Hamburg volleyball 俱乐部如何与 ONLYOFFICE 保持团队同步

运营一家体育俱乐部，靠的不仅仅是哨子和漂亮的发球。每一场比赛、每一次训练、每一笔赞助交易的背后，都堆积着大量的文件资料，而总得有人来整理这一切。对于德国 Hamburg Niendorfer TSV 排球部门来说，ONLYOFFICE 文档和 Nextcloud 让这项工作变得轻松了许多。让我们来看看这个由志愿者运营的俱乐部是如何从邮件混乱状态走向顺畅的实时协作的。

认识 Niendorfer TSV

Niendorfer TSV 自 1919 年以来一直是 Hamburg 体育生活的一部分。一个多世纪以来，人们在这里相聚、运动、竞技并享受乐趣。仅排球部门就汇聚了约 200 名成员，分布在十支队伍中。

图片来自 Çağlar Oskay（Unsplash）

俱乐部由志愿者运营，氛围温暖而亲切。大家彼此熟悉、互相帮助、尽其所能地参与其中。但这种友好、亲力亲为的精神也带来了一个实际问题：在没有大型 IT 团队支持的情况下，如何让这么多人以及大量信息保持井然有序？

挑战：文件版本太多，秩序太少

在使用 ONLYOFFICE 之前，俱乐部最大的难题是协作。文件通过邮件在志愿者之间来回传递。你可以猜到接下来发生了什么：文件数量倍增，版本相互冲突，每个人都在问同一个问题：“等等，谁那里有最新版本？”

此外，俱乐部还有几个明确的优先事项，使得寻找更好工具的需求更加具体：

• 数据隐私优先。作为一家体育俱乐部，将成员数据保留在自己的基础设施上至关重要。将敏感信息存储在美国的云服务上，不符合这一原则，尤其是在 GDPR 的背景下。
• 志愿者的移动访问。许多志愿者主要使用手机工作，因此任何解决方案都必须在小屏幕上同样流畅易用。
• 可靠的微软 Office 兼容性。俱乐部经常与其他俱乐部、协会和赞助商交换文件，因此文档每次都需要正确打开和显示。

他们真正想要的很直接：真正的同步编辑，不带混乱。

为什么 ONLYOFFICE 赢得了他们的认可

俱乐部最初是通过 Nextcloud 内置的办公选项发现 ONLYOFFICE 的，他们当时已经在为排球部门使用 Nextcloud。当你在 Nextcloud 中寻找一种共同编辑文档的方式时，ONLYOFFICE 文档会立即脱颖而出，因此这是一个自然而然的起点。

但他们并没有止步于第一个选项。两个现实的替代方案也在考虑之中：Google Drive 和 Collabora。Google 很快被排除了——美国的云服务与俱乐部将成员数据保留在自己服务器上的承诺相冲突。剩下两个自托管候选方案：Collabora 和 ONLYOFFICE。

ONLYOFFICE 因几个明确的理由胜出：

• 出色的微软 Office 兼容性，因此与赞助商和其他俱乐部共享的文件始终能正确显示。
• 现代、熟悉的界面。大多数志愿者已经熟悉 Word 和 Excel 的界面风格，这意味着几乎没有学习成本。
• 与 Nextcloud 的干净集成，让一切感觉像一个互联的工作空间。

对于一个由志愿者运营的组织来说，这种组合无疑是效率最高的。

俱乐部每天如何使用 ONLYOFFICE

一旦 ONLYOFFICE 到位，旧的邮件来回发送就消失了。现在志愿者打开文档，实时协同工作。

实际使用场景如下：

• 会议纪要协作撰写和审阅，始终保持一份清晰、最新的版本。
• 队员名单保持最新，无需无穷无尽的邮件链。
• 赞助商材料和方案共同完善，确保所有人信息同步。
• PPTX 演示文稿快速简单地制作完成，随时可分享。
• 训练计划与不同教练协同制定，每个人都在同一份计划上贡献力量。

结果是一个共享、有序的空间，正确的文件始终是正确的文件，无需猜测。

一套确实有效的方案

你可能认为自托管会很复杂，但俱乐部发现它意外地简单直接。

他们在自己的 Hetzner 服务器上运行 ONLYOFFICE 文档，放在 Caddy 反向代理后面，并使用官方集成应用将其连接到 Nextcloud。一旦文档服务器可以通过 HTTPS 访问，集成就基本上“开箱即用”。

俱乐部将 ONLYOFFICE 文档和 Nextcloud 都保持在最新版本，整个更新过程一直很顺利。没有戏剧性，没有意外，只有可靠的软件在默默发挥作用。