Cómo usar la IA en hojas de cálculo de ONLYOFFICE: una guía rápida

El lanzamiento de ONLYOFFICE Docs 9.0 marca un hito importante, ya que introduce potentes funciones de inteligencia artificial en las hojas de cálculo, junto con otras nuevas herramientas y mejoras. En esta guía, aprenderás cómo utilizar las nuevas capacidades de IA en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE y descubrirás qué más puede hacer la inteligencia artificial por ti en tus hojas.

IA en ONLYOFFICE Docs 9.0: ¿qué hay de nuevo?

La principal novedad relacionada con la IA en la versión 9.0 del Editor de hojas de cálculo  ONLYOFFICE es la función de IA, que te permite aplicar fórmulas correctas y realizar análisis de datos complejos. Ahora ya no necesitas elegir la fórmula adecuada para tus cálculos, ya que la inteligencia artificial puede encontrar la opción correcta en segundos basándose en tu descripción.

Otras mejoras relacionadas con la IA en ONLYOFFICE Docs 9.0 incluyen:

• Creación de macros a partir de instrucciones;
• Conversión de macros VBA con solo unos clics;
• OCR para páginas PDF;
• Configuración centralizada del plugin de IA para todos los usuarios en la versión autohospedada de Docs.

Consulta nuestro blog para obtener más información sobre la versión 9.0 o mira nuestro webinar en YouTube.

Ahora que ya sabes lo que ofrece la inteligencia artificial en la última versión del paquete, vamos a descubrir cómo funciona y qué necesitas para comenzar.

Cómo configurar el plugin de IA en ONLYOFFICE

En ONLYOFFICE, la integración de IA funciona mediante un plugin especial que permite conectar varios asistentes de IA desarrollados por proveedores populares: ChatGPT, Google Gemini, Claude Sonnet, Mistral, Groq, DeepSeek, GPT4All, Ollama, Stability AI y más.

Instalemos y configuremos el plugin de IA en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE siguiendo los pasos a continuación.

Paso 1. Instala el plugin de IA

El plugin está disponible de forma gratuita en el marketplace de plugins de ONLYOFFICE y se puede instalar en los editores ONLYOFFICE a través del Administrador de Plugins, que se encuentra en la pestaña Extensiones. Cuando accedas al Administrador de Plugins, verás de inmediato el plugin de IA. Haz clic en el botón Instalar y cierra el administrador.

Paso 2. Activa el plugin de IA

Después de la instalación, debes activar el plugin de IA cambiando su interruptor en la sección Plugins de fondo, ubicada junto al Administrador de Plugins. Si lo haces correctamente, verás una nueva pestaña en la barra de herramientas superior: IA.

Paso 3. Agrega tu asistente de IA favorito

Ahora accede a la pestaña IA y haz clic en Ajustes. Verás el menú de configuración de IA diseñado para agregar y seleccionar modelos de IA para diferentes tareas.

Como aún no tienes asistentes de IA disponibles, necesitas agregar uno. Haz clic en Editar modelos de IA para acceder al menú correspondiente. Aquí puedes agregar y eliminar tus modelos en cualquier momento.

Presiona el botón + y elige tu proveedor en el campo Nombre del menú desplegable. En nuestro caso, es OpenAI, pero puedes elegir cualquier otra opción disponible.

Al seleccionar un proveedor, el parámetro URL se establecerá automáticamente. Lo único que debes ingresar manualmente es una clave de la API válida en el campo correspondiente, la cual puedes obtener en el sitio web oficial del proveedor seleccionado.

Ten en cuenta que algunos proveedores pueden cobrar por el uso de sus claves de la API en aplicaciones de terceros, por lo que deberías familiarizarte con sus políticas y términos de uso antes de usar sus modelos de IA en ONLYOFFICE.

Después de ingresar tu clave de la API, debes elegir un modelo desde la lista desplegable Modelo.Si no ves nada, haz clic en Actualizar lista de modelos. Selecciona la opción que desees, pero no olvides que los diferentes modelos tienen sus fortalezas y debilidades. Algunos son buenos para generar texto, mientras que otros destacan cuando necesitas crear una imagen o reconocer texto en un archivo PDF. Puedes encontrar más información sobre la funcionalidad de los modelos en el sitio web del proveedor.

Si lo deseas, puedes cambiar el nombre del modelo añadido en el campo Nombre del modelo. Al mismo tiempo, no se recomienda modificar la configuración de capacidades del modelo — activar o desactivar los botones de íconos en la sección Usar este modelo para. Para finalizar, haz clic en OK.

Paso 4. Asigna tareas de IA

Ahora vuelves al menú de lista de modelos de IA, y tu modelo ya está disponible allí. Haz clic en Volver para acceder a la ventana de configuración de IA. En esta ventana, puedes elegir las tareas que tu modelo realizará. Si tienes varios modelos, puedes asignar tareas específicas a cada uno. Por ejemplo, un modelo puede utilizarse para análisis de texto y otro para tareas OCR.

Cuando termines el proceso de configuración de IA, haz clic en OK. ¡Felicidades! Ahora el plugin de IA está configurado correctamente y listo para usarse. Puedes acceder a sus funciones desde la pestaña IA o a través del menú contextual con clic derecho.

Vamos a explorar la funcionalidad de IA en el Editor de hojas de cálculo.

Pídele a la IA que realice cálculos por ti

Con las mejoras de IA en la versión 9.0, procesar datos complejos ahora es pan comido. La nueva fórmula de IA te permite calcular lo que necesitas basándote en una simple descripción en texto. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo, ya que no tienes que ingresar fórmulas manualmente: el asistente de IA lo hará por ti.

La fórmula de IA tiene la siguiente sintaxis:

=AI(“”)

Tu descripción debe ir entre comillas. Para ver ejemplos reales de cómo usar la fórmula de IA en hojas de cálculo ONLYOFFICE, mira este video:

Crea nuevos macros en ONLYOFFICE

Otra novedad en la versión 9.0 es la capacidad de generar nuevos macros para tus tareas rutinarias. Para crear un nuevo macro, ve a la pestaña Vista y haz clic en Macros. En la nueva ventana, busca el ícono de IA, haz clic en él y selecciona la opción Crear a partir de la descripción. Escribe tu mensaje describiendo la funcionalidad del nuevo macro y haz clic en Crear. El asistente de IA generará el código del macro automáticamente.

Convierte macros de VBA fácilmente

La versión más reciente de la suite ONLYOFFICE también permite convertir macros de VBA rápidamente.Solo tienes que acceder al menú Macros desde la pestaña Vista y hacer clic en el botón de IA. Ingresa el código de tu macro en VBA y haz clic en Crear. El asistente de IA se encargará de la conversión, permitiéndote ejecutar el macro en el editor ONLYOFFICE.

Interactúa con el asistente de IA

Además de las nuevas funciones de la versión 9.0, hay otras herramientas de IA que pueden resultarte útiles.Una de ellas es la interacción directa con el chatbot de IA. Puedes comunicarte con la IA, hacer preguntas o buscar información. También puedes charlar con tu asistente inteligente para entretenerte si estás cansado y quieres relajarte un rato.

Para abrir la ventana de chat, haz clic en el ícono Chatbot en la pestaña IA o accede a esta opción desde el menú contextual.

Resume tus textos

En las hojas de cálculo ONLYOFFICE, hay una opción que permite resumir grandes fragmentos de texto en resúmenes breves que explican lo que significa el texto seleccionado. Solo necesitas seleccionar el texto deseado y activar la opción Resumen en la pestaña IA. El resultado se mostrará en una ventana separada.

Esta función es útil cuando tu hoja de cálculo contiene mucha información textual.

Traduce al inglés y viceversa

Otra herramienta de IA disponible en las hojas de cálculo de ONLYOFFICE es la traducción. Con ella puedes traducir rápidamente al inglés o a otro idioma compatible con tu asistente de IA. Solo selecciona una palabra o frase, y usa la opción Traducción en la pestaña IA. La IA insertará el texto traducido directamente en tu hoja de cálculo.

La opción de traducción tiene ajustes donde puedes elegir el idioma deseado. También está disponible desde el menú contextual.

Convierte descripciones de texto en imágenes

Por último, pero no menos importante, el plugin de IA puede generar imágenes basadas en descripciones de texto.Esta función solo funciona con modelos de IA que admiten generación de imágenes. Por ejemplo, puedes usar modelos proporcionados por Stability AI.

Si necesitas una imagen única para tu informe o deseas ilustrar tus datos con elementos visuales, selecciona la descripción del texto de lo que quieres ver y haz clic en Imagen → Texto a imagen. La imagen generada se insertará en tu hoja.

Obtén ONLYOFFICE y usa sus funciones de IA en tus hojas de cálculo

Usa el poder de la inteligencia artificial para realizar cálculos complejos y generar contenido con el plugin de IA en tus hojas de cálculo en línea creando una cuenta gratuita de ONLYOFFICE DocSpace, o sin conexión descargando la aplicación de escritorio gratuita para tu PC o portátil con Windows, Linux o macOS:

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*Ten en cuenta que el equipo de ONLYOFFICE no se hace responsable de la precisión ni de la fiabilidad de la información y el contenido proporcionados por modelos de IA y asistentes de terceros.