如何正确给 PDF 设置密文，彻底删除敏感信息

PDF 文档常在公司外部流转，例如发送给合作伙伴、客户或发布至公开平台。与此同时，许多 PDF 文件包含不应公开的敏感信息。

如个人数据、财务细节或内部注释。若未能彻底清除这些信息，他人仍可从文件中提取数据。因此，PDF 密文设置至关重要。

本文将详解如何正确进行 PDF 密文设置、需避免的常见错误，以及如何确保敏感信息被彻底删除。

什么是 PDF 密文

PDF 密文设置指从文档中永久删除信息。一旦数据被密文设置，即使通过复制、搜索或用其他编辑器打开文件也无法恢复。

这与单纯隐藏文本不同。许多用户会添加黑色矩形块覆盖文字或使用图片遮挡内容，表面上看似已完成设置，但实际上原始内容仍保留在文件中。

熟悉 PDF 操作的人员可轻易移除这些视觉元素，读取被隐藏的文本。真正的 PDF 密文设置应删除数据本身，而非仅掩盖其显示效果。

不规范的 PDF 密文设置有何风险？

不规范的密文设置是数据泄露的主要诱因之一。那些看似 “设置完毕” 的文档，往往仍残留着可搜索、可提取的敏感信息。

可能引发一系列严重后果：个人信息泄露可能导致违反 GDPR 等法规。未授权用户可能获取财务或法律细节。某些情况下，公司直至文档已对外共享后才发现问题。

PDF 文件常包含姓名、电话号码、地址、银行信息、合同条款或医疗数据等敏感内容。若其中任何信息未被彻底清除，文档共享即存在风险。

PDF 密文设置的常见误区

即便是谨慎的用户，也常因方法不当导致密文设置失效。多数问题的根源，在于使用了并非为 “安全密文设置” 设计的工具或操作方式。

使用非专业工具：最常见错误是使用图像编辑器或简易 PDF 阅读器隐藏文本。用户绘制黑色矩形、模糊文字或覆盖图片。

但这些操作仅改变显示效果，并不会从 PDF 结构中删除数据。原始文本仍存于文件中，可通过专业工具提取。此类文档仅表面设置，实则不安全。

下图为例，展示用形状隐藏文本的无效操作：

仅设置可见内容：另一常见问题是只关注页面可见部分。PDF 可能包含注释、批注、元数据或隐藏文本层。

这些内容虽不可见，但可通过文档属性或搜索功能访问。

设置后共享可编辑的文件：若文档结构未被破坏，设置内容可能被恢复或揭露。接收者有时可撤销更改或访问历史版本。

如何正确进行 PDF 设置​

正确的 PDF 密文设置并不复杂，但需遵循规范流程，目标是彻底删除敏感信息而非隐藏。安全操作需遵循以下准则：

使用支持真密文设置的 PDF 编辑器​

首选具备专业密文设置工具的 PDF 编辑器。基础阅读器或图像设置工具仅能改变文件显示，而专业编辑器会从文档结构中删除数据，使其无法复制、搜索或恢复。

仔细选择所有敏感内容​

打开文档后，选中需删除的文本、图像或整个页面区域。需仔细审查文档，敏感信息可能存在于表格、页眉、页脚或扫描件中。

永久应用密文设置​ 

选中内容后，使用编辑器的密文设置功能确认删除。此步骤确保信息从文件中彻底移除，而非仅被隐藏。

检查并删除隐藏信息​ 

密文设置不仅限于可见内容。PDF 文件常含元数据、注释、批注或隐藏文本层，可能包含姓名、日期或内部注释。共享前需检查并清理此类信息。

正确保存设置后的文件​

始终将设置后的文档另存为新文件，原文件需安全存储并限制访问。

最终文件应仅含可共享的信息。保存后，建议重新打开文档，确认设置内容无法复制或被搜索到。

如何设置 PDF 密文：案例展示

让我们使用 ONLYOFFICE PDF 编辑器演示具体流程：

假设需共享一份含个人细节和内部注释的合同，这些内容需在发送给第三方前删除。

步骤1：打开 PDF 文件，点击界面右上角切换按钮进入编辑模式。

步骤2：顶部工具栏选择密文选项卡，此处提供手动、按页或按关键词搜索等多种设置方式。

步骤3：点击标记密文，选中含敏感数据的文本、图像或区域，即可删除信息。

在设置密文之前，可标记文档中的多个内容，这样可以更轻松地一次性查看所有内容，然后再进行永久性更改。

若整页涉密，则无需手动标记，直接使用页面密文功能选择当前页或指定页范围。

对复杂文档，可使用查找密文功能：输入关键词，编辑器将定位所有匹配项，您可选择部分或全部结果进行密文设置。

步骤4：标记完成后点击应用密文并确认。

ONLYOFFICE 将永久删除所选内容，此操作不可逆，请在确认前核对所有标记区域。

步骤5：最后，保存文档以完成更改。若使用 ONLYOFFICE 桌面编辑器，保存文件即可确保密文设置生效。

欢迎使用免费的协作空间，在线为 PDF 设置密文，或下载适用于 Windows、Linux 和  macOS 的 ONLYOFFICE 桌面编辑器：

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如何检查 PDF 是否已正确进行密文设置​

真正设置的 PDF 不仅外观干净，还需满足以下行为验证：

✔ 无法从设置区域复制文本：尝试选中或复制时无响应。

✔ 设置词语不出现于搜索结果：搜索文档无匹配项。

✔ 在其他 PDF 阅读器中设置内容仍隐藏：打开后信息不显现。

✔ 文档属性无敏感数据：元数据、注释和内部笔记已清理。

✔ 文件以终版模式打开：设置内容无法恢复、编辑或撤销。

结语​

PDF 密文设置的核心是删除而非隐藏信息。视觉伪装易造成安全假象，增加数据泄露风险。

使用专业工具如 Adobe Acrobat、福昕 PDF 编辑器或 ONLYOFFICE PDF 编辑器并严格检查文件，可有效提升数据安全性。如今，多种可靠解决方案均能胜任此类任务。