Optimierte Zusammenarbeit mit ONLYOFFICE: ein Leitfaden zur Verwaltung von Spaces
In der Welt der kollaborativen Arbeitsumgebungen ist die effiziente Verwaltung digitaler Bereiche von größter Bedeutung. Mit der Spaces-Funktion von ONLYOFFICE, die kürzlich in der neuen Version ONLYOFFICE DocSpace 2.5 vorgestellt wurde, können Benutzer mehrere unabhängige Bereiche erstellen und zentral verwalten, was die Organisation und Produktivität fördert. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie DocSpaces in ONLYOFFICE effektiv verwalten können.
Zugriff auf die Einstellungen von Spaces
Um mit der Verwaltung von Spaces zu beginnen, navigieren Sie in der Serverversion von ONLYOFFICE DocSpace zum Bereich Spaces. Greifen Sie auf die Spaces-Einstellungen zu, indem Sie das Optionen-Symbolmenü in der unteren linken Ecke der Benutzeroberfläche anklicken und dann die Option Spaces auswählen.
Schaffung mehrerer Räume
Für die Einrichtung mehrerer Bereiche sind ein registrierter Domänenname und entsprechende DNS-Einstellungen erforderlich. Beginnen Sie mit der Konfiguration der folgenden DNS-Einträge:
- Erstellen Sie einen A-Record, der Ihren Domainnamen auf die IP-Adresse des Servers mit ONLYOFFICE verweist.
- Erstellen Sie einen Wildcard A-Record mit einem Sternchen “*”, um Subdomains zu ermöglichen.
Geben Sie in den Spaces-Einstellungen Ihren Domänennamen in das Feld Domäne ein. Geben Sie anschließend einen Portalnamen Ihrer Wahl ins Feld DocSpace Name ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Verbinden. Dadurch wird ein neues DocSpace erstellt.
Nachdem Sie auf Verbinden geklickt haben, öffnet sich ein neues Dialogfenster. Gehen Sie zum Space für seine erste Einrichtung oder bleiben Sie in den Einstellungen, um die Spaces weiter zu verwalten.
Erstellung und Verwaltung neuer Spaces
Um ein neues Space in ONLYOFFICE DocSpace zu erstellen, navigieren Sie zu den Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neues Space”. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Bereich an und klicken Sie dann auf “Erstellen”, um die Einstellungen zu speichern. Optional können Sie die Option “Dieses Space nach der Erstellung besuchen” auswählen, um automatisch zum neuen Space weitergeleitet zu werden.
Bei Bedarf können Sie den Zugriff auf die Verwaltung von Spaces einschränken, indem Sie die entsprechende Option aktivieren. Dadurch kann nur der Portaladministrator das aktuelle Portal verwalten. Andernfalls hat der Portaladministrator Zugriff auf die Verwaltung aller Portale.
Um auf den Spaces Management Client zuzugreifen, navigieren Sie zu jedem der erstellten Spaces. Auf der Registerkarte “Spaces” werden alle Adressen der erstellten Spaces angezeigt, so dass die Benutzer einfach zwischen den Spaces wechseln können, indem sie auf den gewünschten Space klicken.
Erweiterte Verwaltung von Spaces
Sobald mehrere Spaces eingerichtet sind, erhalten Sie Zugriff auf die zusätzlichen Verwaltungsfunktionen:
- Branding: Implementieren Sie ein einheitliches Design für alle Portale über den Menüpunkt Branding.
- Datensicherung: Aktivieren Sie Backup- und automatische Backup-Funktionen für alle Portale über den Menüpunkt Backup.
- Wiederherstellung: Stellen Sie Backups für alle Portale über den Menüpunkt Wiederherstellen wieder her.
- Zahlungen: Bequemer Zugriff auf die Seite Zahlungen über den entsprechenden Menüpunkt.
Die effektive Verwaltung von Spaces in ONLYOFFICE ermöglicht es den Benutzern, ihre Zusammenarbeit nahtlos zu organisieren. Durch die Nutzung der Spaces-Funktion können Teams ihre Produktivität steigern, Workflows rationalisieren und eine gemeinsame digitale Arbeitsumgebung aufrechterhalten.
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