PDF-Workflows ohne Adobe: Alles, was Sie mit ONLYOFFICE erledigen können

Wir alle hatten diesen Moment. Eine PDF landet in Ihrem Posteingang und Sie müssen nur eine Sache ändern. Ein Datum. Einen Namen. Ein einziges Kästchen, das angekreuzt werden muss. Aber die Datei bewegt sich nicht. Also drucken Sie sie aus, kritzeln darauf herum, scannen sie wieder ein und senden sie wie im Jahr 2004. Oder Sie suchen nach einem Tool und das erste anständige, das Sie finden, verlangt Ihre Kreditkarte, bevor Sie irgendetwas damit tun können.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen gesamten Ritual umgehen können. Sie können Ihren gesamten PDF-Workflow in ONLYOFFICE abwickeln, einschließlich Bearbeitung, Kommentierung, Formulare, Zusammenarbeit und Sicherheit, ganz ohne spezielle PDF-Abonnements.

Die PDF-Frustration, die die meisten Teams kennen

PDFs bestimmen leise die Arbeitswelt. Verträge, Rechnungen, Berichte, Richtliniendokumente, Unterlagen zur Einarbeitung – wenn etwas auf jedem Bildschirm gleich aussehen und an Ort und Stelle bleiben muss, ist es eine PDF. Das Format ist so konzipiert, dass es fix bleibt, was großartig ist, bis zu dem Nachmittag, an dem Sie etwas ändern müssen.

Die meisten Teams stoßen auf die gleichen drei Kopfschmerzen:

• Sie können es nicht bearbeiten. Eine PDF kommt an und es gibt keinen offensichtlichen Weg, einen einzigen Tippfehler zu korrigieren.
• Formularrücksendungen sind ein Chaos. Sie senden ein Formular aus und erhalten einen unordentlichen Stapel von Scans, Handyfotos und „Ist das die richtige Version?“-E-Mails zurück.
• Überprüfungen werden unübersichtlich. Einige Personen müssen zu einem Dokument Kommentare abgeben, und irgendwie enden Sie mit fünf Kopien und einem vierzig Nachrichten langen E-Mail-Thread.

Jede dieser Herausforderungen frisst leise Zeit und schafft Verwirrung. Die gute Nachricht: All das kann an einem Ort geschehen.

Was ist ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE ist eine Open-Source-Office-Suite, die Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und PDFs unter einem Dach vereint. Der PDF-Editor ist Teil von ONLYOFFICE Docs, sodass keine separate App gestartet oder erlernt werden muss. Der gleiche Ort, an dem Sie ein Dokument schreiben oder eine Tabelle erstellen, öffnet, bearbeitet und erstellt auch PDFs.

Es funktioniert überall dort, wo Sie sind, wenn diese unangenehme PDF auftaucht: auf Desktop (Windows, Linux, macOS), in Ihrem Browser und auf Mobilgeräten.

PDFs direkt bearbeiten

Das Erste, was die Leute annehmen, ist mit einer PDF nicht möglich: den Inhalt selbst bearbeiten.

Mit ONLYOFFICE können Sie:

• Text direkt ändern, z. B. einen Tippfehler korrigieren, eine Zahl aktualisieren oder einen Satz umformulieren
• Bilder hinzufügen, austauschen und ändern
• Formatierungen wie Schriftarten, Größen und Ausrichtungen anpassen
• Hyperlinks einfügen

Wenn also ein Vertrag mit dem falschen Datum oder der falschen Adresse auftaucht, können Sie ihn einfach selbst korrigieren. Keine unangenehme „Könnten Sie das bitte noch einmal senden?“-E-Mail erforderlich.

Annotieren und überprüfen

Feedback zu PDFs wird oft immer noch per E-Mail versendet: „Notizen angehängt“, ein weiteres Dokument, ein weiteres Tool. Das können Sie alles überspringen.

Direkt in der PDF können Sie:

• Kommentare, Haftnotizen und Hervorhebungen hinterlassen
• Text hervorheben, unterstreichen oder durchstreichen
• Formen zeichnen und Freihandmarkierungen machen
• Auf Kommentare antworten und Threads lösen

Da die Diskussion direkt neben dem steht, worüber sie geht, geht nichts verloren. Und alles bleibt intakt, wenn Sie die Datei teilen oder exportieren.

Formulare erstellen, ausfüllen und sammeln

Formulare sind der Teil der PDF-Arbeit, der die meiste Zeit spart. Es gibt hier tatsächlich drei Aufgaben: ein Formular erstellen, eines ausfüllen und die Antworten sammeln.

Ein Formular erstellen. Sie haben drei Möglichkeiten, um zu beginnen:

1. Von einem vorhandenen .docx-Dokument aus beginnen
2. Eine fertige Vorlage aus der ONLYOFFICE-Bibliothek nehmen
3. Von Grund auf neu erstellen

Dann fügen Sie die benötigten Felder ein, z.B. Textfelder, Dropdowns, Kombinationsfelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen, Unterschriften usw. Markieren Sie die erforderlichen Felder und fügen Sie Formatierungen wie eine Datumsmaske hinzu, damit alle Daten auf die gleiche Weise eingetragen werden.

Ein Formular ausfüllen. Das ist der einfache Teil: Öffnen Sie das Formular, füllen Sie die Felder aus, speichern Sie es und senden Sie es.

Antworten sammeln. Anstatt ein Formular per E-Mail zu versenden und unzählige Scans zurückzubekommen, können Sie es in ONLYOFFICE DocSpace über einen Formularraum teilen und alle ausgefüllten Exemplare an einem Ort sammeln. Sie können auch Rollen zuweisen, sodass jeder Abschnitt die richtige Person erreicht. Das ist besonders praktisch, wenn ein Teil von einem Mitarbeiter ausgefüllt und ein anderer von einem Manager freigegeben werden muss.

Seiten verwalten

Eine kleine Funktion, die mehr bewirkt, als sie scheint: Seitenverwaltung. Im Seitenpanel können Sie:

• Seiten durch Ziehen an die richtige Stelle umsortieren
• Die Seiten löschen, die Sie nicht benötigen
• Seiten drehen, um einen seitlichen Scan zu retten
• Seiten aus einer anderen PDF einfügen

Wenn also ein Vorschlag mit seinen Abschnitten in einer kreativen Reihenfolge und einer überflüssigen leeren Seite eintrifft, können Sie ihn selbst aufräumen – ganz ohne die Person zu stören, die ihn gesendet hat.

In Echtzeit zusammenarbeiten

Alles oben genannte funktioniert, wenn Sie allein sind. Es funktioniert auch hervorragend im Team.

• Teilen Sie eine PDF direkt aus ONLYOFFICE mit Ansichts- oder Kommentarbefugnissen
• Lassen Sie mehrere Prüfer dasselbe Dokument zur gleichen Zeit markieren
• Sehen Sie, wer was gesagt hat und wann
• Exportieren Sie eine saubere, endgültige Version, wenn sich der Staub gelegt hat

Kein Suchen mehr nach der „neueste“ Kopie in Posteingängen.

OCR für gescannte PDFs

Manchmal ist eine gescannte PDF heimlich nur ein Foto von Text. Sie auszuwählen, bringt nichts, und sie von Hand neu einzugeben, ist niemandes Vorstellung von Spaß.

ONLYOFFICE ermöglicht es Ihnen, einen KI-Assistenten zu verbinden, und die Funktion, die sich für PDFs wirklich bewährt, ist OCR (optische Zeichenerkennung). OCR liest die Seite und verwandelt dieses Bild in Text, den Sie auswählen, durchsuchen und bearbeiten können.

Ein paar schnelle Dinge, die es wert sind, zu wissen:

• Für PDFs läuft die OCR über das KI-Plugin, sodass Sie ein Modell verbinden, das visuelle Analysen durchführt.
• Das Plugin ist kostenlos. Je nachdem, welchen KI-Anbieter Sie wählen, kann dieser Anbieter Gebühren für die Nutzung erheben.

Sicherheit

Wenn Sie im Finanzwesen, im rechtlichen Bereich, in der Personalabteilung oder im Gesundheitswesen arbeiten, ist dieser Abschnitt am wichtigsten.

Echte Schwärzung. Einen schwarzen Rechteck über Text zu zeichnen, versteckt ihn nur aus dem Blickfeld — die Wörter sind immer noch in der Datei vorhanden und bereit, von jedem Interessierten kopiert zu werden. Echte Schwärzung entfernt die Inhalte dauerhaft. Das ONLYOFFICE-Schwärztool tut genau das. Sie können:

• Text manuell markieren
• Bestimmte Wörter oder Phrasen im gesamten Dokument suchen und schwärzen
• Ganze Seiten oder Seitenbereiche entfernen

Sobald Sie es anwenden, sind die Informationen verschwunden. Sie können nicht wiederhergestellt, kopiert oder wieder herausgeholt werden.

Passwortschutz. Sie können eine sensible PDF passwortschützen, bevor sie jemals Ihre Hände verlässt.

Selbsthosting und Compliance. ONLYOFFICE kann selbst gehostet werden, was bedeutet, dass Ihre Dokumente auf Ihrer eigenen Infrastruktur bleiben, ohne dass ein Drittanbieter-Cloud-Dienst im Spiel ist. Das ist genau das, was Sie möchten, wenn Sie regulierte Daten unter der DSGVO oder HIPAA behandeln. Kurz gesagt: Sie entscheiden, wer was sieht und wo Ihre Daten gespeichert sind.

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Wer nutzt das?

Eine Suite bewältigt eine überraschend große Anzahl alltäglicher Aufgaben in einer gesamten Organisation:

• Finanzen bearbeitet Rechnungs-PDFs und füllt Lieferantenformulare aus und sendet sie zurück.
• HR erstellt und versendet Einarbeitungs- und Richtlinienformulare und sammelt sie dann an einem ordentlichen Ort.
• Rechtsabteilung annotiert Verträge, sammelt Unterschriften und schützt vertrauliche Dateien mit Schwärzung und Passwörtern.
• Vertrieb frischen Vorschläge und Pitch-Decks, die als PDFs gespeichert sind, unmittelbar vor einem Kundenanruf auf.
• Betrieb bringt mehrseitige Verfahrensdokumente in Ordnung.

Testen Sie es selbst

Hier ist die schnelle Zusammenfassung: Bearbeiten, Kommentieren, Erstellen und Sammeln von Formularen, Verwalten von Seiten, Zusammenarbeiten und Sichern Ihrer Dateien. Alles an einem Ort und das ganz ohne ein spezialisiertes Abonnement.

Der beste Weg, es zu verstehen, ist, es auszuprobieren. ONLYOFFICE ist kostenlos zum Ausprobieren und läuft auf Desktop, in Ihrem Browser und auf Mobilgeräten. Öffnen Sie Ihre eigenen PDFs und setzen Sie alles oben Genannte in die Tat um. Sie werden überrascht sein, wie viel von dieser alten Druck-Kritzeln-Scannen-Routine Sie für immer hinter sich lassen können.

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