Erfolgreiche Zusammenarbeit mit ONLYOFFICE: Der Rotary Club Bremen-Neuenlande berichtet

Um seine Initiativen effizienter zu planen und umzusetzen, entschied sich der Rotary Club Bremen-Neuenlande für die Einführung von ONLYOFFICE DocSpace. Wie diese Lösung ihre Arbeitsweise verbessert hat, wird in dieser Erfolgsgeschichte beleuchtet.

Über Rotary & Rotary International

Der Rotary Club Bremen-Neuenlande, eine lokale Organisation mit rund 60 ehrenamtlichen Mitgliedern, ist Teil der globalen Struktur von Rotary International. Seit seiner Gründung 1991 engagiert sich der Club aktiv in verschiedenen Projekten zur Förderung von Kindern und Jugendlichen.

Die Mitglieder(innen) treffen sich wöchentlich und hören beim Mittagessen einen Vortrag. Dieser ist entweder einfach eine generelle Bereicherung des eigenen Wissens über die eigene berufliche Passion hinaus oder geht speziell auf von ihnen geförderte Aktivitäten ein.

Warum ONLYOFFICE DocSpace?

Die Suche nach einem geeigneten System entstand aus der Notwendigkeit, die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Der Austausch von Informationen über Excel- und Word-Dokumente gestaltete sich zunehmend als umständlich und ineffizient. Daher suchte der Club nach einer Cloud-basierten Kollaborationslösung, die ihre Anforderungen erfüllen konnte. Die Kriterien für die Auswahl waren dabei klar definiert:

• Einfache Bedienbarkeit: Die Plattform sollte intuitiv und unkompliziert zu nutzen sein.
• Skalierbarkeit: Sowohl in Bezug auf die Themenvielfalt als auch auf die Anzahl der Nutzer war Flexibilität entscheidend.
• Datenschutz: Sicherheit und der Schutz sensibler Daten hatten oberste Priorität.
• Kostenbewusstsein: Als gemeinnützige Organisation war ein preiswertes Modell ein wichtiger Faktor.

ONLYOFFICE DocSpace erfüllte all diese Anforderungen und wurde zur bevorzugten Wahl des Clubs.

Welche Aufgaben erledigt der Club mit ONLYOFFICE DocSpace?

Die Mitglieder des Rotary Clubs Bremen-Neuenlande nutzen die Plattform vor allem für die Planung und Koordination ihrer zahlreichen Aktivitäten. Dazu zählen unter anderem:

• Gemeinsame Kalenderverwaltung: Der Club organisiert sein Jahresprogramm mithilfe eines synchronisierten Kalenders. Termine und Inhalte für Veranstaltungen können zentral geplant und angepasst werden.
• Dokumentenmanagement: Dokumente, die für die Planung und Organisation erforderlich sind, werden sicher in der Cloud gespeichert, sodass jedes Mitglied darauf zugreifen kann.
• Zukünftige Integration weiterer Bereiche: Der Club hat begonnen, unterschiedliche Bereiche wie die Mitgliederverwaltung und die Finanzen schrittweise in die Plattform zu integrieren. Auch die Gewinnung neuer Mitglieder wird künftig über ONLYOFFICE DocSpace organisiert.

Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, durch die Vielzahl der verschiedenen Clubämter alle Mitglieder aktiv in die Organisation einzubinden. Jedes Amt kann seine Fragen und Ergänzungen direkt in der Cloud hinterlegen, wodurch die Transparenz und der Informationsfluss verbessert werden.

Ergebnisse und Vorteile von ONLYOFFICE DocSpace

Durch die Nutzung von ONLYOFFICE DocSpace hat sich die Arbeitsweise im Club maßgeblich verändert. Die Mitglieder schätzen besonders, dass sie nicht mehr den aktuellen Stand von Dateien suchen oder sich fragen müssen, wer das letzte Dokument verschickt hat. Der Zugriff auf wichtige Unterlagen ist jederzeit und von überall möglich, was die Effizienz und Flexibilität deutlich erhöht.

Angesichts ihres vollgepackten beruflichen und familiären Alltags hilft ONLYOFFICE DocSpace den Mitgliedern, ihre wertvolle Zeit optimal zu nutzen. Die Plattform ermöglicht es ihnen, sowohl die aufregenden als auch die organisatorisch weniger spannenden Aufgaben effizient und zeitsparend zu bewältigen.

Ein weiterer entscheidender Pluspunkt ist die Unabhängigkeit von amerikanischen Anbietern. Die Clubmitglieder begrüßen es, dass ONLYOFFICE DocSpace eine moderne, intuitive und gleichzeitig europäische Lösung bietet.

Empfehlung und Fazit

Die positiven Erfahrungen des Rotary Clubs Bremen-Neuenlande spiegeln sich auch in ihrer Empfehlung wider. Sie sind überzeugt, dass ONLYOFFICE DocSpace eine hervorragende Möglichkeit ist, sicher und kollaborativ zu arbeiten. Besonders Torsten Bieker, Präsident des Clubs für das Jahr 2025/26, zeigt sich begeistert:

Als Präsident dieses Clubs im rotarischen Jahr 2025/26 schätze ich die unkomplizierte Art von ONLYOFFICE. Wir haben in diesem Jahr angefangen, auf dieser Oberfläche zusammenzuarbeiten. Nach und nach integrieren wir die verschiedenen Ämter unseres Clubs (Mitgliederverwaltung, Eventorganisation, Vortragsplanung, Schatzmeister etc.). Dabei hilft es mir als Präsident, den Überblick auf einer Plattform zu behalten und an zentraler Stelle meine Impulse zu geben und dort auch das Feedback zu erhalten.

Die Erfolgsgeschichte des Rotary Clubs Bremen-Neuenlande zeigt eindrucksvoll, wie eine durchdachte und auf die Bedürfnisse abgestimmte Plattform wie ONLYOFFICE DocSpace die Zusammenarbeit effizienter und angenehmer gestalten kann. Sie ist ein Beispiel dafür, wie moderne Technologien ehrenamtliche Organisationen nachhaltig unterstützen können.