Como um clube de vôlei em Hamburgo mantém suas equipes sincronizadas com ONLYOFFICE

Gerenciar um clube esportivo exige mais do que um apito e um bom saque. Por trás de cada partida, treino e negociação de patrocínio, há uma montanha de papelada, e alguém precisa manter tudo organizado. Para o departamento de vôlei do Niendorfer TSV em Hamburgo, Alemanha, ONLYOFFICE Docs e Nextcloud tornam esse trabalho muito mais fácil. Vamos ver como este clube gerido por voluntários passou do caos dos e-mails para uma colaboração fluida em tempo real.

Conheça o Niendorfer TSV

O Niendorfer TSV faz parte da vida esportiva de Hamburgo desde 1919. Isso são mais de um século de pessoas se reunindo para se mover, competir e se divertir. O departamento de vôlei sozinho reúne cerca de 200 membros espalhados por dez equipes.

Foto por Çağlar Oskay no Unsplash

O clube funciona com voluntários e tem uma atmosfera acolhedora e familiar. As pessoas se conhecem, ajudam umas às outras e colaboram onde podem. Mas esse espírito amigável e prático também traz um desafio muito real: como manter tantas pessoas e tantas informações em ordem sem uma grande equipe de TI por trás?

O desafio: muitos arquivos e pouca ordem

Antes do ONLYOFFICE, a maior dor de cabeça do clube era a colaboração. Os arquivos eram enviados por e-mail entre os voluntários. Você provavelmente pode adivinhar o que aconteceu em seguida. Os arquivos se multiplicaram, as versões colidiram e todos continuavam fazendo a mesma pergunta: “Espere, quem tem a versão mais recente?”

Além disso, o clube tinha algumas prioridades claras que tornaram a busca por uma ferramenta melhor mais específica:

• Privacidade de dados em primeiro lugar. Como um clube esportivo, manter os dados dos membros em sua própria infraestrutura é muito importante. Armazenar informações sensíveis em um serviço de nuvem baseado nos EUA simplesmente não se adequava a esse princípio, especialmente com a GDPR em mente.
• Acesso móvel para voluntários. Muitos voluntários trabalham principalmente de seus celulares, portanto, qualquer solução precisava ser tão confortável em uma tela pequena.
• Compatibilidade confiável com o Microsoft Office. O clube troca regularmente arquivos com outros clubes, associações e patrocinadores, então os documentos precisavam abrir e parecer corretos sempre.

O que eles realmente queriam era simples: edição simultânea genuína, sem a bagunça.

Por que o ONLYOFFICE os conquistou

O clube descobriu o ONLYOFFICE pela primeira vez através das opções de escritório embutidas no Nextcloud, que já utilizavam para o departamento de vôlei. Quando você procura uma maneira de editar documentos juntos dentro do Nextcloud, ONLYOFFICE Docs se destaca imediatamente, então foi um lugar natural para começar.

No entanto, eles não pararam na primeira opção. Duas alternativas realistas estavam sobre a mesa: Google Drive e Collabora. O Google foi descartado rapidamente. Um serviço de nuvem dos EUA conflitou com o compromisso do clube de manter os dados dos membros em seus próprios servidores. Isso deixou duas candidatas auto-hospedadas: Collabora e ONLYOFFICE.

O ONLYOFFICE saiu na frente por algumas razões claras:

• Excelente compatibilidade com o Microsoft Office, para que os arquivos compartilhados com patrocinadores e outros clubes sempre parecessem como deveriam.
• Uma interface moderna e familiar. A maioria dos voluntários já conhece o visual do Word e do Excel, o que significou praticamente nenhuma curva de aprendizado.
• Uma integração limpa com o Nextcloud que fez tudo parecer um único espaço de trabalho conectado.

Para uma organização gerida por voluntários, essa combinação se mostrou a mais produtiva de longe.

Como o clube usa o ONLYOFFICE todos os dias

Uma vez que o ONLYOFFICE estava em funcionamento, o antigo pingue-pongue de e-mails desapareceu. Agora, os voluntários abrem um documento e trabalham juntos nele, em tempo real.

Veja como isso se aplica na prática:

• Atas de reunião são escritas e revisadas colaborativamente, garantindo que haja sempre uma versão clara e atualizada.
• Listas de equipes permanecem atualizadas sem intermináveis cadeias de e-mail.
• Materiais e conceitos de patrocinadores são aprimorados juntos, mantendo todos na mesma página.
• Apresentações em PPTX são criadas rapidamente e de forma simples, prontas para compartilhar.
• Planos de treinamento são elaborados em conjunto com diferentes treinadores, para que todos contribuam para o mesmo plano.

O resultado é um espaço compartilhado e organizado, onde o arquivo correto é sempre o arquivo correto, sem necessidade de adivinhações.

Uma configuração que simplesmente funciona

Você pode esperar que a auto-hospedagem seja complicada, mas o clube a achou agradavelmente direta.

Eles executam o ONLYOFFICE Docs em seu próprio servidor Hetzner, escondido atrás de um proxy reverso Caddy, e o conectam ao Nextcloud usando o aplicativo de integração oficial. Uma vez que o Document Server é acessível via HTTPS, a integração basicamente funciona.

O clube mantém tanto o ONLYOFFICE Docs quanto o Nextcloud na versão mais recente, e as atualizações têm sido suaves ao longo do tempo. Nada dramático, nenhuma surpresa, apenas software confiável fazendo seu trabalho.