20 melhores aplicativos de produtividade baseados em nuvem para equipes

Gerenciar documentos, prazos e a comunicação da equipe em vários projetos pode rapidamente se tornar complicado. Aplicativos de produtividade baseados em nuvem ajudam a manter tudo organizado, proporcionando acesso compartilhado a arquivos, tarefas e conversas, não importa onde seus colegas estejam trabalhando.

Este guia cobre 20 ferramentas de produtividade para edição de documentos, gerenciamento de projetos, comunicação, agendamento e muito mais. Explore suas principais características, preços, vantagens e limitações para encontrar a opção ideal para sua equipe.

O que são aplicativos de produtividade baseados em nuvem?

Aplicativos de produtividade baseados em nuvem permitem que as pessoas criem documentos, gerenciem tarefas e compartilhem informações online. Ao contrário do software tradicional que depende principalmente de arquivos armazenados localmente, essas ferramentas tornam o conteúdo compartilhado acessível em diversos dispositivos e permitem que os colegas trabalhem juntos em tempo real.

Eles são utilizados tanto por equipes de escritório quanto por equipes remotas, com recursos que variam desde edição colaborativa e armazenamento de arquivos até acompanhamento de projetos e reuniões online.

Tipos de aplicativos de produtividade baseados em nuvem

Diferentes aplicações servem a diferentes propósitos. A tabela abaixo fornece uma visão geral das principais categorias e as ferramentas cobertas neste guia.

Categoria	Apps
Suítes de escritório baseadas em nuvem	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Gerenciamento de projetos e tarefas	Asana, Trello, ClickUp
Comunicação da equipe	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Videoconferência	Zoom, Google Meet, Webex
Armazenamento em nuvem	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Gerenciamento de tempo	Toggl Track, Clockify, Calendly
Ferramentas de produtividade com IA	ChatGPT, Notion AI

Suítes de escritório baseadas em nuvem e colaboração em documentos

As suítes de escritório baseadas em nuvem permitem que os colegas criem e revisem documentos juntos, com recursos de edição compartilhada, comentários e gerenciamento de arquivos.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE fornece um conjunto completo de editores para documentos, planilhas, apresentações, PDFs e formulários preenchíveis, oferecendo às equipes tudo o que precisam para trabalhar com arquivos de escritório em um só lugar. Os usuários podem coeditar documentos em tempo real, deixar comentários e rastrear alterações, tornando a colaboração mais fácil e transparente. Além das ferramentas de edição, o ONLYOFFICE oferece um espaço de trabalho compartilhado onde as equipes podem organizar documentos em salas e gerenciar permissões de acesso de forma segura.

O suporte a formatos populares do Microsoft Office facilita a troca de arquivos com clientes, parceiros e outras partes interessadas externas sem preocupações com a compatibilidade. A World Food Travel Association, por exemplo, usa o ONLYOFFICE para colaborar efetivamente em múltiplos fusos horários e engajar voluntários em seus projetos.

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Prós: Edição colaborativa, compatibilidade com formatos do Office, permissões de compartilhamento flexíveis, implantação em nuvem ou auto-hospedada.

Contras: Agendamento de projetos e mensagens da equipe requerem ferramentas separadas.

Preços: O plano Cloud Startup é gratuito. O plano Business está disponível atualmente por $20 por administrador por mês.

Melhor para: Equipes que trabalham com documentos do Office e empresas que colaboram regularmente com parceiros externos.

2. Google Workspace

Google Workspace reúne Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive e Calendar em um único ambiente conectado. Vários colegas podem editar o mesmo documento, discutir mudanças em comentários e acessar a versão mais recente sem trocar anexos de e-mail.

Os aplicativos funcionam principalmente em um navegador, embora arquivos complexos do Microsoft Office possam precisar de ajustes de formatação ao serem abertos nos editores do Google.

Prós: Colaboração em tempo real, compartilhamento simples de arquivos e integração entre os serviços do Google.

Contras: Recursos avançados de planilhas e formatação complexa do Office podem não ser transferidos perfeitamente entre os aplicativos.

Preços: O Business Starter custa $7 por usuário por mês com compromisso anual; o Business Standard custa $14.

Melhor para: Equipes que colaboram regularmente em documentos e já utilizam os aplicativos comerciais do Google.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 combina Word, Excel, PowerPoint e Outlook com armazenamento online e serviços de colaboração. Seus aplicativos de desktop continuam sendo úteis para planilhas detalhadas, documentos complexos e apresentações que exigem formatação precisa.

Os funcionários podem trabalhar localmente ou online e compartilhar arquivos por meio dos serviços em nuvem da Microsoft. As empresas devem revisar cuidadosamente as assinaturas disponíveis, pois os aplicativos de desktop, Teams e outros serviços não estão incluídos em todos os pacotes.

Prós: Aplicativos avançados do Office, edição em desktop e online, e serviços de negócios integrados.

Contras: Múltiplas opções de assinatura e administração adicional para implantações maiores.

Preços: O Business Basic com Teams começa em $7 por usuário por mês com faturamento anual. O Business Standard, que inclui aplicativos de desktop do Office, começa em $14.

Melhor para: Empresas que já utilizam produtos da Microsoft e equipes que trabalham extensivamente com documentos do Office.

Gerenciamento de projetos e tarefas

Um gerenciador de tarefas fornece a todos uma visão mais clara de suas responsabilidades, prazos futuros e o progresso dos projetos compartilhados.

4. Asana

Asana ajuda equipes a coordenar atribuições através de listas, quadros, calendários e cronogramas. As tarefas podem incluir prazos, comentários, anexos e dependências, facilitando o acompanhamento do trabalho que envolve vários colaboradores.

Equipes de marketing e operações podem usar o Asana para manter os projetos em andamento entre os departamentos, com recursos adicionais de relatórios e gerenciamento de recursos disponíveis em planos de níveis mais altos.

Prós: Clareza na propriedade das tarefas, várias visualizações de projetos, e coordenação entre equipes.

Contras: O gerenciamento de portfólio e carga de trabalho requer mais assinaturas caras.

Preços: O plano pessoal é gratuito para até dois usuários. O Starter custa $10,99 por usuário por mês com faturamento anual.

Melhor para: Equipes que gerenciam projetos com múltiplos colaboradores e etapas de aprovação.

5. Trello

Trello usa quadros visuais para organizar o trabalho em listas e cartões. Uma equipe editorial, por exemplo, pode mover artigos de escrita para edição e publicação, com prazos, listas de verificação e arquivos de suporte anexados a cada cartão.

A interface é fácil de aprender e funciona especialmente bem para projetos com estágios claramente definidos. Cronogramas mais complicados e dependências de tarefas podem exigir recursos adicionais de gerenciamento de projetos.

Prós: Configuração fácil, quadros personalizáveis e acompanhamento visual do progresso.

Contras: Recursos avançados limitados de agendamento e relatórios em comparação com plataformas de gerenciamento de projetos mais abrangentes.

Fonte da imagem: Trello

Preços: Um plano gratuito está disponível. O Standard custa $5 por usuário por mês com faturamento anual; o Premium custa $10.

Melhor para: Pequenas equipes, calendários editoriais e fluxos de trabalho de projeto diretos.

6. ClickUp

ClickUp combina gerenciamento de tarefas com documentos, painéis, rastreamento de tempo e automação de fluxo de trabalho. Agências podem usá-lo para organizar vários projetos de clientes, mantendo tarefas e materiais de suporte no mesmo espaço de trabalho.

As equipes podem personalizar visualizações de projetos e status de tarefas, mas essa flexibilidade também requer algum planejamento. Um espaço de trabalho excessivamente complicado pode se tornar difícil de manter à medida que mais pessoas e projetos são adicionados.

Prós: Fluxos de trabalho personalizáveis, múltiplas visualizações de projeto e documentos integrados.

Contras: É necessária mais configuração do que com um aplicativo simples de gerenciamento de tarefas.

Preços: O Free Forever está disponível. O Unlimited começa em $7 por usuário por mês com faturamento anual.

Melhor para: Agências e equipes em crescimento que gerenciam vários projetos simultaneamente.

Comunicação da equipe

Aplicativos de comunicação da equipe fornecem um espaço compartilhado para discussões do dia a dia, atualizações de projetos e perguntas rápidas que não exigem uma reunião formal.

7. Slack

Slack mantém conversas organizadas em canais dedicados a projetos, departamentos ou tópicos específicos. Os funcionários podem compartilhar arquivos, trocar mensagens e receber atualizações de aplicativos comerciais conectados.

Suas extensas integrações o tornam conveniente para equipes que trabalham em várias plataformas. No entanto, decisões importantes podem se perder quando as discussões são espalhadas por muitos canais.

Prós: Mensagens organizadas, integrações com outras ferramentas e colaboração com parceiros externos.

Contras: Notificações excessivas e longas conversas em mensagem podem dificultar o acompanhamento das informações.

Fonte da imagem: Slack

Preços: Um plano gratuito está disponível. O Pro custa $7.25 por usuário ativo por mês com faturamento anual.

Melhor para: Equipes remotas e empresas que usam vários aplicativos especializados.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams reúne mensagens, reuniões e compartilhamento de arquivos. Funcionários que usam Microsoft 365 podem discutir projetos em canais dedicados e abrir documentos do Office compartilhados diretamente de seu espaço de trabalho.

Teams é uma escolha conveniente para organizações que já trabalham dentro do ecossistema da Microsoft. À medida que o número de projetos cresce, manter uma organização consistente dos canais torna-se importante para manter conversas e documentos fáceis de encontrar.

Prós: Mensagens integradas, reuniões e colaboração em documentos.

Contras: Conversas e arquivos podem se espalhar entre chats e canais.

Preços: Teams Essentials começa em $4 por usuário por mês com faturamento anual. O Teams também está incluído nas assinaturas elegíveis do Microsoft 365.

Melhor para: Organizações que usam Microsoft 365 e equipes que combinam trabalho em escritório e remoto.

9. Mattermost

Mattermost fornece mensagens baseadas em canais e compartilhamento de arquivos, com a opção de executar a plataforma na infraestrutura própria de uma organização.

Sua flexibilidade de implantação atrai equipes de desenvolvimento e departamentos de TI que precisam de maior controle sobre seu ambiente de comunicação. No entanto, a auto-hospedagem requer recursos técnicos para instalação, atualizações e manutenção.

Prós: Hospedagem flexível, comunicação organizada e suporte para fluxos de trabalho técnicos.

Contras: Implantações auto-hospedadas requerem administração contínua.

Preços: Uma edição Team gratuita e de código aberto está disponível para auto-hospedagem. Planos Profissionais e Enterprise comerciais requerem uma cotação de vendas.

Melhor para: Equipes de desenvolvimento, departamentos de TI e organizações com requisitos específicos de hospedagem.

Videoconferência e reuniões online

Ferramentas de videoconferência são usadas para tudo, desde chamadas rápidas de equipe até sessões de treinamento e eventos virtuais. A duração das reuniões, os limites de participantes e a compatibilidade com calendários existentes são aspectos a serem verificados antes de escolher uma plataforma.

10. Zoom

Zoom suporta reuniões em vídeo, webinars e workshops virtuais. O compartilhamento de tela e as salas de discussão permitem que os participantes apresentem informações, realizem discussões menores e retornem à reunião principal depois.

O Zoom Workplace também inclui recursos de mensagens e colaboração. Empresas que planejam sessões mais longas devem considerar um plano pago, uma vez que reuniões em grupo gratuitas têm um limite de tempo.

Prós: Formatos de reunião flexíveis, salas de discussão e compartilhamento de tela.

Contras: Reuniões em grupo gratuitas são limitadas a 40 minutos.

Fonte da imagem: Zoom

Preços: O Zoom Workplace Basic é gratuito. O Pro é listado a $15,99 por usuário por mês com faturamento mensal.

Melhor para: Reuniões com clientes, treinamento online e workshops virtuais.

11. Google Meet

Google Meet funciona com o Google Calendar e outros aplicativos Workspace, facilitando o agendamento e a participação em reuniões diretamente de um navegador. Os participantes podem compartilhar suas telas e entrar em chamadas sem instalar software de desktop adicional.

A versão gratuita cobre reuniões básicas, enquanto gravações e outros recursos avançados estão disponíveis por meio de assinaturas elegíveis do Google Workspace.

Prós: Acesso baseado em navegador e integração com o Google Calendar.

Contras: Reuniões gratuitas em grupo são limitadas a 60 minutos.

Preços: Uma versão gratuita está disponível. Recursos adicionais para empresas estão incluídos em planos elegíveis do Google Workspace, começando em $7 por usuário por mês com compromisso anual.

Melhor para: Pequenas empresas e equipes que já utilizam o Google Workspace.

12. Webex

Webex da Cisco oferece reuniões em vídeo, mensagens e compartilhamento de tela. Empresas com equipamentos de sala de reunião da Cisco compatíveis podem conectar funcionários que estão atendendo do escritório a colegas que se juntam remotamente.

A plataforma também suporta requisitos de comunicação mais amplos, embora seus diferentes produtos de reuniões e chamadas tenham opções de licenciamento separadas.

Prós: Suporte a reuniões híbridas e integração com equipamentos da Cisco.

Contras: Selecionar o plano apropriado requer comparação entre diferentes produtos de comunicação e reunião.

Preços: O Webex Free suporta reuniões de até 40 minutos. O Webex Meet começa em $12 por usuário por mês com faturamento anual.

Melhor para: Organizações híbridas e empresas que utilizam sistemas de colaboração da Cisco.

Armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos

O armazenamento em nuvem mantém documentos e outros arquivos de negócios acessíveis em diversos dispositivos. Ao comparar serviços, considere como os arquivos são sincronizados, quem pode acessá-los e se o armazenamento já está incluído em seu software de escritório.

13. Google Drive

Google Drive armazena documentos, planilhas, imagens e outros arquivos online. Os funcionários podem compartilhar pastas, gerenciar permissões de acesso e abrir arquivos compatíveis diretamente no Google Workspace.

As assinaturas comerciais também fornecem unidades compartilhadas, permitindo que os arquivos de projeto permaneçam disponíveis para a equipe em vez de serem armazenados exclusivamente na conta de um funcionário individual.

Prós: Compartilhamento fácil, edição colaborativa e armazenamento compartilhado da equipe.

Contras: O armazenamento é compartilhado entre os serviços do Google, e as permissões de compartilhamento externo precisam de gerenciamento cuidadoso.

Preços: Contas pessoais incluem 15 GB de armazenamento gratuito. O Workspace Business Starter fornece 30 GB de armazenamento compartilhado por usuário a $7 por usuário por mês com compromisso anual.

Melhor para: Equipes que trabalham extensivamente com documentos do Google.

14. Dropbox

Dropbox sincroniza arquivos entre dispositivos e facilita o compartilhamento de materiais com colegas ou clientes. Seu aplicativo de desktop funciona com pastas familiares, permitindo que os funcionários continuem gerenciando arquivos sem mudar como normalmente navegam em seus computadores.

Agências criativas podem usar o Dropbox para trocar grandes arquivos de design e ativos de mídia, embora a edição de documentos do Office e o gerenciamento de projetos complexos possam exigir aplicativos separados.

Prós: Sincronização entre dispositivos, compartilhamento conveniente de arquivos e transferências de arquivos grandes.

Contras: Armazenamento gratuito limitado e menos recursos nativos de edição de escritório em comparação com suítes de escritório dedicadas.

Preços: O Dropbox Basic é gratuito com 2 GB de armazenamento. O Standard custa $15 por usuário por mês.

Melhor para: Agências criativas e empresas que trocam regularmente arquivos grandes.

15. OneDrive

OneDrive integra armazenamento em nuvem com Windows e Microsoft 365. Os funcionários podem sincronizar arquivos entre dispositivos, compartilhar documentos e abrir arquivos compatíveis em aplicativos do Office.

O OneDrive é geralmente usado para arquivos associados a funcionários individuais, enquanto o SharePoint fornece bibliotecas de documentos compartilhados para departamentos e equipes de projeto.

Prós: Integração com o Windows, sincronização de arquivos e colaboração no Office.

Contras: As equipes precisam de diretrizes claras para organizar arquivos entre OneDrive e SharePoint.

Preços: O OneDrive está incluído no Microsoft 365 Business Basic, a partir de $7 por usuário por mês com faturamento anual e fornece 1 TB de armazenamento em nuvem por usuário.

Melhor para: Empresas que já utilizam o Microsoft 365.

Gerenciamento de tempo, agendamento e rastreamento de tempo

Aplicativos de gerenciamento de tempo ajudam as empresas a registrar horas trabalhadas, revisar custos de projetos e agendar compromissos. As ferramentas abaixo cobrem duas necessidades distintas: rastrear o tempo gasto no trabalho e encontrar horários adequados para reuniões.

16. Toggl Track

Toggl Track registra o tempo gasto em tarefas, projetos e atribuições de clientes. Os funcionários podem iniciar um temporizador ou inserir horas manualmente, enquanto relatórios ajudam as empresas a revisar trabalhos faturáveis e preparar estimativas de projeto mais precisas.

Prós: Registro simples de tempo, relatórios de projetos e rastreamento de tempo faturável.

Contras: Relatórios avançados e recursos de gerenciamento de equipe requerem assinaturas pagas.

Fonte da imagem: Toggle Track

Preços: Um plano gratuito está disponível. O Starter custa $9 por usuário por mês com faturamento anual.

Melhor para: Freelancers, consultores e agências rastreando horas faturáveis.

17. Clockify

Clockify combina rastreamento de tempo com folhas de horas e relatórios de projetos. Os funcionários registram suas horas em atividades individuais, dando aos gerentes uma visão mais clara do tempo gasto em diferentes atribuições.

Planos pagos estendem esses recursos com faturamento, aprovações de folhas de horas e opções de administração adicionais.

Prós: Rastreamento de tempo gratuito, folhas de horas e relatórios de projetos.

Contras: Faturamento e aprovações de folhas de horas requerem planos pagos.

Preços: Um plano gratuito está disponível. O Basic começa em $3,99 por assento por mês com faturamento anual.

Melhor para: Pequenas empresas e equipes que precisam de folhas de horas detalhadas.

18. Calendly

Calendly elimina a troca de mensagens para agendar compromissos. Os usuários compartilham um link de agendamento, e clientes ou colegas selecionam um horário com base em sua disponibilidade e calendários conectados.

Recrutadores, consultores e equipes de vendas podem usá-lo para organizar entrevistas, consultas e demonstrações de produtos. Assinaturas pagas adicionam opções de agendamento mais avançadas para equipes.

Prós: Agendamento automatizado, integrações de calendário e lembretes de reunião.

Contras: Múltiplos tipos de eventos e agendamentos avançados de equipe requerem um plano pago.

Preços: Um plano gratuito está disponível. O Standard começa em $10 por assento por mês com faturamento anual.

Melhor para: Recrutadores, consultores e equipes de vendas organizando compromissos frequentes.

Ferramentas de produtividade com IA

Ferramentas de IA podem ajudar na redação, pesquisa e recuperação de informações. Algumas funcionam como assistentes autônomos, enquanto outras utilizam conteúdo já armazenado no espaço de trabalho colaborativo de uma organização.

19. ChatGPT

ChatGPT pode ajudar os funcionários a preparar esboços de conteúdo, resumir relatórios, analisar dados e redigir documentos internos. Sua variedade de capacidades o torna útil em diferentes departamentos, desde marketing e pesquisa até desenvolvimento de software.

Informações geradas por IA ainda devem ser verificadas antes de serem usadas em materiais profissionais. As empresas também precisam de configurações de privacidade apropriadas ao trabalhar com informações confidenciais.

Prós: Assistência com redação, pesquisa, análise e preparação de documentos.

Contras: Informações geradas precisam de verificação e dados confidenciais requerem controles de privacidade adequados.

Preços: Um plano gratuito está disponível. Assentos do ChatGPT Business Standard começam em $20 por usuário por mês com faturamento anual.

Melhor para: Equipes de marketing, pesquisadores, analistas e outros trabalhadores do conhecimento.

20. Notion AI

Notion AI adiciona escrita assistida por IA, resumo e busca ao espaço de trabalho colaborativo do Notion. As equipes podem recuperar informações de seus planos de projeto existentes, notas de reuniões e documentação interna sem mudar para outro aplicativo.

Seu valor depende da qualidade do material armazenado no Notion, tornando a documentação consistente importante para uma recuperação confiável de informações.

Prós: Resumo de documentos, recuperação de conhecimento e assistência de IA dentro de um espaço de trabalho existente.

Contras: Uma base de conhecimento organizada e uma assinatura elegível são necessárias para aproveitar ao máximo suas capacidades.

Fonte da imagem: Notion

Preços: O Notion oferece um plano gratuito com acesso limitado à IA. Sua assinatura Business inclui capacidades de IA expandidas, com preços dependendo da opção de faturamento e região.

Melhor para: Equipes gerenciando documentação interna e conhecimento compartilhado no Notion.

Como escolher um aplicativo de produtividade baseado em nuvem

Comece com as tarefas que consomem a maior parte do tempo de sua equipe. Uma empresa que lida com contratos e relatórios pode precisar de uma suíte de escritório com compatibilidade de documentos confiável, enquanto uma agência que gerencia vários projetos de clientes pode se beneficiar mais de um software de gerenciamento de tarefas dedicado.

Verifique suas assinaturas existentes antes de adicionar novos aplicativos. Google Workspace e Microsoft 365, por exemplo, já incluem edição de documentos, armazenamento e videoconferência. Você pode não precisar de uma ferramenta separada para cada atividade.

Os custos devem ser avaliados para toda a equipe, incluindo armazenamento, recursos de administração e acesso para colaboradores externos. Revise também as permissões de segurança e compartilhamento, especialmente quando os funcionários trabalham com documentos confidenciais.

Antes de se comprometer com uma plataforma, teste-a com um projeto real. Envolva os funcionários que a usarão regularmente e veja quão facilmente eles conseguem encontrar informações, concluir tarefas e trabalhar juntos.

Conclusão

Aplicativos de produtividade baseados em nuvem ajudam equipes a gerenciar documentos, projetos, comunicação e outras atividades do dia a dia. Escolher a combinação certa começa com a compreensão das necessidades de sua equipe e o uso do software que você já possui.

Algumas ferramentas bem escolhidas podem fornecer tudo o que uma equipe precisa sem adicionar complexidade desnecessária ou assinaturas extras.