Wie SCIP die Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung mit ONLYOFFICE Docs und Nextcloud fördert

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), ein Unternehmen für die Registrierung und Verwaltung von Domainnamen sowie für Hosting-Dienstleistungen, hat ONLYOFFICE Docs in seine Nextcloud-Umgebung integriert, um die Zusammenarbeit seiner Teams zu verbessern. Lesen Sie diesen Blogbeitrag, um zu erfahren, wie ONLYOFFICE Docs die Arbeitsabläufe des Unternehmens optimiert.

Über SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) ist ein Unternehmen, das sich auf die Registrierung und Verwaltung von Domainnamen sowie auf ergänzende Dienstleistungen wie Webhosting und Internetanbindung spezialisiert hat. Ziel ist es, ein sicheres, flexibles und zuverlässiges Management des gesamten Domain-Lebenszyklus zu gewährleisten und gleichzeitig Tools bereitzustellen, die Kunden und Partnern die Verwaltung ihrer digitalen Infrastruktur erleichtern.

Das Team von SCIP besteht aus rund 50 Mitarbeitern in den Bereichen technischer Support, Betrieb, Administration, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, Produktentwicklung und mehr. Die Geschichte des Unternehmens begann vor über zehn Jahren mit der Idee, einen transparenteren und effizienteren Service auf dem Domainmarkt anzubieten – mit besonderem Fokus auf Automatisierung, Sicherheit und individuelle Betreuung.

Zentrale Herausforderung für ein multidisziplinäres Team

Bei SCIP bestand die zentrale Herausforderung darin, den Dokumentenworkflow in einer sicheren, datenschutzkonformen und zentralisierten Umgebung zu vereinheitlichen. Die Mitarbeiter des Unternehmens wünschten sich:

• Die Dezentralisierung von Dateien zu beseitigen.
• Die Verwendung von E-Mail-Anhängen zu reduzieren.
• Die gleichzeitige Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen an technischen, operativen, rechtlichen und administrativen Dokumenten zu erleichtern.

Um diese Herausforderung zu meistern, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die es den Mitarbeitern ermöglichen würde, die volle Kontrolle über ihre Daten zu behalten, auf eigenen Servern zu arbeiten und die regulatorischen Anforderungen der Domainregistrierungsumgebung strikt einzuhalten.

Lösungen wie Google Workspace und Microsoft 365 wurden zwar in Betracht gezogen, aber hauptsächlich aus folgenden Gründen verworfen:

• Notwendigkeit der Datensouveränität und -kontrolle, die im Domainbereich von entscheidender Bedeutung ist.
• Interne Anforderungen an Self-Service, Anpassungsmöglichkeiten und Betrieb innerhalb der eigenen Infrastruktur.
• Kosten und Einschränkungen, die mit vollständig von Drittanbietern verwalteten Umgebungen verbunden sind.

Die Kombination aus ONLYOFFICE Docs und Nextcloud

Auf der Suche nach der idealen Lösung für ihre Bedürfnisse stießen die Mitarbeiter von SCIP dank der Open-Source-Community und Empfehlungen aus der Technologiebranche auf ONLYOFFICE Docs und Nextcloud. Die Kombination beider Tools bot ihnen genau das, was sie brauchten: fortschrittliche Zusammenarbeit, Echtzeitbearbeitung, Selbstverwaltung, Integration in ihre bestehende IT-Umgebung und Flexibilität.

Als Domainregistrierungsstelle unterliegt SCIP strengen Sicherheits-, Prüfungs-, Rückverfolgbarkeits- und Datenschutzbestimmungen. Darüber hinaus orientiert sich das Unternehmen an den Best Practices der ICANN, internen Cybersicherheitsstandards und rollenbasierten Zugriffskontrollen. Die Möglichkeit von Nextcloud und ONLYOFFICE Docs, innerhalb ihrer eigenen Infrastruktur zu arbeiten und detaillierte Sicherheitsrichtlinien anzuwenden, war für SCIP ebenfalls ein wichtiger Faktor.

Effektive Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Die SCIP-Teams nutzen derzeit die Kombination aus ONLYOFFICE Docs und Nextcloud für folgende Aufgaben:

• Erstellung und Aktualisierung von Betriebsdokumenten, technischen Handbüchern und internen Verfahrensanweisungen.
• Zusammenarbeit an Verträgen, behördlicher Kommunikation und Vereinbarungen mit Dritten und Firmenkunden.
• Dokumentenmanagement für die Bereiche Verwaltung und Finanzen.
• Koordination interner Projekte über gemeinsame Ordner und Versionskontrolle.

Die Integration von ONLYOFFICE Docs in Nextcloud führte zu einer gesteigerten Effizienz der Zusammenarbeit, erhöhter Sicherheit und Nachvollziehbarkeit sowie zu einer Reduzierung von E-Mail-Anhängen und doppelten Versionen.

Aktueller Projektstatus und Zukunftsplanung

Das Projekt befindet sich aktuell in der Phase der funktionalen Erweiterung. Alle Mitarbeiter wurden geschult, und wichtige Dokumente werden in die neue Umgebung migriert. Die größten Schwierigkeiten bestanden im anfänglichen Widerstand gegen die Veränderung und der Notwendigkeit, erweiterte Berechtigungen anzupassen. Beides konnte jedoch schrittweise gelöst werden.

Zukünftig plant SCIP die Integration automatisierter Abläufe und Vorlagen für Registrierungs- und Verifizierungsprozesse.

Juan Riera Pol, Chief Technology Officer:

Für Organisationen, die vollständige Kontrolle über ihre Daten, moderne Zusammenarbeit und die Einhaltung von Sicherheitsstandards benötigen, ist die Kombination aus ONLYOFFICE und Nextcloud sehr empfehlenswert. In unserem Fall hat sie sich als robuste und flexible Lösung erwiesen, die optimal auf die Bedürfnisse der Domainregistrierungsbranche zugeschnitten ist.