui hai bisogno.

Come creare cartelle di lavoro e fogli di lavoro

Se vuoi creare un documento personalizzato con campi compilabili, ci sono diversi modi. Puoi utilizzare un elaboratore di testo come Microsoft Office o SoftMaker o software professionale come Canva e Adobe InDesign. Scopriamo insieme quali vantaggi e svantaggi ha ogni metodo.

Crea in documenti Word

Usando un word processor, puoi creare un documento Word con vari elementi. Ad esempio, puoi aggiungere tabelle, diagrammi, forme, immagini e altri oggetti per creare un layout unico della tua cartella di lavoro o foglio di lavoro. Quindi puoi salvare il tuo contenuto in altri formati. Ad esempio, PDF.

Il vantaggio più evidente di questo metodo è che è semplice e non è necessaria alcuna conoscenza o esperienza speciale perché anche gli utenti medi conoscono le basi su come creare un foglio di lavoro utilizzando un word processor. Sebbene oggi ci siano molti pacchetti per ufficio, di solito usano lo stesso approccio, e la migrazione da un’app all’altra non è una sfida.

Allo stesso tempo, non tutte le app per ufficio possono gestire efficacemente gli oggetti visivi, quindi potrebbe essere un problema trovare il software appropriato se si desidera creare cartelle di lavoro e fogli di lavoro complessi.

Creare con Canva

I creatori di contenuti sanno che la creazione di una cartella di lavoro digitale è possibile in Canva. Questo è un servizio online che ti permette di creare materiali direttamente nel tuo browser, senza dover installare nulla. Puoi creare un account gratuito in pochi secondi.

Un grande vantaggio dell’utilizzo di Canva è che puoi iniziare da zero o utilizzare uno dei modelli disponibili. La buona notizia è che c’è un gran numero di modelli per tutti i gusti, quindi troverai sicuramente quello che ti serve.

Canva ti consente di aggiungere contenuti e personalizzarli a tuo piacimento modificando font, colori e immagini. Puoi inserire più elementi per rendere unico il tuo documento e creare sezioni con campi di dimensioni diverse all’interno della tua cartella di lavoro o foglio di lavoro e renderli compilabili digitalmente in seguito.

L’approccio drag-and-drop utilizzato in Canva è una benedizione per alcune persone e una maledizione per altre. Inoltre, l’enorme quantità di modelli diversi a volte rende molto difficile sceglierne uno per il tuo scopo.

Creare con Adobe InDesign

Un ottimo esempio di software professionale che può essere utilizzato per creare cartelle di lavoro e fogli di lavoro visivamente accattivanti è Adobe InDesign. Questo è un programma di layout e progettazione di pagine per la stampa e i media digitali. Utilizzando questo strumento, puoi creare poster, volantini, brochure, riviste, presentazioni, libri, ebook ecc.

Adobe InDesign è la scelta perfetta se desideri creare contenuti interattivi complessi. Offre una vasta gamma di strumenti che puoi utilizzare per creare documenti professionali. Se ti chiedi come creare una cartella di lavoro per un workshop o come creare una cartella di lavoro per la formazione, Adobe InDesign è in grado di eseguire qualsiasi attività con facilità.

Nonostante la ricca funzionalità, questo software presenta alcuni svantaggi. Molti utenti potrebbero avere difficoltà a padroneggiare Adobe Design poiché è progettato per scopi professionali. Inoltre, è una soluzione a pagamento e l’abbonamento più economico costa 20,99 dollari USA al mese. Questo non è un prezzo accessibile per molti di noi.

Perché utilizzare la compilazione di moduli online?

Per rendere i tuoi contenuti più coinvolgenti, puoi creare moduli compilabili. In altre parole, puoi aggiungere campi compilabili ai tuoi documenti. Questa funzione consente di creare documenti interattivi in cui altri utenti possono inserire le informazioni richieste, ad esempio indirizzi e-mail, numeri di cellulari, date o testo semplice.

Esistono diversi tipi di campi compilabili che possono essere utilizzati nelle cartelle di lavoro e nei fogli di lavoro. Se vuoi ottenere qualche informazione, puoi inserire dei campi di testo dove è possibile digitare qualcosa. Se crei un questionario, le caselle di controllo vanno meglio perché consentono agli utenti di scegliere una o più opzioni da un set predefinito. I campi di immagini consentono di inserire immagini o foto dove necessario. Gli elenchi a discesa mostrano tutte le opzioni che possono essere selezionate.

I moduli compilabili ti aiutano a ridurre la quantità di tempo che dedichi alla creazione di una cartella di lavoro e a ottimizzare il processo di gestione dei documenti elettronici. Questa funzione è disponibile in ONLYOFFICE Docs a partire dalla versione 7.0.

Leggi questo articolo per saperne di più sui moduli compilabili in ONLYOFFICE o guarda questo video per imparare a crearli online:

Vediamo come creare una cartella di lavoro digitale utilizzando i moduli compilabili ONLYOFFICE.

Come creare una cartella di lavoro con campi compilabili con ONLYOFFICE

A scopo illustrativo, creeremo una cartella di lavoro di marketing utilizzando ONLYOFFICE Docs. Vedrai come aggiungere campi di testo, inserire immagini, creare liste di controllo e salvare il tuo documento in un file PDF compilabile. Tutto quello che devi fare è seguire una serie di passi semplici.

Passo 1. Crea un modello

Per iniziare, devi creare un modello di modulo. Puoi iniziare da zero e creare un documento vuoto. In alternativa, possono anche utilizzare un file DOCX esistente come modello. Scegli l’opzione preferita e inizio il processo di modifica.

Passo 2. Modifica il tuo documento

Crea il layout desiderato della tua cartella di lavoro. Apri la scheda Layout, scegli l’orientamento della pagina desiderato, modifica le dimensioni della pagina e regola le dimensioni dei margini.

Aggiungi tutti gli oggetti di cui hai bisogno, incluse tabelle, forme, immagini, grafici, caselle di testo ecc, utilizzando gli strumenti corrispondenti nella scheda Inserisci. Inserisci piè di pagina o intestazioni se necessario.

Quando la tua cartella di lavoro sembra così come dovrebbe essere, puoi procedere con il passo successivo.

Passo 3. Inserisci campi compilabili

Quando il layout della tua cartella di lavoro è pronto, puoi inserire campi compilabili dove necessario. Attualmente, ONLYOFFICE supporta:

• Campi di testo per inserire le informazioni di testo;
• Pulsanti di opzione per scegliere un’opzione da un set di scelte che si escludono a vicenda;
• Immagini per inserire immagini o foto;
• Caselle di controllo per selezionare una o più opzioni possibili;
• Elenchi a discesa per scegliere un elemento da un elenco predefinito;
• Caselle combinate per inserire informazioni o selezionare l’opzione desiderata.

Tutti i campi possono essere aggiunti utilizzando i pulsanti corrispondenti nella scheda Moduli. Ad esempio, se aggiungi un campo di testo, vedrai le sue proprietà nella barra laterale destra. È possibile impostare un limite di caratteri per il campo, abilitare l’input su righe multiple, rendere fisse le dimensioni del campo o semplicemente dividere il campo in più celle per ciascun carattere.

Inoltre, puoi specificare un segnaposto e un suggerimento per il campo di testo. Quelli informeranno i lettori su ciò che devono inserire nel campo. Ad esempio, il numero di cellulare o l’indirizzo e-mail.

Allo stesso modo, puoi aggiungere altri campi e regolarne le impostazioni: elenchi a discesa, caselle di controllo, caselle combinate, immagini e pulsanti di opzione.

Passo 4. Condividi la tua cartella di lavoro per il lavoro collaborativo (facoltativo)

Ciò che rende ONLYOFFICE Docs un potente strumento di collaborazione online è che ti consente di condividere la tua cartella di lavoro con altri utenti utilizzando autorizzazioni di accesso diverse:

• Accesso completo per modificare il documento senza limitazioni;
• Revisione per lasciare suggerimenti che possono essere accettati o rifiutati;
• Commenti per lasciare commenti senza modificare il file;
• Solo lettura per aprire il file per la visualizzazione;
• Negare l’accesso per impedire all’utente di aprire e modificare il documento.

Per condividere la cartella di lavoro, apri la scheda Collaborazione e seleziona Condivisione. Vedrai una nuova finestra con due opzioni: condivisione esterna tramite un link o condivisione interna con gli utenti del tuo portale ONLYOFFICE. Scegli l’opzione desiderata e condividi il tuo documento.

Durante il processo di collaborazione, puoi utilizzare una vasta gamma di strumenti: modalità di co-editing Fast e Strict, cronologia e controllo delle versioni, traccia delle modifiche, commenti, comunicazione in tempo reale e altro ancora.

Passo 5. Rendi modificabile la tua cartella di lavoro

Quando il modello di modulo è pronto, è il momento di salvarlo in PDF. Perché in questo formato? Il motivo è semplice: PDF ti consente di preservare il layout originale del tuo documento e impedisce che il suo contenuto venga modificato o cambiato da qualcun altro. Un altro vantaggio è che tutti i campi rimangono interattivi. Ciò significa che altre persone possono aprire il file e inserire ciò che dovrebbero.

A tale scopo, vai alla scheda File. Seleziona PDF e salva la cartella di lavoro sul tuo PC o laptop.

Passo 6. Compila la tua cartella di lavoro online

Non è necessario convertire il modello di modulo in un file PDF. C’è anche un’opzione per salvarlo come OFORM. Questo è il formato nativo di ONLYOFFICE per i moduli online che viene utilizzato per archiviare e condividere documenti compilabili. Gli OFORM possono essere aperti e compilati in tempo reale nel browser.

Quando apri un file OFORM, puoi navigare tra i campi, inserire le informazioni richieste o cancellare tutti i campi utilizzando l’opzione corrispondente. Quando tutti i campi sono stati compilati, puoi salvare il modulo compilato come DOCX o PDF.

Ecco fatto. Hai appena creato una cartella di lavoro PDF compilabile utilizzando ONLYOFFICE Docs. Questo metodo è molto semplice perché tutti i passi descritti sopra vengono eseguiti con un editor di testo che non solo ti consente di creare e modificare documenti Word ma anche di aggiungere campi compilabili e convertire i tuoi file in cartelle di lavoro interattive con un paio di clic. Scarica ora ONLYOFFICE e prova a creare una cartella di lavoro online:

ON-PREMISE NEL CLOUD

Conclusione

Ora sai come creare i tuoi fogli di lavoro. Come puoi vedere, i documenti interattivi con campi compilabili possono essere creati in diversi modi. Esiste un software di livello professionale come Adobe InDesign che affronta facilmente questa sfida ma richiede determinate abilità ed esperienza. Esiste un software meno complicato come Canva, perfetto anche per la creazione di contenuti digitali.

Tuttavia, un semplice elaboratore di testo come ONLYOFFICE Docs è sufficiente per creare cartelle di lavoro e fogli di lavoro da documenti Word nella maggior parte dei casi. Tali strumenti offrono un’esperienza di editing familiare e hanno un’interfaccia intuitiva. Inoltre, sono universali perché consentono anche di creare documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni. Non solo moduli compilabili.