Wie Soziale Bildung e.V. die Teamarbeit mit ONLYOFFICE Docs und HumHub optimiert

Die Organisation von verteilten Teams erfordert zuverlässige und sichere digitale Tools. Der gemeinnützige Verein Soziale Bildung e.V. stand vor der Herausforderung, seine mobilen Arbeitslösungen zu optimieren und gleichzeitig den Datenschutz zu gewährleisten. Dieser Beitrag beleuchtet, wie der Verein durch die Integration von ONLYOFFICE Docs in HumHub seine internen Prozesse und die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern konnte.

Über Soziale Bildung e.V.

Soziale Bildung e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich in den Bereichen Soziale Arbeit, Schulsozialarbeit, offene Kinder- und Jugendarbeit sowie politische Bildungsarbeit engagiert. Mit aktuell 40 Mitarbeitenden ist die Organisation breit aufgestellt.

Da die Teams in unterschiedlichen Arbeitsbereichen und oft dezentral tätig sind, benötigt der Verein mobile, aber dennoch einheitliche Arbeitslösungen. Ein großer Fokus liegt dabei auf effizienten digitalen Prozessen und einer reibungslosen Zusammenarbeit. Um diese Anforderungen zu erfüllen, investiert der Verein gezielt in flexible, moderne und vor allem datenschutzkonforme Software.

Die Suche nach der passenden Lösung

Über Online-Recherchen und Empfehlungen aus der Community wurde Soziale Bildung e.V. auf ONLYOFFICE Docs aufmerksam. Die Entscheidung für die Software fiel aus mehreren guten Gründen.

Ausschlaggebend waren die hohe Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten sowie die einfache Integration in die bestehenden Kommunikationsplattformen. Zudem überzeugte das transparente Lizenzmodell. Ein weiteres wichtiges Ziel der Organisation war es, unabhängiger von US-amerikanischer Software zu werden und die eigene Datensouveränität zu stärken.

Reibungslose Integration in HumHub

Soziale Bildung e.V. nutzt HumHub als zentrale Plattform. Die Integration von ONLYOFFICE in dieses System verlief unkompliziert und erwies sich vom ersten Tag an als äußerst stabil.

Mittlerweile dient ONLYOFFICE als die standardmäßige Office-Lösung für alle Mitarbeitenden. Durch diese nahtlose Einbindung in das bestehende System konnte der Verein seine Workflows spürbar vereinfachen und effektiver gestalten.

Tägliche Arbeit und nützliche Funktionen

Im Arbeitsalltag nutzen die Mitarbeitenden ONLYOFFICE intensiv. Sie erstellen, bearbeiten und teilen täglich Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Besonders für die verteilten Teams bieten die Funktionen von ONLYOFFICE Docs einen großen Mehrwert. Die Kolleginnen und Kollegen schätzen vor allem:

• Die Echtzeit-Kollaboration für das gemeinsame Arbeiten
• Die Kommentarfunktion für schnelle Absprachen
• Den Änderungsverfolgungsmodus für maximale Transparenz
• Die detaillierte Rechteverwaltung zur Steuerung von Zugriffen

Diese Werkzeuge ermöglichen dem Verein eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit, egal wo sich die Teammitglieder gerade befinden.

Erreichte Ziele und Optimierungen

Der Einsatz von ONLYOFFICE brachte dem Verein schnelle und messbare Erfolge. Die Dokumentenprozesse wurden optimiert und die interne Kommunikation hat sich spürbar verbessert. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:

• Kürzere Bearbeitungszeiten: Dokumente werden schneller fertiggestellt.
• Transparente Abstimmung: Alle Schritte sind für das Team klar nachvollziehbar.
• Keine Warteschleifen: Mehrere Personen bearbeiten ein Dokument gleichzeitig.

Besonders bei komplexen Projekten und umfangreichen Projektanträgen erweist sich die verbesserte Nachvollziehbarkeit von Änderungen als enormer Vorteil für den Verein.

Ein unverzichtbares Werkzeug im Alltag

Soziale Bildung e.V. empfiehlt ONLYOFFICE aktiv weiter – besonders an andere Organisationen, die großen Wert auf Datensouveränität, Flexibilität und eine starke Alternative zu proprietären Lösungen legen.

Christian Baarck aus dem Bereich Finanzen und Verwaltung fasst die positiven Erfahrungen des Vereins treffend zusammen:

ONLYOFFICE hat unsere Art zu arbeiten nachhaltig verbessert. Die Kombination aus einfacher Bedienung, leistungsstarken Funktionen und flexibler Integration macht es für uns zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Arbeitsalltag.