Wie designermakersCIO die Zusammenarbeit und Governance mit ONLYOFFICE DocSpace optimierte

Die britische Wohltätigkeitsorganisation designermakersCIO muss Wirkung mit schlanken Abläufen in Einklang bringen. Hier kommt ONLYOFFICE DocSpace ins Spiel. Lesen Sie diese Geschichte, um zu erfahren, warum sich die Organisation für ONLYOFFICE entschieden hat, wie sie es im Alltag nutzt und welche messbaren Vorteile sie festgestellt hat – von erhöhter Dokumentensicherheit und einfacherer Zusammenarbeit bis hin zu reduziertem Verwaltungsaufwand und schnelleren Entscheidungen.

Über designermakersCIO und designermakers21

designermakersCIO ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Diss, Norfolk, Großbritannien. Sie setzt sich für das Handwerk als lebendigen Ausdruck menschlicher Kreativität ein. Jedes Programm und jede Entscheidung wird von folgenden Werten bestimmt: Integrität, Inklusivität, Exzellenz und Gemeinschaft.

Ihr Zuhause ist das designermakers21-Zentrum, das Besucher aus der ganzen Region anzieht, um von ansässigen Kunsthandwerkern zu lernen, öffentliche Vorführungen zu besuchen und eine große Auswahl an hochwertigem Kunsthandwerk zu entdecken (oder zu kaufen). Die Organisation bietet:

• Künstlerateliers, Galerien und Werkstatträume für eine Gemeinschaft von Kunsthandwerkern;
• Workshops und offene Veranstaltungen zur Entwicklung traditioneller und zeitgenössischer Handwerkstechniken;
• Bildungsangebote, die die Kreativität in ganz East Anglia und darüber hinaus fördern sollen.

Die gemeinnützigen Ziele der Organisation konzentrieren sich auf die Förderung, Verbesserung und Weiterentwicklung der Ausbildung in Kunst und Handwerk durch praxisnahes Lernen. Da Treuhänder die Verwaltung und den Betrieb überwachen, ist eine zuverlässige digitale Zusammenarbeit unerlässlich, um Projekte und Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Die Herausforderung: Sicheres, kollaboratives Arbeiten ohne Mehraufwand

Vor der Einführung von ONLYOFFICE stand designermakersCIO vor einer bekannten Herausforderung für gemeinnützige Organisationen: Wie können Dokumente ohne ständige E-Mail-Ketten, Versionsverwirrung oder Sicherheitsrisiken zwischen Treuhändern geteilt, bearbeitet und freigegeben werden? Gewünscht waren:

• eine herstellerunabhängige, kollaborative Office-Suite;
• starke Sicherheitsgarantien für online gespeicherte rechtlich sensible Dokumente;
• einfacher Zugriff für Treuhänder ohne den Versand großer E-Mail-Anhänge;
• eine Möglichkeit, gemeinsam an Entwürfen zu arbeiten, Kommentare abzugeben und Änderungen zu verfolgen;
• die Möglichkeit, Änderungen rückgängig zu machen, falls ein Fehler passiert.

Da der administrative Support begrenzt war, musste das eingesetzte Tool einfach zu erlernen und wartungsarm sein und gleichzeitig den gesamten Dokumentenlebenszyklus unterstützen.

Einer der Treuhänder kannte ONLYOFFICE DocSpace und empfahl es als geeignet für die Bedürfnisse der Wohltätigkeitsorganisation. Bei der Evaluierung war die Sicherheit der entscheidende Faktor. Die Online-Speicherung von Compliance- und Governance-Dokumenten erforderte klare und glaubwürdige Antworten zu Datenschutz und Zugriffskontrolle. ONLYOFFICE lieferte die Sicherheit, die sie brauchten, und bot gleichzeitig eine vertraute, funktionsreiche Bearbeitungserfahrung, die auf die Zusammenarbeit ausgelegt ist.

ONLYOFFICE DocSpace im täglichen Einsatz

designermakersCIO zentralisiert Treuhänderdokumente in ONLYOFFICE DocSpace, sodass jedes Vorstandsmitglied auf die neuesten Versionen zugreifen kann, ohne E-Mails durchsuchen zu müssen. Diese einfache Umstellung beseitigte eine wesentliche Reibungsquelle.

So arbeiten die Treuhänder in DocSpace zusammen:

• Zentrale Speicherung von Vorstandsmaterialien. Treuhänder bewahren wichtige Dokumente wie Richtlinien, Protokolle, Pläne und Compliance-Dateien in gemeinsamen Räumen auf. Jeder weiß, wo die neueste Version zu finden ist.
• Gemeinsames Erstellen von Entwürfen. Sie bearbeiten Entwürfe in Echtzeit gemeinsam, nutzen nachverfolgte Änderungen und fügen Kommentare zu Inhalt und Syntax hinzu. Dies beschleunigt die Entwicklung von Richtlinien, Förderanträgen, die Kommunikation und Sitzungsdokumente.
• Gezielte Bearbeitung durch sichere Links. Wenn ein Dokument überprüft werden muss, kann ein Treuhänder einen Link freigeben, anstatt eine Datei anzuhängen. Das reduziert das Durcheinander im Posteingang und stellt sicher, dass alle dieselbe Version sehen.
• Versionsverlauf und Rollback. Bei Fehlern kann auf eine frühere Version zurückgegriffen werden. Dies gibt dem Team die Sicherheit, frei zusammenzuarbeiten, ohne Angst vor Arbeitsverlust haben zu müssen.
• Zugriff ohne administrative Engpässe. Da es weder eine Sekretärin noch einen bezahlten Administrator gibt, kann jeder Treuhänder selbstständig Dokumente finden, prüfen und aktualisieren, wodurch die Projekte zwischen den Meetings vorankommen.

Das Ergebnis: Weniger Zeitaufwand für die Dateiverwaltung und mehr Zeit für die Wertschöpfung für Macher und die Community.

Marco Rayment, Treuhänder, Schatzmeister:

ONLYOFFICE hat dem Kuratorium eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet. Durch die gemeinsame Bearbeitung können wir wichtige Dokumente erstellen, ohne persönliche Treffen abhalten zu müssen. Wir können Compliance-Dokumente sicher teilen und alle Kuratoriumsmitglieder können vor den Sitzungen auf Dokumente vor den Sitzungen zugreifen. Wir haben jetzt mehr Zeit, uns auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.