Die besten EU-konformen Office-Suiten

Die Datensouveränität hat sich von einem Nischenproblem der IT zu einer Priorität in Vorstandsetagen entwickelt. Angesichts verschärfter Vorschriften und wachsender Kontrollen, wo sensible Daten physisch gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann, ist die Auswahl einer Office-Software nicht mehr nur eine Frage von Funktionen und Preis. Es geht um Kontrolle, Compliance und langfristiges Vertrauen.

Dieser Leitfaden betrachtet einige der führenden Office-Suiten und bewertet sie speziell aus der Perspektive der EU-Compliance.

Was bedeutet „EU-konform“? Der regulatorische Hintergrund

Zu verstehen, warum EU-Compliance wichtig ist, erfordert einen kurzen Blick auf den regulatorischen Rahmen, der die heutigen IT-Entscheidungen in Europa prägt.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO), die seit 2018 in Kraft ist, bleibt das Grundgerüst des europäischen Datenschutzrechts. Sie regelt, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden und gibt den Individuen starke Rechte über ihre eigenen Informationen — einschließlich des Rechts, genau zu wissen, wo ihre Daten gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann.

Zuletzt hat die NIS2-Richtlinie die Cybersicherheitsverpflichtungen auf eine viel breitere Palette von Organisationen ausgeweitet, einschließlich vieler im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in der Energieversorgung und in der digitalen Infrastruktur. NIS2 erfordert strengere Risikomanagementpraktiken und Vorfallberichterstattung, was die Organisationen unter Druck setzt, die gesamte Software-Lieferkette hinter ihren kritischen Tools zu verstehen und zu dokumentieren — einschließlich Office-Produktivitätssoftware, die routinemäßig sensible interne Kommunikation und Dokumente verarbeitet.

Gleichzeitig spiegeln laufende Diskussionen über digitale Souveränität und Initiativen wie den EU-Vorstoss für ein „Digital Markets Act„-Ökosystem und verschiedene nationale „Cloud-Souveränitäts“-Programme einen breiteren politischen Willen wider, die Abhängigkeit von nicht-europäischen Softwareanbietern für kritische Infrastrukturen zu verringern. Während keines dieser Rahmen eine spezifische Anbieter- oder Produktmandatierung vorschreibt, erhöhen sie insgesamt die Anforderungen dafür, was „Compliance“ in der Praxis bedeutet: Es geht nicht mehr nur ums Abhaken eines rechtlichen Kästchens, sondern um nachweisbare Kontrolle über den Standort, die Verarbeitung und den Zugang zu Daten.

Vectorelements auf unsplash.com

Für IT-Entscheider bedeutet dies, dass die Bewertung von Office-Software zunehmend eine Governance-Frage und nicht nur eine technische Frage ist — und eine, die von Dokumentation, Prüfbarkeit und architektonischen Entscheidungen profitiert, die regulatorischen Prüfungen standhalten.

8 Essenzielle Anforderungen für eine EU-konforme Office-Suiten

DSGVO-Compliance. Achten Sie auf einen klaren Datenverarbeitungsvertrag, eine datenschutzfreundliche Architektur, granulare Benutzerberechtigungen und Prüfpfade.

Datenresidenz und Souveränität. Die Möglichkeit, selbst zu hosten oder eine EU-basierte Infrastruktur zu wählen, ist wichtiger als eine Datenschutzrichtlinie — die Jurisdiktion bestimmt, wer letztlich Zugriff auf die Daten erzwingen kann.

Unternehmenssicherheit. Verschlüsselung in Ruhe und während der Übertragung, MFA, SSO und Protokolle sind die Basisanforderungen. Die NIS2-Richtlinie hat diese von optional auf erwartet für eine wachsende Zahl von Organisationen angehoben.

Flexible Bereitstellung. Cloud-, On-Premises- und Hybridoptionen sollten alle möglich sein, ohne einen Kompromiss zwischen Bequemlichkeit und Kontrolle zu erzwingen.

Offene Dokumentenformate. Unterstützung für DOCX, XLSX, PPTX, ODF und PDF/A schützt vor Anbieterbindung und stellt sicher, dass Dokumente über die Zeit zugänglich bleiben.

Barrierefreiheit. Tastaturnavigation, Bildschirmlesekompatibilität und Barrierefreiheit von PDF-Ausgaben sind zunehmend eine rechtliche Anforderung für öffentliche Einrichtungen und nicht nur gute Praxis.

KI-Compliance. KI-Funktionen sollten mit klaren Informationen darüber, wie Inhalte verarbeitet werden, sinnvollen Opt-out-Kontrollen und expliziten Garantien einhergehen, dass Dokumente nicht für das Training von Modellen verwendet werden.

Integrationen und Interoperabilität. LDAP, Active Directory, ownCloud, SharePoint-Kompatibilität und eine dokumentierte API bestimmen, wie gut die Anwendung in bestehende Infrastrukturen passt, ohne eine breitere Migration zu erzwingen.

Die besten EU-konformen Office-Suiten

Unter Berücksichtigung dieser Kriterien vergleichen wir einige der führenden Lösungen auf dem Markt.

1. ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs ist eine leistungsstarke Office-Anwendung, die eine vollständige Palette von Editoren bietet — Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und ausfüllbare Formulare — mit Echtzeit-Zusammenarbeit, erweiterter Formatierung und tiefer Kompatibilität mit Office-Formaten. Entwickelt von Ascensio System SIA, einem in Riga, Lettland, registrierten Unternehmen, dessen geistiges Eigentum und Kerngeschäft innerhalb der EU-Jurisdiktion angesiedelt sind, kombiniert es einen vollständig Open-Source-Editing-Kern mit flexiblen Bereitstellungsoptionen — Cloud, On-Premises oder private Cloud — und ist damit eine großartige souveränitätsfreundliche Lösung.

Stärken:

• Volle On-Premises- und private Cloud-Bereitstellung, ohne zwingende Abhängigkeit von der Infrastruktur des Anbieters.
• Open-Source unter AGPL v3, was unabhängige Sicherheitsprüfungen ermöglicht.
• In der EU registrierte juristische Person, die direkt der DSGVO unterliegt, mit einer Unternehmensstruktur, die IP und Lizenzierung innerhalb des EU-Rechts hält.
• Native Kompatibilität mit .docx, .xlsx und .pptx, Minimierung von Migrationsfriktionen.
• Integration mit einer Vielzahl europäischer Cloud-Anbieter für einen vollständig souveränen Stack.

Überlegungen:

• Eigenes Hosting erfordert technische Kapazitäten im Haus oder einen vertrauenswürdigen Implementierungspartner.
• Die größere Unternehmensgruppe erstreckt sich über mehrere Jurisdiktionen, was einige Compliance-Teams möglicherweise detailliert prüfen möchten.

Für öffentliche Einrichtungen, Gesundheitsorganisationen und Unternehmen, in denen Datenkontrolle unverhandelbar ist, ist die Kombination aus Selbst-Hosting, Open-Source-Transparenz und EU-registrierter Einheit von ONLYOFFICE ein besonders starker Ausgangspunkt. Lesen Sie in unserem Blog über Erfolgsgeschichten.

2. Collabora Online

Bildquelle: collaboraonline.com

Collabora Online wurde von Collabora Productivity auf der Grundlage der LibreOffice-Engine entwickelt und als browserbasierte Plattform für die kollaborative Bearbeitung verpackt. Es hat eine starke Erfolgsbilanz bei der Annahme im öffentlichen Sektor in Europa und passt gut zu Organisationen, die bereits offene Infrastruktur nutzen.

Stärken:

• Open-Source, mit vollständiger Code-Transparenz und unabhängiger Prüfbarkeit.
• Selbst gehostet vor Ort oder in einer privaten Cloud, mit vollständiger Kontrolle über den Datenstandort.
• Gut etablierte Integrationen mit ownCloud und einer Reihe von Gruppenplattformen.
• Verfügbar in einer kostenlosen Community Edition (CODE) sowie kostenpflichtigen Unternehmensstufen mit SLAs und Support.

Überlegungen:

• Die Kompatibilität mit komplexen Microsoft Office-Dateien kann still variieren — es ist sinnvoll, vor einer groß angelegten Migration zu testen.
• Die Benutzeroberfläche ist weniger poliert als kommerzielle Alternativen, was möglicherweise zu einer höheren Widerstandsfähigkeit bei der Benutzerakzeptanz führt.
• Selbst gehostete Setups erfordern bedeutende interne IT-Kapazitäten.

Collabora ist eine solide Wahl für Organisationen, die Echtzeit-Zusammenarbeit mit vollständiger Infrastrukturkontrolle benötigen, insbesondere für diejenigen, die bereits in das Open-Source-Ökosystem investiert haben.

3. LibreOffice

Bildquelle: libreoffice.org

LibreOffice ist eine etablierte Open-Source Office-App auf dem Markt, die von der Document Foundation, einer gemeinnützigen Organisation mit Sitz in Berlin, entwickelt wurde. Sie entstand im Jahr 2010 und hat sich seitdem zu einer der am weitesten verbreiteten Desktop-Office-Anwendungen in europäischen öffentlichen Institutionen entwickelt, mit bemerkenswerter Akzeptanz in französischen, deutschen und italienischen Regierungsbehörden.

Stärken:

• Völlig kostenlos und Open-Source, ohne Lizenzgebühren unabhängig von der Größe der Organisation.
• Von Natur aus souverän — kein Anbieterserver, keine Abhängigkeit von der Cloud, keine Daten verlassen das Gerät.
• Unterstützt von einer europäischen gemeinnützigen Organisation mit einem transparenten, gemeinschaftsgetriebenen Governance-Modell.
• Deckung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Datenbanken und Vektorgrafiken, mit starker Offline- und air-gapped Unterstützung.

Überlegungen:

• Primär eine Desktop-Anwendung; Echtzeit-Zusammenarbeit erfordert eine separate Serverkomponente wie Collabora Online.
• Die Kompatibilität mit komplexen Microsoft Office-Dateien kann Formatverschiebungen verursachen, insbesondere bei Makros oder komplexen Layouts.
• Unterstützung für Unternehmenseinrichtungen beruht auf einem Netzwerk von Drittanbietern und nicht auf einem einzigen Anbieter, was den Beschaffungsprozess erschweren kann.

LibreOffice ist eine ausgezeichnete Grundlage für Organisationen, die kostengünstige, vollständig offline Software priorisieren — insbesondere wenn integrierte Zusammenarbeit keine harte Anforderung ist.

4. SoftMaker Office

Bildquelle: softmaker.com

SoftMaker Office wird von der SoftMaker Software GmbH entwickelt, einem in Nürnberg ansässigen Unternehmen mit einer Geschichte, die bis ins Jahr 1987 zurückreicht. Es ist eine kommerzielle Desktop-Büroanwendung, die Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen abdeckt, mit einem ausdrücklichen Fokus auf die Einhaltung der DSGVO und die lokale Datenverarbeitung.

Stärken:

• Deutsches Unternehmen, das vollständig nach EU-Recht operiert, ohne Bedenken hinsichtlich der extraterritorialen Jurisdiktion.
• Dokumente werden lokal verarbeitet, ohne dass Daten an externe Server gesendet werden, was es von der Architektur her datenschutzfreundlich macht.
• Native Kompatibilität mit .docx, .xlsx und .pptx, mit einer hochwertigen Wiedergabe, die gut mit Microsoft Office konkurriert.
• Verfügbar auf Windows, macOS, Linux, Android und iOS, mit konsistenter Funktionsparität über die Plattformen hinweg.

Überlegungen:

• Closed-Source, sodass die Datenverarbeitung auf Code-Ebene nicht unabhängig verifiziert werden kann.
• Primär eine Desktop-Anwendung mit eingeschränkten Echtzeit-Kollaborationsfunktionen im Vergleich zu browserbasierten Lösungen.
• Keine selbst gehostete Serverbereitstellungsoption für Organisationen, die ein zentrales Dokumentenmanagement benötigen.

5. Etherpad

Bildquelle: etherpad.org

Etherpad ist ein Open-Source-Kollaborationseditor, der es mehreren Benutzern ermöglicht, in Echtzeit an demselben Dokument zu arbeiten. Ursprünglich als webbasierte Schreibplattform entwickelt, hat sich Etherpad zu einer beliebten Wahl für Organisationen entwickelt, die ein leichtgewichtiges, selbst gehostetes Kollaborationstool mit vollständiger Kontrolle über ihre Daten suchen.

Stärken:

• Völlig open-source und unabhängig prüfbar.
• Selbstgehostete Bereitstellung mit vollständiger Kontrolle über den Datenstandort und -zugang.
• Leichtgewichtige Architektur mit minimalen Infrastrukturanforderungen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit mit sofortiger Synchronisation.

Overlegungen:

• Fokussiert hauptsächlich auf die kollaborative Textbearbeitung und nicht auf die Bereitstellung einer vollständigen Office-App.
• Eingeschränkte Unterstützung für fortgeschrittene Dokumentenformatierung und Office-Dateiformate.
• Keine nativen Tabellenkalkulations- oder Präsentationseditoren.

Auf einen Blick

Lösung	Selbst gehostet	Open Source	DSGVO-konform	Daten-Souveränität	MS-Formatkompatibilität	APIs	Echtzeit-Zusammenarbeit
ONLYOFFICE	Ja	Ja (AGPL v3)	Ja	Ja	Nativ	Ja	Ja
Collabora Online	Ja	Ja	Ja	Ja	Gut	Begrenzt	Ja
LibreOffice	Ja (Desktop)	Ja	Ja	Ja	Gut	Begrenzt	Erfordert Add-On
SoftMaker Office	Nein (nur Desktop)	Nein	Ja	Ja	Nativ	Nein	Begrenzt
Etherpad	Ja	Ja	Ja	Ja	Begrenzt	Ja	Ja

 

Warum ONLYOFFICE hervorsteht

Was ONLYOFFICE in diesem Bereich auszeichnet, ist weniger eine einzelne Funktion und mehr architektonische Entscheidungen: Selbsthosting als erstklassige Bereitstellungsoption, ein Open-Source-Code, der unabhängig geprüft werden kann, und eine in der EU registrierte juristische Person, die das Produkt klar innerhalb der europäischen Jurisdiktion platziert. Für Organisationen, für die diese Faktoren wirklich entscheidend sind, sind sie in Kombination andernorts schwer zu finden. Vollständige Informationen zu seiner Sicherheitsarchitektur sind auf der ONLYOFFICE-Sicherheitsseite verfügbar.

Im Hinblick auf die oben genannten acht Anforderungen ergibt sich folgendes Bild:

Anforderung	ONLYOFFICE
DSGVO	Ja
Selbst gehostet	Ja
Datenresidenz	Ja
Offene Formate	Ja
Microsoft-Kompatibilität	Ja
Unternehmenssicherheit	Ja
APIs	Ja
Echtzeit-Zusammenarbeit	Ja

Die richtige Wahl hängt letztlich von der Risikotoleranz, der Infrastruktur und den regulatorischen Verpflichtungen einer Organisation ab. Doch für diejenigen, bei denen Compliance von der Architektur selbst — und nicht darum herum — integriert werden muss, ist ONLYOFFICE ein starker Ausgangspunkt.

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