20 beste cloudbasierte Produktivitäts-Apps für Teams

Die Verwaltung von Dokumenten, Fristen und der Teamkommunikation über mehrere Projekte hinweg kann schnell kompliziert werden. Cloudbasierte Produktivitäts-Apps helfen dabei, alles organisiert zu halten, und bieten Kollegen gemeinsamen Zugriff auf Dateien, Aufgaben und Gespräche, egal wo sie arbeiten.

Dieser Leitfaden behandelt 20 Produktivitätswerkzeuge für die Dokumentenbearbeitung, Projektmanagement, Kommunikation, Planung und mehr. Entdecken Sie ihre Hauptmerkmale, Preise, Vorteile und Einschränkungen, um die passende Lösung für Ihr Team zu finden.

Was sind cloudbasierte Produktivitäts-Apps?

Cloudbasierte Produktivitäts-Apps ermöglichen es Nutzern, Dokumente zu erstellen, Aufgaben zu verwalten und Informationen online auszutauschen. Im Gegensatz zu herkömmlicher Desktop-Software, die primär auf lokal gespeicherten Dateien basiert, machen diese Tools gemeinsame Inhalte geräteübergreifend zugänglich und ermöglichen es Kollegen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Sie werden sowohl von Teams im Büro als auch von Remote-Teams genutzt; ihr Funktionsumfang reicht von der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und der Dateispeicherung bis hin zur Projektverfolgung und Online-Meetings.

Arten von cloudbasierten Produktivitäts-Apps

Verschiedene Anwendungen erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Kategorien und die in diesem Leitfaden behandelten Tools.

Kategorie	Apps
Cloud-Office-Suiten	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Projekt- und Aufgabenmanagement	Asana, Trello, ClickUp
Teamkommunikation	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Videokonferenzen	Zoom, Google Meet, Webex
Cloud-Speicherung	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Zeitmanagement	Toggl Track, Clockify, Calendly
KI-Produktivitätswerkzeuge	ChatGPT, Notion AI

Cloud-Office-Suiten und Zusammenarbeit an Dokumenten

Cloud-Office-Suites ermöglichen es Kollegen, Dokumente gemeinsam zu erstellen und zu überprüfen – dank Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung, Kommentierung und Dateiverwaltung.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE stellt eine umfassende Palette an Editoren für Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und ausfüllbare Formulare bereit und bietet Teams somit alles, was sie für die Arbeit mit Office-Dateien an einem zentralen Ort benötigen. Nutzer können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen nachverfolgen, wodurch die Zusammenarbeit einfacher und transparenter gestaltet wird. Neben den Bearbeitungsfunktionen bietet ONLYOFFICE einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Teams Dokumente in Räumen organisieren und Zugriffsberechtigungen sicher verwalten können.

Die Unterstützung gängiger Microsoft-Office-Formate erleichtert den Dateiaustausch mit Kunden, Partnern und anderen externen Beteiligten, ohne dass Kompatibilitätsprobleme auftreten. Die World Food Travel Association nutzt beispielsweise ONLYOFFICE, um effektiv über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten und Freiwillige in ihre Projekte einzubinden.

Kostenlose Cloud erstellen

Vorteile: Gemeinsame Bearbeitung, Kompatibilität mit Office-Formaten, flexible Freigabeberechtigungen, Cloud- oder selbst gehostete Bereitstellung.

Nachteile: Projektplanung und Teamnachrichten erfordern separate Tools.

Preise: Der Cloud-Startup-Plan ist kostenlos. Der Business-Plan ist derzeit für 20 $ pro Administrator und Monat erhältlich.

Am besten geeignet für: Teams, die mit Office-Dokumenten arbeiten und Unternehmen, die regelmäßig mit externen Partnern zusammenarbeiten.

2. Google Workspace

Google Workspace bringt Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive und Kalender in einer verbundenen Umgebung zusammen. Mehrere Kollegen können dasselbe Dokument bearbeiten, Änderungen in Kommentaren diskutieren und die neueste Version abrufen, ohne E-Mail-Anhänge auszutauschen.

Die Anwendungen funktionieren hauptsächlich in einem Browser, obgleich komplexe Microsoft Office-Dateien möglicherweise Formatierungsanpassungen benötigen, wenn sie in den Editoren von Google geöffnet werden.

Vorteile: Echtzeit-Zusammenarbeit, einfache Dateifreigabe und Integration über Google-Dienste.

Nachteile: Erweiterte Tabellenkalkulationsfunktionen und komplexe Office-Formatierungen können möglicherweise nicht perfekt zwischen den Anwendungen übertragen werden.

Preise: Business Starter kostet 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung; Business Standard kostet 14 $.

Am besten geeignet für: Teams, die regelmäßig an Dokumenten zusammenarbeiten und bereits die Geschäftsanwendungen von Google nutzen.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 kombiniert Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Online-Speicher und Zusammenarbeitsdiensten. Seine Desktop-Anwendungen sind weiterhin nützlich für detaillierte Tabellen, komplexe Dokumente und Präsentationen, die präzise Formatierungen benötigen.

Mitarbeiter können lokal oder online arbeiten und Dateien über die Microsoft-Cloud-Dienste teilen. Unternehmen sollten die verfügbaren Abonnements sorgfältig überprüfen, da nicht in jedem Paket Desktop-Anwendungen, Teams und andere Dienste enthalten sind.

Vorteile: Erweiterte Office-Anwendungen, Desktop- und Online-Bearbeitung sowie integrierte Geschäftsdienste.

Nachteile: Mehrere Abonnementoptionen und zusätzliche Verwaltung für umfangreichere Bereitstellungen.

Preise: Business Basic mit Teams beginnt bei 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung. Business Standard, das Desktop-Office-Anwendungen umfasst, beginnt bei 14 $.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte verwenden, und Teams, die intensiv mit Office-Dokumenten arbeiten.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Ein Aufgabenmanager verschafft jedem ein klareres Bild von seinen Verantwortlichkeiten, bevorstehenden Fristen und dem Fortschritt gemeinsamer Projekte.

4. Asana

Asana hilft Teams, Aufgaben über Listen, Tafeln, Kalender und Zeitpläne zu koordinieren. Aufgaben können Fristen, Kommentare, Anhänge und Abhängigkeiten umfassen, was es erleichtert, Arbeiten mit mehreren Mitwirkenden nachzuvollziehen.

Marketing- und Betriebsteams können Asana nutzen, um Projekte zwischen Abteilungen voranzutreiben, wobei zusätzliche Bericht- und Ressourcenmanagementfunktionen auf höherwertigen Plänen verfügbar sind.

Vorteile: Klare Aufgabenverantwortung, mehrere Projektansichten und bereichsübergreifende Koordination.

Nachteile: Portfolio- und Arbeitslastmanagement erfordern teurere Abonnements.

Preise: Persönlich ist kostenlos für bis zu zwei Nutzer. Starter kostet 10,99 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Teams, die Projekte mit mehreren Mitwirkenden und Genehmigungsphasen verwalten.

5. Trello

Trello verwendet visuelle Tafeln, um Arbeiten in Listen und Karten zu organisieren. Ein Redaktionsteam kann beispielsweise Artikel von der Schreibphase zur Bearbeitung und Veröffentlichung verschieben, wobei Fristen, Checklisten und unterstützende Dateien an jede Karte angehängt sind.

Die Benutzeroberfläche ist einfach zu erlernen und funktioniert besonders gut für Projekte mit klar definierten Phasen. Komplexere Zeitpläne und Aufgabenabhängigkeiten können zusätzliche Projektmanagementfunktionen erforderlich machen.

Vorteile: Einfache Einrichtung, anpassbare Tafeln und visuelle Fortschrittsverfolgung.

Nachteile: Eingeschränkte erweiterte Planung und Berichterstattung im Vergleich zu umfassenderen Projektmanagement-Plattformen.

Bildquelle: Trello

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Standard kostet 5 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung; Premium kostet 10 $.

Am besten geeignet für: Kleine Teams, redaktionelle Kalender und unkomplizierte Projektabläufe.

6. ClickUp

ClickUp kombiniert Aufgabenmanagement mit Dokumenten, Dashboards, Zeitverfolgung und Workflow-Automatisierung. Agenturen können es nutzen, um mehrere Kundenprojekte zu organisieren, indem sie Aufgaben und unterstützende Materialien im selben Arbeitsbereich aufbewahren.

Teams können Projektansichten und Aufgabenstatus anpassen, doch diese Flexibilität erfordert auch etwas Planung. Ein übermäßig komplexer Arbeitsbereich kann schwer zu verwalten sein, wenn mehr Personen und Projekte hinzugefügt werden.

Vorteile: Anpassbare Workflows, mehrere Projektansichten und integrierte Dokumente.

Nachteile: Es sind mehr Konfigurationen erforderlich als bei einer einfachen Aufgabenmanagement-App.

Preise: Kostenlos für immer ist verfügbar. Unbegrenzt beginnt bei 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Agenturen und wachsende Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

Teamkommunikation

Teamkommunikations-Apps bieten einen gemeinsamen Raum für alltägliche Diskussionen, Projektaktualisierungen und schnelle Fragen, die kein formelles Meeting erfordern.

7. Slack

Slack organisiert Gespräche in Kanälen, die Projekten, Abteilungen oder bestimmten Themen gewidmet sind. Mitarbeitende können Dateien teilen, Nachrichten austauschen und Updates von angebundenen Geschäftsanwendungen erhalten.

Die umfangreichen Integrationen machen es für Teams bequem, die über mehrere Plattformen arbeiten. Wichtige Entscheidungen können jedoch verloren gehen, wenn Diskussionen über zu viele Kanäle verteilt sind.

Vorteile: Organisierte Nachrichtenübermittlung, Integrationen mit anderen Werkzeugen und Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Nachteile: Übermäßige Benachrichtigungen und lange Nachrichtenstränge können es erschweren, Informationen nachzuvollziehen.

Bildquelle: Slack

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Pro kostet 7,25 $ pro aktiven Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Remote-Teams und Unternehmen, die mehrere spezialisierte Anwendungen nutzen.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams vereint Messaging, Besprechungen und Dateifreigabe. Mitarbeitende, die Microsoft 365 verwenden, können Projekte in speziellen Kanälen diskutieren und gemeinsame Office-Dokumente direkt aus ihrem Arbeitsbereich öffnen.

Teams ist eine bequeme Wahl für Organisationen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten. Mit der zunehmenden Anzahl von Projekten wird eine konsistente Kanalorganisation wichtig, um Gespräche und Dokumente leicht auffindbar zu halten.

Vorteile: Integriertes Messaging, Besprechungen und Dokumentenzusammenarbeit.

Nachteile: Gespräche und Dateien können über Chats und Kanäle verstreut werden.

Preise: Teams Essentials beginnt bei 4 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung. Teams ist auch in berechtigten Microsoft 365-Abonnements enthalten.

Am besten geeignet für: Organisationen, die Microsoft 365 nutzen und Teams, die Bürotätigkeiten und Remote-Arbeit kombinieren.

9. Mattermost

Mattermost bietet kanalspezifisches Messaging und Dateifreigabe und die Möglichkeit, die Plattform auf der eigenen Infrastruktur einer Organisation zu betreiben.

Seine Bereitstellungsflexibilität spricht Entwicklungsteams und IT-Abteilungen an, die eine größere Kontrolle über ihre Kommunikationsumgebung benötigen. Das Selbst-Hosting erfordert jedoch technische Ressourcen für Installation, Aktualisierungen und Wartung.

Vorteile: Flexible Hosting-Optionen, organisierte Kommunikation und Unterstützung für technische Workflows.

Nachteile: Selbstgehostete Bereitstellungen erfordern fortlaufende Verwaltung.

Preise: Eine kostenlose, Open-Source-Team-Edition ist für das Selbst-Hosting verfügbar. Kommerzielle Professional- und Enterprise-Pläne erfordern ein Verkaufsangebot.

Am besten geeignet für: Entwicklungsteams, IT-Abteilungen und Organisationen mit spezifischen Hosting-Anforderungen.

Videokonferenzen und Online-Meetings

Videokonferenz-Tools werden für alles von kurzen Teamgesprächen bis hin zu Schulungen und virtuellen Veranstaltungen verwendet. Besprechungsdauer, Teilnehmerbeschränkungen und Kompatibilität mit bestehenden Kalendern sollten vor der Auswahl einer Plattform überprüft werden.

10. Zoom

Zoom unterstützt Video-Meetings, Webinare und virtuelle Workshops. Bildschirmfreigabe und Breakout-Räume ermöglichen es den Teilnehmenden, Informationen zu präsentieren, kleinere Diskussionen abzuhalten und anschließend zur Hauptbesprechung zurückzukehren.

Zoom Workplace umfasst auch Messaging- und Kollaborationsfunktionen. Unternehmen, die längere Sitzungen planen, sollten einen kostenpflichtigen Plan in Betracht ziehen, da kostenlose Gruppentermine zeitlich begrenzt sind.

Vorteile: Flexible Meetingformate, Breakout-Räume und Bildschirmfreigabe.

Nachteile: Kostenlose Gruppentermine sind auf 40 Minuten begrenzt.

Bildquelle: Zoom

Preise: Zoom Workplace Basic ist kostenlos. Pro kostet 15,99 $ pro Nutzer und Monat mit monatlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Kundenmeetings, Online-Schulungen und virtuelle Workshops.

11. Google Meet

Google Meet funktioniert mit Google Kalender und anderen Workspace-Anwendungen, was es einfach macht, Meetings direkt über einen Browser zu planen und beizutreten. Teilnehmende können ihre Bildschirme teilen und Anrufe ohne Installation zusätzlicher Desktop-Software annehmen.

Die kostenlose Version deckt grundlegende Meetings ab, während Aufzeichnungen und andere erweiterte Funktionen über berechtigte Google Workspace-Abonnements erhältlich sind.

Vorteile: Browserbasierter Zugang und Integration mit Google Kalender.

Nachteile: Kostenlose Gruppentermine sind auf 60 Minuten begrenzt.

Preise: Eine kostenlose Version ist verfügbar. Zusätzliche Geschäftsfunktionen sind in berechtigten Google Workspace-Plänen enthalten, beginnend bei 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen und Teams, die bereits Google Workspace nutzen.

12. Webex

Webex von Cisco bietet Video-Meetings, Messaging und Bildschirmfreigabe. Unternehmen mit kompatibler Cisco-Besprechungsraumausrüstung können Mitarbeitende, die im Büro teilnehmen, mit Kollegen verbinden, die remote teilnehmen.

Die Plattform unterstützt auch umfangreichere Kommunikationsanforderungen, obwohl ihre verschiedenen Meeting- und Anrufprodukte separate Lizenzierungsoptionen haben.

Vorteile: Unterstützung für hybride Meetings und Integration mit Cisco-Ausrüstung.

Nachteile: Die Auswahl des richtigen Plans erfordert den Vergleich verschiedener Kommunikations- und Meetingprodukte.

Preise: Webex Free unterstützt Meetings mit einer Dauer von bis zu 40 Minuten. Webex Meet beginnt bei 12 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Hybride Organisationen und Unternehmen, die Cisco-Kollaborationssysteme verwenden.

Cloud-Speicherung und Dateifreigabe

Cloud-Speicherung hält Dokumente und andere Geschäftsdaten geräteübergreifend zugänglich. Bei der Auswahl von Diensten sollte berücksichtigt werden, wie Dateien synchronisiert werden, wer darauf zugreifen kann und ob der Speicherplatz bereits in Ihrer Bürosoftware enthalten ist.

13. Google Drive

Google Drive speichert Dokumente, Tabellen, Bilder und andere Dateien online. Mitarbeitende können Ordner teilen, Zugriffsberechtigungen verwalten und kompatible Dateien direkt in Google Workspace öffnen.

Business-Abonnements bieten zudem Shared Drives, die es Team ermöglichen, Projektdateien verfügbar zu halten, anstatt sie ausschließlich im Konto eines einzelnen Mitarbeiters zu speichern.

Vorteile: Einfache Freigabe, kollaborative Bearbeitung und gemeinsamer Teamspeicher.

Nachteile: Speicher wird über Google-Dienste hinweg geteilt, und externe Freigabeberechtigungen müssen sorgfältig verwaltet werden.

Preise: Persönliche Konten umfassen 15 GB kostenlosen Speicher. Workspace Business Starter bietet 30 GB pooled storage pro Nutzer für 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung.

Am besten geeignet für: Teams, die intensiv mit Google-Dokumenten arbeiten.

14. Dropbox

Dropbox synchronisiert Dateien über Geräte hinweg und erleichtert die Freigabe von Materialien mit Kollegen oder Kunden. Die Desktop-Anwendung funktioniert mit vertrauten Ordnern, sodass Mitarbeitende weiterhin Dateien verwalten können, ohne ihre gewohnte Computer-Navigation zu ändern.

Kreativagenturen können Dropbox nutzen, um große Design-Dateien und Medieninhalte auszutauschen, obwohl das Bearbeiten von Office-Dokumenten und das Verwalten komplexer Projekte separate Anwendungen erfordern kann.

Vorteile: Gerätesynchronisation, bequeme Dateifreigabe und große Dateiübertragungen.

Nachteile: Eingeschränkter kostenloser Speicher und weniger native Office-Bearbeitungsfunktionen als bei dedizierten Büro-Suiten.

Preise: Dropbox Basic ist kostenlos mit 2 GB Speicher. Standard kostet 15 $ pro Nutzer und Monat.

Am besten geeignet für: Kreativagenturen und Unternehmen, die regelmäßig große Dateien austauschen.

15. OneDrive

OneDrive integriert Cloud-Speicher mit Windows und Microsoft 365. Mitarbeitende können Dateien über Geräte synchronisieren, Dokumente teilen und kompatible Dateien in Office-Anwendungen öffnen.

OneDrive wird im Allgemeinen für Dateien verwendet, die mit einzelnen Mitarbeitenden verbunden sind, während SharePoint gemeinsame Dokumentbibliotheken für Abteilungen und Projektteams bereitstellt.

Vorteile: Integration in Windows, Dateisynchronisation und Office-Zusammenarbeit.

Nachteile: Teams benötigen klare Richtlinien zur Organisation von Dateien zwischen OneDrive und SharePoint.

Preise: OneDrive ist in Microsoft 365 Business Basic enthalten, beginnend bei 7 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung und bietet 1 TB Cloud-Speicher pro Nutzer.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 verwenden.

Zeitmanagement, Planung und Zeiterfassung

Zeitmanagement-Apps helfen Unternehmen, Arbeitsstunden zu dokumentieren, Projektkosten zu überprüfen und Termine zu vereinbaren. Die folgenden Tools decken zwei unterschiedliche Bedürfnisse ab: die Verfolgung der für die Arbeit aufgewendeten Zeit und das Finden geeigneter Meetingzeiten.

16. Toggl Track

Toggl Track dokumentiert die Zeit, die für Aufgaben, Projekte und Kundenaufträge aufgewendet wird. Mitarbeitende können einen Timer starten oder Stunden manuell eingeben, während Berichte Unternehmen helfen, abrechenbare Arbeiten zu überprüfen und genauere Projektkostenschätzungen vorzunehmen.

Vorteile: Einfache Zeiterfassung, Projektberichte und Verfolgung abrechenbarer Zeiten.

Nachteile: Erweiterte Bericht- und Teammanagementfunktionen erfordern kostenpflichtige Abonnements.

Bildquelle: Toggle Track

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Starter kostet 9 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Freiberufler, Berater und Agenturen, die abrechenbare Stunden erfassen.

17. Clockify

Clockify kombiniert Zeiterfassung mit Arbeitszeittabellen und Projektberichten. Mitarbeitende erfassen ihre Stunden für individuelle Aktivitäten, was Managern ein klareres Bild über die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit verschafft.

Kostenpflichtige Pläne erweitern diese Funktionen um Rechnungsstellung, Genehmigungen für Arbeitszeittabellen und zusätzliche Verwaltungsoptionen.

Vorteile: Kostenlose Zeiterfassung, Arbeitszeittabellen und Projektberichte.

Nachteile: Rechnungsstellung und Genehmigungen für Arbeitszeittabellen erfordern kostenpflichtige Pläne.

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Basic beginnt bei 3,99 $ pro Arbeitsplatz und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen und Teams, die detaillierte Arbeitszeittabellen benötigen.

18. Calendly

Calendly nimmt das Hin und Her bei der Terminplanung. Nutzer teilen einen Buchungslink, und Kunden oder Kollegen wählen eine Zeit basierend auf ihrer Verfügbarkeit und angeschlossenen Kalendern.

Personalvermittler, Berater und Vertriebsteams können es nutzen, um Interviews, Beratungen und Produktdemonstrationen zu vereinbaren. Kostenpflichtige Abonnements bieten erweiterte Planungsoptionen für Teams.

Vorteile: Automatisierte Buchungen, Kalenderintegrationen und Erinnerungen für Meetings.

Nachteile: Mehrere Veranstaltungsarten und erweiterte Teamplanung erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Standard beginnt bei 10 $ pro Arbeitsplatz und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Personalvermittler, Berater und Vertriebsteams, die häufig Termine vereinbaren.

KI-Produktivitätswerkzeuge

KI-Tools können bei der Erstellung, Recherche und Informationsbeschaffung unterstützen. Einige funktionieren als eigenständige Assistenten, während andere Inhalte verwenden, die bereits im kollaborativen Arbeitsbereich einer Organisation gespeichert sind.

19. ChatGPT

ChatGPT kann Mitarbeitenden helfen, Inhaltsumrisse vorzubereiten, Berichte zusammenzufassen, Daten zu analysieren und interne Dokumente zu verfassen. Sein breites Spektrum an Fähigkeiten macht es in verschiedenen Abteilungen nützlich, von Marketing und Forschung bis hin zur Softwareentwicklung.

Generierte Informationen sollten jedoch vor der Verwendung in professionellen Materialien überprüft werden. Unternehmen benötigen auch geeignete Datenschutzeinstellungen, wenn sie mit vertraulichen Informationen arbeiten.

Vorteile: Unterstützung bei Schreiben, Forschung, Analyse und Dokumentenvorbereitung.

Nachteile: Generierte Informationen erfordern eine Verifizierung, und vertrauliche Daten benötigen angemessene Datenschutzkontrollen.

Preise: Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Die ChatGPT Business Standard Plätze beginnen bei 20 $ pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung.

Am besten geeignet für: Marketingteams, Forscher, Analysten und andere Wissensarbeiter.

20. Notion AI

Notion AI fügt Notion’s kollaborativem Arbeitsbereich KI-gestütztes Schreiben, Zusammenfassen und Suchen hinzu. Teams können Informationen aus ihren bestehenden Projektplänen, Besprechungsnotizen und internen Dokumentationen abrufen, ohne zu einer anderen Anwendung wechseln zu müssen.

Sein Wert hängt von der Qualität des in Notion gespeicherten Materials ab, was konsistente Dokumentation wichtig für eine zuverlässige Informationsbeschaffung macht.

Vorteile: Dokumentenzusammenfassungen, Wissensbeschaffung und KI-Hilfe innerhalb eines bestehenden Arbeitsbereichs.

Nachteile: Eine organisierte Wissensdatenbank und ein berechtigtes Abonnement sind erforderlich, um seine Fähigkeiten voll auszuschöpfen.

Bildquelle: Notion

Preise: Notion bietet einen kostenlosen Plan mit eingeschränktem KI-Zugang. Sein Business-Abonnement umfasst erweiterte KI-Funktionen, wobei die Preise von der Abrechnungsoption und Region abhängen.

Am besten geeignet für: Teams, die interne Dokumentation und geteiltes Wissen in Notion verwalten.

Wie wählt man eine cloudbasierte Produktivitäts-App aus?

Beginnen Sie mit den Aufgaben, die den Großteil der Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen. Ein Unternehmen, das Verträge und Berichte verwaltet, benötigt möglicherweise eine Büro-Suite mit zuverlässiger Dokumentenkompatibilität, während eine Agentur, die mehrere Kundenprojekte verwaltet, möglicherweise mehr von spezialisierter Aufgabenmanagement-Software profitiert.

Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abonnements, bevor Sie neue Anwendungen hinzufügen. Google Workspace und Microsoft 365 beispielsweise umfassen bereits Dokumentenbearbeitung, Speicherung und Videokonferenzen. Möglicherweise benötigen Sie nicht für jede Aktivität ein separates Tool.

Die Kosten sollten im gesamten Team bewertet werden, einschließlich Speicher, Verwaltungsfunktionen und Zugänglichkeit für externe Mitarbeiter. Überprüfen Sie auch Sicherheits- und Freigabeberechtigungen, insbesondere wenn Mitarbeitende mit vertraulichen Dokumenten arbeiten.

Testen Sie vor der Verpflichtung zu einer Plattform ein echtes Projekt damit. Binden Sie die Mitarbeitenden ein, die es regelmäßig nutzen werden, und prüfen Sie, wie einfach sie Informationen finden, Aufgaben erledigen und zusammenarbeiten können.

Fazit

Cloudbasierte Produktivitäts-Apps helfen Teams bei der Verwaltung von Dokumenten, Projekten, Kommunikation und anderen alltäglichen Aktivitäten. Die Auswahl der richtigen Kombination beginnt damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu verstehen und die erforderliche Software zu nutzen, die Sie bereits haben.

Einige gut ausgewählte Tools können alles bieten, was ein Team benötigt, ohne unnötige Komplexität oder zusätzliche Abonnements hinzuzufügen.