Automatisieren Sie ONLYOFFICE DocSpace mit n8n: Dokumenten-Workflows erstellen, ohne eine Zeile Code zu schreiben

Wenn Sie ONLYOFFICE DocSpace als Ihr Dokumentenzentrum in Ihrem Unternehmen nutzen, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass Sie dasselbe immer wieder von Hand tun. Ein neuer Kunde unterschreibt: Sie öffnen DocSpace, erstellen einen Raum, laden die Vertragsvorlage hoch und laden sie ein. Ein neuer Mitarbeiter tritt ein: Sie richten sein Konto ein, fügen ihn zu den richtigen Räumen hinzu und senden eine Willkommens-E-Mail. Ein Formular kommt herein: Sie leiten es an den richtigen Ordner weiter und benachrichtigen das Team. Diese Aufgaben sind nicht komplex, aber ziemlich mühsam. Die gute Nachricht ist, dass sie ab sofort vollständig automatisiert werden können.

ONLYOFFICE DocSpace hat jetzt offizielle Nodes für n8n, die Open-Source-Workflow-Automatisierungsplattform. Sie können DocSpace mit den Tools verbinden, die Ihr Team bereits nutzt: Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, Ihr HR-System, Ihr CRM, und aufhören, diese Aufgaben manuell zu erledigen.

Was ist n8n?

n8n ist ein Workflow-Automatisierungstool, das dem Geist von Zapier oder Make ähnelt, aber Open Source ist und auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden kann. Für DocSpace-Nutzer, die aus Gründen der Datenkontrolle selbst hosten, sollte dies von großem Wert sein.

n8n gibt Ihnen eine visuelle Leinwand, auf der Sie Nodes verbinden, wobei jeder einer Aktion in einem Dienst entspricht. Wenn ein Trigger ausgelöst wird (eine neue E-Mail ankommt, ein Formular eingereicht wird, ein Zeitplan abläuft), wird der Workflow automatisch ausgeführt und überträgt Daten von Nodes zu Nodes, bis die Aufgabe erledigt ist. Mit über 400 verfügbaren Integrationen funktioniert es mit den meisten der Tools, die Ihr Team bereits hat.

Was die DocSpace-Nodes abdecken

Das Paket umfasst zwei Nodes:

• ONLYOFFICE DocSpace: Aktions-Nodes zur Durchführung von Operationen über die DocSpace API
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: ein Ereignis-Nodes, der Ihren Workflow auslöst, wenn etwas im DocSpace passiert

Aktion-Nodes (Operationen)

• Dateien: hochladen, herunterladen, verschieben, kopieren, aktualisieren, löschen, erstellen, Infos abrufen, geteilte Links generieren
• Räume: erstellen, aktualisieren, Infos abrufen, suchen, archivieren, suchen, Benutzer einladen oder entfernen, Zugriffsrollen aktualisieren, geteilte Links abrufen
• Benutzer: Benutzer einladen, einen Benutzer abrufen, suchen, Rollen aktualisieren, Konten aktivieren oder deaktivieren, löschen
• Ordner: erstellen, Infos abrufen, Inhalte abrufen, Historie abrufen, geteilten Link abrufen, verschieben, kopieren, aktualisieren, löschen

Trigger-Nodes (Ereignisse)

Trigger-Nodes lassen Workflows auf DocSpace-Aktivitäten reagieren, ohne polling. Unterstützte Ereignisse umfassen:

• Dateien: Erschaffen, Hochgeladen, Aktualisiert, Kopiert, Verschoben, In den Papierkorb verschoben, Gelöscht, Wiederhergestellt
• Ordner: Erschaffen, Aktualisiert, Kopiert, Verschoben, In den Papierkorb verschoben, Gelöscht, Wiederhergestellt
• Räume: Erschaffen, Aktualisiert, Kopiert, Archiviert, Gelöscht, Wiederhergestellt
• Benutzer: Erschaffen, Eingeladen, Aktualisiert, Gelöscht
• Gruppen: Erschaffen, Aktualisiert, Gelöscht

Zum Beispiel: ein Dateiupload löst eine Slack-Benachrichtigung aus, ein neuer Raum startet einen Genehmigungsprozess, ein gelöschter Benutzer entfernt den Zugriff in verbundenen Systemen.

Fünf Workflows, die Sie heute ausführen können

Hier finden Sie fünf bereit zum Erstellen Workflows.

1. Automatisches Erstellen von Kunden-Kollaborationsräumen, wenn ein Geschäft abgeschlossen wird

Wenn ein Geschäft in Ihrem CRM als gewonnen markiert wird, erstellt dieser Workflow einen benannten DocSpace-Kollaborationsraum für den Kunden, lädt eine Vertragsvorlage aus Ihrer Bibliothek herunter, lädt sie in den Raum hoch, lädt den Kunden ein und sendet ihm eine Willkommens-E-Mail mit dem teilbaren Link zum Raum.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. <Richten Sie hier Ihren CRM-System-Trigger-Nodes ein>
2. ONLYOFFICE DocSpace: Erstellen Sie einen Raum
   • Richten Sie die ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldeinformationen ein (bitte beziehen Sie sich auf diese Dokumentation)
   • Sie können den Raumnamen personalisieren, indem Sie die Variablen des Kundennamens in den Titel-Parameter einfügen (z.B. „{{ $json.client_name }} — Kundenraum“)
   • Wählen Sie den Typ des Raums, den Sie im Typ-Parameter erstellen möchten (für diesen Workflow empfehlen wir den Kollaborationsraumtyp)
3. ONLYOFFICE DocSpace: Dateihochladen
   • Fügen Sie die ID der Vertragsvorlage ein, die in den Raum des Kunden hochgeladen werden soll, in den Datei-ID-Parameter (Sie können sie in der URL-Adresse der Datei in Ihrem DocSpace überprüfen: z.B. https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: Datei hochladen
   • Setzen Sie die Variable, die die ID des Raums speichert, den wir zuvor erstellt haben, in den Eltern-ID-Parameter (es sollte so aussehen: {{ $('Create a room').item.json.id }})
   • Sie können den Dateinamen im Dateiname-Parameter personalisieren (z.B. {{ $('Edit Fields').item.json.client_name }}_vertrag.docx)
   • Stellen Sie sicher, dass der Binärdatei-Parameter aktiviert ist
5. ONLYOFFICE DocSpace: Benutzereinladung in einen Raum
   • Setzen Sie den Raum-ID-Parameter auf Manuell und fügen Sie ihn mit einer Variable aus dem INPUT aus: {{ $('Create a room').item.json.id }}
   • Ändern Sie den Benutzer-ID-Parameter auf fixiert und Manuell, und füllen Sie den Benutzer-E-Mail-Parameter mit der E-Mail-Adresse des Kunden aus
   • Wählen Sie die Berechtigungen des Kunden im Benutzerzugriff -> Aus Liste
6. ONLYOFFICE DocSpace: Holen Sie sich den geteilten Link eines Raums
   • Füllen Sie den Raum-ID-Parameter mit einer Variablen aus: {{ $('Create a room').item.json.id }}
7. Gmail: Nachricht senden
   • Wählen Sie eine Gmail-Anmeldeinformation
   • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden in den An-Parameter ein
   • Richten Sie den Betreff-Parameter ein
   • Schreiben Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen aus den vorherigen Schritten

Der Trigger kann jedes CRM-Ereignis (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), ein Webhook oder einen manuellen Lauf sein. Der Kundenraum ist bereit, bevor jemand in Ihrem Team darüber nachdenken muss.

2. KI-gestützte Dokumentenregistrierungs-Pipeline

Dieser Workflow überwacht ein Gmail-Postfach auf E-Mails mit Anhängen. Wenn eine ankommt, wird die Datei in einen festgelegten DocSpace-Ordner hochgeladen, der Text extrahiert und an ein KI-Modell (standardmäßig GPT-4o mini) übergeben. Das Modell identifiziert den Dokumenttyp, extrahiert Absender, Datum und alle Geldbeträge und verfasst eine Zusammenfassung in einem Satz. Eine Slack-Nachricht mit der vollständigen Aufschlüsselung geht an Ihr Team.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Gmail-Trigger
   • Richten Sie eine Gmail OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Der Filter ist voreingestellt auf `has:attachment`, damit der Workflow nur bei E-Mails mit Dateien ausgelöst wird
   • Der Polling-Intervall ist standardmäßig auf jede Minute eingestellt – passen Sie dies in den Trigger-Einstellungen bei Bedarf an
2. Gmail: Nachricht abrufen
   • Aktivieren Sie Download-Anhänge im Abschnitt Optionen, um den Anhang als Binärdaten für den nächsten Schritt verfügbar zu machen
3. ONLYOFFICE DocSpace: Datei hochladen
   • Richten Sie Ihr ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldeinformationssystem ein (bitte beziehen Sie sich auf diese Dokumentation)
   • Setzen Sie den Eltern-ID-Parameter auf die ID des DocSpace-Ordners, in dem eingehende Dokumente gespeichert werden sollen (Sie können die Ordner-ID in der DocSpace-URL finden, wenn Sie den Ordner öffnen)
   • Personalisieren Sie den Dateinamen im Dateiname-Parameter — zum Beispiel `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` benennt jede Datei nach dem Absender und dem E-Mail-Betreff
4. Extrahieren aus Datei
   • Setzen Sie Operation auf Von PDF extrahieren, um reinen Text aus dem hochgeladenen PDF-Anhang zu extrahieren
5. OpenAI Chat-Modell (Unter-Nodes des Informationsextraktors)
   • Richten Sie eine OpenAI API-Anmeldung ein
   • Das Modell ist standardmäßig auf gpt-5-mini eingestellt – ändern Sie dies in ein anderes Modell, das von Ihrem OpenAI-Konto unterstützt wird
6. Informationsauszüge
   • Der Text-Parameter ist vorab mit `{{ $json.text }}` aus dem vorherigen Extraktionsschritt ausgefüllt
   • Fünf Attribute sind voreingestellt: document_type, sender_name, document_date, total_amount, und summary — Sie können diese an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen, hinzufügen, entfernen oder umbenennen
7. Slack: Nachricht senden
   • Richten Sie eine Slack OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Setzen Sie den Channel-Parameter auf den Slack-Kanal, in dem Ihr Team Benachrichtigungen erhalten soll
   • Die Nachrichtenvorlage ist vorab mit allen fünf extrahierten Feldern ausgefüllt – bearbeiten Sie den Text, um Ihr bevorzugtes Format anzupassen

Sie können auch den DocSpace-Trigger-Nodes nutzen, um diesen Workflow auszulösen, wenn eine Datei direkt in DocSpace hochgeladen wird, und damit das E-Mail-Polling vollständig zu überspringen.

Jedes eingehende Dokument (Rechnung, Vertrag, NDA, Bestellung) wird archiviert und zusammengefasst. Ihr Team sieht, was angekommen ist, ohne einen einzigen Anhang öffnen zu müssen.

3. Bereitstellung eines DocSpace-Kontos, wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt

Wenn Ihr HR-System ein neues Einstellungsevent über einen Webhook veröffentlicht, erstellt dieser Workflow ein DocSpace-Konto für den Mitarbeiter, benachrichtigt die IT in Slack und sendet dem neuen Mitarbeiter eine Willkommens-E-Mail mit ihrem DocSpace-Link.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Webhook-Trigger
   • Kopieren Sie die Webhook-URL aus Nodes und konfigurieren Sie Ihr HR-System so, dass es beim Erstellen eines neuen Mitarbeiters auf diese URL POSTET
   • Die erwarteten Payload-Felder sind name, email und department — der Workflow behandelt sowohl flache JSON (`{ "name": "..." }`) als auch body-umwickelte Payloads (`{ "body": { "name": "..." } }`) automatisch

   Hinweis: Wenn Ihr HR-System einen offiziellen Trigger für n8n hat, wird empfohlen, diesen zu verwenden.

2. Felder bearbeiten
   • Dieser Schritt normalisiert die eingehende Payload in drei saubere Felder: fullName, email und department
   • Wenn Ihr HR-System unterschiedliche Feldnamen sendet, aktualisieren Sie die Ausdrücke in Nodes entsprechend
3. ONLYOFFICE DocSpace: Benutzer einladen
   • Richten Sie Ihre ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldedaten ein (bitte beziehen Sie sich auf diese Dokumentation)
   • Die Parameter Email, Vorname und Nachname sind automatisch aus dem vorherigen Schritt ausgefüllt
   • Typ ist standardmäßig auf `Raum-Admin` eingestellt – ändern Sie dies, wenn neue Mitarbeiter mit einer anderen Rolle provisioniert werden sollen
4. Slack: Nachricht senden
   • Richten Sie eine Slack OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Ersetzen Sie den Platzhalter für die Kanal-ID durch die Slack-Kanal-ID Ihres IT-Teams
   • Die Benachrichtigung sollte vorab mit dem Namen, der E-Mail und der Abteilung des neuen Mitarbeiters ausgefüllt sein, indem Sie Variablen aus vorherigen Schritten verwenden
5. Gmail: Nachricht senden
   • Richten Sie eine Gmail OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Der An-Parameter wird automatisch aus dem normalisierten E-Mail-Feld ausgefüllt
   • Passen Sie den Betreff und den Inhalt der E-Mail an, um dem Onboarding-Ton Ihres Unternehmens zu entsprechen

Es verarbeitet sowohl flaches JSON als auch body-umwickelte Payloads, sodass es mit den meisten HR-Systemen funktioniert, die einen Webhook auslösen können. Richten Sie es einmal ein und neue Mitarbeiter haben vor ihrem ersten Login wartende Konten.

4. Wöchentliche Bereinigung inaktiver Kollaborationsräume

Teams neigen dazu, Räume zu sammeln, wenn Projekte enden und Kunden weiterziehen, aber nur wenige kümmern sich um die Reinigung. Dieser Workflow läuft jeden Montag um 9 Uhr, ruft alle Räume von DocSpace ab, filtert alle, die seit 90 oder mehr Tagen inaktiv sind, archiviert sie und veröffentlicht eine Zusammenfassung in Slack.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Geplanten Trigger
   • Der Trigger ist voreingestellt, um jeden Montag um 9 Uhr auszuführen – passen Sie den Tag, die Uhrzeit oder die Häufigkeit in den Trigger-Einstellungen an, um den Zeitplan Ihres Teams zu berücksichtigen
2. ONLYOFFICE DocSpace: Alle Räume abrufen
   • Richten Sie Ihre ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldedaten ein (bitte beziehen Sie sich auf diese Dokumentation)
   • Die Raum suchen-Operation ruft alle Räume ab, auf die Ihr Konto Zugriff hat – keine zusätzlichen Parameter sind erforderlich
3. Code: Filter Räume Inaktiv 90+ Tage
   • JavaScript-Node vergleicht den `updatedAt`-Zeitstempel jedes Raums mit dem heutigen Datum (siehe Codescript unten)
   • Um den Inaktivitätszeitraum zu ändern, suchen Sie die Zahl `90` im Code und ersetzen Sie sie durch die Anzahl der Tage, die Sie bevorzugen
   • Räume, die nicht dem Filter entsprechen, werden stillschweigend abgeworfen – der Rest des Workflows wird nur für die Räume ausgeführt, die qualifiziert sind
4. ONLYOFFICE DocSpace: Archivieren inaktiver Räume
   • Der Raum-ID-Parameter wird auf `{{ $json.id }}` gesetzt und nimmt automatisch die Raum-ID von jedem gefilterten Element auf
   • Dieser Node wird einmal pro Raum ausgeführt – wenn 12 Räume inaktiv sind, wird er 12 Mal ausgelöst
5. Slack: Archivbericht senden
   • Richten Sie eine Slack OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Ersetzen Sie den Platzhalter für die Kanal-ID durch Ihren Admin- oder Betriebs-Slack-Kanal
   • Schreiben Sie eine Vorlage mit Variablen aus vorherigen Schritten
   • Dieser Node wird so eingestellt, dass er nur einmal ausgeführt wird, nachdem alle Räume verarbeitet wurden, und sendet eine einzige Nachricht, in der jeder Raum aufgelistet ist, der archiviert wurde

JavaScript für Schritt 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

Der Inaktivitätszeitraum ist eine einzelne Zahl in Code-Nodes. Ändern Sie 90 in 60 oder 180, wenn nötig. Wenn es nichts zu archivieren gibt, läuft der Workflow stillschweigend.

5. Kundenprojekt-Intake-Formular automatisch in DocSpace-Raum

Dieser Workflow beginnt mit einem von n8n gehosteten Formular: Projektname, Kundenname, E-Mail, Beschreibung. Bei der Einreichung wird ein DocSpace-Raum erstellt, der teilbare Link abgerufen, dem Kunden die direkte URL zu ihrem Arbeitsbereich per E-Mail gesendet und Ihrem Team in Slack Benachrichtigungen gesendet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. n8n-Formular-Trigger
   • Das Formular hat vier vorab konfigurierte Felder: Projektname (erforderlich), Ihr Name (erforderlich), E-Mail-Adresse (erforderlich) und Projektbeschreibung (optional)
   • Kopieren Sie die Formular-URL aus Nodes und teilen Sie sie mit den Kunden – das Formular wird direkt von n8n gehostet, kein externer Dienst ist erforderlich
   • Die Bestätigungsnachricht, die nach der Einreichung angezeigt wird, ist vorab ausgefüllt – bearbeiten Sie sie im Abschnitt Optionen von Trigger-Nodes
2. ONLYOFFICE DocSpace: Raum erstellen
   • Richten Sie Ihre ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldeinformationen ein (bitte beziehen Sie sich auf diese Dokumentation)
   • Der Titel-Parameter wird auf `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}` gesetzt, sodass jeder Raum automatisch nach dem Projekt und dem Kunden benannt wird
   • Der Typ des Raums ist auf Kollaborationsraum gesetzt – ändern Sie dies, wenn ein anderer Raumtyp besser zu Ihrem Anwendungsfall passt
3. ONLYOFFICE DocSpace: Holen Sie sich den geteilten Link eines Raums
   • Der Raum-ID-Parameter wird auf `{{ $json.id }}` gesetzt und nimmt automatisch die ID des im vorherigen Schritt erstellten Raums auf
4. Gmail: Nachricht senden
   • Richten Sie eine Gmail OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Der An-Parameter sollte mit der Variablen aus dem E-Mail-Feld des Formulars ausgefüllt sein
   • Der Betreff sollte eine Textvorlage mit Variablen wie Projektname und/oder Ihr Name aus Schritt 1 sein
   • Der Raumlink aus dem vorherigen Schritt sollte im E-Mail-Text eingebettet sein als `{{ $("Get Room Shared Link").item.json.sharedLink }}`
5. Slack: Nachricht senden
   • Richten Sie eine Slack OAuth2-Anmeldeinformation ein
   • Ersetzen Sie den Platzhalter für die Kanal-ID durch den Slack-Kanal, in dem Ihr Team über neue Projekte informiert werden soll
   • Die Benachrichtigung sollte Variablen für den Projektnamen, den Kundennamen, die E-Mail-Adresse und einen direkten Link zum neuen DocSpace-Raum enthalten

Erste Schritte

Sie benötigen eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet) und ein ONLYOFFICE DocSpace-Konto. Um DocSpace-Nodes zu installieren, können Sie nach “ONLYOFFICE DocSpace” suchen.

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Die Authentifizierung unterstützt vier Methoden: API-Schlüssel (empfohlen), Basisauthentifizierung, OAuth2 und persönliches Zugriffstoken. Nach der Konfiguration werden die Anmeldeinformationen für alle DocSpace-Knoten Ihrer Instanz gemeinsam genutzt. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in der Dokumentation zu den ONLYOFFICE DocSpace-Anmeldeinformationen.

Erstellen Sie eine der fünf Workflow-Vorlagen, indem Sie die obigen Beschreibungen befolgen, Ihre Anmeldeinformationen verbinden, die richtigen Ordner- und Kanal-IDs austauschen und aktivieren.

Was als Nächstes bauen

Die oben genannten Workflows decken häufige Fälle ab. Darüber hinaus unterstützen die gleichen Nodes auch Dinge wie:

• Erinnerungen an Abläufe: Scannen Sie einen Verträge-Ordner nach einem Zeitplan, überprüfen Sie Dateinamen oder Metadaten auf Daten, senden Sie Erinnerungen vor Ablauf
• Zugriffsprüfungen: Ein wöchentlicher Bericht über alle Räume, deren Mitglieder und Zugriffslevel, der an einen Management-Kanal gesendet wird
• Ereignisgesteuertes Archivieren: Nutzen Sie Trigger-Nodes, um Dateien automatisch zu verschieben oder zu archivieren, wenn sie einen bestimmten Zustand erreichen
• Benutzer-Lebenszyklus-Management: Halten Sie DocSpace-Konten mit Ihrem Verzeichnisdienst synchronisiert unter Verwendung von Trigger-Ereignissen

Die Nodes bieten die meisten Operationen, die Sie in der DocSpace-Oberfläche als API-Operationen ausführen würden. n8n verbindet diese mit dem Rest Ihres Stacks.

Letzte Gedanken

Wenn einer der oben genannten Workflows etwas ist, das Sie derzeit von Hand tun, ist die Einrichtung einfach: Installieren Sie Nodes, verbinden Sie Ihre Anmeldeinformationen, importieren Sie die Vorlage und aktivieren Sie sie. Danach übernimmt DocSpace die routinemäßige Arbeit für Sie.