Fluxos de trabalho em PDF sem Adobe: Tudo o que você pode fazer no ONLYOFFICE

Todos nós já tivemos esse momento. Um PDF chega na sua caixa de entrada e você precisa mudar apenas uma coisa. Uma data. Um nome. Uma única caixa que precisa ser marcada. Mas o arquivo não se mexe. Então, você o imprime, anota, escaneia de volta e envia por e-mail como se fosse 2004. Ou você vai procurar uma ferramenta, e a primeira que você encontra pede seu cartão de crédito antes de permitir que você faça qualquer coisa.

Mostramos como pular todo esse ritual. Você pode executar todo o seu fluxo de trabalho em PDF dentro do ONLYOFFICE, incluindo edição, anotação, formulários, colaboração e segurança, sem envolvimento de assinaturas PDF especializadas.

A frustração em PDF que a maioria das equipes conhece

Os PDFs dominam silenciosamente o mundo de trabalho. Contratos, faturas, relatórios, documentos de políticas, papéis de integração – se precisa parecer o mesmo em todas as telas e permanecer fixo, é um PDF. O formato é feito para ficar fixo, o que é maravilhoso, até a tarde que você precisa mudar algo.

A maioria das equipes se depara com as mesmas três dores de cabeça:

• Você não pode editá-lo. Um PDF chega e não há um jeito óbvio de corrigir um único erro de digitação.
• Os retornos de formulário são um caos. Você envia um formulário e recebe uma pilha bagunçada de escaneamentos, fotos de telefone e e-mails “é essa a versão certa?”.
• A revisão se torna confusa. Algumas pessoas precisam comentar em um documento e, de alguma forma, você acaba com cinco cópias e uma thread de e-mail com quarenta mensagens.

Cada uma delas consome tempo e gera confusão. A boa notícia: tudo isso pode acontecer em um só lugar.

O que é o ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE é um suíte de escritório open-source que compreende documentos, planilhas, apresentações e PDFs, tudo sob um mesmo teto. O Editor de PDF faz parte do ONLYOFFICE Docs, então não há um aplicativo separado para iniciar ou aprender. O mesmo lugar onde você escreveria um documento ou criaria uma planilha também abre, edita e cria PDFs.

Funciona onde quer que você esteja quando aquele PDF incômodo aparece: no desktop (Windows, Linux, macOS), no seu navegador e no celular.

Edite PDFs diretamente

A primeira coisa que as pessoas presumem que é restrita em um PDF acaba sendo a mais útil: editar o próprio conteúdo.

Com o ONLYOFFICE, você pode:

• Mudar texto diretamente, como corrigir um erro de digitação, atualizar um valor ou reformular uma frase
• Adicionar, trocar e redimensionar imagens
• Ajustar formatações como fontes, tamanhos e alinhamentos
• Inserir hyperlinks

Então, quando um contrato chega com a data ou endereço errados, você simplesmente o corrige. Nenhum e-mail inconveniente “você poderia reenviar isso?” é necessário.

Anote e revise

O feedback em PDFs muitas vezes ainda viaja por e-mail: “notas anexadas”, um segundo documento, mais uma ferramenta. Você pode pular tudo isso.

Dentro do PDF, você pode:

• Deixar comentários, notas adesivas e chamadas
• Destacar, sublinhar ou riscar texto
• Desenhar formas e marcas à mão livre
• Responder a comentários e resolver threads

Porque a discussão fica bem ao lado da coisa sobre a qual se trata, nada se perde. E tudo permanece intacto quando você compartilha ou exporta o arquivo.

Crie, preencha e colete formulários

Os formulários são a parte do trabalho em PDF que economiza mais tempo. Existem realmente três trabalhos aqui: construir um formulário, preenchê-lo e coletar as respostas.

Construindo um formulário. Você tem três maneiras de começar:

1. Comece a partir de um documento .docx existente
2. Pegue um modelo pronto da biblioteca ONLYOFFICE
3. Construa do zero

Depois, você insere os campos que precisa, por exemplo, campos de texto, menus suspensos, caixas de combinação, botões de opção, caixas de seleção, assinaturas, etc. Marque os obrigatórios e adicione formatação, como máscara de data, para que todos insiram as datas da mesma maneira.

Preenchendo um formulário. Essa é a parte fácil: abra o formulário, complete os campos, salve e envie.

Coletando respostas. Em vez de enviar um formulário e receber uma pilha de escaneamentos, você pode compartilhá-lo através de uma sala de preenchimento de formulários no ONLYOFFICE DocSpace e reunir cada cópia preenchida em um só lugar. Você também pode atribuir funções, para que cada seção chegue à pessoa certa. Isso é útil quando uma parte precisa que um funcionário a preencha e outra precisa que um gerente a assine.

Gerencie páginas

Uma pequena funcionalidade que tem um grande impacto: gerenciamento de páginas. No painel de páginas, você pode:

• Reordenar páginas arrastando-as para o lugar
• Excluir as páginas que você não precisa
• Girando as páginas para recuperar um escaneamento lateral
• Inserir páginas de outro PDF

Assim, quando uma proposta chega com suas seções em uma ordem criativa e uma página em branco avulsa, você pode organizá-la você mesmo – sem precisar incomodar quem a enviou.

Colabore em tempo real

Tudo isso funciona quando você está sozinho. Também funciona perfeitamente em equipe.

• Compartilhe um PDF diretamente do ONLYOFFICE com permissões de visualização ou comentário
• Permita que vários revisores marquem o mesmo documento ao mesmo tempo
• Veja quem disse o que, e quando
• Exporte uma versão limpa e final quando a poeira assentar

Nada mais de correr atrás da “última” cópia nas caixas de entrada.

OCR para PDFs escaneados

Às vezes, um PDF escaneado é secretamente apenas uma foto de texto. Selecioná-lo não faz nada, e reescrevê-lo à mão não é a ideia de diversão de ninguém.

O ONLYOFFICE permite que você conecte um assistente de IA, e o recurso que realmente vale a pena para PDFs é o OCR (reconhecimento óptico de caracteres). O OCR lê a página e transforma aquela imagem em texto que você pode selecionar, pesquisar e editar.

Algumas coisas rápidas que vale a pena saber:

• Para PDFs, OCR funciona através do plugin de IA, então você conecta um modelo que lida com análise visual.
• O plugin é gratuito. Dependendo do provedor de IA que você escolher, esse provedor pode cobrar pelo uso.

Segurança

Se você trabalha em finanças, jurídica, RH ou saúde, esta seção é a mais importante.

Redação verdadeira. Desenhar um retângulo preto sobre o texto apenas esconde-o da vista – as palavras ainda estão no arquivo, prontas para qualquer um curioso copiá-las. A verdadeira redação remove o conteúdo para sempre. A ferramenta Redact do ONLYOFFICE faz exatamente isso. Você pode:

• Marcar texto manualmente
• Pesquisar e redigir palavras ou frases específicas em todo o documento
• Remover páginas inteiras ou faixas de páginas

Uma vez aplicada, a informação desaparece. Não pode ser recuperada, copiada ou coaxada de volta.

Proteção por senha. Você pode proteger um PDF sensível com senha antes que ele saia das suas mãos.

Autohospedagem e conformidade. O ONLYOFFICE pode ser autohospedado, o que significa que seus documentos permanecem em sua própria infraestrutura, sem nuvem de terceiros na jogada. É exatamente isso que você deseja ao lidar com dados regulamentados sob GDPR ou HIPAA. Em resumo: você decide quem vê o quê e onde seus dados residem.

Assista ao nosso webinar gratuito com demonstração incluída para saber mais:

Quem usa isso?

Uma suíte lida com um número surpreendente de trabalhos cotidianos em toda a organização:

• Financeiro edita PDFs de faturas e preenche e retorna formulários de fornecedores.
• RH cria e envia formulários de integração e políticas, e depois os coleta todos em um único lugar organizado.
• Jurídico anota contratos, coleta assinaturas e bloqueia arquivos sensíveis com redação e senhas.
• Vendas atualiza propostas e apresentações salvas como PDFs, minutos antes de uma ligação com o cliente.
• Operações organiza documentos de procedimentos de várias páginas.

Experimente você mesmo

Aqui está o resumo rápido: editar, anotar, criar e coletar formulários, gerenciar páginas, colaborar e proteger seus arquivos. Tudo em um só lugar, e tudo sem uma assinatura especializada.

A melhor maneira de entender é experimentar. O ONLYOFFICE é gratuito para testar e funciona no desktop, no seu navegador e no celular. Abra seus próprios PDFs e coloque tudo isso em prática. Você pode se surpreender com quanto daquela rotina antiga de imprimir, anotar e escanear você pode deixar para trás de uma vez por todas.

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