designermakersCIO 使用 ONLYOFFICE 优化协作管理

英国慈善组织 designermakersCIO 始终致力于在扩大社会影响力与保持精益运营之间寻求平衡，而 ONLYOFFICE 协作空间正是这一问题的解决方案。本文将为您介绍 designermakersCIO 选择 ONLYOFFICE 的原因、ONLYOFFICE 的日常应用场景以及显著成效——包括保障文档安全、简化协作流程，减轻管理负担和加速决策周期。

关于 designermakersCIO 和 designermakers21

designermakersCIO 是一家总部位于英国诺福克郡迪斯的慈善机构，其使命是弘扬手工艺作为人类创造力表现的重要性。该机构“正直、包容、卓越、社群”的价值观指导着每个项目和决策。

机构的所在地是 designermakers21 中心。中心吸引了该地区附近的访客前来。人们可以向驻场工匠学习，观看公共演示，浏览或购买高质量手工艺品。该慈善机构提供：

• 为工匠社群提供艺术家工作室、画廊和工作坊
• 开展传统和当代手工艺技能培训的研讨会和开放活动
• 旨在激发东盎格利亚及更广泛地区创造力的教育机会

该组织的慈善目标聚焦于通过实践学习促进艺术与手工艺教育。在有受托人监督机构的治理和运营的情况下，可靠的数字协作对于确保项目进展和合规至关重要。

难题：在不增加日常开支的情况下实现安全协作办公

在引入 ONLYOFFICE 之前，designermakersCIO 面临着许多非营利组织共有的难题：如何在避免频繁的电子邮件往来、版本混乱以及确保信息安全的情况下，让受托人之间能够方便地共享、编辑和审批文件？他们希望找到一个：

• 非专属的协作办公套件
• 能为在线存储的法律敏感文件提供强大安全保障
• 无需发送大容量电子邮件附件，方便受托人轻松访问
• 可以在草稿上协作编辑、评论和跟踪更改
• 如果出现错误，能够回退编辑

由于机构的行政支持有限，他们采用工具必须易于学习、维护简便，同时能够支持完整的文档生命周期。

其中一位受托人听说过 ONLYOFFICE 协作空间，因此推荐采用 ONLYOFFICE 作为该慈善机构需求的解决方案。在评估过程中，安全性是一项决定性因素。在线存储合规和治理相关文件需要清晰、可靠的数据保护和访问控制，而 ONLYOFFICE 在保障机构需求的同时，也提供了功能丰富的协作式编辑体验。

ONLYOFFICE 协作空间的日常使用

designermakersCIO 将受托人的文件集中存储在 ONLYOFFICE 协作空间中，这样每一位董事会成员都能轻松获取最新版本的文件，无需在电子邮件中苦苦搜寻。这一简单的改变消除了一个主要的痛点。

以下是受托人在协作空间中的协作方式：

• 董事会资料的集中存储：受托人将重要文件（如政策、会议记录、计划和合规文件）存储在共享房间中。房间中的每个人都能轻松找到最新版本的文件。
• 协作起草：受托人实时协作编辑草稿文件，使用跟踪更改功能对内容添加评论。这加快了政策制定、资金申请、沟通和会议文件的起草速度。
• 安全链接精准聚焦：当需要对文件进行审核时，受托人可以分享链接，而不是发送文件附件。这减少了收件箱可能的杂乱，并确保了每个人查看的是同一版本的文件。
• 版本历史记录与恢复功能：若发生错误，可以将文件恢复到更早的版本。这使得团队能够自由协作，不必担心丢失工作成果。
• 无需管理员也可访问：由于机构没有秘书和专职管理员，每位受托人都可以自主查找、审核和更新所需文件，在会议间保持项目顺利推进。

结果：减少了文件管理的时间，机构可以花费更多的时间帮助工匠和社区实现价值。

Marco Rayment，受托人，财务主管：

ONLYOFFICE 为受托人委员会构建新的可能。协作编辑让受托人无需会面就能一同撰写重要文件，同时也能够安全共享合规文件并且在会议前访问所需文件。这让我们有了更多时间专注于重要事务。