Gemeinde Garrel: Wie eine moderne Kommune ihre Arbeitsprozesse mit ONLYOFFICE Docs digitalisiert

Die Modernisierung der Infrastruktur und die Vereinfachung von Arbeitsabläufen sind zentrale Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen. Die Gemeinde Garrel, eine Kommune im niedersächsischen Landkreis Cloppenburg, zeigt eindrucksvoll, wie dieser Wandel gelingen kann. Durch die Integration von ONLYOFFICE Docs in ihre Nextcloud-Umgebung hat die Gemeinde einen entscheidenden Schritt in Richtung einer digitalen und flexiblen Arbeitsweise gemacht.

Die Suche nach einer zuverlässigen Office-Lösung

Die Gemeinde Garrel, mit etwa 15.000 Einwohnern und rund 120 Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen, hat sich zum Ziel gesetzt, ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu modernisieren. Ein zentraler Punkt dabei war die Suche nach einer zuverlässigen Möglichkeit, Dokumente in ihrer Nextcloud-Dienstumgebung effizient zu öffnen und zu bearbeiten. Insbesondere die Erstellung von Notizen sollte flexibel und standortunabhängig möglich sein.

Nach Recherchen über Google und YouTube stieß die Verwaltung auf ONLYOFFICE Docs. Die Entscheidung für die Office-Suite fiel aus mehreren Gründen. Da die Mitarbeitenden bereits mit Microsoft Office vertraut waren, erleichterte die ähnliche Benutzeroberfläche von ONLYOFFICE den Einstieg erheblich. Dies minimierte den Schulungsaufwand und sorgte für eine hohe Akzeptanz im Team.

Flexible Zusammenarbeit dank Integration in Nextcloud

Aktuell nutzt die Gemeinde Garrel ONLYOFFICE Docs hauptsächlich in Kombination mit Nextcloud, um Dokumente ortsunabhängig zu erstellen und zu bearbeiten. Die Integration wurde als schnell und unkompliziert beschrieben und läuft seit der Einrichtung sehr zuverlässig.

Als besonders nützlich hat sich die Funktion zur Zusammenarbeit in Echtzeit erwiesen. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wobei die Änderungen der einzelnen Bearbeiter durch farbliche Markierungen übersichtlich dargestellt werden. Dies hat die Zusammenarbeit in Projekten erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Mitarbeitende nutzen nun häufig iPads als digitale Notizblöcke in Sitzungen oder Seminaren. Die erstellten Notizen werden direkt in Nextcloud gespeichert und können ohne den Umweg über Papier oder manuelle Übertragungen sofort am Arbeitsplatz weiterverarbeitet werden. Dies hat die Arbeitsabläufe spürbar digitaler und effizienter gestaltet.

Ziele erreicht und Zukunftspläne

Das Hauptziel der Gemeinde war die Einführung einer unkomplizierten Office-Lösung, die das Bearbeiten von Dokumenten ohne lokale Installationen oder teure Einzelplatzlizenzen ermöglicht. Mit der Kombination aus Nextcloud und ONLYOFFICE wurde dieses Ziel erfolgreich erreicht. Langfristig strebt die Verwaltung an, noch unabhängiger von klassischen, lokal installierten Office-Paketen zu werden.

Die positiven Erfahrungen bestärken die Gemeinde darin, den Einsatz von ONLYOFFICE auf weitere Bereiche auszuweiten. Insbesondere die zukünftige Einbindung in die E-Mail-Server-Lösung wird die flexible Zusammenarbeit an Dokumenten weiter fördern und als großen Vorteil für die gesamte Organisation angesehen.

Empfehlung für andere Organisationen

Aufgrund der positiven Erfahrungen spricht die Gemeinde Garrel eine klare Empfehlung für ONLYOFFICE aus. Organisationen, die eine einfache, zuverlässige und ortsunabhängige Lösung für die Bearbeitung digitaler Dokumente suchen, sind mit ONLYOFFICE sehr gut aufgestellt. Die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Nextcloud und die hohe Benutzerfreundlichkeit machen es zu einer idealen Wahl für die Modernisierung von Arbeitsprozessen im öffentlichen Sektor und darüber hinaus.