Von Anfragen zur Realität: Die Funktionen, die ONLYOFFICE geprägt haben

Anlässlich des 16. Geburtstags von ONLYOFFICE setzen wir unsere Artikelreihe über unseren bisherigen Weg fort. Diesmal widmen wir uns den Funktionen, die die ONLYOFFICE-Produkte maßgeblich geprägt haben.

Jede neue Version bringt zahlreiche Verbesserungen mit sich, doch nur wenige davon entstehen ursprünglich als Ideen innerhalb unseres Entwicklungsteams. Meistens ist der Ausgangspunkt eine Frage von Nutzern. Manche Anfragen führten zu kleinen Verbesserungen im Arbeitsalltag, während andere sich zu Funktionen entwickelten, die heute von Millionen Menschen täglich genutzt werden.

Intuitive Benutzeroberfläche: für ein vertrautes Arbeitsgefühl

Eine der ersten Lektionen, die wir lernten, war überraschend einfach: Menschen wünschen sich Software, die sich vom ersten Moment an vertraut anfühlt. Deshalb hat ONLYOFFICE von Anfang an auf eine klare, intuitive Benutzeroberfläche gesetzt, die es den Nutzern ermöglicht, sofort loszulegen, ohne lange nach grundlegenden Werkzeugen suchen zu müssen.

Das Ziel war die Entwicklung eines praktischen, benutzerfreundlichen Tools, das die Einarbeitungszeit verkürzt und es den Anwendern erlaubt, sich auf ihre Dokumente zu konzentrieren, anstatt auf die Benutzeroberfläche.

Wie die ONLYOFFICE-Editoren früher aussahen

Mit der zunehmenden Leistungsfähigkeit der Editoren musste sich auch die Benutzeroberfläche weiterentwickeln. Das vertraute Ribbon-Layout wandelte sich zu einem Design mit Registerkarten, das Werkzeuge in funktionalen Bereichen gruppierte und die Navigation intuitiver gestaltete. Diese Änderung schuf Raum für neue Funktionen, ohne die Übersichtlichkeit, Struktur und Benutzerfreundlichkeit des Arbeitsbereichs zu beeinträchtigen. Es war eine praxisorientierte Lösung für eine einfache Herausforderung: wie sich der Funktionsumfang erweitern ließ, ohne den Nutzer durch die Komplexität des Editors zu überfordern.

Eine Benutzeroberfläche mit Registerkarten, die 2017 eingeführt wurde

Interessantes Detail: Die Überarbeitung der Benutzeroberfläche in Version 9.0 umfasste die Neugestaltung von 3.000 Symbolen, die Optimierung der Navigation sowie Maßnahmen, die den gesamten Editor im täglichen Gebrauch aufgeräumter und benutzerfreundlicher wirken lassen.

So sehen die Editoren heute aus

Kompatibilität mit MS-Office-Formaten: Ihre Dokumente bleiben exakt so erhalten, wie sie waren

Für viele Unternehmen geht es beim Wechsel zu einer neuen Office-Suite nicht primär darum, eine neue Software zu erlernen. Vielmehr steht im Vordergrund, über Jahre hinweg erstellte Dokumente öffnen zu können, ohne sich Gedanken über fehlerhafte Formatierungen, fehlende Formeln oder falsch platzierte Objekte machen zu müssen.

Ein wichtiger Meilenstein wurde 2013 erreicht, als wir eine entscheidende architektonische Entscheidung trafen: Wir verabschiedeten uns von unseren internen Zwischenformaten (DOCT, XLST und PPTT) und stellten auf die native Bearbeitung von OOXML-Dateien um. Von diesem Zeitpunkt an bildeten DOCX, XLSX und PPTX die primären Formate in unseren Editoren; dadurch entfielen Zwischenkonvertierungen, und die Kompatibilität mit Microsoft-Office-Dokumenten wurde erheblich verbessert.

Heute unterstützt ONLYOFFICE mehr als 60 Dokumentenformate (ODT, ODS, ODP, PDF, EPUB, FB2, Markdown, Pages, Numbers, Keynote) für die Anzeige und Bearbeitung, wobei das native OOXML-Format weiterhin die Grundlage der Bearbeitung bildet.

RTL-Unterstützung: Für jede Sprache konzipiert

Mit der weltweiten Ausbreitung der ONLYOFFICE-Community häuften sich die Anfragen zur Unterstützung von Sprachen, die von rechts nach links (RTL) geschrieben werden.

Die Implementierung der RTL-Unterstützung ließ sich nicht in einem einzigen Release bewältigen. Es bedurfte jahrelanger Entwicklungsarbeit, um sicherzustellen, dass sich die Editoren bei Sprachen wie Arabisch, Hebräisch, Persisch und Urdu natürlich verhalten. Textrichtung, Cursorbewegung, Absatzausrichtung sowie die Funktionen für Tabellen, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und PDFs mussten allesamt so funktionieren, wie es die Nutzer erwarteten.

Schritt für Schritt haben wir die RTL-Unterstützung auf die gesamte Suite ausgeweitet. Heute ist sie für Dokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs verfügbar, was ONLYOFFICE zu einer angenehmeren Arbeitsumgebung für Millionen von Nutzern weltweit macht.

Wir möchten uns bei allen bedanken, die an der Übersetzung der ONLYOFFICE-Benutzeroberfläche ins Arabische mitgewirkt haben. Wenn Sie sich an künftigen Übersetzungen für das Arabische oder andere RTL-Sprachen beteiligen möchten, heißen wir Sie herzlich in unserer Übersetzer-Community willkommen.

Mehrseitenansicht: Den Überblick behalten

Die Mehrseitenansicht war eine der am häufigsten gewünschten Funktionen in der ONLYOFFICE-Community. Nutzer wünschten sich eine einfachere Möglichkeit, Layouts vor dem Drucken oder Exportieren zu überprüfen, ohne ständig hinein- und herauszoomen oder durch lange Dokumente scrollen zu müssen.

Mit ihrer Einführung im Dokumenteneditor wurde dieser Arbeitsablauf deutlich komfortabler. Sie können mehrere Seiten nebeneinander anzeigen und Formatierungen, Seitenumbrüche, Bilder sowie die Gesamtstruktur Ihres Dokuments schnell auf einen Blick erfassen.

Es mag wie eine kleine Funktion wirken, doch für alle, die mit umfangreichen Dokumenten arbeiten, ist sie schnell unverzichtbar geworden.

PDF-Bearbeitung: Als PDFs nicht mehr schreibgeschützt waren

Da sich das PDF zu einem der gängigsten Formate für den Austausch von Verträgen, Berichten und Handbüchern entwickelte, wünschten sich Nutzer die Möglichkeit, schnelle Änderungen vorzunehmen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Die Einführung des ONLYOFFICE PDF-Editors machte dies möglich. Nutzer können nun vorhandenen Text bearbeiten, neue Absätze hinzufügen sowie Bilder, Tabellen, Formen und Hyperlinks einfügen – und so mit PDFs fast genauso intuitiv arbeiten wie mit Textdokumenten.

Seit der ersten Veröffentlichung wurde die PDF-Bearbeitung mit jeder Hauptversion kontinuierlich weiterentwickelt und hat sich zu einem der am schnellsten wachsenden Bereiche der ONLYOFFICE-Editoren entwickelt.

Interessantes Detail: Unsere ersten Erfahrungen mit PDFs sahen ganz anders aus. Im Jahr 2012 ließen sich PDFs nur in einem Flash-basierten Viewer mit einfacher Navigation betrachten.

Inline-Textfelder: Formulare, die mit dem Text fließen

Früher bedeutete das Erstellen von ausfüllbaren PDF-Formularen, dass man Felder sorgfältig auf der Seite platzieren und darauf hoffen musste, dass die Ausrichtung erhalten blieb. Inline-Textfelder boten hier einen natürlicheren Ansatz.

Anstatt über dem Dokument zu schweben, werden die Felder Teil des Textflusses. Sie bewegen sich gemeinsam mit den umgebenden Inhalten, was das Entwerfen, Aktualisieren und Ausfüllen von Formularen erleichtert – insbesondere bei Verträgen, Anträgen, Fragebögen und anderen strukturierten Dokumenten.

Es ist ein kleines Detail, das jedoch dafür sorgt, dass sich die Arbeit mit PDF-Formularen viel eher wie die Bearbeitung eines gewöhnlichen Dokuments anfühlt.

PDF-Signaturen: Signieren ohne Ausdrucken

ONLYOFFICE hat seine PDF-Formulare schrittweise um eine integrierte Signaturfunktion erweitert, die es Nutzern ermöglicht, eine handschriftliche Signatur direkt im Editor einzutippen, zu zeichnen oder hochzuladen. Dank der automatischen Hintergrundentfernung fügen sich eingescannte Signaturen ohne zusätzliche Bildbearbeitung natürlich in das Dokument ein.

Signieren Sie PDF-Formulare mit getippten, gezeichneten oder hochgeladenen Signaturen – inklusive Hintergrundentfernung.

Strenger Bearbeitungsmodus: Zusammenarbeit mit mehr Kontrolle

Einige Teams, insbesondere im Rechtswesen, Finanzwesen, Regierungsbehörden und anderen stark regulierten Branchen, bevorzugen einen strukturierten Bearbeitungsprozess, bei dem Änderungen privat bleiben, bis sie bereit sind, geteilt zu werden.

Der strenge Bearbeitungsmodus wurde mit genau diesen Szenarien im Hinterkopf entwickelt. Anstatt denselben Absatz gleichzeitig zu bearbeiten, können die Mitarbeiter den Abschnitt, an dem sie arbeiten, sperren, während ihre Änderungen erst nach dem Speichern sichtbar werden.

Interessantes Detail: Der strenge Bearbeitungsmodus war der ursprüngliche Modus für die Zusammenarbeit in ONLYOFFICE. In Version 3.6 führten wir das schnelle Bearbeiten ein und wurden damit die erste Office-Suite, die es Benutzern ermöglichte, zwischen kontrollierter Zusammenarbeit und Echtzeit-Bearbeitung im selben Dokument zu wählen.

KI-Anbieter und benutzerdefinierte Assistenten: KI, die so funktioniert, wie Sie es möchten

Anstatt ONLYOFFICE auf einen einzigen Anbieter auszurichten, haben wir einen anderen Weg eingeschlagen. Im Jahr 2024 führten wir das KI-Plugin ein, das es Nutzern ermöglicht, genau jene Modelle und Dienste einzubinden, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Heute unterstützt ONLYOFFICE OpenAI, Mistral, Anthropic, Ollama, DeepSeek, Together AI, Groq, Google Gemini, xAI und viele weitere.

Der nächste Schritt waren benutzerdefinierte KI-Assistenten. Anstatt jedes Mal dieselben Prompts eingeben zu müssen, können Nutzer Assistenten für wiederkehrende Aufgaben erstellen – vom Entwerfen von Dokumenten und Zusammenfassen von Berichten bis hin zum Übersetzen von Texten, Erklären von Formeln oder Generieren von Code.

Genau wie der Rest von ONLYOFFICE ist auch unsere KI-Integration auf Flexibilität ausgelegt. Sie wählen den Anbieter aus, konfigurieren den Arbeitsablauf und entscheiden, wie sich die KI in Ihren Arbeitsalltag einfügt.

RAG-Wissensdatenbank in DocSpace: Wenn KI Ihre Dokumente kennt

KI für allgemeine Zwecke ist nützlich, stößt jedoch an ihre Grenzen, wenn die gesuchte Antwort ausschließlich in den eigenen Dateien zu finden ist. Genau dieses Problem lösen die Wissensdatenbanken in ONLYOFFICE DocSpace.

Mithilfe von Retrieval-Augmented Generation (RAG) können Unternehmen KI-gestützte Wissensdatenbanken auf der Basis ihrer eigenen Dokumente erstellen. Ob interne Richtlinien, Projektdokumentationen, technische Handbücher oder Besprechungsprotokolle – der Assistent durchsucht vertrauenswürdige Unternehmensinhalte, anstatt sich allein auf öffentlich zugängliche Informationen zu stützen.

Damit wandelt sich DocSpace von einer reinen Plattform zur Dokumentenablage in einen Arbeitsbereich, in dem sich Informationen leichter finden und nutzen lassen.

Spracheingabe-Plugin: Manchmal geht es schneller, es auszusprechen

Das Spracheingabe-Plugin ermöglicht es Nutzern, Texte direkt in die Editoren zu diktieren, wobei gesprochene Worte in Echtzeit in bearbeitbare Inhalte umgewandelt werden. Ob Sie Besprechungsnotizen machen, Ideen festhalten oder einen Dokumententwurf erstellen – die Spracheingabe ist oft der schnellste Weg, um loszulegen.

Zudem verbessert das Plugin die Barrierefreiheit, indem es die Bearbeitung von Dokumenten für Menschen mit eingeschränkter Mobilität sowie für alle, die das Sprechen dem Tippen vorziehen, erleichtert.

Selbstgehostete Bereitstellung: Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören

Seit den frühen Tagen von ONLYOFFICE können Benutzer die Plattform auf ihren eigenen Linux- oder Windows-Servern, in einer privaten Cloud oder innerhalb eines sicheren Unternehmensnetzwerks bereitstellen. Das gibt den Organisationen die volle Kontrolle über ihre Dokumente, Infrastruktur und Sicherheitseinstellungen, ohne auf externe Dienste angewiesen zu sein.

Heute bleibt die selbstgehostete Bereitstellung eines der bestimmenden Merkmale von ONLYOFFICE, das von Organisationen weltweit vertraut wird, die ihre Daten in eigenen Händen behalten möchten.

Admin-Panel für Docs Enterprise: Alles unter einem Dashboard

Während immer mehr Organisationen ONLYOFFICE auf ihrer eigenen Infrastruktur bereitstellten, wurde die Verwaltung dieser Umgebungen anspruchsvoller.

Das Admin-Panel für ONLYOFFICE Docs Enterprise wurde geschaffen, um diese Arbeit zu vereinfachen. Es vereint die Tools, die Administratoren am häufigsten verwenden, von der Serverüberwachung und Gesundheitsprüfungen bis hin zu Sicherheitseinstellungen, KI-Anbieter-Konfiguration und Lizenzmanagement, alles an einem Ort.

Für Organisationen, die große Bereitstellungen durchführen, bedeutet dies, weniger Zeit mit der Navigation durch Konfigurationstools zu verbringen und mehr Zeit darauf zu verwenden, ihre ONLYOFFICE-Umgebung reibungslos am Laufen zu halten.

Desktop-Editoren: Bereit für ARM

Die wachsende Beliebtheit von ARM-basierten Geräten brachte eine vertraute Anfrage aus der Community: native Unterstützung für die ONLYOFFICE Desktop-Editoren.

Wir haben darauf mit dedizierten ARM-Versionen für Linux und Windows geantwortet, die es den Benutzern ermöglichen, die Editoren ohne Emulation oder zusätzliche Kompatibilitätsschichten auszuführen. Das Ergebnis ist ein reibungsloseres Erlebnis auf moderner ARM-Hardware sowie die Leistung und Effizienz, für die diese Architektur bekannt ist.

Schlagen Sie Ihre Ideen für neue Funktionen vor

Diese Liste hebt nur einige der Funktionen hervor, die ONLYOFFICE im Laufe der Jahre geprägt haben. Neue Ideen stammen weiterhin von den Menschen, die unsere Produkte täglich nutzen.

Haben Sie eine Idee für eine Funktion? Teilen Sie Ihren Vorschlag in unserer Community und stimmen Sie für Ideen anderer Nutzer ab.

FUNKTIONEN VORSCHLAGEN

Haben Sie eine Frage zu ONLYOFFICE? Wir behandeln viel auf unserem Blog, aber wenn Sie noch etwas wissen möchten, senden Sie uns Ihre Frage. Vielleicht wird sie in einer speziellen Blog-Ausgabe aufgegriffen – und Sie haben die Chance, Merchandise-Artikel und kostenlose Lizenzen für den Home Server zu gewinnen.

Bleiben Sie dran für Artikel zehn!