无需 Adobe 的 PDF 工作流程：您可以在 ONLYOFFICE 中完成的一切

我们都经历过这样的时刻：一份 PDF 躺收件箱里，你只需要改一个地方——日期、姓名、或是一个需要勾选的框。但文件纹丝不动。于是你打印出来，手写修改，再扫描回去，像 2004 年那样发邮件。或者你开始找工具，结果第一个像样的工具就让你先输信用卡号才能操作。

我们告诉你如何跳过这一整套流程。你可以在 ONLYOFFICE 内部完成整个 PDF 工作流，包括编辑、注释、表单、协作和安全，无需任何专用的 PDF 订阅。

大多数团队熟知的 PDF 痛点

PDF 悄无声息地支撑着工作世界：合同、发票、报告、政策文档、入职文件——只要需要在每块屏幕上看起来一致且保持不变，它就是 PDF。这种格式被设计为固定不变，这很棒，直到某个下午你需要修改点什么为止。

大多数团队会遇到同样的三个麻烦：

• 无法编辑： 一份 PDF 发过来了，你找不到明显的方式来修正一个笔误。
• 表单回收混乱： 你发出去一份表单，收到一堆杂乱的扫描件、手机照片，以及“这是对的版本吗？”的邮件。
• 审阅变得杂乱无章： 几个人需要在一份文档上评论，结果你手里有了五个副本和四十封邮件的讨论串。

每一点都在悄悄消耗时间，制造混乱。好消息是：所有这些都可以在一个地方完成。

ONLYOFFICE 是什么？

ONLYOFFICE 是一款开源办公套件，涵盖文档、电子表格、演示文稿和 PDF，全部整合在同一平台中。PDF 编辑器是 ONLYOFFICE 文档的一部分，因此无需单独启动或学习新的应用。你写文档或做表格的同一个地方，也能打开、编辑和创建 PDF。

它可以在你遇到 PDF 文件时所在的任何地方工作：桌面端（Windows、Linux、macOS）、浏览器和移动设备上。

直接编辑 PDF

大多数人认为 PDF 中不可触碰的部分，其实是最有用的：编辑内容本身。

在 ONLYOFFICE 中，你可以：

• 直接更改文本，例如修正笔误、更新数字或改写句子
• 添加、替换和调整图片大小
• 调整格式，如字体、字号和对齐
• 插入超链接

所以当一份合同带着错误的日期或地址出现时，你可以直接自己修正，无需发送“能麻烦您重发一下吗？”这种尴尬的邮件。

注释与审阅

对 PDF 的反馈仍然经常通过邮件传递：“附件是批注”、第二个文档、又一个工具。你可以省去所有这些。

直接在 PDF 内部，你可以：

• 添加评论、便签和标注
• 高亮、下划线或删除线标记文本
• 绘制形状和自由手写标记
• 回复评论并解决讨论串

因为讨论紧挨着相关内容，所以不会丢失任何信息。当你分享或导出文件时，所有内容都保持完整。

构建、填写和收集表单

表单是 PDF 工作中节省时间最多的地方。这里实际上涉及三项工作：构建表单、填写表单和收集回复。

构建表单。 你有三种方式开始：

1. 从现有的 .docx 文档开始
2. 从 ONLYOFFICE 模板库获取现成的模板
3. 从头开始构建

然后添加你需要的字段，例如文本字段、下拉列表、组合框、单选按钮、复选框、签名等。标记必填项，并添加格式设置，如日期掩码，确保每个人以相同格式输入日期。

填写表单。 这是最简单的部分：打开表单，填写字段，保存并发送。

收集回复。 与其通过邮件发送表单并收到一堆扫描件，你可以通过 ONLYOFFICE 协作空间中的表单填写房间分享表单，并将所有完成的副本收集到一个位置。你还可以分配角色，让每个部分到达合适的人手中。当一部分需要员工填写，另一部分需要经理签批时，这非常方便。

页面管理

一个虽小但非常实用的功能：页面管理。在页面面板中，你可以：

• 拖拽重新排序页面
• 删除不需要的页面
• 旋转页面，拯救倾斜的扫描件
• 从另一个 PDF 导入页面

所以当一份提案的章节顺序别出心裁地排列，还夹了一张空白页时，你可以自己整理——无需打扰发送者。

实时协作

上述所有功能在独立工作时都适用，作为团队协作也同样出色。

• 直接从 ONLYOFFICE 以查看或评论权限分享 PDF
• 允许多位审阅者同时批注同一份文档
• 查看谁说了什么、何时说的
• 在讨论结束后导出一份干净的最终版本

不再需要在收件箱中追索“最新”副本。

针对扫描 PDF 的 OCR

有时扫描的 PDF 实际上只是文本的照片。选中它没有任何反应，手动重新输入可不是什么愉快的事。

ONLYOFFICE 允许你连接一个 AI 助手，其中对 PDF 最有用的功能是 OCR（光学字符识别）。OCR 读取页面并将图像转换为可选、可搜索和可编辑的文本。

几点快速了解：

• 对于 PDF，OCR 通过 AI 插件运行，因此你需要连接一个支持视觉分析的模型。
• 该插件是免费的。根据你选择的 AI 提供商，该提供商可能会收取使用费用。

安全

如果你从事金融、法律、人力资源或医疗保健行业，本节最为重要。

密文。 在文本上画一个黑色矩形只是隐藏了它——文字仍然在文件中，任何好奇的人都可以复制出来。密文会永久移除内容。ONLYOFFICE 的 Redact 工具正是这样做的。你可以：

• 手动标记文本
• 搜索并遮盖整个文档中的特定词或短语
• 删除整个页面或页面范围

一旦应用，信息就不复存在了。它无法被恢复、复制或重新调出。

密码保护。 你可以在敏感 PDF 发出之前为其设置密码保护。

自托管与合规。 ONLYOFFICE 可以自托管，这意味着你的文档保留在你自己的基础设施上，无需第三方云端介入。当你处理 GDPR 或 HIPAA 下的受监管数据时，这正是你所需要的。简而言之：你决定谁看到什么，以及你的数据存放在哪里。

谁在使用这些功能？

一个套件处理了整个组织中令人惊讶的日常任务：

• 财务：编辑发票 PDF，填写并返回供应商表单。
• 人力资源：创建并发送入职和政策表单，然后将它们整齐地收集在一个地方。
• 法务：注释合同、收集签名，并使用密文和密码保护敏感文件。
• 销售：在客户电话前几分钟，更新以 PDF 格式保存的提案和演示文稿。
• 运营：整理多页程序文档，使其井然有序。

亲自尝试

快速回顾一下：编辑、注释、构建和收集表单、页面管理、协作以及保护文件。所有这些都在一个地方完成，无需专用的订阅。

了解它的最好方式是亲自尝试。ONLYOFFICE 免费试用，可在桌面端、浏览器和移动设备上运行。打开你自己的 PDF，试试上面提到的所有功能。你可能会惊讶于自己可以彻底告别多少那种打印-手写-扫描的旧流程。

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