让AI更好地撰写、编辑和格式化文档，这些指令请收好

大多数人使用 AI 写作工具的方式就像使用搜索引擎：他们输入一个粗略的描述，并希望得到一些有用的信息。但 AI 模型对语言的反应像熟练的合作者一样。给它们提供上下文、限制和明确的目标，输出就会从平庸变得真正有用。

本指南汇集了每个文档工作的指令模板：从空白开始、带有结构的草拟、严厉编辑、调整语气，并为最终受众进行格式化。每个提示都附有它为何有效以及如何根据您的情况进行调整的解释。

这些提示不是魔法咒语，而是可以自定义的框架。

1. 从空白开始

空白页面问题是真实存在的，AI 在解决这个问题上确实表现出色。诀窍是不要求 AI “写一些关于 X 的东西”。那样会产生泛泛的输出。相反，先给提示提供重要的条件：谁在阅读，为什么阅读，他们接下来应该做什么或感觉怎样。

指令：

我需要写[文档类型]。受众是[描述他们：职级，对主题的熟悉程度，他们关心什么]。目标是让他们[采取行动 / 感到放心 / 理解某个决策]。这里是我需要包含的核心信息：[列出关键要点]。用[正式 / 简洁 / 交流性]的语言写一个第一稿，大约[字数]字。

这个提示同时提供给AI原材料和工作描述。你不是要求它发明；你是要求它排列和表达。

当你不知道自己想说什么时，使用 AI 与您一起思考文本：

指令：

我需要为[受众]写关于[主题]的内容。我还没有弄清楚我的主要论点。请问我五个问题，以帮助我澄清我实际上想要表达的内容。

对于较长的文档，在草拟之前使用提纲提示。它可以让你在数千字形成错误方向之前进行调整：

指令：

在写任何东西之前，请给我[主题]的[文档类型]详细提纲。文档的长度应在[长度]左右，读者应通过阅读后理解[主要收获]。每个部分包括一句描述，说明其内容及其为何按照此顺序排列。

包含“为何按此顺序排列”迫使 AI 考虑逻辑和流程，而不仅仅是主题覆盖。如果结构不合适，给你提供一个具体的东西来反驳它。

2. 编辑与重写

编辑是 AI 工具创造价值的地方，也是大多数人未能充分利用的地方。要求 AI “改进这个”太模糊，无法产生有效结果。最有效的编辑提示是在请求解决方案之前先指认出问题。

缩减长度

一个常见的文档问题是书写在技术上是正确的，但阅读不堪重负。过多的字、太多的保留、过多的修饰。

指令：

这里是我写的一段文字： [粘贴文本]。大约削减[30 / 40 / 50]%。去掉每个不含信息的字。不要添加新信息，也不要更改意思。尽可能保留我的词汇。仅展示编辑版本，不要列出变更清单。

只展示编辑版本的指示是重要的。在看到结果前先得到变更清单会让你评价过程而非输出。首先评判输出。

修正被动语态和模糊写作

专业写作中的一个持续性问题是被动语态与抽象名词的结合，产生的句子让人无法清楚地理解发生了什么，谁在实施。

指令：

重写以下段落，使每个句子都有一个清晰的有人类主语在做具体事情。将被动结构替换为主动结构。将由动词衍生的抽象名词（如“实施”，“考虑”，“利用”）替换为动词本身。保留原意：[粘贴文本]。

精简论点

有时问题不是风格，而是结构：论点走偏，一个观点出现三次，结论与证据无关。

指令：

以批判性编辑的身份阅读以下写作内容：[粘贴文本]。告诉我：论点在哪失去了焦点？同样的观点在哪里出现两次？在哪里出现没有支持的主张？暂时不要重写。给我一个带具体行引用的诊断报告。

将诊断与处理分开，让你在重写之前决定哪些问题实际上值得修复。

改善节奏

阅读内容有良好的内容但节奏不佳的写作会疲惫，读者往往难以直接指出。这个提示专门针对这个具体问题。

指令：

在脑中大声朗读这一段，注意节奏：[粘贴文本]。重写它，使句子在长度和结构上变化多样。连续的句子不应以相同的词开始。内容应保持不变。仅关注节奏和多样性。

3. 语气调整

语气是写作中最难掌握的事情之一，而当正确提示时，AI 在这方面的处理能力也是最好的。关键是要具体。“更专业”几乎毫无意义。“更直接，减少软化的修饰词，简短的句子”才是真正可操作的。

在不同受众之间切换

相同的信息通常需要传达给不同的受众。这个提示有效地处理这种翻译。

指令：

这里是一篇写作：[粘贴文本]。为[对该领域一无所知的普通受众 / 技术专家 / 希望得到结论的高级管理人员 / 需要说服的怀疑读者]重写它。保留所有事实内容，仅更改需要更改的部分，以便让该读者更好地理解。

剥离企业语言

商业写作积累了厚厚的行话层，这些行话表面上看似努力，却没有传达意义。诸如“协同效应”，“向前走”，“回头看”，“利用”等作为动词使用的词语。

指令：

重写以下文本，去掉所有商业行话，并用简单语言替代。任何可以用更简单的词替换而不改变意义的短语应被替换。在方括号中标记你不确定的术语：[粘贴文本]。

增加温暖或权威性

不同的文档需要不同的情感语气。客户道歉信需要温暖。合规通知需要权威性。处理不当会影响可信度。

指令：

重写此信息，使其听起来[更温暖和人性化 / 更权威和自信 / 更敏感于读者的情况 / 更直接但不生硬]。不要改变消息的内容。改变读起来的感觉：[粘贴文本]。

如果您希望 AI 匹配特定的声音而非套用通用的语言风格，请在给出编辑指令前粘贴两或三段您喜欢的写作例子。AI 模型更可靠地从示例中获取风格模式，而非从对风格的描述中获取。

4. 格式化与结构

格式并不是装饰：它是让文档被阅读而不是被浏览或忽略的关键。AI 可以在每个层级的格式决策中提供帮助。

将笔记转换为结构化文档

指令：

这是我关于[主题]的原始笔记：[粘贴笔记]。将这些笔记转换为一个结构清晰的文档，带有明确的标题和子标题。将相关点分组。仅在顺序重要的地方使用编号列表；对平行项目使用项目符号列表；对需要解释或细化的内容使用连续的散文。最终文档应可与[受众]分享。

设计对比表

指令：

我有以下信息需要作为比较呈现：[描述你正在比较的内容及其维度]。设计一个表格，使其便于他人迅速看到差异并做出决策。列应以简单语言标记。包括简要说明，解释读者应该从表格中获取的信息。

撰写执行摘要

指令：

写一份以下文档的执行摘要：[粘贴文档]。摘要不得超过[200 / 300 / 400]字。它必须按顺序回答以下问题：该文档是什么？它推荐的决策或行动是什么？支持该建议的最重要的证据是什么？主要风险或不确定性是什么？

特定文档类型的格式化

在提示中命名文档类型通常会产生遵循既定规范的输出。一些示例：

• 将此重写为正式备忘录：标题块、清晰的主题行、简要背景、编号行动项目、截止日期。
• 将此格式化为一页的政策简报：用两句话描述问题，提出解决方案，列出三条证据的要点，明确标识建议。
• 将这些笔记转换为项目状态报告，分为：摘要、进展、障碍、后续步骤、负责人。

使用 HTML 和 Markdown 文件

内容工作中一个常见的情景是需要修改结构化文件，例如进行翻译、调整语气或更新特定部分，而不破坏基础格式。HTML 和 Markdown 文件包含可见文本和结构语法的混合：标签、属性、锚点、短代码、YAML 前言和模板变量。未经小心编辑，文件可能无法正确呈现，即使在普通文本编辑器中文本看起来正常。

在不修改标记的情况下翻译 HTML 或 Markdown

使用 AI 翻译结构化文件时，最常见的错误是返回一个版本，其中属性被翻译了，标签移位，或者链接文本被更改而超链接部分仍保留原语言。这个提示可以防止这种情况。

指令：

将以下[HTML / Markdown]文件从[源语言]翻译成[目标语言]。仅翻译可见文本：读者在浏览器或渲染文档中看到的内容。不要翻译或修改以下任何内容：HTML 标签和属性、href 和 src 值、CSS 类名、id 属性、Markdown 语法字符（#、*、**、[]、()）、YAML 前言键、短代码和模板变量，例如{{variable}}或%{variable}。返回完整文件，保持与原始文件相同的结构和格式。

如果文件包含图像的 alt 文本，请提前决定是否翻译它。alt 文本是由屏幕阅读器读取的，通常应该翻译，但由于它位于属性值内，您需要明确告诉 AI 将其视为不修改属性规则的例外。

重写文本而不改变结构

有时您需要改善文件中的散文，缩短句子、调整语气或修复尴尬的措辞，而不改变任何结构。这比听起来要复杂，因为在 Markdown 中重写标题可能会使文档其他地方的锚链接悄然失效。

指令：

重写以下[HTML / Markdown]文件的正文，使其更[简洁 / 正式 / 清晰，适合非技术受众]。不要改变任何标题。不要添加、删除或修改任何 HTML 标签、Markdown 语法、链接、图像引用、id 属性或 YAML 前言。段落和列表项的内容应发生变化。返回完整文件。

如果您还需要重写标题，明确处理锚点风险：

指令：

重写以下标题以提高清晰度：[列出标题]。对于每个标题，给我新文本和将生成的相应 URL 安全锚点 slug（小写，空格替换为破折号）。我将在应用更改之前检查这些与现有内部链接的匹配。

保留模板变量和短代码

许多用于内容管理系统的Markdown和HTML文件包含动态元素：如{{author_name}}或%{count}的变量，短代码和条件块。这些在任何AI编辑中必须完全不变。

指令：

以下文件包含格式为{{variable_name}}的模板变量和格式为[shortcode attribute=”value”]的短代码。将每个出现视为不可触碰的占位符。不要翻译、释义、重新格式化或移动它们。您的任务是：[描述编辑任务]。返回完整文件。

如果您的系统使用不太常见的变量或短代码语法，可以在提示中包含一两个直接的示例。不要假定AI会自动识别每种模板约定。

在不触及其他部分的情况下更新单一部分

当文件较长且仅需要更新一个部分时，发送整个文件仍然是明智的，因为它为AI提供了上下文。但您需要明确表示只有一个部分需要更改。

指令：

这是一个完整的[HTML / Markdown]文件：[粘贴文件]。我需要您仅更新标题为“[标题文本]”下的部分。所需的更改是：[描述更改]。其他所有部分、所有标记、所有属性、所有链接及所有前言必须保持不变。返回完整文件，仅更改该部分。

请求返回完整文件而不仅仅是编辑片段是重要的。这避免了手动拼接片段时可能产生的结构性错误。

5. 高级技巧

请求多个版本

与其通过多轮编辑来细化一个输出，不如 upfront 请求不同的替代方案。

指令：

为[开头段落 / 主题行 / 行动号召]写三个不同的版本。每个版本应采取真正不同的方式：一个直接、一个以问题或问题开头、一个用具体细节或轶事开场。我将选择一个进一步展开。

使用负约束

告诉 AI 不该做什么通常与告诉它该做什么同样有用。

指令：

为该文档写一个结尾：[粘贴文档]。不要总结之前已说过的内容。不要使用“结论”或“总结”这个词。不要引入新信息。相反，以一个自然而然来自以上所有内容的暗示或下一步结束。

有意识地串联提示

对于复杂的写作任务，将过程视为一系列较小的、明确的步骤。任何重要文档的可靠链条如下所示：

• 明确目的和受众
• 生成提纲
• 逐段撰写
• 编辑以简洁明了
• 调整语气
• 为最终受众格式化

将多个步骤整合到一个提示中通常会产生在每个维度都令人满意但在某一方面不突出结果。

给 AI 一个具体的失败修复

当你确切知道一段写作有什么问题时，精确描述它。诊断越具体，修复越精准。

指令：

这一段主旨阐述得太晚，关键事实埋在第三个句子中间，并且结束得很弱。修复这三个具体问题，而不改变其他任何内容：[粘贴段落]。

通用的提示模板

使用此模板作为任何写作、编辑或格式化任务的起始点。填写每个括号，您将获得一个可进一步发展的可行结果。

指令：

上下文：我正在为[受众]编写[文档类型]。目标是[所需结果]。

任务：[写 / 编辑 / 格式化 / 总结 / 重写]以下内容：[粘贴内容或描述您需要的内容]。

约束：长度应在[字数]左右。语气应为[描述语气]。不要[特别要避免的事情]。

输出格式：给我[单个草稿 / 三个选项 / 提纲 / 变更的项目列表]。

能够充分利用这些工具的写作者并非那些将思考委托给AI的人，而是那些利用AI执行他们已经进行过的思维、对已开始的草稿进行压力测试，并处理重组和格式化的机械工作，以便他们能够专注于仅他们可以提供的东西：判断力、知识和观点。

在 ONLYOFFICE 中使用这些指令

阅读提示列表是一回事。在您进入文档时，可以随时访问它们则是另一回事。

ONLYOFFICE 是一个免费、开源的办公套件，用于编写、编辑和协作处理文档、电子表格和演示文稿，提供云端服务和 Windows、macOS 及 Linux 桌面应用。它内置了一个 AI 插件，一旦在插件管理器中安装并激活，可以直接在编辑工具栏中添加一个专用的 AI 选项卡。

在这里，您可以生成文本、重写所选段落、调整文本长度、总结部分内容、修复语法、翻译内容或向助手发送自由格式的请求，而无需离开您的文档。

您还可以创建自定义助手功能，使用自己的提示并将其固定到工具栏，方便一键访问，这使得本指南中的可重用提示在日常应用中真正实用。

ONLYOFFICE 支持多种 AI 提供商，因此您可以连接到您已使用或偏好的模型。支持的提供商包括 OpenAI、Anthropic、Google Gemini、Mistral、Groq、DeepSeek、Together AI、Ollama、LM Studio 等，包括本地模型和自定义集成。不同模型可以分配给不同任务，因此您可以为草拟和重写使用一个模型，而为翻译或 OCR 使用另一个模型。

结论

提示不是捷径。它是一种规范。您越清晰地说明自己需要什么、为谁而做以及什么是合格的，AI 交付值得使用的东西的可能性就越高。本指南中的提示是起始点，而不是最终公式。每个提示在您根据自己的主题、受众和写作习惯进行调整后，效果都会更好。

从一个匹配您当前瓶颈的类别开始。如果空白页面是问题，请使用优先考虑上下文的草拟提示。如果您被需要编辑的内容淹没，请使用诊断方法，先不碰任何句子。如果您处理多语言或结构化文件，HTML 和 Markdown 提示将帮助您避免在生产中无法渲染页面时才出现的错误。

在这些用例中，基本原则始终不变：告诉 AI 您知道什么、需要什么，以及它绝不能做什么。其他一切都由此而来。

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