Software für die Zusammenarbeit: Ein kurzer Leitfaden

Dieser Leitfaden erläutert, was ein Tool für die Teamzusammenarbeit eigentlich ist, welche Arten von Software es auf dem Markt gibt, auf welche Funktionen Sie achten sollten und wie Sie die für Ihr Team passende Lösung finden.

Der Markt für Kommunikations- und Kollaborationsplattformen ist hart umkämpft; Dutzende cloudbasierter Lösungen wetteifern um einen festen Platz in den Arbeitsabläufen von Teams. Die Wahl der richtigen Plattform – oder der passenden Kombination – kann daher verwirrend sein. Hier ist ein kurzer Überblick über die verschiedenen Kategorien und die Einordnung einiger bekannter Anbieter.

Kategorie	Die besten Tools
Produktivitätssuiten	Microsoft 365, Google Workspace, ONLYOFFICE
Zusammenarbeit an Dokumenten	ONLYOFFICE Cloud, Google Docs, Dropbox Paper, Coda
Projektmanagement	Asana, Trello, Monday.com, Smartsheet
Teamkommunikation	Slack, Microsoft Teams, Zoom
Visuelle Zusammenarbeit	Figma, Miro, Whimsical

Was ist Software für die Zusammenarbeit?

Was genau versteht man im Software-Kontext unter Zusammenarbeit? Software für die Zusammenarbeit ermöglicht es zwei oder mehr Personen, gleichzeitig an derselben Sache zu arbeiten oder sich asynchron über den aktuellen Stand zu informieren, ohne den Kontext zu verlieren. Bei dieser „Sache“ kann es sich um ein Dokument, ein Aufgabenboard, einen Chat-Verlauf, ein Whiteboard oder eine Tabelle handeln.

Diese Softwarekategorie entstand aus zwei unterschiedlichen Anforderungen heraus. Zum einen war da der Bedarf an Kommunikation: Teams benötigten eine schnellere Alternative zur E-Mail für den täglichen Austausch. Zum anderen ging es um gemeinsames Arbeitsmanagement: Teams brauchten eine Lösung, um das „final.docx“-Problem zu vermeiden, das beim Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail entsteht. Im Laufe der Zeit verschmolzen diese beiden Anforderungen, und die meisten modernen Tools für Teams versuchen heute, beide Aspekte zumindest teilweise abzudecken.

Im Kern beseitigt gute Software für das Teammanagement Reibungsverluste zwischen der Entstehung einer Idee und deren gemeinsamer Umsetzung. Anstatt Dateien zu exportieren, anzuhängen und erneut hochzuladen, arbeiten alle auf der Basis einer einzigen, aktuellen Datenquelle.

Die Haupttypen von Software für die Zusammenarbeit

Nicht jedes Tool hat die gleiche Funktion. Es ist hilfreich, über sie entlang zweier Achsen nachzudenken: wofür sie gebaut sind und welche Art von Zusammenarbeit sie unterstützen.

Nach Funktionalität

Produktivitätssuiten

Diese bündeln mehrere Kollaborationsfunktionen (Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Speicherung, manchmal Chat und E-Mail) in einem verbundenen Ökosystem. Microsoft 365 und Google Workspace sind die bekanntesten Beispiele, und ONLYOFFICE ist eine starke Alternative, insbesondere für Teams, die eine Open-Source-Option wünschen, die selbst gehostet werden kann, ohne die Kompatibilität mit vertrauten Dateiformaten aufzugeben.

Apps für die Zusammenarbeit mit einem spezifischen Einsatzzweck

Diese konzentrieren sich darauf, eine Aufgabe gut zu machen: eine Whiteboard-App, Videokonferenzsoftware, ein Aufgabenverfolgungstool. Sie sind oft leichter zu übernehmen, erfordern jedoch mehr Integrationsarbeit, wenn ein Team möchte, dass alles miteinander kommuniziert.

Nach Art der Zusammenarbeit

Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Diese ermöglichen mehreren Personen, gemeinsam Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zu erstellen, zu bearbeiten, zu kommentieren und zu überprüfen, normalerweise in Echtzeit. Die Versionshistorie und die Zugriffsberechtigungen sind hier sehr wichtig, da Dokumente tendenziell das Artefakt sind, auf das sich alles andere in einem Projekt bezieht. Hier leben Plattformen wie ONLYOFFICE, neben Google Docs und ähnlichen Tools.

Tools für die Projektzusammenarbeit

Diese organisieren die Arbeit in Aufgaben, Boards oder Zeitpläne, damit ein Team sehen kann, wer was und bis wann erledigt. Diese Art von Projektzusammenarbeit Software ist besonders nützlich für die interdisziplinäre Teamzusammenarbeit, bei der Marketing, Produkt und Technik einen gemeinsamen Blick auf denselben Plan benötigen. Asana, Trello und monday fallen in diese Kategorie. Sie drehen sich weniger um den Inhalt der Arbeit und mehr um die Koordination.

Kommunikationstools

Hier finden sich Chats, Videokonferenzen und Sprachkanäle. Slack, Microsoft Teams und Zoom sind die offensichtlichen Beispiele für eine Kombination aus Videokonferenzsoftware und Team-Chat und haben das Bindemittel geworden, das die anderen beiden Kategorien miteinander verbindet, da die meisten Gespräche über ein Dokument oder eine Aufgabe jetzt direkt daneben stattfinden, nicht über E-Mail.

Salman Ahmad auf Unsplash

Hauptmerkmale von Software für die Teamzusammenarbeit

Unabhängig davon, in welche Kategorie ein Tool fällt, gibt es eine Handvoll von Funktionen, die die Plattformen, mit denen Teams arbeiten, von denjenigen unterscheiden, die sie nach ein paar Monaten aufgeben.

Gemeinsame Echtzeit-Bearbeitung

Die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig in derselben Datei arbeiten und die Cursor sowie Änderungen der anderen in Echtzeit sehen, verwandelt ein Dokument von einer statischen Datei in einen gemeinsamen Arbeitsbereich. Genau diese Funktion macht den alten Prozess des Hin- und Herschickens von Dateiversionen per E-Mail überflüssig. ONLYOFFICE ist gezielt auf diese Art der Live-Zusammenarbeit direkt im Dokument ausgelegt.

Einfache Freigabe und Berechtigungen

Eine Datei zu teilen, sollte nicht bedeuten, zwischen „alle können alles sehen“ und „niemand kann etwas sehen“ wählen zu müssen. Gute Zusammenarbeit Software bietet granulare Rollen wie Betrachter, Kommentator, Editor und Rezensent, sodass der Zugriff dem entspricht, was eine Person tatsächlich tun muss. ONLYOFFICE ermöglicht es beispielsweise Administratoren, diese Berechtigungen bis hinunter auf das Einzel-Dokument oder den Ordner festzulegen.

Integrierte Kommunikation

Kommentare, Erwähnungen und Chats, die direkt innerhalb des Arbeitsbereichs leben, reduzieren die Anzahl von Tabs, die jemand offen haben muss, um eine Antwort zu erhalten. Ein Kommentarstrang, der an den genauen Absatz oder die Zelle in Frage angehängt ist, ist weitaus nützlicher als eine Slack-Nachricht, die sagt: „Schau dir das Dokument von Dienstag an.“

Starke Sicherheit

Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On und detaillierte Zugriffsprotokolle gewinnen an Bedeutung, wenn Teams externe Mitarbeiter, Kunden oder Auftragnehmer einbinden. Für regulierte Branchen können zudem Self-Hosting und Open-Source-Code – beides Funktionen, die die selbst gehostete Version von ONLYOFFICE bietet – ausschlaggebende Faktoren sein.

Sayyam Abbasi auf Unsplash

Vorteile der Zusammenarbeit

Schnellere, reibungslosere Teamarbeit

Wenn Menschen im Moment ihrer Eingabe an einer gemeinsamen Datei oder Aufgabe handeln können, warten Projekte nicht mehr auf das Postfach einer Person. Entscheidungen werden im Dokument selbst getroffen, nicht in einem separaten Strang, den jemand später suchen muss.

Unterstützung für remote Teams

Verteilte und hybride Teams haben nicht die Möglichkeit, direkt zu jemandes Schreibtisch zu gehen. Software für die Zusammenarbeit reproduziert diese Unmittelbarkeit virtuell und ermöglicht es den Menschen, parallel zu arbeiten, auch wenn sie nie im selben Raum sind.

Bessere Ergebnisse für interdisziplinäre Teams

Marketing, Produkt und Technik sprechen selten dieselbe interne Kurzschrift. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich gibt jedem einen gemeinsamen Referenzpunkt, was Missverständnisse verringert, die aus unterschiedlichen Kopien des gleichen Plans entstehen.

Weniger Tools, weniger Stress

Die Konsolidierung von Kommunikation, Dokumenten und Aufgabenverfolgung in weniger Plattformen bedeutet weniger Zeit, die mit dem Wechsel zwischen Kontexten verbracht wird, und weniger Orte, an denen Informationen verloren gehen können. Hier zahlt sich eine Produktivitätssuite wie ONLYOFFICE, die Editoren, Speicherung und Zusammenarbeit an einem Ort bündelt, tendenziell mehr aus als ein Flickenteppich aus spezialisierten Anwendungen.

Salman Ahmad auf Unsplash

KI in der Software für die Zusammenarbeit

Eine KI-unterstützte Kollaborationsplattform ist für die meisten Teams zum Standard geworden, anstatt eine separate Ergänzung zu sein.

Was sie tut: moderne Tools nutzen KI, um lange Stränge oder Dokumente zusammenzufassen, erste Versionen von Texten zu entwerfen, Bearbeitungen vorzuschlagen und die relevantesten Dateien oder Diskussionen aus einem wachsenden Stapel geteilter Inhalte hervorzuheben.

Anwendungsbereiche sind unter anderem die Zusammenfassung von Besprechungen, die Erstellung von Berichtsentwürfen, die Übersetzung gemeinsam genutzter Dokumente für internationale Teams sowie eine intelligente Suche, die die Absicht des Nutzers versteht, anstatt lediglich nach Schlüsselwörtern zu suchen. Mit ONLYOFFICE können Teams beispielsweise KI-Assistenten ihrer Wahl direkt in den Dokumenteneditor einbinden, um Aufgaben wie das Entwerfen, Zusammenfassen oder Korrigieren von Texten zu erledigen.

Vorteile: weniger Zeit, die mit sich wiederholendem Schreiben und Suchen verbracht wird, schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder, die den Kontext nachholen, und weniger Besprechungen, die nur notwendig sind, um das bereits Geschehene zusammenzufassen.

Limitierungen: KI-generierte Zusammenfassungen und Entwürfe müssen immer noch von einem Menschen überprüft werden, insbesondere bei sensiblen oder kundenbezogenen Inhalten. Teams müssen auch darüber nachdenken, wo ihre Daten landen, wenn eine KI-Funktion beteiligt ist, was ein Teil des Grundes ist, warum selbst gehostete oder datenschutzorientierte Optionen für einige Organisationen wichtig sind.

Wie man die richtige Software für die Zusammenarbeit auswählt

Beginnen Sie mit den Bedürfnissen Ihres Teams

Ein fünfköpfiges Startup und ein fünfhundertköpfiges Unternehmen benötigen sehr unterschiedliche Anforderungen an ihre Online-Kollaborationstools. Kartieren Sie, was Ihr Team tatsächlich täglich macht, dokumentenlastige Arbeit, Aufgabenverfolgung, Kundenkommunikation, bevor Sie die Tools nur anhand der Funktionen vergleichen.

Prüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit

Ein Tool, das leistungsstark, aber verwirrend ist, wird zu Gunsten des E-Mail-Strangs, den es ersetzen sollte, verlassen. Suchen Sie nach etwas, das die am wenigsten technischen Personen im Team ohne Schulung nutzen können.

Berücksichtigen Sie Sicherheit und Compliance

Wenn Ihr Team mit sensiblen Daten, Kundeninformationen oder regulierten Inhalten umgeht, überprüfen Sie, welche Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Hosting-Optionen (Cloud versus selbst gehostet) verfügbar sind, bevor Sie etwas anderes betrachten.

Prüfen Sie Integrationen und Support

Nur wenige Teams führen Kollaborationssoftware isoliert ein. Achten Sie darauf, dass sie sich mit den bereits genutzten Tools verbinden lässt, und prüfen Sie, welcher Support zur Verfügung steht, falls während einer arbeitsreichen Woche ein Problem auftritt.

Fazit

Software für die Zusammenarbeit hat sich von einem netten Zusatz zum Standard entwickelt, wie die meisten Teams ihre Arbeit erledigen, sei es beim gemeinsamen Bearbeiten eines Dokuments, beim Verfolgen eines Projekts oder einfach, um über verschiedene Zeitzonen hinweg synchron zu bleiben. Die richtige Wahl hängt weniger davon ab, welches Tool die längste Funktionsliste hat, sondern mehr davon, wie gut es mit der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams übereinstimmt.

Beginnen Sie, indem Sie herausfinden, wo Ihr aktueller Prozess versagt, sei es bei der Dokumentenversionskontrolle, bei verstreuten Gesprächen oder unklaren Aufgabenverantwortlichkeiten, und wählen Sie eine Plattform, die zuerst dieses spezifische Problem löst. Von dort aus werden Funktionen wie Echtzeit-Zusammenbearbeitung, flexible Berechtigungen und integrierte KI-Hilfe zum Unterschied zwischen einem Tool, das Menschen benutzen, und einem, das sie umgehen.

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