Wie man einen Brief am Computer schreibt (mit Vorlagen)

Einen Brief am Computer zu schreiben ist unkompliziert, sobald Sie wissen, welche Art von Brief Sie benötigen und wie formell er sein sollte. Sie haben mehrere Optionen: Desktopprogramme wie Microsoft Word, ONLYOFFICE Desktop Editors oder LibreOffice Writer; browserbasierte Tools wie Google Docs oder ONLYOFFICE Docs; oder fertige Vorlagen, die die Formatierung für Sie übernehmen.

Für schnelle persönliche Notizen eignet sich ein leeres Dokument gut. Aber für formelle Korrespondenz wie Kündigungsbriefe, Bewerbungen oder offizielle Anfragen sparen Vorlagen Zeit, indem sie ein vordefiniertes Layout bieten, sodass Sie nicht überlegen müssen, wo alles hingehört.

Wie man einen Brief am Computer schreibt: schnelle Schritte

Öffnen Sie Ihren Dokumenteneditor und entscheiden Sie dann, ob Sie das Layout selbst erstellen oder eine Vorlage verwenden möchten. Persönliche Briefe benötigen nicht viel Struktur, aber formelle Korrespondenz erfordert in der Regel mehr Details, weshalb es hilfreich ist, die Art des Briefes zu bestimmen, bevor Sie beginnen.

Hier ist der Arbeitsablauf:

1. Öffnen Sie Ihren Dokumenteneditor.
2. Wählen Sie ein leeres Dokument oder eine Briefvorlage aus.
3. Bestimmen Sie die Art des Briefes.
4. Fügen Sie das Datum sowie Absender-/Empfängerinformationen an geeigneter Stelle hinzu.
5. Schreiben Sie Ihre Begrüßung und die Hauptnachricht.
6. Beenden Sie mit einem Schluss und Ihrem Namen oder Ihrer Unterschrift.
7. Überprüfen Sie den Text und die Formatierung.
8. Speichern, als PDF exportieren, drucken oder per E-Mail senden.

Welche Möglichkeiten haben Sie, um einen Brief am Computer zu schreiben?

Es gibt mehrere Optionen beim Tippen von Briefen. Die Wahl hängt von zwei Fragen ab: Bevorzugen Sie eine Offline-Desktop-App oder ein Cloud-basiertes Tool? Und möchten Sie das Layout von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage verwenden?

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE bietet sowohl Desktop- als auch Online-Editoren und gibt Ihnen die Flexibilität, lokal zu arbeiten oder in Echtzeit über Ihren Browser zu kollaborieren. Die Desktop-Version verarbeitet DOCX-Dateien ohne Kompatibilitätsprobleme, sodass Ihre Word-Dokumente problemlos geöffnet und bearbeitet werden können.

Fertige Vorlagen beschleunigen den Prozess, wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Der PDF-Export ist integriert, das heißt, Sie können fertige Briefe teilen, ohne sich um Layoutänderungen sorgen zu müssen. Für Teams unterstützt die Online-Version Kommentare und gemeinsames Bearbeiten. KI-Integration ist verfügbar für Aufgaben wie Umformulierung oder Klarheitsprüfungen, obwohl die Ergebnisse vor dem Versand immer überprüft werden sollten.

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2. Microsoft Word

Microsoft Word bleibt einer der am häufigsten verwendeten Textverarbeitungsprogramme, sowohl als Desktop-Anwendung als auch über Word für das Web. Es bietet umfangreiche Formatierungsoptionen, die alles von grundlegender Textgestaltung bis hin zu fortgeschrittenen Layoutkontrollen abdecken und damit sowohl für informelle Notizen als auch für formelle Geschäftsdokumente geeignet sind.

Die Vorlagenbibliothek ist groß und bietet Briefformate für die meisten Situationen. Da DOCX das native Format von Word ist, ist das Teilen von Dateien mit anderen Word-Benutzern nahtlos. Wenn Sie Word bereits für andere Arbeiten nutzen, gibt es eine minimale Lernkurve, Sie können sofort mit dem Tippen beginnen.

3. Google Docs

Google Docs läuft in Ihrem Browser, was es bequem macht, wenn Sie zwischen Geräten wechseln oder zusammenarbeiten möchten, ohne E-Mail-Anhänge verwalten zu müssen. Sie können Dokumente mit bestimmten Personen teilen, Kommentare sammeln und Änderungen in Echtzeit verfolgen – besonders nützlich, wenn jemand Ihren Brief überprüfen muss, bevor er versendet wird.

Vorlagen sind für gängige Dokumenttypen, einschließlich Briefe, verfügbar und alles integriert sich reibungslos mit Ihren anderen Google-Tools. Da Ihre Arbeit online gespeichert ist, müssen Sie sich nicht um manuelles Speichern von Dateien kümmern, obwohl Sie Kopien jederzeit in verschiedenen Formaten herunterladen können.

4. LibreOffice Writer

LibreOffice Writer ist ein kostenloser, Open-Source-Textverarbeitungsprogramm, das mit der LibreOffice-Suite gebündelt ist. Als Desktop-Anwendung ermöglicht es die Offline-Arbeit, ohne eine Internetverbindung oder Cloud-Speicher zu benötigen.

Das Programm unterstützt eine breite Palette von Dokumentformaten, einschließlich DOCX, sodass Dateien von Microsoft Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen problemlos geöffnet werden können. Es ist eine praktische Wahl für jeden, der fähige Software ohne Abonnementgebühren oder Online-Abhängigkeiten sucht.

Quelle: zdnet.com

Welche Art von Brief schreiben Sie?

Die Bestimmung des Zwecks des Briefes hilft Ihnen, die richtige Struktur und den richtigen Ton festzulegen. Formelle Geschäftsbriefe benötigen eine klare Struktur und einen professionellen Ton, während persönliche Briefe eine entspanntere Sprache und ein informelleres Layout zulassen.

Hier sind die gängigsten Arten:

• Formeller oder Geschäftlicher Brief: professionelle Kommunikation mit klarem Zweck und strukturiertem Layout, einschließlich Kontaktdaten, Datum, Begrüßung, Hauptteil und Schluss.
• Persönlicher Brief: informelle Nachrichten an Freunde oder Familie mit entspannter Sprache, typischerweise nur ein Datum, eine Begrüßung, Ihre Nachricht und ein Abschiedsgruß.
• Bewerbungsschreiben: begleitet Bewerbungen, um sich vorzustellen und zu erklären, warum Sie gut zur Stelle passen. Durchsuchen Sie Vorlagen für Bewerbungsschreiben
• Beschwerdebrief: präsentiert Probleme klar mit relevanten Details und spezifischen Anforderungen zur Lösung. Ein sachlicher Ton wirkt in der Regel am besten.
• Dankesbrief: kurz und aufrichtig, drückt Wertschätzung aus und erklärt, warum es wichtig war.
• Antrags- oder Anfragebrief: fordert formell etwas an, indem er den Zweck klarstellt und mit unterstützenden Informationen untermauert. Durchsuchen Sie Vorlagen für Anfragen
• Empfehlungsschreiben: unterstützt die Bewerbung einer anderen Person, indem es deren Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebt. Durchsuchen Sie Vorlagen für Empfehlungsschreiben
• Kündigungsschreiben: informiert Ihren Arbeitgeber darüber, dass Sie das Unternehmen verlassen. Sie können eine Kündigungsbriefvorlage verwenden, um die grundlegende Struktur festzulegen, bevor Sie Ihre eigenen Details hinzufügen.
• Interessenbekundung: drückt Interesse an einer Organisation aus, auch wenn keine spezifische Stellenanzeige vorhanden ist.

Wie man einen Brief strukturiert

Die Struktur variiert je nachdem, was Sie schreiben. Persönliche Briefe benötigen möglicherweise nur eine Begrüßung, einige Absätze und einen Abschluss. Formelle Briefe enthalten typischerweise mehr Elemente.

Absenderinformationen, Datum und Empfängerinformationen

Platzieren Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten nahe dem oberen Rand, gefolgt vom Datum sowie dem Namen und der Adresse des Empfängers, falls relevant. Sie benötigen nicht jedes Detail für jeden Brief, also fügen Sie nur hinzu, was zu Ihrer Situation passt.

Begrüßung und Einleitung

Wählen Sie eine Begrüßung, die zum Empfänger und zum Kontext passt. „Sehr geehrte(r) [Name]“ funktioniert für Geschäftsbriefe, während „Hallo [Name]“ für persönliche Nachrichten in Ordnung ist. Ihr einleitender Absatz sollte den Zweck sofort deutlich machen.

Hauptteil und Schluss

Untergliedern Sie Ihre Nachricht in separate Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern, und beenden Sie mit einem Schluss, der zum Ton passt. Verwenden Sie „Mit freundlichen Grüßen“ für formelle Briefe und „Beste Wünsche“ für persönliche. Fügen Sie Ihren Namen unter dem Schluss hinzu, wobei Sie Platz für eine handschriftliche Unterschrift lassen, wenn Sie beabsichtigen, es auszudrucken.

Wie man einen Brief am Computer formatiert

Sie benötigen kein aufwendiges Design, um einen Brief professionell wirken zu lassen. Eine lesbare Schriftart, sinnvolle Ränder, konsistente Abstände und eine klare Hierarchie sind wichtiger als dekorative Elemente.

Überprüfen Sie vor dem Abschluss die Seitengröße, die Ränder, die Schriftgröße (11 oder 12 pt ist Standard), den Zeilenabstand und die Ausrichtung. Die Papiergröße ist wichtig, wenn Sie drucken: US Letter misst 8,5 × 11 Zoll, während A4 in vielen anderen Ländern Standard ist. Verwenden Sie die Druckvorschau, um ungeschickte Seitenumbrüche oder Text, der zu nah am Rand steht, zu erkennen, bevor Sie drucken.

Wie man einen Brief mit einer Vorlage schreibt

Vorlagen bieten das grundlegende Layout, damit Sie sich auf den Inhalt konzentrieren können. Dies ist besonders hilfreich für formelle Briefe, bei denen Sie möglicherweise nicht sicher sind, wo Absenderinformationen, Empfängerdaten, Datum oder Unterschrift platziert werden sollten.

ONLYOFFICE bietet eine Sammlung von Briefvorlagen, die Kündigungsbriefe, Absichtserklärungen und arbeitsbezogene Korrespondenz abdecken. Sie können diese online bearbeiten oder im DOCX- oder PDF-Format herunterladen. Die Verwendung einer Vorlage ist unkompliziert: Wählen Sie eine aus, ersetzen Sie den Platzhaltertext durch Ihre Daten, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und überprüfen Sie den Text, bevor Sie speichern.

Wie man seinen Brief speichert und sendet

Als DOCX speichern, um eine bearbeitbare Version für zukünftige Änderungen aufzubewahren oder falls jemand den Text überprüfen muss.

Als PDF exportieren, um das Layout beizubehalten, wenn der Brief fertig ist. Überprüfen Sie jede Seite vor dem Senden und achten Sie besonders auf Seitenumbrüche und die Platzierung der Unterschrift.

Den Brief drucken und zunächst die Druckvorschau verwenden, um sicherzustellen, dass die richtige Papiergröße ausgewählt ist und der gesamte Brief auf die Seite passt.

Per E-Mail senden, indem Sie eine PDF anhängen, wenn der Empfänger nur die endgültige Version lesen muss, oder eine DOCX-Datei, wenn er sie bearbeiten muss. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und den Anhang, bevor Sie senden.

Letzte Überprüfung vor dem Senden

Lesen Sie den gesamten Brief nach Abschluss der Bearbeitung durch. Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechtschreibprüfung; überprüfen Sie die Details manuell. Überprüfen Sie den Namen des Empfängers, das Datum, die Kontaktdaten und den Grund, warum Sie schreiben. Stellen Sie sicher, dass der Ton zur Situation passt, dass keine Platzhalter aus der Vorlage übrig geblieben sind und dass die Formatierung durchgehend konsistent ist.

Wenn Sie eine PDF senden oder den Brief ausdrucken, überprüfen Sie die endgültige Version und nicht nur das bearbeitbare Dokument.

Sobald alles korrekt aussieht, speichern Sie eine bearbeitbare Kopie und exportieren Sie die endgültige Version im benötigten Format. Für einen formellen Brief ist PDF normalerweise die sicherste Option zum Teilen, da es die Formatierung intakt hält. Wenn Sie erwarten, später Änderungen vorzunehmen, behalten Sie auch die ursprüngliche DOCX-Datei.

Wenn Sie eine Vorlage verwenden, denken Sie daran, allen Platzhaltertext vor dem Senden zu entfernen. Ein paar Minuten, die Sie mit der Überprüfung des endgültigen Dokuments verbringen, können verhindern, dass einfache Fehler den sonst gut geschriebenen Brief unprofessionell wirken lassen.