Wie sich ONLYOFFICE-Formulare über das Jahr verändert haben: Felder und Einstellungen, Empfängerrollen, kostenlose Bibliothek

Im Januar 2022 haben wir die brandneuen ONLYOFFICE-Formulare (OFORM) veröffentlicht. Möchten Sie wissen, wie wir diese weiter verbessert haben? Lesen Sie diesen Blogbeitrag.

Kurze Einführung

Die erste Version von ONLYOFFICE-Formulare wurde am 18. Januar 2022 als Teil der Version 7.0 veröffentlicht.

Mit ONLYOFFICE-Formularen können Sie Ihren elektronischen Dokumenten-Workflow automatisieren, indem Sie verschiedene Arten von Musterdokumenten wie rechtliche Vereinbarungen, Verträge, Berichte, Aufnahmeformulare, Fragebögen usw. erstellen.

Es ist möglich, in Echtzeit gemeinsam an Formularen zu arbeiten, die fertigen Formulare zu teilen und sie digital auszufüllen.

OFORM und DOCXF

Da die Standardformate nicht ausreichten, um alle unsere Ideen zu verwirklichen, haben wir unser eigenes Format eingeführt.

DOCXF ist ein von unserem Team entwickeltes Format für die Erstellung von Formularvorlagen. Es ist eine auf DOCX basierende Dateierweiterung, die es ermöglicht, Formulare entweder von Grund auf neu zu erstellen oder eine vorhandene DOCX-Datei zu verwenden.

OFORM ist unser natives Format für ausfüllbare Online-Formulare. Es handelt sich um eine OOXML-Erweiterung, die jetzt in allen ONLYOFFICE-Lösungen verwendet wird, einschließlich Web, Desktop- und mobile Apps.

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Felder und Einstellungen

Ursprünglich haben wir die folgenden grundlegenden Felder für die Formularerstellung eingeführt: Textfeld, Kombinationsfeld (Combobox), Dropdown-Liste, Kontrollkästchen, Radiobutton und Bild.

In der Version 7.2 haben wir E-Mail-Adressen, Telefonnummern und komplexe Felder hinzugefügt. Letztere ermöglichen es Ihnen, mehrere Felder zu kombinieren, um ein benutzerdefiniertes Feld zu erstellen und einzigartige Vorgaben zu schaffen, die für jede Aufgabe angepasst werden können.

Das neueste Update der Editoren brachte auch neue gebrauchsfertige Felder, um Formulare schneller zu erstellen und entsprechende Daten von Ihren Gesprächspartnern abzufragen:

• Datum und Uhrzeit mit mehreren Anzeigeoptionen,
• Postleitzahl,
• Kreditkarte.

Mit den erweiterten Feldeinstellungen in ONLYOFFICE-Formularen können Sie die Feldeigenschaften anpassen, um das Formular genau nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Sie können zum Beispiel Tipps und Platzhalter hinzufügen, mehrzeilige Eingaben zulassen, Zeichenbegrenzungen festlegen, Tags verwenden, um die Formularerstellung im automatischen Modus zu vereinfachen, usw.

Mit der Version 7.2 haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, die Verwendung bestimmter Symbole zu erlauben und das benötigte Format einzustellen: Keine, Ziffern, Buchstaben, beliebige Masken und reguläre Ausdrücke.

Zusammenarbeit

Besonders toll ist die Möglichkeit, Formulare gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern zu erstellen. Sie müssen zum Beispiel eine Verkaufsvereinbarung verfassen und brauchen die Hilfe Ihrer Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen. Das ist genau der richtige Fall. Sie können ein solches Formular gemeinsam in Echtzeit erstellen oder in den Modus “Formal” wechseln und Ihre Änderungen erst nach dem Speichern den anderen Mitautoren zeigen.

Sie können auch Kommentare und Erwähnungen hinterlassen, Änderungen überprüfen und verfolgen sowie direkt im Dokument kommunizieren, um den Erstellungsprozess zu besprechen. Verwenden Sie einfach einen integrierten Chat oder Plugins – Telegram zum Chatten, Jitsi und Rainbow für Audio-/Videoanrufe.

Empfängerrollen für die Ausfüllung von Feldern

Ab der Version 7.3 können Sie verschiedene Empfängerrollen für die Ausfüllung von Feldern anlegen und verwalten.

Sie können zum Beispiel die Rollen des Rechtsberaters, des Verkäufers und des Käufers in einer Verkaufsvereinbarung anlegen und für jede Rolle eine eigene Farbe festlegen.

Dann weisen Sie jedem Feld die erstellten Rollen zu, um anzugeben, welches Feld von allen Beteiligten ausgefüllt werden soll.

Auf diese Weise können Benutzer visuell erkennen, welche Felder sie in Abhängigkeit von den Farben für die Rollenübereinstimmung ausfüllen sollten.

In zukünftigen Updates werden wir diese Funktionalität erweitern, indem wir die Möglichkeit hinzufügen, Empfängerrollen mit Einschränkungen sowie elektronische Signaturen festzulegen. Das bedeutet, dass zum Beispiel nur Benutzer mit der entsprechenden Rolle die erforderlichen Informationen in Ihre Geschäftsvereinbarung eintragen können, während andere Teilnehmer nicht mit den Feldern interagieren dürfen, sondern das Dokument nur unterschreiben oder genehmigen können..

Ausfüllen und PDF

Wenn Ihr Formular fertig ist, können Sie es für andere Benutzer freigeben, indem Sie die entsprechende Freigabeoption im Dateimenü wählen. Nutzer, die über die entsprechende Berechtigung verfügen, können das freigegebene Formular online, lokal oder auf ihren mobilen Geräten ausfüllen.

Außerdem können Sie Ihr Formular als PDF exportieren, um es mit einem beliebigen PDF-Editor auszufüllen.

Kostenlose Formularbibliothek

Sodass Sie Ihre Zeit sparen können, haben wir eine Formularbibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen erstellt. Zum Zeitpunkt der ersten Veröffentlichung enthielt die Bibliothek nur einige Dutzend englischsprachige Dokumente.

Im Laufe des letzten Jahres haben wir unsere Bibliothek erweitert und die Dateien in Kategorien unterteilt, um die Navigation zu erleichtern (z. B. Business, Healthcare, HR, Office, Sales und andere). Derzeit sind mehr als 1000 Vorlagen in 7 verschiedenen Sprachen verfügbar, darunter Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Chinesisch und Japanisch.

Sie brauchen sich nicht zu registrieren oder zusätzliche Software zu installieren – nehmen Sie einfach die bereitgestellten Formulare, füllen Sie sie online aus oder laden Sie diese im gewünschten Format herunter.

ZUR BIBLIOTHEK

Auch haben wir die OFORM-Bibliothek mit ONLYOFFICE Personal integriert, einer kostenlosen Online-Office-Suite für den Heimgebrauch.

Formulare in Integrationen

ONLYOFFICE-Formulare wurden direkt nach der ersten Veröffentlichung für integrierte Services verfügbar: Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Liferay, Redmine, Plone, HumHub, Chamilo, und Nuxeo.

Über das Jahr hinweg haben wir auch unser offizielles Moodle-Plugin um die Funktionalität zum Erstellen und Ausfüllen von Formularen erweitert. Mehr erfahren