Wie BidFix ONLYOFFICE Docs eingebettet hat, um KI gestützt schneller Ausschreibungen zu gewinnen

Das öffentliche Beschaffungswesen zählt zu den größten und dokumentenintensivsten Märkten weltweit. Dennoch verläuft der Prozess der Angebotsbearbeitung in Unternehmen weiterhin überwiegend manuell. Teams müssen relevante Ausschreibungen über mehr als 100 fragmentierte Vergabeportale identifizieren, die Sinnhaftigkeit eines Angebots bewerten und unter Zeitdruck dutzende komplexe Dokumente bearbeiten.

Genau dieses Problem hat BidFix sich vorgenommen zu lösen. Entwickelt von der Fix Solutions GmbH in Deutschland, ist BidFix eine KI-Plattform für öffentliche Ausschreibungen (RFPs) im DACH-Raum und EU-weit. Die Plattform durchsucht kontinuierlich über 100 Vergabeportale und nutzt eine hybride Kombination aus KI, semantischer und Keyword-Suche, um die zum Firmenprofil passenden Ausschreibungen zu identifizieren. Sie extrahiert automatisch Eignungs- und Bewertungskriterien für eine schnelle Bid/No-Bid-Entscheidung und unterstützt Teams anschließend bei der Erstellung ihrer Angebote mit einem KI-Copiloten, der über den vollen Kontext aus Ausschreibung und Wissensdatenbank verfügt.

Die Ergebnisse sprechen für sich: Kunden reduzieren den Zeitaufwand für Angebotsabgaben um 50 bis 80 Prozent. Heute nutzen über 1.000 Unternehmen BidFix, vom KMU bis zu Konzernen wie JobRad, MR Datentechnik und Synaforce.

Ein zentraler Bestandteil dieser Erfahrung basiert auf ONLYOFFICE Docs. So hat das BidFix-Team die Integration umgesetzt.

Die Herausforderung: Dokumentenbearbeitung im Mittelpunkt jeder Ausschreibung

Dokumentenbearbeitung ist für BidFix keine Nebenfunktion – sie steht im Zentrum der täglichen Arbeit der Nutzer. Eine einzige Angebotsabgabe kann dutzende Word-, Excel- und PDF-Dateien umfassen, jede mit eigenen Formatierungsanforderungen.

Der bisherige Weg war umständlich: Datei herunterladen, in einer Desktop-Suite bearbeiten, wieder hochladen. Diese ständigen Unterbrechungen verlangsamen Teams und stören den Arbeitsfluss. BidFix brauchte eine bessere Lösung – erstklassige Editoren, die sich direkt in die Web-Anwendung einbetten lassen.

Bei der Evaluierung einbettbarer Editoren prüfte das Team die verfügbaren Optionen sorgfältig. ONLYOFFICE Docs erwies sich als die vollständigste und standardkonformste Lösung mit einer leistungsfähigen Entwickler-API.

Warum ONLYOFFICE: drei ausschlaggebende Faktoren

Das BidFix-Team hat die gängigen Alternativen geprüft, darunter browserbasierte Viewer, andere Editor-SDKs und Cloud-Office-APIs. Den meisten fehlte es an mindestens einem entscheidenden Kriterium. Drei Faktoren machten ONLYOFFICE zur klaren Wahl.

1. Formattreue. Dokumente im öffentlichen Sektor enthalten komplexe Word- und Excel-Formatierungen. ONLYOFFICE verarbeitet OOXML nativ, sodass die Vergabestelle exakt das sieht, was die Nutzer bearbeitet haben – keine Überraschungen, keine beschädigten Layouts. Bei Dokumenten, die an Behörden gehen, ist diese Zuverlässigkeit unverzichtbar.
2. Unkomplizierte API-Integration. Die Document-Server- und Docs-API ermöglichte eine direkte Einbettung der Editoren in die Plattform und deren Anbindung an den BidAI-Copiloten. Die Entwickler-Experience hielt die Integration einfach, anstatt jeden Schritt zu erschweren.
3. Selbst gehostete EU-Infrastruktur. Dies war der entscheidendste Faktor. ONLYOFFICE lässt sich vollständig selbst gehostet auf der eigenen EU-Infrastruktur von BidFix betreiben – angesichts der sensiblen Vergabedaten ein absolutes Muss.

BidFix ist ISO 27001 zertifiziert, vollständig DSGVO-konform, in Deutschland auf EU-Servern gehostet und mit AES-256 verschlüsselt. Da ONLYOFFICE innerhalb der eigenen Infrastruktur läuft, müssen Dokumente zur Bearbeitung die kontrollierte Umgebung nie verlassen. Sensible Vergabedaten bleiben durchgängig innerhalb des Compliance-Perimeters – genau das fordern Kunden im öffentlichen Sektor und in Konzernen.

Vielen Alternativen fehlte die erforderliche Formattreue, sie ließen sich nicht in der EU selbst hosten oder boten nicht die notwendige Datenkontrolle. ONLYOFFICE erfüllte alle Anforderungen.

Die Integration: ein durchgängiges Bearbeitungserlebnis

BidFix bettet die ONLYOFFICE-Editoren über die Docs-API direkt in die Web-Anwendung ein. Nutzer können Ausschreibungsdokumente in Word, Excel und PDF öffnen, bearbeiten, ausfüllen und finalisieren, ohne die Plattform zu verlassen.

Integration von BidFix & ONLYOFFICE (Textdokument)

Integration von BidFix & ONLYOFFICE (Kalkulationstabelle)

Integration von BidFix & ONLYOFFICE (PDF)

Der entscheidende Unterschied liegt in der Verbindung zwischen dem Bearbeitungserlebnis und dem „BidAI“-Copiloten, der direkt neben dem eingebetteten Editor arbeitet. Im Kontext kann der Copilot:

• Preise aus früheren Projekten in ein Excel-Kalkulationsblatt übernehmen
• Konzepttexte in einem Word-Dokument verfassen
• Fragebögen anhand der Wissensdatenbank vorausfüllen

Statt einer fragmentierten Abfolge aus Upload- und Download-Schritten erhalten Nutzer einen einzigen, durchgängigen Arbeitsablauf. Die Integration ist stabil, und die Formatierung bleibt zuverlässig erhalten.

Die Ergebnisse: schnellere Angebote, volle Kontrolle

Das eingebettete Bearbeitungserlebnis ist ein zentraler Grund, warum BidFix-Kunden den Zeitaufwand für Angebotsabgaben um 50 bis 80 Prozent reduzieren. Statt Dokumente zwischen verschiedenen Tools zu bewegen, durchlaufen Teams den gesamten Prozess – finden, analysieren, bearbeiten und einreichen – an einem einzigen Ort.

Ebenso wichtig: Es stärkt die wahrgenommene Vertrauenswürdigkeit des Produkts. Da der gesamte Prozess in der sicheren, EU-gehosteten Umgebung von BidFix stattfindet, können Kunden darauf vertrauen, dass ihre sensiblen Daten von Anfang bis Ende geschützt sind.

Auf die Frage, wie wahrscheinlich sie ONLYOFFICE weiterempfehlen würden, lautete die Antwort klar: sehr wahrscheinlich. Für jedes Produkt, das eine zuverlässige, formattreue Dokumentenbearbeitung einbetten muss – insbesondere wenn Self-Hosting und Datenkontrolle wichtig sind – ist ONLYOFFICE eine starke Wahl, und die Docs-API macht die Integration unkompliziert.

Alexander Kohler, Founder & CEO, BidFix

Dokumentenbearbeitung steht im Herzen jeder Angebotsabgabe. Mit ONLYOFFICE konnten wir erstklassige, formattreue Editoren direkt in BidFix einbetten und vollständig selbst gehostet in der EU betreiben, sodass unsere Nutzer Ausschreibungen in einer sicheren Umgebung finden, analysieren und einreichen können, während unser KI-Copilot direkt im Dokument arbeitet.

Fazit

BidFix zeigt, was möglich ist, wenn leistungsstarke Dokumentenbearbeitung auf intelligente Automatisierung in einer sicheren, konformen Umgebung trifft. Durch die Einbettung von ONLYOFFICE Docs über die Docs-API und die Verbindung mit dem BidAI-Copiloten hat das Team einen langsamen, fragmentierten Prozess in ein durchgängiges Erlebnis verwandelt – und hilft über 1.000 Unternehmen, auf öffentliche Ausschreibungen deutlich schneller zu reagieren.

Wenn Sie ein Produkt entwickeln, das eine zuverlässige, formattreue Dokumentenbearbeitung mit vollständiger Datenkontrolle benötigt, bietet ONLYOFFICE Docs einen entwicklerfreundlichen Weg dorthin. Entdecken Sie die ONLYOFFICE Docs Developer und sehen Sie, wie sie in Ihre eigene Plattform passen könnte.